Digitale Teamarbeit im Projektmanagement Mindset als Erfolgsfaktor Niels Kindl, Mahir Kulalic Für eilige Leser | Die Digitalisierung verändert unsere Gesellschaft, Wirtschaft und Arbeit in einem rasanten Tempo-- das verlangt auch Unterne hmen einiges ab. Sie benötigen Lösungen für die sich kontinuierlich verändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen, um langfristig bestehen zu können. Mit diesen Herausforderungen gehen allerdings auch technische Möglichkeiten einher, um Prozesse im Unternehmen nachhaltig zu vereinfachen. Vor allem in der Projekt-Abwicklung haben viele Unternehmen Probleme mit Übersicht, Kommunikation und Koordination. Die Lösung: Projektmanagement-Tools, die die Organisation und Kommunikation vereinfachen, optimieren und standardisieren. Schlagwörter | Methoden, Tools, Organisation, Unternehmensprozesse, Workflow, Austausch, Transparenz, Projektüberblick, Zusammenarbeit, Teamarbeit, Software, Digitalisierung Eine Umwandlung von analoge in digitale Formate: Das passiert mit unserer Welt spätestens, seit Konrad Zuse den Z1 1937 entwickelte, der als erster „Computer“ mit binären Zahlen-- 1 und 0-- rechnen konnte. Unter der Digitalisierung, die damals zweifelsfrei begann, verstehen wir heute eher einen ökonomischen und soziologischen Prozess, der den Einzug der digitalen Technologien in unseren Alltag beschreibt. Im gleichen Atemzug führt dieser Prozess zu einem grundlegenden Wandel von Gesellschaft, Arbeit und Wirtschaft. Vor allem Letztere steht nun vor einer großen Herausforderung, denn Jahrzehnte lang gelernte, bekannte und etablierte Prozesse sind plötzlich nicht mehr zielführend. Zusätzlich übt auch noch die Öffentlichkeit enormen Druck aus. Trends wie Blockchain, Künstliche Intelligenz, Virtual Reality oder Big Data beherrschen die öffentlichen Debatten und stehen nicht nur bei Konzernen, sondern auch im Mittelstand hoch im Kurs. Geschäfts- und Produktionsprozesse werden überarbeitet, vereinfacht und automatisiert. Nicht selten fallen Begriffe wie Industrie 4.0 und New Work. Doch das wichtigste Asset, nämlich die Mitarbeiter bzw. die Zusammenarbeit im Team, bleiben dabei oft auf der Strecke. Der Status Quo - Excel und Mails Die fehlende Digitalisierung in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern zeigt sich besonders deutlich im Projektmanagement. Hier läuft alles noch gefühlt wie vor 20 Jahren ab: mit zig Excel-Tabellen, Outlook-Terminen und Chaos im E-Mail- Postfach. Die Folgen machen keinen Spaß: E-Mails mit dem Betreff „ Re: Re: FYI: FWD: Re: Re: “, bei denen der größte inhaltliche Teil aus automatischen Signaturen besteht. Excel-Tabellen, bei denen nicht klar ist, ob „ projekt_neu_v1.xls “, „ projekt_neu_neu_v1.xls “ oder doch „ projekt_neu_v2_endgültig. xls “ die aktuellste Version ist. Dicht gefolgt von Post-its, die am Monitor kleben oder schon heruntergefallen sind. Und nicht zu vergessen endlose Meetings und Besprechungen- - natürlich ohne Ergebnis. Von Digitalisierung, Organisation 4.0, New Work und Agilität keine Spur. Die Folgen sind Mitarbeiter, die Informationen suchen, zeitaufwändig zusammenstellen und endlos diskutieren. Ungenaue Zuständigkeiten, verspätete Timings und falsche Prioritäten- - alles scheint erst einmal wichtig und dringend. Zwischen Mitarbeitern herrschen ungleiche Wissensstände, Informationen und Vorgänge sind meist nicht transparent und schon gar nicht zentral für alle verfügbar. Man hat das Gefühl, Zeit zu verlieren und nicht schnell genug vorwärts zu kommen. Und genauso ist es: Das Ergebnis sind zu späte Erkenntnisse und Entscheidungen. Professionelle Tools Dem Chaos entkommen - das wünschen sich viele Unternehmen. Denn oft halten mit der fehlenden Übersicht und Struktur auch Frustration und schlechte Laune Einzug ins Büro. Wissen Mindset als Erfolgsfaktor DOI 10.2357/ PM-2020-0042 1. Jahrgang · 03/ 2020 36 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 36 D_Wissen_05_Kindl.indd 36 19.06.2020 12: 26: 51 19.06.2020 12: 26: 51 Darunter leiden nicht nur Effektivität und qualitative Leistungen, sondern auch die allgemeine Arbeitsatmosphäre. Der erste Schritt zur Lösung ist vergleichsweise einfach. Inzwischen gibt es viele Management-Tools, die genau in solchen organisatorischen Situationen im wahrsten Sinne des Wortes aufräumen bzw. für Übersicht und Ordnung sorgen. Die Anzahl der Anbieter- - mittlerweile über 750 (! ) [1]- - spricht schon fast für sich, denn immer mehr Unternehmen greifen auf Projektmanagement-Tools zurück, um Ordnung in ihre Arbeitsprozesse zu bringen. Die technischen Möglichkeiten sind da. Wieso Vorteile und digitale Weiterentwicklung verpassen? Es gibt eine Vielzahl von Experten, die den Einsatz von Management-Software für Teams und Unternehmen aller Größen und Branchen empfiehlt. Gründe hierfür sind nicht neu, sondern zum Teil schon jahrelang bekannt und belegt: • Schon 2012 ermittelte PwC im „ Global Project Management Report “, dass 97 % aller Unternehmen glauben, Projektmanagement sei ein kritischer Faktor, der den Er- Abb. 1: Der factro Newsfeed auf dem Smartphone folg des gesamten Unternehmens signifikant beeinflussen kann. [2] • 2013 fand die Standish Group in ihrem „ CHAOS Manifesto “ heraus, dass weniger als ein Drittel aller Projekte innerhalb von Zeit- und Budget-Vorgaben abgeschlossen wurden. [3] • 2016 stellte das Project Management Institute in der Management Survey „ The High Cost of Low Performance “ fest, dass Unternehmen ca. 122 Millionen US$ bei einem Projektwert von ca. 1 Milliarde US$ verschwenden. [4] • Laut Wellingtone Studie „ The State of Project Management “ aus 2016 wurde jedes dritte Projekt (34 %) ohne ein Fälligkeitsdatum gestartet. [5] • Die Geneca Studie „ Why up zo 75 % of software projects will fail “ im Jahr 2017 zeigte schließlich, dass 75 % aller Manager und IT-Executives ein Scheitern ihrer Software-Projekte sogar erwarten. [6] Projektmanagement in der Praxis war und ist also ein risikoreiches Feld, in dem digitale Unterstützung nicht nur hilfreich, sondern sogar notwendig ist, um erfolgreich zu sein und am Markt bestehen zu können. Das hat sich in den letzten Jahren nicht verändert. Will ein Unternehmen sein Projektmanagement optimieren, gibt es allerdings zunächst viele „Baustellen“ und Ansatzpunkte. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, mit der ausführenden Basis im Projektmanagement zu beginnen: den Mitarbeitern. Vor allem im Bereich digitales Teamwork gibt es Potential nach oben. Denn die Arbeit im Team funktioniert nicht von selbst. Klare Aufgabenstellungen, eindeutige Verantwortlichkeiten und eine transparente Kommunikation sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Projektmanagementbzw. Collaboration-Tools bündeln das Teamwork und können es nachhaltig verbessern. Eine gute Basis für überlegtes Handeln, schnellere Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und eigenverantwortliche, zufriedene, ja glückliche Mitarbeiter - egal in welchem Projekt. Wissensaustausch Zusammenarbeit bedeutet nicht, dass jeder an seiner eigenen Aufgabe arbeitet. In vielen Fällen ist ein Miteinander unverzichtbar: z. B. bei kreativen Prozessen, in denen es um Ideenentwicklung und gemeinsames Brainstorming geht. Eine (gewinnbringende) Zusammenarbeit ist nur möglich, wenn alle Mitarbeiter den Überblick haben, wo das Projekt aktuell steht. In vielen Unternehmen schreiten Vorhaben schnell voran, ohne dass Erkenntnisse und Fortschritte jedem bekannt gemacht werden. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht hier Transparenz, in dem alle relevanten Informationen, Dokumente und Nachrichten zentral an einem Ort zugänglich werden. Es entsteht ein virtueller Arbeitsplatz, an dem alle Mitarbeiter auf einem gemeinsamen (aktuellen) Stand sind und gemeinsam arbeiten können. Keine Fragerei, kein Suchen nach Informationen - alles ist an einem Ort zu finden. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch enorm viel Zeit. Die Vorbereitung für ein Meeting muss nicht mehr aus einer schier endlosen Suche nach relevanten Neuigkeiten in Präsentationen, White-Papers oder sonstigen Notizen bestehen: weniger Aufwand und mehr Zeit für das wirkliche Kerngeschäft. Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 37 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 37 D_Wissen_05_Kindl.indd 37 19.06.2020 12: 26: 52 19.06.2020 12: 26: 52 Nachverfolgung Um beim Thema Transparenz zu bleiben: Für viele Mitarbeiter - insbesondere Projektleiter - ist das Tracking des Fortschritts von elementarer Wichtigkeit. Nur bei einer umfassenden Übersicht können Probleme und Fehler frühzeitig erkannt oder sogar vermieden werden. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht eine übersichtliche Nachverfolgung aller Vorgänge und Fortschritte. Da ein Projekt in der Praxis immer in verschiedene Teilbereiche, Aufgabenpakete und Teilaufgaben eingeteilt wird, haben auch die meisten PM-Tools diese Struktur angenommen. Die Aufgaben in einer Projektmanagement-Software sind mit vielen hilfreichen Informationen bestückt. So gibt es beispielsweise eine Aufgabenhistorie, in der transparent und automatisch notiert wird, was wann wie und von wem an der Aufgabe und ihrem Inhalt verändert wurde. Kommentare ermöglichen Feedback und aufgabenbezogene Absprachen - und zwar genau dort, wo sie in einem sinnvollen Zusammenhang stehen. Kommunikation E-Mails sind in der Arbeitswelt immer noch eines der meist genutzten Kommunikationswerkzeuge. Doch selbst, wenn sie nur zwischen zwei Personen benutzt werden, ist es schwer, über einen längeren Zeitraum den Überblick zu behalten. Denn spätestens, wenn bereits der Betreff einer E-Mail mit „Re: Re: FYI: FWD: Re: Re: “ beginnt, wird es unmöglich zu identifizieren, worum es eigentlich geht. Das Problem steigert sich exponentiell mit Anzahl der in „Cc“ genommenen Personen. Die Kommunikation wird unübersichtlich und alles andere als zielgerichtet. Sobald jetzt auch nur eine Person aus der Gruppe nicht „An alle antworten“ auswählt, ist das Chaos perfekt. Eine Software ermöglicht - durch eine klare Struktur mit einzelnen Aufgaben - eine übersichtliche aufgabenbezogene Kommunikation. In Kommentaren können Absprachen getroffen oder Fragen geklärt werden - für alle relevanten Personen einsehbar und themenbezogen. Sogenannte @-Mentions ermöglichen es, bestimmte Mitarbeiter direkt ohne E-Mail-Ping- Pong anzusprechen. Ein Benachrichtigungssystem, wie in der PM-Software factro (s. Abb. 1), informiert über neue Kommentare oder Veränderungen in Aufgaben und warnt, wenn Fristen zu reißen drohen. So können Neuigkeiten praktisch nie wieder übersehen werden, alle Mitarbeiter bleiben auf Stand und unnötige persönliche Gespräche über Kleinigkeiten werden abgeschafft. Das gilt auch für die organisatorische Planung im Zusammenhang mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Prioritäten. Auch diese Informationen können in einem Projektmanagement-Tool festgelegt werden, um allgemeine Fragen zu minimieren. Überblick Die wertvollste Eigenschaft für das Gelingen eines Projektes ist die Fähigkeit, den Überblick zu behalten. Denn genau das ist oft der Knackpunkt. Wer macht gerade was? Werden die Pläne eingehalten oder gibt es irgendwo Probleme. Besonders der Projektleiter muss diese Fragen zu jeder Zeit beantworten können, um den Erfolg des Projektes zu sichern. Da in einem Projektmanagement-Tool alle Beteiligten eines Projektes zusammenarbeiten sowie ihre Fortschritte oder Fragen dokumentieren, findet der Projektmanager alle Informationen übersichtlich an einem Ort. Das können Zeitaufwände pro Aufgabe sein, die Fortschrittsanzeigen einzelner Aufgaben oder angehängte Dokumente. Abb. 2: Projektstrukturbaum von factro Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 38 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 38 D_Wissen_05_Kindl.indd 38 19.06.2020 12: 26: 52 19.06.2020 12: 26: 52 Durch strukturiert gesammelte Informationen zum einen sowie durch übersichtliche Ansichten zum anderen kann man sich auch in umfangreichen Projekten gut zurechtfinden. Einige Projektmanagement-Tools bieten professionelle Methoden zur Projektplanung und -durchführung an. Eine sehr übersichtliche Technik, die zum Handwerkskoffer jedes Projektmanagements gehören sollte, ist die Projektstrukturplanung, wie man sie u. a. in factro findet (s. Abb. 2). In Form einer visuellen Darstellung wird ein ganzes Projekt mit seinen Paketen und Aufgaben abgebildet. Ein weiteres Beispiel ist das Gantt Chart, das vor allem bei der detaillierten zeitlichen Planung mit Meilensteinen und Abhängigkeiten zum Einsatz kommt. Damit lassen sich ihre Aufgaben perfekt verzahnen. (s. Abb. 3) Natürlich deckt nicht jede Projektmanagement-Software die gleichen Funktionen oder Einsatzgebiete ab. Von einfachem Listen- und Aufgabenmanagement über Collaboration bis hin zu professionellem Controlling sind Management-Tools ein echter Mehrwert im Projektmanagement und Tagesgeschäft. Laut der Capterra Studie „Wie Projektmanagement- Software in Deutschland genutzt wird“ aus dem Jahr 2018 sind die häufigsten Probleme bei Projekten das Einhalten von Terminen (18 %), das schnelle Reagieren auf Veränderungen (13 %), das Organisieren und Umsetzen von Aufgaben (12 %) und das Einhalten des Budgets (9 %). [7] Genau in diesen Bereichen setzt eine Projektmanagement-Software an: Projektplanung, -steuerung und -verfolgung, Zeitmanagement und Terminplanung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Team-Kommunikation und Kollaboration. Doch obwohl es diese Möglichkeiten und Vorteile für Unternehmen gibt, ist das Thema „Projektmanagement-Software“ immer noch nicht in allen Köpfen angekommen. So wären viele kleine und mittelständische Unternehmen zwar bereit in eine neue Projektmanagement-Software zu investieren, doch aktuell verwendet der Großteil (54 %) keine Softwareanwendungen außer Excel oder Outlook. [7] Das liegt u. a. auch an der hohen Anzahl an Anbietern und der dadurch entstehenden Orientierungslosigkeit vieler Unternehmen. Außerdem ist die Auswahl eines geeigneten Tools keine „Paar Stunden“-Aufgabe. Bei der Auswahl sind nicht nur die reinen Funktionalitäten, sondern auch die Rahmenbedingungen der Anbieter von Bedeutung. Kosten, Datensicherheit oder Kundenservice sind ebenso wichtig wie bestimmte Features, die benötigt werden. Cloud-Lösungen Mit dem Fortschritt digitaler Techniken ist auch der Trend von Cloud-Software aufgekommen und mittlerweile weit verbreitet. Mit einer durch das Internet verfügbar gemachten IT-Infrastruktur wird durch Cloud-Computing Speicherplatz oder Anwendungs-Software als Dienstleistung angeboten. Auch im Bereich der Projektmanagement-Tools sind Cloud-Anwendungen zu finden, die eindeutige Vorteile im Vergleich zu regulären Programmen haben. Durch leistungsstarke IT-Kapazitäten zu geringeren Kosten pro Nutzer verringern Unternehmen ihre Risiken, die z. B. durch Kapitalbedarf, Implementierung, Betrieb und Wartung entstehen. Da keine Installation nötig ist, können solche Lösungen schneller in die Praxis eingeführt werden und ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten sowie andere Arbeitsmodelle wie Home-Office, Remote- Teams oder das Arbeiten mit eigenen Geräten. Im Zusammenhang mit Teamarbeit - unabhängig von Zeit und Ort - sind Projektmanagements-Tools oft auch mit einer App für das Smartphone verbunden. So wird das Arbeiten von unterwegs noch komfortabler. Für einige Unternehmen ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software nur dann sinnvoll, wenn sie in einer App verwendet werden kann. Auf Abb. 3: Gantt Chart von factro Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 39 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 39 D_Wissen_05_Kindl.indd 39 19.06.2020 12: 26: 53 19.06.2020 12: 26: 53 einer Geschäftsreise, im Außendienst, als Service-Mitarbeiter oder auf der Baustelle. Zurück zum Thema der Cloud: Eine solche Lösung bietet noch weitere Vorteile. So ist sie auch mit vielen anderen Digitalisierungstrends - wie Künstliche Intelligenz - eng verknüpft, da diese Cloud-Software oftmals voraussetzen. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen können von SaaS-Produkten profitieren, da an dieser Stelle oft nötiges Fachpersonal und -wissen fehlt, dass durch den SaaS-Anbieter abgedeckt wird. Trotzdem ist der Anteil an Unternehmen, die mit Cloud- Software arbeiten, sehr gering. Deutsche Unternehmen liegen hier deutlich hinter Firmen aus anderen europäischen Ländern und lassen sich demnach wichtige Vorteile im Wettbewerb entgehen. Woran liegt das? Laut einer Umfrage der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und der forcont business technology GmbH haben 88 % der Unternehmen Bedenken bei der Datensicherheit und verzichten daher auf die Nutzung von Cloud-Software. [8] Abb. 4: Herausforderungen im Projektmanagement sind auf fehlende Software zurückzuführen Abb. 5: Mobile App von factro Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 40 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 40 D_Wissen_05_Kindl.indd 40 19.06.2020 12: 26: 55 19.06.2020 12: 26: 55 Datensicherheit Die Datensicherheit ist ein wichtiges Thema, das gerade seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 präsent ist. Das ist besonders für Unternehmen von Bedeutung, die mit großen Mengen personenbezogener Daten arbeiten. Im Projektmanagement kommt man an der Verarbeitung von sensiblen Daten nicht vorbei - ob von Mitarbeitern, interne Inhalte, Firmenwissen der eigenen Organisation oder das von Kunden, externen Partnern und Dienstleistern. Die Frage nach den Datenschutzbestimmungen kommt vor allem bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools auf, denn viele Anbieter - die großen und bekanntesten - kommen aus den USA und hosten auf Servern außerhalb der Europäischen Union. Oft herrscht in dem Bereich viel Unsicherheit. Wann dürfen Anbieter meine Daten verarbeiten? Alexander Kretschmar vom Berufsverband der Rechtsjournalisten sagt: „ Grundsätzlich gilt nach den aktuellen Bestimmungen, dass die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig sind, wenn der Dateninhaber ausdrücklich hierin eingewilligt hat. “ [9] Entscheidend dabei ist jedoch die Absicht hinter der Datenerhebung. Personenbezogene Daten dürfen nur zu einem eindeutigen, rechtmäßigen und klar definierten Zweck und Umfang erhoben werden. Die große Frage bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools liegt beim Server-Standort. Sind Anbieter, die außerhalb der EU hosten überhaupt DSGVO-konform? Grundsätzlich sind Anbieter mit US-Servern nicht unmittelbar den europäischen Bestimmungen unterlegen. Obwohl bei EU-Bürgern in einem solchen Fall die Datenschutzverordnung zum Einsatz kommt, können die Bestimmungen juristisch nicht auf der gleichen Ebene durchgesetzt werden. Kretschmar weiter: „ Ein Nachteil von PM-Tools wie Trello und Asana ist, dass diese die personenbezogenen Daten auf US-amerikanischen Servern hosten. Sie unterliegen damit nicht mittelbar der europäischen DSGVO. In den letzten Jahren haben sich daher Alternativen wie factro etabliert, die die Daten auf deutschen Servern speichern - und die Einhaltung der DSGVO als ihre Geschäftsbasis garantieren. “ [9] Das bestätigt auch Capterra-Expertin Ines Bahr: „ Die Vorteile deutscher Softwareprodukte liegen […] in der Sprache, der Lokalisierung und der Datensicherheit. Nur die wenigsten internationalen Anbieter stellen ihre Software, Kundensupport und zusätzliche Services wie beispielsweise Schulungen und Kurse in deutscher Sprache bzw. in Deutschland bereit. Weiterhin unterliegen deutsche Softwarehersteller auch deutschen Rechtnormen und die Rechenzentren befinden sich meist im Land oder in Europa. “ [8] Während der Suche nach einem Projektmanagement-Tool sollten sich Unternehmen ihrer Anforderungen an die Sicherheitsstandards klar werden und vor allem den Standort des Servers im Hinterkopf behalten. Software-Produkte, wie factro, bieten hier nicht nur volle DSGVO- und BDSG-neu-Konformität, sondern zudem auch einen deutschsprachigen Kundenservice. Mindset als Erfolgsfaktor Bei der Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software sind Aspekte wie Funktionen, Datenschutz, Kosten oder Benutzerfreundlichkeit am naheliegendsten. Das allerwichtigste - besonders bei der Implementierung und dauerhaften Nutzung der Software - ist jedoch das Mindset im Unternehmen. So spielen Gewohnheiten, Überzeugungen, Mentalitäten, Leidenschaften und Einstellungen eine zentrale Rolle. Man kann in seinem Unternehmen viel verändern, aber wenn keiner mitmacht, kann keine erfolgreiche Veränderung erreicht werden. Die Einführung einer neuen Software ist daher ein Change- und kein reines IT-Projekt. Oft werden in bestehende Arbeitsprozesse und -weisen eingegriffen und diese verändert. Das Unternehmen befindet sich in einem Change-Prozess, der auch mit einem Change-Management betreut werden sollte. Dieses ist für die Effektivität und Effizienz des Veränderungsprozess sowie - und das ist die wichtigste Aufgabe - für die Akzeptanz bei Mitarbeitern verantwortlich. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das Sekretariat hat schon immer mit Excel-Listen gearbeitet und soll sich jetzt plötzlich komplett umstellen? Mitarbeiter sehen vielleicht nicht direkt die Vorteile einer Software. Um solchen Problemen zu begegnen, ist die interne Kommunikation das wichtigste Werkzeug. Durch eine kontinuierliche, verständliche und glaubwürdige Kommunikation im Unternehmen können grundlegende Informationen übermittelt werden, um das Engagement zu fördern und Vertrauen zu schaffen. Auch ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in den Auswahlprozess der Software mit einzubeziehen. Immerhin sind sie es, die später mit dem Programm zurechtkommen müssen. Außerdem kann so Wertschätzung vermittelt und die Motivation erhöht werden. Fazit Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist erst die halbe Miete und bringt das Unternehmen noch lange nicht auf Erfolgskurs. Es ist die Einstellung der Mitarbeiter, die sicherstellt, dass es funktioniert. Kontinuierliche Verbesserung, Infragestellen des Bestehenden, sich täglich neu und nachhaltig erfinden. Durch PM-Tools kann das Projektmanagement digitalisiert, vereinfacht, standardisiert und langfristig erfolgreicher werden. Die Kommunikation wird schneller und zielgerichteter. Mehr Ordnung, Struktur und Übersicht. Denn nur, wenn das gesamte Unternehmen bereit ist, den Fortschritt der Technik proaktiv anzugehen, ist es auch zukunftsfähig. Die Digitalisierung wird sich morgen nämlich nicht in Luft auflösen. Der Nutzen einer Projektmanagement-Software zeigt sich erst dann, wenn sich jeder im Unternehmen traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang hat. Gute Tools unterstützen den persönlichen Austausch, so wie es jeder aus sozialen Netzwerken kennt. Interaktion fördert Zusammenarbeit und Team-Geist. Außerdem muss ein solches Tool von überall bedienbar sein, um auch zeitgemäßen und flexiblen Arbeitsformen gerecht zu werden. Hierzu eignen sich webbasierte Lösungen am besten. Literatur [1] https: / / www.capterra.com.de/ blog/ 384/ top-10kostenlose-projektmanagement-tools (Stand: 28.05.2020) [2] https: / / issuu.com/ matteo.bonente/ docs/ pwc-globalproject-management-report-2012 (Stand: 28.05.2020) Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 41 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 41 D_Wissen_05_Kindl.indd 41 19.06.2020 12: 26: 55 19.06.2020 12: 26: 55 Niels Kindl Niels Kindl verantwortet bei der SCHUCHERT MANAGEMENTBERA- TUNG den Bereich Marketing und Kommunikation. In seinen bisherigen beruflichen Stationen als Experte für Online-Marketing, Research und Data Analytics - u.- a. bei ElectronicPartner, MEDIMAX, METRO Deutschland und IBM iX - hat er Projektmanagement und Collaboration in all seinen Facetten kennengelernt. Mahir Kulalic Mahir Kulalic ist Redakteur bei der SCHUCHERT MANAGEMENTBERA- TUNG - aus Leidenschaft und mit Leidenschaft für Technik, Tools und Trends. Nach seinem Masterstudium und vielen Jahren Erfahrung als IT-Redakteur bei ComputerBase begeistert er sich zunehmend für professionelle Projektmanagement- & Collaboration-Software und teilt sein Know-how u.a. im Blog bei factro. [3] https: / / www.standishgroup.com/ sample_research_files/ CM2013.pdf (Stand: 28.05.2020) [4] https: / / www.pmi.org/ -/ media/ pmi/ documents/ public/ pdf/ learning/ thought-leadership/ pulse/ pulse-of-theprofession-2016.pdf (Stand: 28.05.2020) [5] http: / / www.wellingtone.co.uk/ wp-content/ uploads/ 2016/ 01/ The-State-of-Project-Management- Survey-2016.pdf (Stand: 28.05.2020) [6] https: / / www.geneca.com/ why-up-to-75-of-softwareprojects-will-fail/ (Stand: 28.05.2020) [7] https: / / www.capterra.com.de/ blog/ 407/ nutzerstudiewie-wird-projektmanagement-software-indeutschland-genutzt (Stand: 28.05.2020) [8] https: / / www.forcont.de/ files/ user_upload/ umfragen/ cloud_computing_2017/ forcont_hwr_ergebnisbericht_ cloudumfrage_2017.pdf (Stand: 28.05.2020) [9] https: / / www.ingenieur.de/ karriere/ arbeitsrecht/ sindprojektmanagement-tools-noch-dsgvo-konform/ (Stand: 28.05.2020) Eingangsabbildung: unsplash.com/ youxventures Anzeige Wissen | Mindset als Erfolgsfaktor 42 DOI 10.2357/ PM-2020-0042 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 1. Jahrgang · 03/ 2020 berufsbegleitend, 8 Wochen-Blockmodule Abschluss mit dem Exec. Master of Business Administration - MBA der Universität Salzburg praxisnah & international E x e c u ti v e MBA Projekt- und Prozessmanagement Kontakt & Information: Mag. Stephanie Lichtenberg, MBA +43 (0) 676 / 88 2222 27 stephanie.lichtenberg@smbs.at Professionelle Projektarbeit und reibungslose Unternehmensprozesse sind Schlüsselfaktoren für den langfristigen Unternehmenserfolg. www.smbs.at the art of management the art of management the art of the art of the art of management management management the art of management Studienbeginn: 19. Oktober 2020 D_Wissen_05_Kindl.indd 42 D_Wissen_05_Kindl.indd 42 22.06.2020 09: 51: 25 22.06.2020 09: 51: 25