eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 31/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
10.2357/PM-2020-0062
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2020
314 Gesellschaft für Projektmanagement

Mit Projekten die Krise als Chance gestalten

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2020
Heike Kratt
Am 16. Juni 2020 fand der Zukunftskongresses Staat & Verwaltung coronabedingt erstmalig digital statt. Diese Leitveranstaltung des Public Sectors für Digitalen Wandel steht unter Schirmherrschaft des BMI. Die GPM begleitete den Zukunftskongress erneut als einer der sechs Hauptpartner und gestaltete das Programm in mehreren Panels aktiv mit.
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Die GPM auf dem ersten Zukunftskongress Staat & Verwaltung live + digital Mit Projekten die Krise als Chance gestalten Heike Kratt, Hauptstadtrepräsentantin der GPM Für eilige Leser | Am 16. Juni 2020 fand der Zukunftskongresses Staat & Verwaltung coronabedingt erstmalig digital statt. Diese Leitveranstaltung des Public Sectors für Digitalen Wandel steht unter Schirmherrschaft des BMI. Die GPM begleitete den Zukunftskongress erneut als einer der sechs Hauptpartner und gestaltete das Programm in mehreren Panels aktiv mit. Schlagwörter | Digitaler Wandel, Zukunftskongress, Corona, GPM, Krise, Resilienz Mit Mut und Schwung aus der Krise-- Digital als neues Normal Nicht nur dieses Motto des digitalen Zukunftskongresses war von der Corona-Krise bestimmt- - das Format selbst war ihr direktes Ergebnis. Nach dem endgültigen Verbot von großen Präsenzveranstaltungen standen der Veranstalter Wegweiser mit dem Schirmherren, dem BMI, und mit seinen Partnern, darunter die GPM, vor der großen Herausforderung, die Leitveranstaltung des Public Sectors für Digitalen Wandel bestmöglich stattfinden zu lassen. Es war schnell entschieden: Der ursprüngliche Termin sollte gehalten werden, aus drei Tagen sollte eine hochwertige Ein-Tages-Veranstaltung am 16.6.2020 werden- - natürlich im digitalen Format und mit hochrangigen VertreterInnen aus der Politik und der öffentlichen Verwaltung. Wir schaffen das-- ein digitaler Kongress in sechs Wochen Knappe sechs Wochen- - das war die Vorbereitungszeit für Wegweiser und die Partner, in der die inhaltliche, organisatorische und technische Umsetzung eines völlig neu konzipierten Programms gelingen sollte. Die Abteilung Public Affairs, die die Inhalte der GPM konzipierte und umsetzte, war zu diesem Zeitpunkt bereits in Kurzarbeit. Das waren keine leichten Umstände zur Gestaltung eines inhaltlich anspruchsvollen Settings. Teilnehmerrekord des digitalen Formats Das Ergebnis kam gut an: Knapp Zehntausend Teilnehmer- Innen waren beim ersten digitalen Zukunftskongress dabei, allein 3.776 sahen das Kick-off und die Eröffnung vom 16. Juni 2020. Übertragen wurde live aus dem Kuppelsaal des bcc Berlin Congress Center, das Podium war besetzt mit prominenten VertreterInnen aus Verwaltung und Wirtschaft- - darunter auch Herr Prof. Klausing, Präsident der GPM. Krise bedeutet: Mehr projektorientiertes Verwaltungshandeln Klausing betonte, dass der Handlungs- und Erwartungsdruck auf allen Ebenen der Verwaltung sichtbar die Art und Weise, wie zusammengearbeitet werde, verändere: Die Zusammenarbeit werde schneller, digitaler, interdisziplinärer, kommunikativer und zielorientierter: und damit agiler und projektorientierter. Kompetenz und Strategiefähigkeit staatlichen Handelns rückten stärker in den Fokus. „Dabei ist uns wichtig zu betonen: Prozesse allein machen Projekte nicht erfolgreich. Projekte werden von Menschen gemacht. Kompetenz und Rahmenbedingungen für erfolgreiche Projekte zu stärken- - Politik und Gesellschaft Die GPM auf dem ersten Zukunftskongress Staat & Verwaltung DOI 10.2357/ PM-2020-0062 31. Jahrgang · 04/ 2020 Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten 9 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0062 04_Kratt.indd 9 04_Kratt.indd 9 14.08.2020 15: 55: 09 14.08.2020 15: 55: 09 dafür setzen wir uns im Rahmen des Aktionsprogramms ‚Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten‘ gemeinsam mit Partnern aus der öffentlichen Verwaltung seit Jahren ein.“ Klausing betonte, dass die Empfehlungen und Themen des Aktionsprogramms durch den Veränderungsdruck dieser Krise weiter an Bedeutung gewonnen haben. (Lesen Sie hierzu auch das Interview mit dem neuen Beiratsvorsitzenden des Aktionsprogramms Christoph Verenkotte im Anschluss an diesen Beitrag.) Mit Projekten die Krise erfolgreich gestalten In dem Zukunftsforum der GPM „Mit Projekten die Krise erfolgreich gestalten: Veränderung und Resilienz von Verwaltungshandeln“ ging es um die Frage, welchen Beitrag Projektmanagement zur Gestaltung der Corona-Krise in der öffentlichen Verwaltung derzeit leistet. Auch der Zusammenhang zwischen der derzeitigen Veränderungsdynamik, die in vielen Bereichen projektorientiertes Arbeiten fördert, und der langfristig verbesserten Krisenresilienz von Verwaltungshandeln war Thema. In der Runde diskutierten Albrecht Broemme (Ehrenpräsident des THW und Projektleiter der Corona-Klinik in Berlin), Volker Düring (Leiter der Unterabteilung IE im Bundesgesundheitsministerium), Tanja Krins (Digitalisierungsstab der Stadt Köln) sowie Dr. Lutz Liffers (Leiter des PMO beim Finanzsenator der Stadt Bremen). Moderiert wurde die Runde von Prof. Dr. Silke Schönert von der Rheinischen Fachhochschule Köln. Hohe Veränderungsbereitschaft-- Verwaltung kann Krise Aus der sehr lebhaften Runde lassen sich vor allem folgende Punkte ausmachen, die sich aus der bisherigen Krisenerfahrung für das Thema Projektmanagement und Projektorientierung in der Verwaltung schlussfolgern lassen: • Die Fähigkeit und die Bereitwilligkeit zu flexiblem, hierarchieübergreifendem und verantwortungsvollem Handeln ist in der Verwaltung vorhanden und hat sich in der Krise gezeigt: Alle Diskutanten betonten die stark ausgeprägte Veränderungsbereitschaft vieler Mitarbeiter bei gleichzeitigem Willen Verantwortung zu übernehmen und stärker selbstorganisiert und hierarchieübergreifend zu arbeiten. Diese projektorientierte Haltung hat die Fähigkeit der Verwaltung, die Krise gut zu bewältigen, unterstützt. • Eine offene und transparente Kommunikation und eine hohe Klarheit der Ziele fördert Schnelligkeit und Erfolg der Umsetzung: Diese beiden Grundbausteine aus dem Projektmanagement seien in der Krise als essenziell bestätigt worden. Dazu gehöre auch die Klarheit des Auftrags. • Der Krisenmodus legt den Fokus auf schnelle Umsetzung, darunter leiden Projekte, die mehr Zeit brauchen, z. B. Organisationsentwicklungsprojekte. Nach der Krise ergäbe es Sinn, sich auch auf diese Bereiche, die mehr Zeit brauchen und Veränderungsprozesse langfristig ermöglichen, zu konzentrieren. • Projektorientierte Arbeit hat erhebliche Auswirkungen auf die Führung: Projektbezogene Arbeit kann auch diametral zur Hierarchie liegen. Dass dies auch in der Verwaltung möglich ist, habe sich durch diese Krise bestätigt. • Klare Projektstrukturen und gut ausgebildete Projektleiter fördern die Fähigkeit, Projekte auch in der Krise erfolgreich zu gestalten: Dies müsse langfristig zum Thema gemacht werden, ohne ein Gegeneinander von Linie und Projekt zu erzeugen. Die Menschen, die gern in Projekten arbeiten, müssen gezielt gefördert werden. • Eine Fachkarriere für Projektmanagement sollte etabliert werden: Um sicherzustellen, dass das Engagement in Projekten „belohnt“ wird, sollte die Verwaltung, Elemente etablieren, die Projektmanagementarbeit auch im Beurteilungssystem berücksichtigt. Verwaltungskultur: Hierarchie, Kommunikation und Beteiligung Im Zentrum des Zukunftsforums „Verwaltungskultur: Hierarchie, Kommunikation und Beteiligung: Was nehmen wir aus der Corona-Krise für die Zukunft mit? “ stand die Frage, ob es sichtbare Veränderungen auf der kulturellen Ebene der Verwaltung durch die Krise gibt, die langfristig Auswirkungen auf Themen wie Hierarchie, Kommunikation und Beteiligung haben könnten. Die Panelisten waren Jonathan Grunwald (Leiter des Referats P 3- - Gesellschaftliche und ökonomische Grundsatzfragen in der Staatskanzlei NRW) Juliane Hollstein (Teamleiterin beim Jobcenter team.arbeit.hamburg), Peter Janze (Geschäftsführer Digital@M GmbH), Dirk Meyer (Abteilungsleiter Z im BMU), Friedhelm Schäfer (zweiter Vorsitzender und Vorstand Beamtenpolitik, Deutscher Beamtenbund und Tarifunion) sowie Philip Schmidt (Senior Consultant bei Cassini). Für die GPM moderierte Heike Kratt, Hauptstadtrepräsentantin. Das Momentum für Veränderung erhalten In der großen Runde wurden viele Themen angeschnitten. Zusammenfassend lassen sich folgende Punkte hervorheben: • Es gibt jetzt ein Momentum für Veränderung zu einer stärker vernetzten, weniger hierarchieorientierten und stärker selbstorganisierten, projektorientierten und digitalen Verwaltung, das genutzt und nachhaltig ausgebaut werden sollte: Alle Beteiligten hoben hervor, dass die Verwaltung gezeigt habe, dass sie unter den Ausnahmebedingungen erfolgreich gestalten und dafür auch neue Formen der Beteiligung über verschiedene Hierarchiebenen hinweg nutzen kann. Dieses Momentum sollte auch nach der Krise erhalten bleiben. Herr Meyer, Mitglied im Beirat des Aktionsprogramms, verwies hier auch auf das Potenzial des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“. • Das Thema Führung ist durch die Krise noch einmal deutlich in den Fokus gerückt und braucht eine entsprechende Ansprache auch durch eine entsprechende Kompetenzentwicklung. • Die Unterschiedlichkeit von Verwaltung ist bei der Frage von Veränderungen der Verwaltungskultur zu berücksichtigen. Politik und Gesellschaft | Die GPM auf dem ersten Zukunftskongress Staat & Verwaltung 10 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0062 Jetzt online lesen in unserer neuen eLibrary www.pmaktuell.de Der Online-Zugriff ist in den Leistungen für GPM Mitglieder inbegriffen. Noch kein GPM Mitglied? Schreiben Sie uns unter mitglieder@gpm-ipma.de. A K T U E L L 04_Kratt.indd 10 04_Kratt.indd 10 14.08.2020 15: 55: 09 14.08.2020 15: 55: 09 • Digitalisierung und Flexibilisierung haben sich durch die Krise enorm beschleunigt und die Erwartung ist: Das wird so bleiben. Eine Organisationskultur des gemeinsamen Erfolgs Mit Spannung wurden die Impulse des neuen CIO des Bundes, Dr. Markus Richter, erwartet, welcher als neuer Staatssekretär im BMI auch den Schirmherren vertrat. Als CIO des Bundes spielt er eine wichtige Rolle bei der konkreten Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung. Deutlich wurde, welche zentrale Bedeutung Dr. Richter Themen wie Transparenz, offene Kommunikation, Kooperation über verschiedene Ebenen hinweg, einer positiven Fehler- und Lernkultur und auch der Frage der Kompetenzentwicklung innerhalb der Verwaltung gibt. Das Handwerk der Digitalisierung könne dann gelingen, wenn sich alle Ebenen als Treiber sehen und gemeinsam Dinge voranbringen. Es war eine Organisationskultur des gemeinsamen Erfolgs, die Herr Dr. Richter dort beschrieb. Dies stellt auch aus der Perspektive des Projektmanagements eine inspirierende Haltung dar. Eingangsabbildung: © iStock.com / metaworks Politik und Gesellschaft | Die GPM auf dem ersten Zukunftskongress Staat & Verwaltung 11 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0062 Jetzt online lesen in unserer neuen eLibrary www.pmaktuell.de Der Online-Zugriff ist in den Leistungen für GPM Mitglieder inbegriffen. Noch kein GPM Mitglied? Schreiben Sie uns unter mitglieder@gpm-ipma.de. Herausgeber: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. Unter Mitwirkung von: spm - Swiss Project Management Association und Projekt Management Austria P R OJ E K T M A N A G E M E N T A K T U E L L Anzeige 04_Kratt.indd 11 04_Kratt.indd 11 14.08.2020 15: 55: 09 14.08.2020 15: 55: 09