1. Effizienz durch Anpassung 2009 ist die englische Projektmanagementmethode PRINCE2 in einer neuen Version erschienen: PRINCE2: 2009. Neben inhaltlichen Änderungen wurde die Struktur vereinfacht sowie die Anpassbarkeit deutlicher hervorgehoben. Darüber hinaus müssen nicht in jedem Projekt alle Produkte tatsächlich schriftlich als Dokument erzeugt werden. Das V-Modell XT bietet ein Metamodell, in dem ein Vorgehen nicht nur in seinen Elementen und Abhängigkeiten, sondern auch in seinen projektspezifischen Anpassungsmöglichkeiten abgebildet werden kann. Diese Anpassungen werden durch ein Tailoring definiert. Bildet man die PRINCE2-Aktivitäten und -Produkte in diesem Metamodell ab, so lassen sie sich zu Modulen oder Vorgehensbausteinen im Sinne des V-Modells XT gruppieren. Für Vorgehensbausteine können Auswahlkriterien mit dem Ziel festgelegt werden, dass jedes Projekt nur die für sinnvoll erachteten Aktivitäten planen und Produkte erstellen muss. 2. Tailoring - Worum geht es? Standardprozesse oder Vorgehensmodelle definieren Begriffe und Vorgehensweisen für wiederkehrende Arbeitsabläufe. Da Standardmodelle von konkreten Projekten und Organisationen abstrahieren, müssen sie für die Verwendung in Projekten und Organisationen wieder konkretisiert werden. Aus der Bandbreite von Themen, die die Standardmodelle abdecken, sind nicht alle in jedem Projekt gleich relevant, und manche Organisationen benötigen nur einige der abgedeckten Bereiche. Schon hier unterscheiden sich das V-Modell XT und PRINCE2. Das V-Modell XT gibt aufgrund seiner Spezialisierung auf IT-Projekte einige Themen (z. B. Hardwareentwicklung) vor, die eben nur in bestimmten IT- Projekten von Bedeutung sind. PRINCE2 fasst solche Themen allgemein unter dem Begriff „Spezialistenprodukte“ zusammen. Spezialistenprodukte kommen im Gegensatz zu „Managementprodukten“ in jedem Projekt vor, da ja keines ausschließlich aus Management besteht. Daher ist der Tailoring-Ansatz des V-Modells XT, bestimmte Modellinhalte in manchen Projekten nicht zu benutzen, nicht direkt auf PRINCE2 übertragbar. 3. Tailoring-Syntax versus Semantik Über die konkreten Tailoring-Vorgaben hinaus definiert das V-Modell XT ein Metamodell, um die Tailoring-Vorgaben abzubilden. Es bringt also für die Anpassung sowohl eine Syntax als auch eine Semantik mit. Die Syntax (sprich: das Metamodell) definiert, dass es Vorgehensbausteine gibt, die Produkte und Aktivitäten „enthalten“, und dass es Projektmerkmale gibt, deren Werte bestimmen, welche Vorgehensbausteine für ein Projekt zu verwenden sind. Die Semantik der konkreten V-Modell-XT-Vorgehensbausteine und -Projektmerkmale geht davon aus, dass bestimmte Themen nur in manchen IT- Projekten gebraucht werden und daher nur dann benutzt werden müssen, wenn entsprechende Projektmerkmale festgelegt wurden. projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 l 29 Olaf Lewitz Das aktuelle Stichwort Tailoring PRINCE2: 2009 - Projektspezifischer Zuschnitt nach dem Muster des V-Modells XT Der britische Standard PRINCE2 [1] ist, wie der Vorgehensstandard für IT-Projekte des Bundes, das V-Modell XT [2], eine Methode, die in der Praxis projektspezifisch angepasst (Tailoring) werden muss. Im Gegensatz zum V-Modell XT bringt PRINCE2 keine Standard- Tailoring-Regeln und kein für dieses Tailoring geeignetes Metamodell mit. PRINCE2 lässt sich jedoch im Metamodell des V-Modells XT abbilden und mit organisationsspezifischen Anpassungsregeln versehen. Eine Herausforderung dabei ist die Definition einer für PRINCE2 angemessenen „Semantik des Weglassens“. PRINCE2 und das V-Modell XT gehören unterschiedlichen Klassen von Vorgehensmodellen an. PRINCE2 enthält als allgemeine Managementmethode eine Reihe zusammenspielender Praktiken, die miteinander einen bestimmten Zweck verfolgen und von denen eigentlich keine sinnvoll weggelassen werden kann. Das V-Modell XT hingegen bietet konkrete Vorgehensweisen für verschiedene spezifische Arten von Projekten, wie beispielsweise die Hardware- oder die Softwareentwicklung. Kommt eine der beiden Entwicklungen im Projekt nicht vor, können die entsprechenden Prozessteile entfallen. Auch PRINCE2 kann und sollte an die konkreten Gegebenheiten eines Projekts angepasst werden. Hier steht weniger das Weglassen als vielmehr der Grad an Formalisierung und Dokumentation der Prozesse im Vordergrund. +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 29 Um die Tailoring-Technik des V-Modells XT für PRINCE2 benutzen zu können, müssen daher Syntax und Semantik getrennt betrachtet werden. Die Syntax lässt sich ohne Weiteres verwenden: Auch die PRINCE2- Produkte und -Aktivitäten lassen sich zu Vorgehensbausteinen zusammenfassen. Die Semantik ist jedoch anders und geht nicht von dem einfachen „Weglassen“ bestimmter, nicht relevanter Prozessteile aus. Ein solches Weglassen von Prozessen ist in PRINCE2 nicht vorgesehen. Betrachten wir den Vorgang des Weglassens von überflüssigen Spezialistenprozessen an einem einfachen Beispiel. Nehmen wir an, Sie erstellen ein Vorgehensmodell zum Kochen einer Mahlzeit. Ein Tailoring-Kriterium (im Sprachgebrauch des V-Modells XT ein „Projektmerkmal“) könnte der Zubereitungsort sein. Optionen wären beispielsweise eine Küche oder ein offenes Feuer im Freien. Bestimmte Prozesse, zum Beispiel das Füllen eines Topfes mit Wasser, wären an beiden Zubereitungsorten erforderlich. Andere, wie das Sammeln von Holz für das Feuer, könnten entfallen, wenn Sie eine Küche mit einem Herd zur Verfügung hätten. PRINCE2 definiert im Gegensatz zum V-Modell XT keine solchen Spezialistenprozesse und lässt sich daher auch nicht mittels einer vergleichbaren Semantik anpassen. 4. Tailoring PRINCE2 PRINCE2 ist eine universale, nicht auf eine bestimmte Art von Projekten festgelegte Methode. Die verschiedenen Prozesse und Disziplinen in PRINCE2 sind eng miteinander verzahnt. Sie dienen alle einem Ziel: dem Auftraggeber des Projekts den Business Case so transparent wie möglich zu machen. Er soll - im Idealfall zu jedem Zeitpunkt des Projekts - wissen, wie viel Geld er bereits investiert und welchen Nutzen er durch diesen monetären Einsatz erzielt hat. Er soll auch immer wissen, wie viel Geld noch zu investieren ist und welchen Nutzen er davon zu erwarten hat. Das Weglassen von PRINCE2-Elementen würde unmittelbar zur Verschleierung dieser Transparenz führen und damit diesem Anspruch widersprechen. PRINCE2 lässt allerdings offen, mit welchem Grad an Formalisierung die Prozesse durchgeführt werden. Die Eskalation eines Problems sowie die damit verbundene Klärung kann beispielsweise mündlich erfolgen oder schriftlich formalisiert mit einem Ausnahmebericht. Der Grad der Formalisierung hängt dabei entscheidend von den konkreten Gegebenheiten ab. Das folgende einfache Beispiel verdeutlicht diese Abhängigkeit: Stellen Sie sich vor, Sie hätten Gäste eingeladen und stellen beim Kaffeekochen fest, dass Ihr Milchschäumer nicht funktioniert. Dann könnten Sie den Gästen einfach sagen, dass Sie heute leider keinen Latte Macchiato servieren können. Passiert Ihnen das als Servicemitarbeiter in einem Restaurant, würden Sie dies vermutlich schriftlich dokumentieren - vielleicht durch ein Hinweisschild. Tritt das Problem im Restaurant häufiger auf, so stellen Sie vermutlich einen schriftlichen Antrag an die Restaurantleitung, dass eine neue Maschine benötigt wird, und lassen sich diesen auch schriftlich genehmigen, bevor Sie die Maschine bestellen. Der Managementprozess ist in diesem Beispiel immer der gleiche: ❑ Es wird ein Problem festgestellt, welches die vereinbarten Toleranzen überschreitet. ❑ Es wird eine Entscheidung getroffen, mit welchem Alternativplan diesem Problem zu begegnen ist. ❑ Der Alternativplan wird in die Tat umgesetzt. Der Grad der Formalisierung ist jedoch unterschiedlich. 5. Toolgestütztes Tailoring für PRINCE2 Für die reine Dokumentation des Prozesses ist diese Semantik des Tailoring nicht sehr ergiebig. Anschauliche Beispiele, wie das im letzten Kapitel, reichen vermutlich aus, um einen Anwender von PRINCE2 mit der Fähigkeit auszustatten, diese Methode sinnvoll und pragmatisch einzusetzen. Eine Toolunterstützung des Prozesses bringt aber immer einen gewissen Grad an Formalisierung mit sich. Deshalb ist es für den Anwender sinnvoll, den Formalisierungsgrad bei Projektbeginn einstellen zu können. Mit der Toolunterstützung wird auch ein anderer Aspekt der Formalisierung deutlich: Ein Tool kann den Anwender des Prozesses immer nur so weit unterstützen, wie der Prozess formalisiert ist. Weniger Formalisierung erfordert also eine größere Souveränität des Anwenders, 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 30 WISSEN Abb. 1: Tailoring-Assistent PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 30 bei PRINCE2 vor allem des Projektleiters, im Umgang mit der Methode. Die konkreten Projektmerkmale, die in diesem Artikel für das Tailoring von PRINCE2 vorgeschlagen werden, legen also verschiedene Formalisierungsmöglichkeiten für unterschiedliche Prozesse fest. Beim Risikomanagement, dem Umgang mit offenen Punkten und Änderungen, kann man zwischen den Optionen „formlos“ (keine Toolunterstützung), „toolgestützt“ (Formular-Workflow) und „dokumentiert“ (generierte Dokumente mit eigenem Genehmigungs-Workflow) wählen. Für die Planung und das Berichtswesen gibt es ähnliche Optionen. Zu jedem dieser Merkmale gibt es dann mehrere Vorgehensbausteine, welche die verschiedenen Prozessbestandteile enthalten. Dem „einfachsten“ Wert (z. B. „mündlich“) wird kein Vorgehensbaustein zugeordnet, sodass für das entsprechende Thema dann auch keine Prozessunterstützung gewählt wird. Das entspricht im Extremfall der Entscheidung, gar keine Toolunterstützung zu benötigen. Ein beliebtes Beispiel in PRINCE2- Schulungen ist, dass man für das Kochen einer Tasse Tee wohl kein Projektmanagementtool braucht. 6. Ein Vorschlag für PRINCE2-Tailoring-Kriterien Ein Projekt kann man anhand von Merkmalen klassifizieren. Das Projektrisiko bestimmt dann als wesentliches Merkmal die Anzahl der Managementdokumente. Tabelle 1 liefert Vorschläge für Tailoring-Kriterien. Für Projekte im kommerziellen Umfeld wird die Auswahl von „kein Risiko“ nicht empfohlen, weil für derartig klassifizierte Projekte keine Managementdokumente erstellt werden. „Niedriges Risiko“ verlangt zumindest das Ausfüllen des Business-Case-Dokuments. Die beiden höheren Stufen erfordern darüber hinaus das schriftliche Erstellen des Project Initiation Documents (PID) und anderer Managementdokumente. PRINCE2 sieht vor, dass bereits die Initialisierungsphase eines Projekts und deren Budget formal genehmigt werden müssen. Das kann in kleineren Projekten oder in „Muss“-Projekten, deren Durchführung zum Beispiel aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erforderlich ist, entfallen. Dann stellt sich die Frage nicht, ob es sich lohnt, zur Erfüllung dieser Bestimmungen einen Plan zu machen. Es muss in jedem Fall ein Plan erstellt werden. Die weiteren Merkmale legen wie oben beschrieben fest, ob der jeweilige Prozess ausschließlich mündlich, softwarebasiert in einem Projektmanagementtool oder (zusätzlich) in Form druckbarer Dokumente auszuführen ist. Offen bleibt in diesem Beispiel, wie mit den durch PRINCE2 definierten Aktivitäten umzugehen ist und wie man die Phasenstruktur von PRINCE2 auf eine Projektdurchführungsstrategie abbildet. 7. Anwendungsbeispiele Zum Abschluss ein Blick auf zwei praktische Anwendungsbeispiele: Wendet man die beschriebenen Tailoring- Regeln auf ein privates Dinner für zehn Personen an - ein Vorhaben, das sicherlich keine großen Ansprüche an Formalisierung stellt, aber anspruchsvoll genug ist, um einen gewissen Planungsaufwand zu rechtfertigen -, so ergibt sich ein einfaches Bild: Sämtliche Prozesse werden mündlich gelebt. Ein Ausfüllen von Managementdokumenten ist im privaten Bereich nicht erforderlich. Dennoch profitiert ein solches „Projekt“ von PRINCE2. Auch hier sind ein Risikomanagement, eine Liste offener Punkte und möglicherweise auch das Sammeln von Erfahrungen hilfreich. Man wird ebenfalls einen Business Case aufstellen und ein Budget definieren, aber all dies eben nur mündlich oder formlos auf Papier. Dokumentiert werden Spezialistenprodukte: Kochrezepte, Einkaufslisten, Einladungsschreiben. Vielleicht werden selbst bei einem privaten Vorhaben Rechnungen durchaus schriftlich verfasst. Als zweites Beispiel soll PRINCE2 für ein größeres Organisationsprojekt angepasst werden, das zur Aufgabe hat, mehrere Abteilungen einer größeren Firma umzustrukturieren. Hier wird eine Vielzahl von Personen (Stakeholdern) in Definitions- und Entscheidungsprozesse eingebunden. Entscheidungen (und Entscheidungsvorlagen) werden schriftlich und nachvollziehbar benötigt. Das Management von Risiken, Qualität und offenen Punkten muss dokumentiert erfolgen, damit es gut nachvollziehbar ist und alle für die Entscheidungen relevanten Informationen in der Organisation transparent projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 l 31 Das V-Modell XT ist der aktuelle Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland für die Planung und Durchführung von Systementwicklungsprojekten. Die erste Version wurde im Februar 2005 freigegeben. Seither wird es kontinuierlich weiterentwickelt und liegt aktuell in der Version 1.3 vor. Das V-Modell XT deckt den gesamten Systemlebenszyklus ab. Es definiert die Abläufe eines Projekts durch Produkte, Rollen und Aktivitäten. Durch vorgegebene Regeln für den projektspezifischen Zuschnitt - das sogenannte Tailoring - ist das V-Modell XT in hohem Maße anpassbar. Grundlage für das Tailoring ist der modulare Aufbau des Modells aus Vorgehensbausteinen. Ein Vorgehensbaustein umfasst Aktivitätstypen, Produkttypen und Rollen für jeweils ein Prozessgebiet. Prozessgebiete sind zum Beispiel die Softwareentwicklung oder das Problem- und Änderungsmanagement. Beim Tailoring wird festlegt, welche Vorgehensbausteine im projektspezifischen V-Modell XT enthalten sein müssen und welche Durchführungsstrategien - wie zum Beispiel inkrementelle Entwicklung - möglich sind. Die Dokumentation des V-Modells XT ist auf der Website der/ des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik kostenfrei herunterzuladen: www.v-modell-xt.de/ Das V-Modell XT - kompakt Projektmerkmal Werte Project Risk None, low, medium, high Project Initiation Approval Yes, No Handling of Risks Vocally, tool-supported, formal Handling of Issues Vocally, tool-supported, formal Handling of Quality Vocally, tool-supported, formal Handling of Lessons Learned Vocally, tool-supported, formal Tabelle 1: Projektmerkmale PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 31 sind. Das Ergebnis ist ein relativ vollständiger PRINCE2- Prozess, wie er in der Literatur beschrieben wird. Fast alle Managementprodukte von PRINCE2 werden hier tatsächlich als Dokumente produziert und verwendet. Die Gegenüberstellung dieser beiden Projekte macht deutlich, wie gut die Toolunterstützung von PRINCE2 durch ein automatisiertes Tailoring an die konkreten Projektgegebenheiten angepasst werden kann. Das zweite Projekt erhält eine vollständige Prozessunterstützung, wie sie für die Zusammenarbeit vieler beteiligter Menschen bei einem kritischen Vorhaben sinnvoll ist, das erste benötigt keine Unterstützung durch ein Managementsystem. 8. Fazit Ein Tailoring von PRINCE2 ist mit den technischen Mitteln des V-Modells XT möglich. Man kann jedoch die dem V-Modell-XT-Tailoring zugrunde liegende Semantik nicht anwenden. Eine neue Semantik kann sinnvoll und praxistauglich auf Basis des für ein Projekt notwendigen Formalisierungsgrades gefunden werden. ■ Literatur [1] Managing Successful Projects with PRINCE2. The Stationary Office Ltd., Ausgabe 2009 [2] Homepage des V-Modells XT, www.v-modell-xt.de/ Schlagwörter PRINCE2, Projektmanagement, Tailoring, V-Modell XT Kompetenzelemente der NCB 3.0 4.1.4 Risiken und Chancen, 4.1.9 Projektstruktur, 4.1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte, 4.1.11 Projektphasen Autor Olaf Lewitz ist seit 2002 als Senior Consultant für die microTOOL GmbH tätig. Er berät Unternehmen bei der Einführung und Verbesserung von Software- und Systementwicklungsprozessen. Sein Beratungsspektrum reicht dabei von der agilen Entwicklung mit SCRUM, XP etc. bis zum Einsatz schwergewichtiger Prozesse wie V-Modell ® XT, PRINCE2™ und HERMES. Er ist unter anderem zertifizierter V-Modell-XT-Prozessingenieur. Anschrift microTOOL GmbH Voltastraße 5 D-13355 Berlin Tel.: 0 30/ 46 70 86-22 E-Mail: Olaf.Lewitz@microTOOL.de 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 32 WISSEN PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine allgemeine Methode für Management, Steuerung und Organisation von Projekten. Sie löste 1996 die bereits 1989 vorgelegte Methode PRINCE ab und ist seit dem 16. Juni 2009 in der aktuellen Version PRINCE2: 2009 verfügbar. Sie wurde vom britischen Office of Government Commerce (OGC) veröffentlicht und gilt als De-facto-Standard in Großbritannien. PRINCE2 unterscheidet zwischen Projektphasen (Stages) und Prozessen. Jede Phase besteht aus mehreren Prozessen. Die Prozesse von PRINCE2™ sind ❑ das Lenken eines Projekts, ❑ das Planen eines Projekts, ❑ das Vorbereiten eines Projekts (den Phasen vorgelagert), ❑ das Initiieren eines Projekts, ❑ das Steuern einer Phase, ❑ das Managen der Produktlieferung, ❑ das Managen der Phasenübergänge, ❑ das Abschließen eines Projekts. Die Dokumentation von PRINCE2 wird vom The Stationary Office Ltd. herausgegeben. PRINCE2 - kompakt Anzeige Mey Ma PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 32