40 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 07 W o Projektmanagementsoftware eingeführt wird, da zeigt sich immer wieder, welche wichtige Rolle der Benutzerschnittstelle bzw. der Bedienoberfläche zukommt. Dass eine Software die erforderlichen Funktionen zur Verfügung stellt, ist nur eine Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung - ebenso wichtig ist, dass die Anwender möglichst intuitiv in die Bedienung einsteigen können. Neben dem Bedienkonzept trägt auch die grafische Gestaltung der Bedienoberfläche maßgeblich zur Akzeptanz einer Software bei und kann sogar einen gewissen Spaßfaktor aufweisen. Kein Wunder also, dass viele Hersteller von Projektmanagementsoftware ihr Augenmerk in neuen Versionen zunehmend auf die Benutzerschnittstelle richten und sowohl Optik als auch Bedienkonzepte überarbeiten. Hier lässt sich mit dem Blick auf die neueren Versionen mehrerer Hersteller in letzter Zeit ein deutlicher Trend ausmachen. Dass Technik schön und einfach zu bedienen sein sollte, hat sich wohl kaum ein IT-Hersteller so sehr auf die Fahnen geschrieben wie Apple. Auch wenn die „Macs“ mit ihrem Betriebssystem Mac OS X insgesamt nur über einen kleinen Marktanteil verfügen, sorgt ihre vergleichsweise große Verbreitung etwa in Architekturbüros und Werbeagenturen dafür, dass durchaus Bedarf an einer PM-Software für Macs besteht. Merlin 2 will diesen Bedarf decken - die neue Version 2.5 weist erweiterte Netzwerkfunktionen auf und kann außer in Einzelprojekten auch in kleineren Multiprojektmanagement-Umgebungen eingesetzt werden. Ein Fenster, vier Bereiche Nach dem Start der Software findet sich der Anwender in einem aufgeräumt wirkenden Programm wieder: Ein in vier Bereiche geteiltes Fenster liefert ihm die wichtigsten Projektinformationen auf einen Blick (Abb. 1). Die Fensteraufteilung passt der Benutzer mit der Maus oder per Tastaturkürzel rasch an seine Anforderungen an, falls einzelne Bereiche für die eigene Arbeit zwischenzeitlich nicht benötigt werden. Umfangreiche Menüleisten entfallen, die benötigten Funktionen stellt die Software im Kontextmenü über die rechte Maustaste oder per Drag&Drop zur Verfügung. Der Hauptbereich des Programmfensters zeigt wahlweise den Projektablauf als Balken- oder Netzplan, die Liste verfügbarer Ressourcen oder deren Auslastung. Zwischen diesen vier Ansichten kann mittels eines Mausklicks auf den Ansichten-Umschalter am oberen Fensterrand gewechselt werden. Rechts neben dem Hauptbereich findet sich der sogenannte Inspektor, der jeweils Detailinformationen zu aktuell ausgewählten Objekten darstellt. Klickt der Anwender auf einen Vorgang im Hauptbereich, findet er im Inspektor beispielsweise Informationen zu Termineinschränkungen, dem Fortschrittsgrad oder den geplanten Stundenaufwänden dieses Vorgangs. Die Werte kann er zudem direkt im Inspektor verändern. PM-Software: Merlin 2 Kompaktes Tool mit zauberhaftem Design Mey Mark Meyer Bei der Einführung von Projektmanagementsoftware sind die einfache Bedienung und eine optisch ansprechende Oberfläche wichtige Erfolgsfaktoren. Apples Betriebssystem Mac OS X und der unter ihm laufenden Software eilt der Ruf voraus, dieser sogenannten Usability besonderes Gewicht beizumessen. Gilt dies auch für die Projektmanagementsoftware Merlin 2, die sich für Einzelprojekte und kleinere Mehrprojektumgebungen empfiehlt? Optik ist zudem nicht alles, die Software muss auch funktional überzeugen. Projektmanagement mit dem Mac - geht das? n Mit der neuen Version 9.2 von Fast Track Schedule bringt ComputerWorks eine neue Version seiner PM-Software auf den Markt. Diese ist nun für Microsoft Vista zertifiziert. Ebenfalls neu ist die Schnittstelle zu MindManager 7. Die vornehmlich für das Management einzelner Projekte konzipierte Anwendung ist auch für Mac OS X verfügbar. (www.computerworks.de) n The Project Group stellt den Mail Notifier für MS Project vor. Das Add-on ermöglicht die rollenspezifische Versendung von E-Mails mit Informationen zu wichtigen Projektzuständen im Microsoft Project Server. Damit ist es beispielsweise möglich, an die notwendige Aktualisierung von Projektdaten zu erinnern. (www.theprojectgroup.com) n MARI Project verfügt in der Version 3.3 nun über ein Einkaufsmodul. Dieses erfasst projektbezogene Beschaffungsvorgänge von der Anfrage bei unterschiedlichen Lieferanten über Angebote bis hin zum Auftrag. Die Daten können an SAPs Mittelstandslösung Business One weitergegeben werden. (www.maringo.de) Sie sind Softwareanbieter? Senden Sie Ihre Produkt-News an pm-software@GPM-IPMA.de. +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++ PM_4_07.indd 40 04.10.2007 13: 14: 39 Uhr 41 projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 07 aktuell Unter dem Hauptbereich stellt Merlin die sogenannten Elemente dar. Dabei kann es sich etwa um Dateien, Checklisten, Ereignisse, Probleme oder Risiken handeln. Diese mächtige Funktionalität wird nachfolgend noch genauer besprochen. Den letzten Bereich des Programmfensters füllt Merlin unten rechts wahlweise mit einer Ressourcenliste, aus der heraus sich benötigte Ressourcen per Drag&Drop Vorgängen zuweisen lassen, oder mit einer Übersicht über Planungskonflikte. Dazu gehört etwa die drohende Überschreitung geplanter Vorgangstermine. Probleme im Terminplan können so auf einen Blick erfasst werden - mit einem Mausklick auf einen Konflikteintrag springt der Anwender an die entsprechende Stelle des Projektplans. Anzeige Abb. 1: Trotz Verzugs zumindest nett anzusehen - die Aufteilung in vier Bereiche liefert alle wesentlichen Daten auf einen Blick. PM_4_07.indd 41 04.10.2007 13: 14: 40 Uhr 42 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 07 Projektplanung Die Ablauf- und Terminplanung unterstützt Merlin mit den üblichen Funktionen für Anordnungsbeziehungen, Termineinschränkungen und Strukturierungsmöglichkeiten. Drag&Drop in der grafischen Bedienoberfläche wird unterstützt, wo immer es möglich ist. So können Teilprojektvorlagen mit der Maus in den eigenen Projektplan übernommen werden. Auch alle vier Anordnungsbeziehungstypen lassen sich mit der Maus erstellen, indem die Verknüpfung jeweils zwischen Anfang und Ende der entsprechenden Vorgangsbalken gezogen wird. Lediglich ausgefallene Funktionen wie maximale Zeitabstände oder Mehrfach-Anordnungsbeziehungen zwischen zwei Vorgängen fehlen, die in der Praxis jedoch nur selten Anwendung finden dürften. Die grafische Darstellung ist angenehm übersichtlich. Führungslinien im Balkenplan und sorgfältig abgestimmte Schriftgrößen führen dazu, dass der Projektplan sowohl am Bildschirm als auch im Ausdruck stets gut lesbar ist. Hilfreiche kleine Funktionen verbessern die Orientierung in großen Projektplänen. So können etwa die einzelnen Vorgänge eines Sammelvorgangs leicht erkannt werden, da Merlin diese im Balkenplan farblich unterlegt. Werden Vorgänge mit der Maus verschoben oder verlängert, berechnet die Software den neuen Plan bereits während des Verschiebens und passt die grafische Darstellung an - der Planer sieht somit schon während er die Änderung vornimmt, wie sie sich auf nachfolgende Aktivitäten auswirkt. Sofern einem Vorgang Ressourcen zugewiesen sind, lassen sich diese Zuweisungen auch direkt im Balkendiagramm grafisch anzeigen. Merlin stellt dann den Einsatzzeitraum der Ressource als gestrichelte Balken dar. Da diese Zuweisungen wie Vorgänge verknüpft werden können, ist es mit Merlin möglich, eine ressourcenorientierte Projektplanung vorzunehmen, die etwa die Aktivitäten einer ausgewählten Schlüsselressource detailliert plant und darum herum den übrigen Projektplan aufbaut. Öffnet der Anwender mehrere Programmfenster gleichzeitig, kann er beispielsweise die Auswirkungen von Planungsänderungen auf die Ressourcensituation direkt im zweiten Fenster beobachten (Abb. 2) - Auslastungshistogramme werden dort bei Planungsänderungen umgehend aktualisiert. Bei so viel Gewicht auf einer übersichtlichen Darstellung verwundert es beinahe, dass Merlin keinen grafischen Editor für den Projektstrukturplan bietet. Hierfür gibt es Schnittstellen zu MindMapping-Tools. Grafische Hilfen zur Projektstrukturierung vermisst man zwar auch in den meisten anderen Planungswerkzeugen, eine eigene Funktion für die grafische Projektstrukturierung Abb. 2: Die Ressourcenauslastung gibt ausführlich Auskunft über die Aktivitäten der Mitarbeiter, im Inspektor finden sich Detailangaben zur gewählten Ressource. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM-Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ Projekterfolge sind keine Frage des Schicksals! Stellen auch Sie Ihr Projekt durch eine fundierte Analyse und eine neutrale Aufwandschätzung bereits von Beginn an auf eine solide Basis. Minimieren Sie Ihre Risiken, vermeiden Sie böse Überraschungen und sichern Sie die Rentabilität Ihrer Investition. Der XAMIT Projekt Check unterstützt Sie dabei und sichert Ihren Erfolg! www.projektcheck.de Ihre Sicherheit: IT-Revision & IT-Controlling neutral - unabhängig - zuverlässig XAMIT · Bewertungsgesellschaft mbH Zülpicher Strasse 6 · 40549 Düsseldorf PM_4_07.indd 42 04.10.2007 13: 14: 40 Uhr 43 projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 07 aktuell nach unterschiedlichen Aspekten - nicht nur nach Phasen - stünde aber gerade diesem Produkt gut an. Bereits bei der Ressourcenplanung zeigt sich auch die weitgehende Integration der Software in das Betriebssystem und die Daten vorhandener Anwendungen: Per Drag&Drop lassen sich auch Anwendungen aus dem Mac-OS-X-Adressbuch zuweisen. Für den anvisierten Einsatzbereich in kleinen Mehrprojektumgebungen ist dies eine hilfreiche Funktion, auch wenn Merlin daneben eine eigene Ressourcenliste verwalten kann. Elemente erweitern die Planung Mit den sogenannten Elementen erweitert Merlin die Planungsmöglichkeiten in Bereichen, die sonst nur deutlich kostspieligere Werkzeuge bieten. Elemente lassen sich Projekten oder Vorgängen zuordnen. Wird etwa im Hauptbereich ein Vorgang ausgewählt, dann listet die Software die ihm zugeordneten Elemente im darunterliegenden Elementbereich auf. Merlin kennt unterschiedliche Elementtypen: Checklisten, Dateien, Termine und Risiken lassen sich hierüber ebenso einbringen wie Probleme und allgemeine Informationen. Letztere stellen stark vereinfacht beschrieben eine digitale Form gelber Zettel dar. Checklisten sind nützliche Hilfsmittel, wenn es darum geht, die Erledigung wichtiger Punkte im Verlauf eines Vorgangs sicherzustellen. Eine Checkliste in Merlin kann in diesem Sinne einem Vorgang zugeordnet und mit Teilaktivitäten des Vorgangs versehen werden. Diese tauchen dann nicht im Ablaufplan des Projekts auf, die Anwender erhalten dennoch eine Hilfestellung, die den Vorgang detaillierter beschreibt. In der Praxis finden sich immer wieder Projektpläne mit tausend Vorgängen und mehr, von denen einige oft nur noch wenige Tage Dauer in mehrjährigen Projekten aufweisen. Diesem Detaillierungsdrang kann mit Checklisten wirkungsvoll begegnet werden. Für die Qualitätssicherung können Checklisten auch als Vorlagen gespeichert und wiederverwendet werden. Projekte haben gemeinhin nicht nur Ereignisse mit besonderer Bedeutung, also Meilensteine. Oft ist ein Projekt mit einer ganzen Reihe kürzerer Projektbesprechungen oder sonstiger Kurztermine verbunden. Auch diese können als Elemente einem Vorgang ebenso wie dem Gesamtprojekt zugeordnet werden. Bei der Planung solcher Termine greifen die Projektmitarbeiter allerdings üblicherweise nicht auf PM-Software zurück. Merlin verbindet daher diese Ereignisse mit der Terminplanung: Über die iCal-Synchronisation finden die Ereignisse problemlos den Weg in die Kalender der betroffenen Mitarbeiter. Über die Risiko-Elemente hat der Anwender die Möglichkeit, Projektrisiken zu erfassen und hinsichtlich ihrer Auswirkungen zu bewerten. Darüber hinaus kann er die Risiken nach Risikoklassen und -gruppen einordnen, Gegenmaßnahmen beschreiben und Verantwortlichkeiten festlegen. Insgesamt bietet Merlin damit einen soliden Funktionsumfang für das Risikomanagement, der zwar theoretisch noch zu erweitern wäre, aber den Möglichkeiten zahlreicher größerer Softwareprodukte nicht nachsteht. Mit dem Problem-Element bietet Merlin eine Aufgabenverwaltung („Issues“). Datei-Elemente verbinden zusätzliche Dateien, etwa ein Word-Pflichtenheft, mit der Projektplanung. Merlin kann diese Dateien entweder mit dem Dateisystem verknüpfen oder direkt in den Projektdateien speichern. Auch eine Versionierung sowie Metainformationen zur Beschreibung der Dateien werden unterstützt. Allen Elementen gemeinsam ist die Möglichkeit, ihnen Kosten zuzuordnen. Hier stehen dem Planer Kostenarten und Kostenstellen zur Verfügung, die Merlin mit Art und Konto bezeichnet. Ein Informationselement kann auf diese Weise die komplette Kalkulation für einen Vorgang beinhalten. Lediglich eine zeitliche Zuordnung der Kosten fehlt, sodass sich beispielsweise Rechnungslaufzeiten oder bereits mit Beginn eines Vorgangs anfallende Kosten nicht abbilden lassen. Die mit der Software erstellten Aus- Projekterfolge sind keine Frage des Schicksals! Stellen auch Sie Ihr Projekt durch eine fundierte Analyse und eine neutrale Aufwandschätzung bereits von Beginn an auf eine solide Basis. Minimieren Sie Ihre Risiken, vermeiden Sie böse Überraschungen und sichern Sie die Rentabilität Ihrer Investition. Der XAMIT Projekt Check unterstützt Sie dabei und sichert Ihren Erfolg! www.projektcheck.de Ihre Sicherheit: IT-Revision & IT-Controlling neutral - unabhängig - zuverlässig XAMIT · Bewertungsgesellschaft mbH Zülpicher Strasse 6 · 40549 Düsseldorf Anzeige o Software für das Projektmanagement von Einzelprojekten und in kleinen Multiprojekt-Umgebungen o Herausragend gestaltete Bedienoberfläche, einfaches Bedienkonzept mit umfangreicher Unterstützung von Drag&Drop o Umfangreiche und durchdachte Funktionalität, u. a. auch für Risiko- und Dokumentenmanagement o Lauffähig nur unter Mac OS X In Kürze PM_4_07.indd 43 04.10.2007 13: 14: 40 Uhr 44 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 07 wertungen für kumulierte Kosten und Kostenhistogramme gehen folglich immer von einer gleichmäßigen Verteilung der Kosten über die Vorgangsdauer aus. Bei der Budgetierung des Projekts berechnet Merlin wahlweise die Summe der Teilbudgets durch die Eingabe der Werte für die einzelnen Arbeitspakete „bottomup“, oder schlüsselt ein Gesamtbudget top-down auf. In letzterem Fall gibt der Planer zunächst das Gesamtbudget ein und dann die Budgets der untergeordneten Teilprojekte. Merlin reduziert das jeweils verbleibende Budget für die übrigen Teilprojekte entsprechend. Wo die vorhandenen Eingabefelder für die Elemente im Einzelfall nicht ausreichen, lassen sie sich leicht um unternehmensspezifische Eingabemöglichkeiten erweitern. Multi-PM & Datenaustausch Multiprojektmanagement erfordert vor allem projektübergreifende Ressourcenbetrachtungen. Diese ermöglicht Merlin derzeit nur, indem der Anwender alle betroffenen Projekte gleichzeitig öffnet - und damit gegebenenfalls anderen Benutzern den Zugriff sperrt. Sofern es sich um eine kleinere Anzahl von Projekten handelt, ist das akzeptabel, bei größeren Projektumgebungen würde dieses Vorgehen zu unübersichtlich. Immerhin steht ein „echter“ Ressourcenpool auf der Roadmap für Version 3. Bereits heute kann der Anwender aber sein Projekt veröffentlichen und damit anderen den gleichzeitigen Zugriff ermöglichen. Dies kann aus dem lokalen Netz heraus erfolgen oder über das Internet. Projektleiters Traum: Während der Planer noch plant, meldet die Ressource via Internet bereits den ersten Fortschritt. Die Freigabe-Funktion eignet sich auch, um gemeinsam an verschiedenen Rechnern einen Projektplan durchzugehen und Änderungen etwa direkt per Telefon zu besprechen. Für den Fall, dass einer der Gesprächsteilnehmer keinen Mac einsetzt, bietet Merlin auch ein Webinterface für den Zugriff auf freigegebene Projektpläne. Merlin tauscht Daten in verschiedenen Formaten aus, darunter findet sich Microsofts Project- und Excel-Format ebenso wie XML, iCal oder Schnittstellen zu Mind- Manager. Alle Auswertungen stellt die Software auch als PDF- oder HTML-Dokumente zur Verfügung und veröffentlicht sie wahlweise direkt auf einem vorhandenen Teamserver. Fazit Die Antwort auf die eingangs gestellte Frage lautet: Ja, Projektmanagement auf dem Mac „geht“ hervorragend - zumindest was die Zielgruppe kleinerer Multiprojektumgebungen anbetrifft. Merlin 2 bietet hierfür eine breite Funktionalität. Neben den klassischen Funktionen zur Projektplanung und -steuerung überzeugt das Programm mit durchdachten Funktionen, die in diesen Anwendungsbereichen wertvolle Unterstützung leisten und sich in Produkten dieser Kategorie gemeinhin nicht finden, etwa dem Risiko- und Dokumentenmanagement. Zwar ist keine dieser Funktionen revolutionär, viele finden sich auch in anderen Produkten. Dabei handelt es sich aber in der Regel um ausgewachsene Multi-PM- Werkzeuge. Herausragend ist neben dem Umfang der Funktionen und dem Zusammenspiel mit zahlreichen anderen Anwendungen auch die Bedienung. Sie erschließt sich rasch und wirkt durchgehend intuitiv. Überraschend ist der günstige Preis: Mit rund 170 EUR schlägt eine Lizenz zu Buche. Windows-Anwendern macht Apple einen Strich durch die Rechnung. Mac OS X darf nur auf einem Mac laufen. Virtualisierung unter Windows, etwa mit VMware, scheidet also aus. Sonst stünde in Kombination mit dem Apple Betriebssystem für insgesamt rund 300 EUR auch eine unter Windows einsetzbare Lösung zur Verfügung. Kontakt: ProjectWizards GmbH, D-49324 Melle, E-Mail: office@projectwizards.net, www.merlin2.net n Telefon 089/ 310 79 92 · Telefax 089/ 310 48 52 · projektdienstleister@wolf-pmt.de www.wolf-pmt.de Bringen Sie Ihre Projekte auf Linie! Linie KOMPASS Linie PROMOD Linie PROJEKT Linie LOTSE stemmen Linie SUPPORT Linie KREATIV Kreativität entwickeln ... einfach stark Projektmanagement Software ... � � Bild: Photocase Fon : 07 21/ 95 25 0 w w w. A S TA d e v. d e Anzeige Anzeige PM_4_07.indd 44 04.10.2007 13: 14: 41 Uhr