P R O J E K TMANA G E M E N T 3 / 2 0 0 2 50 GPM INTERN Projektdiagnose mit „PM DELTA compact“ ■ Der kurze Projekttest in Zweitauflage: Mit neuen Features und verbessertem Komfort hat die „GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.“ (Nürnberg) ihre neue Version des Projektmanagement-Diagnosesystems „PM DEL- TA compact“ vorgestellt. Mit dem überarbeiteten Programm machen Projektmanager Bestandsaufnahme ihres Projektmanagements. „Diese Software sollte immer dann eingesetzt werden, wenn Projekte besser laufen könnten - aber man nicht so recht weiß, wie“, erklärt Walter Eschwei vom Entwicklungsteam. So liefere „PM DELTA compact“ anhand anerkannter Standards ein Leistungsprofil des Projektmanagements - mit konkreten Hinweisen für Verbesserungen. Für die Schnelldiagnose am PC brauchen Anwender weniger als einen halben Tag. Dabei fragt PM DELTA in rund 200 Schritten die wesentlichen Merkmale und Regelungen des Projektmanagements ab. „Die Fragen sind aus den gängigen Projektmanagement- Standards abgeleitet, und der gesamte Fragenkatalog ist nach den neunzehn Elementen der DIN 69904 gegliedert“, erläutert Gernot Waschek, Projektleiter des Entwicklungsteams. In der Auswertung stellt das System detailliert Stärken und Schwächen der Projektarbeit zusammen, allesamt gegliedert nach den Projektmanagement-Prozessen, beispielsweise Zieldefinition, Personalmanagement, Kostenmanagement, Controlling und Berichtswesen. Vor allem Project Offices und Beratungsunternehmen setzen die vor zwei Jahren erstmals vorgestellte Software ein. Sie verschaffen sich per Selbstdiagnose einen ersten Überblick über die fachgerechte Abwicklung ihrer Projekte und leiten - optional - auch Benchmarking ein. Für die neue Version hat das sechsköpfige Expertenteam der GPM die Software runderneuert. Die Benutzeroberfläche ist arbeitsfreundlicher und prozessorientiert geworden. Fortschrittsbalken signalisieren, wie weit die Diagnose vorangeschritten ist. Zudem müssen Anwender jetzt nicht mehr alle neunzehn Elemente bearbeiten. Fragenbereiche können ausgelassen werden, eine Hilfe, mit der die Entwickler vor allem kleineren, wenig komplexen Projekten entgegenkommen, die beispielsweise auf Personalmanagement oder Logistik bewusst verzichten. Auch haben die Entwickler die Beantwortung von Einzelfragen der Praxis angepasst. Statt nur mit „Ja“ oder „Nein“ können Anwender Fragen auch mit „nicht zutreffend“ beantworten, was die projektspezifische Bewertung verbessert. „Damit haben wir die Software flexibler gestaltet“, meint Walter Eschwei. Ein umfangreiches Glossar erläutert verständlich Fachbegriffe. Außerdem neu: Künftig lassen sich die Testergebnisse und Auswertungen problemlos beispielsweise in Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware weiterverarbeiten. Entwickler Dieter Eysel: „Hier haben viele Nutzer um Verbesserungen gebeten.“ Diskretion Ehrensache: Mit der GPM-Software „PM DELTA compact“ machen Projektleiter unbeobachtet Bestandsaufnahme ihres Projektmanagements. Die Software liegt jetzt in der verbesserten Version 2.0 vor. GPM-Mitglieder: 2.832 Davon Firmenmitglieder: 170 Teilnehmer am Lehrgang „Projektmanagement-Fachmann“: 3.331 Durch PM-Zert vergebene Projektmanagement-Zertifikate insgesamt: 1.073 + +++ +++ +++ +++ +++ + + +++ +++ +++ +++ +++ + Foto: Nokia P R O J E K TMANA G E M E N T 3 / 2 0 0 2 51 Zwei Jahre ist es her, dass das Entwicklungsteam der GPM erstmals „PM DELTA compact“ vorgestellt hat. Seither hat das Team - neben Verbesserungsvorschlägen - viel Lob für das Software-Tool empfangen. Das ursprüngliche Konzept, scheint’s, ging auf. So schätzen Anwender nach wie vor die „Diskretion“ des Systems. Projektleiter und Berater können quasi im stillen Kämmerchen die schnelle Selbstdiagnose durchführen und sich unbeobachtet einen ersten Überblick über die Qualität ihrer Arbeit verschaffen. Ein Vorteil: Sonst prüfen unabhängige Experten in Assessments die Projektqualität, ein Vorgang, der nicht allen Projektleitern recht ist. Generell werde, so die Entwickler, „PM DELTA compact“ eingesetzt, um die Projektarbeit zu verbessern. Das System zeigt Verbesserungspotenziale auf, allesamt Hinweise, die helfen, die Projektarbeit grundlegend zu verbessern. Nach einiger Zeit können Projektleiter erneut ihr Managementsystem diagnostizieren und Fortschritte kontrollieren. Solcherlei Zwischenprüfungen tun im Projektalltag Not. Gefürchtet ist die „Betriebsblindheit“. Projektleiter und Team kann im Arbeitseifer der Blick für sorgfältiges Management verloren gehen. Selten nur werden sie von außen auf Versäumnisse und Nachlässigkeiten aufmerksam gemacht, die möglicherweise unentdeckt wie Sand im Getriebe den Projektverlauf behindern. „Hier kann ‚PM DELTA compact‘ helfen, in Sachen professionellen Projektmanagements die Arbeiten auf Kurs zu halten“, meint Uwe Neiser. Dabei schreibe die Software nicht vor, wie in der Praxis die PM-Prozesse gestaltet und geführt werden. Diese Entscheidungen überlasse sie dem Anwender. Dr. Wolfgang Schallehn: „Es handelt sich nicht um eine Prüfung, sondern um eine neutrale, sachliche Bestandsaufnahme, die dem Anwender Entscheidungsdaten an die Hand gibt.“ Mehr noch: Bewusst haben die Entwickler „PM DELTA compact“ so aufgebaut, dass Benutzer Benchmarking machen können. Wie bislang biete die GPM an, ein Benchmarking mit ihrem zentralen Datenbestand durchführen zu lassen. Doch jetzt gestattet es die Software auch den Benutzern, eigene Projekte untereinander zu vergleichen. Mit einem zusätzlich angebotenen Programm können sogar Daten aus Erhebungen anderer Anwender eingespeist werden. „Damit gleichen Berater beispielsweise ein Projekt mit dem Durchschnitt und Bestleistungen der Branche ab“, erläutert Dieter Eysel vom Entwicklungsteam, „sie können sich einen eigenen Datenpool aufbauen. Wir haben die Software also geöffnet.“ Geöffnet hat das Team die Software auch dem internationalen Markt. Die neue Version wird in allen Funktionen und Ergebnissen zweisprachig in Deutsch und Englisch ausgeliefert. Rolf Kästner: „Das ist für global agierende Firmen überaus hilfreich.“ Für ihre Software stützt sich das Expertenteam nicht nur auf den Erfahrungsschatz der GPM. Es hat dem System gängige Normen und internationale Standards zugrunde gelegt, darunter allen voran die DIN-Norm 69904, die ISO-Norm 10006 und die „International Competence Baseline ICB“ der IPMA, International Project Management Association. Ein Teil dieser Dokumente ist in der neuen PM DELTA- Version erstmals mit Suchfunktionen als PDF-Datei abrufbar. Als Zielgruppe der Software nennen die Entwickler neben Projektmanagern Berater, Personalplaner, Ausbildungsstellen, Projektkoordinatoren, Multi-Projektmanager, PM-Offices. Zudem können sich Projektträger, Auftraggeber oder auch Banken mit dem Tool ein Bild von Projekten und Dienstleistern machen - oder zumindest darlegen lassen. Weitere Informationen: GPM-Geschäftsstelle, Tel. 09 11/ 3 93 14 99. GPM-Seminar zum Konfigurationsmanagement ■ Projektänderungen, technische Modifikationen und Claimmanagement - was viele Projektmanager als „Störungen“ ihrer Arbeit ärgert, betrachten Konfigurationsmanager als täglichen Bestandteil der Projektarbeit. Mit Recht, wie Experte Manfred Saynisch betont. „Konfigurationsmanagement steuert die vielfältigen Änderungsprozesse im Projekt“, erklärt er, „es stellt durch systematische Dokumentationsprozesse sicher, dass zum einen das Produkt und seine Struktur generiert werden, zum anderen Inhalt und Umfang des Projektes mit seinen Projektplänen ständig auf dem aktuellen Stand sind.“ Derzeit ist Konfigurationsmanagement in Fachkreisen ein viel diskutiertes Thema. Immer kürzere Produktzyklen, an Komplexität zunehmende Projekte, neue Arbeitsstrukturen und vernetzte Projekte geben der kurz „KM“ genannten Disziplin neues Gewicht. Das gelte, so Saynisch, besonders für die Produkt- und Softwareentwicklung, für die Telekommunikation, für Anlagenbau und Bauwesen. Mit einem neuen Seminar wird die GPM dem Trend Rechnung tragen. Am 22. und 23. Oktober 2002 geben Manfred Saynisch und Wilhelm Bolkart gründlich Übersicht über Konfigurationsmanagement. Teilnehmer lernen Grundlagen, Prozesse und Anwendungsbedingungen kennen. KM-Einführung, Systematisierung und Organisation stehen ebenfalls auf dem Lehrplan des zweitägigen Seminars. Seminarleiter Manfred Saynisch: „Teilnehmer sind dann in der Lage, wichtige Lösungsansätze für ihre Praxis zu erkennen und zu formulieren.“ Auch können sie die Konsequenzen, die sich durch die neue DIN/ ISO für KM ergeben, beurteilen sowie Auswirkungen bei einer Zertifizierung nach der Normenreihe DIN/ ISO 9000 bewerten. Hilfreich: In der „Erfahrungswerkstatt“ erläutern die Referenten praxisnah, wie Teilnehmer KM im eigenen Unternehmen umsetzen und Verbesserungspotentiale entdecken. Weitere Informationen zu dem Seminar bei der GPM-Geschäftsstelle unter Tel. 09 11/ 3 93 14 99. http: / / www.gpm-ipma.de/ 02-1.htm