Im Home-Office zum IPMA-Zertifikat Online-Zertifizierungslösungen für Projektmanager Hannes S. Griebel Für eilige Leser | Die durch das Coronavirus SARS-CoV-2 hervorgerufenen Gesundheitsrisiken bei Präsenzveranstaltungen führen derzeit zu einem starken Anstieg der Nachfrage von web-basierten Prüfungslösungen in den IPMA-Zertifizierungsverfahren. Die PM-ZERT plant, dieser Nachfrage zu entsprechen, und beabsichtigt, bis Ende April 2020 eine Online-Prüfungsoption für Basis- und Level-D-Zertifikate anbieten zu können. Im Erfolgsfall sollen im Anschluss bis Ende Mai 2020 Online-Optionen auch für Level C und B folgen. Um Kandidaten zu helfen, welche bereits jetzt auf eine Prüfung vorbereitet sind und auf eine möglichst zeitnahe Zertifizierung drängen, soll zunächst nur eine minimale, jedoch ansprechende, transparente und nach dem Stand der Technik abgesicherte Lösung zeitnah implementiert werden. Ein wesentliches Ziel ist es dabei, die hohe Qualität der PM-ZERT-Prüfungen zu erhalten und damit eine echte, vollwertige Alternative zur Verfügung zu stellen. Schlagwörter | PM-ZERT, Zertifizierung, Basis-Zertifikat, Level-D-Zertifizierung, Level-C-Zertifizierung, Level-B-Zertifizierung, Online-Prüfungen Einleitung Aufgrund der globalen Ausbreitung des Erregers SARS-CoV-2 und der hohen Letalitätsrate der dadurch verursachten Krankheit COVID-19 ist die Durchführung von Präsenzveranstaltungen seit Mitte März 2020 nicht mehr nach vertretbaren Gesundheitsschutzstandards zu gewährleisten und seit Ende März 2020 in den meisten Ländern gesetzlich bis auf weiteres verboten. Aufgrund moderner Telekommunikationsmöglichkeiten werden die meisten bürogebundenen Tätigkeiten schon seit einiger Zeit von zu Hause aus fortgeführt, einschließlich der damit verbundenen Aus- und Weiterbildungsprogramme. Hierdurch erhöht sich auch die Nachfrage nach web-basierten Prüfungslösungen für die Zertifizierung nach dem IPMA-4LC-System. Denn für viele Arbeitnehmer ist gerade die Zeit der häuslichen Quarantäne der ideale Zeitpunkt, sich auf eine Zertifizierung vorzubereiten, um dann am Ende dieser schwierigen Zeit bestens auf einen fliegenden Start in den normalen Berufsalltag vorbereitet zu sein. Aber nicht nur die gegenwärtigen, zeitlich begrenzten Einschränkungen der Reise- und Veranstaltungstätigkeit sind Auslöser für den Wunsch nach Online-Prüfungsverfahren. Viele international aufgestellte Unternehmen entsenden ihre Mitarbeiter zunehmend auf Auslandseinsätze, und diesen Mitarbeitern entgeht somit häufig die Chance, an den im Heimatland veranstalteten Zertifizierungskursen teilzunehmen. Um ihren Mitarbeitern im In- und Ausland die gleichen Chancen bieten zu können, haben viele Firmen und Arbeitnehmer ein nachvollziehbares Interesse an einer Online-Prüfungsoption. Die PM-ZERT hat mit Ausnahme des Re-Zert-Interviews derzeit keine web-basierten Prüfungslösungen im Angebot. Allerdings konnten durch dieses seit 2019 eingesetzte Verfahren bereits wichtige Erfahrungen im Umgang mit Online-Prüfungslösungen gesammelt werden. Hierauf aufbauend wird nun eine neue, web-basierte Prüfungsoption angestrebt. GPM-Themen Online-Zertifizierungslösungen für Projektmanager DOI 10.2357/ PM-2020-0030 31. Jahrgang · 02/ 2020 56 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 02/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0030 Ressourcenplanung, die funktioniert Projektportfolio-Management Ressourcenplanung Zeit-/ Leistungserfassung Kosten-Controlling Die Testumgebung in der Cloud steht für Sie bereit Scheuring AG CH-4313 Möhlin � +41 61 853 01 54 www.scheuring.ch � info@scheuring.ch www.ressolution.ch 10_Griebel.indd 56 28.04.2020 14: 39: 26 Einführungs-Strategie für Online-Prüfungsoptionen Aufgrund der unterschiedlichen Prozesse für Basis-, Level-D- und Level-C/ B-Zertifizierungen wird die Produktoption „web-basierte Prüfungen“ (WBP) in zwei Phasen ausgerollt: 1. Die Einführung von web-basierten Prüfungsoptionen im Basis-Zertifikat und zum Level D und 2. die Einführung von web-basierten Prüfungsoptionen im Zertifizierungsverfahren zu Level C und B. Jede Produkteinführung besteht aus einer Design Phase (DP) und einer darauf folgenden Regelbetriebsphase. In der Design Phase 1 (DP1) wird die WBP Produktoption für Basis- und Level-D-Zertifizierungen erstellt und eingeführt, und in der Design Phase 2 (DP2) die entsprechenden Optionen für die Level-C/ B-Zertifizierungen. Die Anzahl der Kandidaten, welche WBP-Optionen anfragen, ist im Bereich Basis-Zertifikat und Level-D-Zertifizierung deutlich höher als in den anderen Leveln. Daher wurde die Entscheidung getroffen, zunächst die Umsetzung von WBP in den Basis-Zertifizierungen und im Level-D-Verfahren zu priorisieren, sodass in diesen Zertifizierungsverfahren bis Ende April 2020 web-basierte Prüfungsoptionen angeboten werden können. Die Umsetzung der DP2 für die Level C und B ist bis Ende Mai 2020 geplant, eine Entscheidung hierüber wird aber auch basierend auf der Erfahrung mit DP1 zu einem späteren Zeitpunkt getroffen werden. Projektbeschreibung Um entsprechende Produktoptionen anbieten zu können, müssen die dafür notwendigen Prüfungsverfahren entwickelt werden. Dabei ist eine wichtige Vorgabe, dass der hohe, in der Industrie sehr geschätzte Qualitätsanspruch der PM-ZERT erhalten bleibt. Um dies sicherzustellen, wurde das Projekt „Entwicklung web-basierter Prüfungen“ ins Leben gerufen. Entsprechend der oben beschriebenen Ausrollphasen der Online-Optionen wurde das Projekt in zwei sequenziell abzuarbeitende Teilprojekte unterteilt. Ein Teilprojekt beschäftigt sich mit der Entwicklung von Online-Verfahren für Prüfungen im Basis-Zertifikat und der Level-D-Zertifizierung, und ein weiteres Teilprojekt mit der Entwicklung von Online-Verfahren für Prüfungen in den Level-C/ B-Zertifizierungsverfahren: 1. Das Entwicklungsprojekt zur Umsetzung der WBP-Basis/ Level-D-Anforderungen entspricht der Produkt-Design-Phase 1 und heißt dementsprechend WBP-DP1. 2. Das Entwicklungsprojekt zur Umsetzung der WBP-Level-C/ B-Anforderungen entspricht der Produkt-Design-Phase 2 und heißt dementsprechend WBP-DP2. Auf jede Design Phase folgen eine entsprechende Regelbetriebsphase und eine Optimierungsphase. Diese sind derzeit nicht Teil der jeweiligen Entwicklungsprojekte. Jedes der beiden Teilprojekte endet mit Übergabe nach dem Abschluss der Pilotierung. Das Gesamtprojekt „Entwicklung web-basierter Prüfungen“ wird derzeit von mir geleitet und zusammen mit einem Team aus Assessoren, Trainern und der PM-ZERT-Geschäftsstelle umgesetzt. Aufgrund der Priorisierung der Verfahren Basis und Level D wird zunächst nur das Projekt WBP-DP1 durchgeführt. Aus dem für die Produkteinführung festgelegten Zeitplan ergibt sich für das Teilprojekt WBP-DP1 das Zeitziel, bis Ende April 2020 die Pilotierung abgeschlossen zu haben. Die Umsetzung des Teilprojekts WBP-DP2 für Online-Prüfungen in den Zertifizierungsverfahren zu den Leveln C und B wird zu einem späteren Zeitpunkt entschieden, wenn bereits Erfahrung mit dem ersten Teilprojekt vorliegt und Abschätzungen zu dem zusätzlich anfallenden Aufwand getroffen werden können. Allerdings sind Auswahlkriterien für die besonderen Anforderungen an Level-C/ B-Prüfungen bereits definiert und werden in WBP-DP1 berücksichtigt. Damit soll gewährleistet werden, dass die ausgewählte Softwarelösung und die dafür entwickelten Prozesse um die in den Level-C/ B-Zertifizierungen geforderte Funktionalität erweitert werden können. Projektinhalte Neben der hohen Qualitätsanforderung an die Prüfung selbst spielt auch die Zeit eine wichtige Rolle. Viele Kandidaten haben bereits ihr Projektmanagementtraining abgeschlossen und möchten verständlicherweise möglichst bald die Zertifizierung durchlaufen. Andere Kandidaten wiederum nehmen das Online-Angebot einiger PM Trainer in Anspruch, um die Zeit im Home-Office zur Vorbereitung auf die PM-ZERT-Prüfung zu nutzen. Auch diese Kandidaten fragen im Anschluss an ihr Online-Training folgerichtig Online-Optionen für Ihre Zertifizierungen an. Um diesen Kandidaten bestmöglich entgegenzukommen, beschränkt sich das Projekt WBP zunächst GPM-Themen | Online-Zertifizierungslösungen für Projektmanager 57 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 02/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0030 Ressourcenplanung, die funktioniert Projektportfolio-Management Ressourcenplanung Zeit-/ Leistungserfassung Kosten-Controlling Die Testumgebung in der Cloud steht für Sie bereit Scheuring AG CH-4313 Möhlin � +41 61 853 01 54 www.scheuring.ch � info@scheuring.ch www.ressolution.ch 10_Griebel.indd 57 28.04.2020 14: 39: 28 auf die minimalen Anforderungen, eine funktionsfähige, attraktive und qualitativ hochwertige Prüfungslösung anbieten zu können. Hierzu wurde das „Minimum Viable Product“ (MVP) definiert. Demnach bleibt der existierende Prozess von Anmeldung, Bewertung durch die Assessoren und Verwaltung mit Hilfe der bereits existierenden Elemente erhalten. Der schriftliche Prüfungsteil soll durch ein optionales Online-Verfahren ersetzt werden können, wobei der Kandidat die Fragen in einer gesicherten, plattformunabhängigen Web-Applikation beantworten kann. Die Auswertung der Prüfungsantworten erfolgt wie in der etablierten Präsenzvariante durch kompetente und hierfür speziell ausgebildete Assessoren. Die Verwaltung erfolgt durch die Geschäftsstelle analog zu den bestehenden Verfahren. Dies bedeutet, dass sich sowohl für Kandidaten als auch Assessoren lediglich die Darreichungsform des Wissenstests ändert, und die Anreise zum Prüfungsort entfällt. Folgende Liefergegenstände sollen bis Ende April vorliegen: 1. Ein erprobter und pilotierter Prozess zur Durchführung von web-basierten schriftlichen Prüfungen in der Basis-Zertifizierung und der Zertifizierung zum Level D 2. Die Dokumentation des Prozesses in Form eines Betriebs- und Benutzerhandbuchs 3. Die hierfür notwendige Softwarelösung 4. Alle Dateien, Formulare und Dokumente, welche mindestens zum Betrieb des Prozesses notwendig sind Folgende Punkte gehören nicht zum Projekt (Nicht-Ziele): 1. Durchführung des Regelbetriebs 2. Optimierung des Prozesses 3. Anpassung der Prozesse an Neuentwicklungen Funktionalitäten, welche über das MVP hinaus gehen, werden in einer Optimierungsphase während des Regelbetriebs eingepflegt. Entsprechende Projekte können nach Auswertung der Erfahrung und der Kandidatenrückmeldung nach Bedarf beantragt und durch den normalen Auswahlprozess der GPM/ PM-ZERT priorisiert und beauftragt werden. Umsetzung Erste Sondierungsgespräche mit externen Institutionen haben bereits stattgefunden und wertvolle Erkenntnisse geliefert. So fand ich mich kürzlich in einem langen Meeting mit einem gut befreundeten Institut in Taipeh, Taiwan, welches vor wenigen Monaten mit einer eigenen Online-Lösung für Prüfungen an den Markt gegangen ist. Obschon es sich hierbei nicht um Projektmanagement-Zertifizierungen handelt, sondern um Sprachausbildung, sind die Anforderungen an Online-Prüfungen durchaus vergleichbar: Es gibt verschiedene Level mit verschiedenen Schwierigkeitsgraden, Assessoren und Institutspersonal müssen spezielles Fachwissen zur Durchführung und Beaufsichtigung der Prüfung mitbringen, Betrugsversuche durch Kandidaten müssen nach dem Stand der Technik verhindert werden und der Umfang der Abschlussprüfung entspricht in etwa dem einer schriftlichen Prüfung der PM-ZERT. Darüber hinaus sind die Anforderungen an Datenschutz in Taiwan ebenso streng wie in Europa. Das Gespräch hat gezeigt, dass es mehrere mögliche Lösungen zu Prozessen und geeigneter Software gibt. Meine so wunderbar hilfsbereiten und hochprofessionellen Freunde aus Taipeh Dr. Hannes S. Griebel Luft- und Raumfahrtingenieur London, UK Als Ingenieur für Raumfahrttechnik und Experte für Planetenerkundung hat Dr. Griebel lange Jahre die Entwicklung und den Betrieb von Raumsonden und Hyperschall Flugkörpern geleitet. Darüber hinaus ist Dr. Griebel ein international anerkannter Experte für Flugbetrieb und Sicherheit in der Zivil-Luftfahrt. Mit Hauptsitz in London ist Dr. Griebel weltweit als Berater für Luftfahrt, Raumfahrt, Projekt- und Produktmanagement im Einsatz. Hannes Griebel ist Assessor im Auftrag der PM-ZERT, Key Account Manager für die IPMA Global Company Infineon und seit 2012 zertifizierter Level B Senior Projektmanager. E-Mail: hsg@griebelaerospace.com Website: www.griebelaerospace.com Kontakt zur PM-ZERT Website: www.gpm-ipma.de/ zertifizierung.html haben dabei auch ihre Erfahrung mit der Einführung und der Umsetzung des Vorhabens mit uns geteilt, sodass wir nun in der Lage sind, bestimmte Lessons Learned bereits mitzunehmen. Weitere Gespräche dieser Art, unter anderem mit Firmen und anderen IPMA-Mitgliedsorganisationen, sind bereits für die kommende Woche geplant, sodass wir wie erwartet Mitte April eine Entscheidung hinsichtlich der engeren Auswahl der technischen Lösung treffen können. Läuft alles weiter wie geplant, soll mit diesen Ergebnissen bis Mitte April eine Entscheidung über die zu implementierende Lösung getroffen werden, womit die Test- und Pilotierungsphase pünktlich Ende April zum Abschluss kommen kann. Zusammenfassung Mit der Entwicklung von Online-Prüfungsoptionen für IP- MA-4LC-Zertifizierungen, welche in Anspruch und Qualität den Papier-basierten Standard-Optionen entsprechen, bedient die PM-ZERT gleich zwei Zielgruppen: zum einen Kandidaten, welche aufgrund der aktuellen globalen Quarantänesituation ihre PM Zertifizierung nicht wie geplant durchführen oder beenden können. Und zum anderen bedient die PM- ZERT diejenigen Kandidaten, welche aufgrund ihrer beruflichen oder gesundheitlichen Situation ohnehin nicht an einer Präsenzveranstaltung in Deutschland teilnehmen können. Somit reagiert die PM-ZERT zügig und zeitgemäß auf die Bedürfnisse einer drastisch veränderten Situation, und schafft gleichzeitig eine nachhaltige und zukunftsfähige Zertifizierungsoption für alle Kandidaten weit über die gegenwärtige Krise hinaus. Die Analyse von technischen und prozessualen Lösungsoptionen mit Hilfe von erfahrenen und befreundeten Instituten hat gezeigt, dass der angestrebte Zeitplan realistisch ist und dass geeignete Lösungen am Markt bereits existieren. Somit steht der erfolgreichen Implementierung nun nichts mehr im Wege. Eingangsabbildung: ©iStock.com/ SvetaZi GPM-Themen | Online-Zertifizierungslösungen für Projektmanager 58 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 02/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0030 10_Griebel.indd 58 28.04.2020 14: 39: 29