Commercial Project Management: Was ist denn das jetzt? Hasso Reschke Projektmanagement ist heute weit bekannt und vielfältig praktiziert. Letztlich geht es um das Managen von Projekten, also landläufig: „ein Projekt hinkriegen“. Dass das nicht einfach ist, wissen wir alle. Dass es dazu allerlei Methoden, Konzepte, Einstellungen, Auffassungen gibt, ist allgemein bekannt. Dass sich die Betrachtungspunkte im Lauf der Zeit geändert haben, zeigt die Entwicklung der GPM. Hat man sich zu Gründerzeiten noch mit Planungstechniken (Netzplantechnik) beschäftigt, so sind heute agiles PM, Qualifizierung und Zertifizierung en vogue. Ein Feld der Projektbearbeitung ist in der fachöffentlichen Betrachtung aber bislang häufig auf der Strecke geblieben und nur einem begrenzten Kreis bekannt. Dabei haben die meisten Projekte eine technische und eine nichttechnische Seite. Erstere wird häufig von Ingenieuren oder je nach Fachinhalt von anderen Disziplinen wahrgenommen, letztere leidet in der Praxis oft Not. Für den (wirtschaftlichen) Erfolg eines Projekts sind aber beide Seiten erforderlich, zumindest, wenn es sich um Projekte im Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis (Kundenprojekte) handelt. Das trifft besonders auf die für Deutschland so wichtigen Exportprojekte zu. Was ist denn nun CPM? Der neue GPM Standard für Commercial Project Management definiert wie folgt: „Commercial Project Management (CPM, deutsch: kaufmännische Projektabwicklung) im Sinne dieses Standards umfasst die Gesamtheit aller administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten im Projektmanagement (PM), die den kommerziellen Erfolg des Projekts sicherstellen sollen (Aufgabenspanne). CPM bezeichnet, soweit im konkreten Fall als solche eingerichtet, die Organisationseinheit oder Funktion, der die verantwortliche Wahrnehmung aller aus dem Projekt resultierenden administrativen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben in Ausführung und / oder Koordination der relevanten Fachabteilungen und Funktionen obliegt. CPM ist zuständig für den nicht-technischen, insbesondere den administrativ-betriebswirtschaftlichen Bereich von Projekten. Es trägt die Verantwortung für vollständige, rechtzeitige, sachgerechte und projektbezogene Erfüllung der generell und aus dem Projekt erwachsenden Aufgaben und Anforderungen in diesem Bereich (Organisationseinheit). Gebräuchliche Bezeichnungen sind neben CPM, insbesondere bei unternehmensspezifisch gesetzten Schwerpunkten u. a.: Contract(s) Management, kaufmännischer Vertrieb, kaufmännische Auftragsabwicklung, Project Controlling, Order handling. Commercial Project Manager (CPMgr) bezeichnet die Person (in einer Organisation), die für ein oder mehrere Projekte die projektorientierte Erfüllung der hier beschriebenen Aufgaben des CPM ausführt und / oder, die Fachabteilungen und Funktionen steuert, koordiniert und damit den Projekterfolg absichert (Klammerfunktion). Er / sie ist ein essenzieller Teil des Projektteams (Funktion). Gebräuchliche Benennungen sind: Commercial Project Manager, Projektkaufmann/ -frau, Contract Manager, Baukaufmann/ -frau, weitere.“ Warum ist CPM so wichtig? Die beste Technik nutzt nichts, wenn die Rahmenbedingungen des Projekts nicht genügend berücksichtigt werden. Wenn also Kundenzahlungen nicht genügend abgesichert sind, wenn Versicherungen in ihren Bedingungen und Fristen nicht projektspezifisch gestaltet und ggfs. weitergeführt Wissen Commercial Project Management: Was ist denn das jetzt? DOI 10.2357/ PM-2020-0065 31. Jahrgang · 04/ 2020 24 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0065 Ressourcenplanung, die funktioniert Projektportfolio-Management Ressourcenplanung Zeit-/ Leistungserfassung Kosten-Controlling Die Testumgebung in der Cloud steht für Sie bereit Scheuring AG CH-4313 Möhlin � +41 61 853 01 54 www.scheuring.ch � info@scheuring.ch www.ressolution.ch 07_Reschke_einleitung.indd 24 07_Reschke_einleitung.indd 24 14.08.2020 15: 59: 31 14.08.2020 15: 59: 31 werden, wenn Kosten für Mehrarbeit, die nicht vom Lieferanten verursacht wurde (nämlich z. B. aufgrund von Versäumnissen des Kunden), mangels genügender Nachweise nicht eingefordert werden können, wenn der Vertrag im Rahmen von Besprechungen mit dem Kunden (unbewusst) verändert wurde und plötzlich nicht mehr passt, wenn-… usw. Lesen Sie dazu den Beitrag von Herrn Geusen, der Ihnen einige Einblicke gibt. Wenn also die nicht-technischen, aber notwendigen Dinge nicht genügend beachtet und bearbeitet werden, sei es, weil man sie dem Projektleiter (der ist für das ganze Projekt zuständig) zugeordnet hatte, dieser aber kapazitativ und vielleicht auch fachlich überfordert ist, wenn die kaufmännischen Fachabteilungen, die es ja im Unternehmen gibt, jede für sich ihren Anteil bearbeiten, aber niemand den Blick auf das Gesamtprojekt hat, wenn unseren motivierten Technikern auf der Kundenseite ausgefuchste Kaufleute und Juristen gegenübersitzen, die an Schrauben drehen, von deren Existenz unser Projektleiter gar nichts wusste- - dann gehen technisch errungene Erfolge des Projekts leider aufgrund von Mängeln im administrativ-wirtschaftlichen Bereich verloren. Sie kennen hierzu kein Beispiel aus Ihrer Praxis? Dann seien Sie glücklich. Was alles zu CPM dazugehört Der GPM Standard für Commercial Project Management gibt eine systematisierte und umfassende Darstellung aller zum CPM gehörenden Aufgaben. Er umfasst zunächst die Definitionen (siehe oben), dann die organisatorische Gestaltung, verdeutlicht die dem Einzelprojekt übergeordneten Aufgaben und systematisiert schließlich die Fachaufgaben im CPM im Einzelnen. Diese finden sich in den Themengebieten: Planung und Controlling- - Kalkulation- - Risikoanalyse und -management- - Vertragsmanagement- - Projektspezifische Steuerpflichten-- Fakturierung und Mahnwesen-- Reporting-- Änderungsmanagement- - Projektabschluss, ergänzt um ein Glossar. Die nachfolgenden Beiträge hier im Heft zu einzelnen Aspekten des CPM zeigen exemplarisch die Ausgestaltung der Tätigkeiten und ihre Anforderungen und Schwierigkeiten. Damit lässt sich erkennen, wie umfangreich die Thematik ist und wie wichtig deren sorgfältige und aufmerksame Bearbeitung sein muss. Wie man CPM organisieren kann? Es gibt kein Patentrezept, CPM zu organisieren. Jedes Unternehmen muss sich aufgrund seines Projektgeschäfts sowie der Komplexität, des Risikos, der Strukturen im Markt und anderer Aspekte selbst einen Weg suchen. Ist das Projektgeschäft für das Unternehmen bedeutend und birgt es vielfältige Risiken (wie das bei Exportprojekten oft üblich ist), so ist es schon sinnvoll, für die Thematik einen Commercial Project Manager, eine Gruppe oder gar eine Abteilung einzurichten. Diese hat nicht nur die Rolle des Abarbeiters kommerzieller Themen, sondern auch den Überblick über alle nicht-technischen Aspekte zu behalten und die jeweils erforderliche Zuarbeit anderer kaufmännischer Fachabteilungen und ggfs. auch externen Dienstleister (Rechtsanwaltskanzlei, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater) im Sinne des Projekterfolgs zu koordinieren. Weiterhin muss man dann die Beziehungen zum Projektleiter regeln, denn das enge Zusammenwirken beider bestimmt maßgeblich den Projekterfolg. Was gibt es im Ausland zu CPM? Für die Artikelreihe in diesem Heft wurde auch eine Umfrage in rd. 10 Ländern gestartet. Leider waren die Antworten nicht sehr ergiebig. Natürlich haben Projekte in anderen Ländern auch die angeführten kommerziellen Aufgaben. Allerdings sind die organisatorischen Gestaltungen anders als in Deutschland: Dort gibt es meist nicht einen CPM für ein (oder mehrere) Projekte. Vielmehr sind die unterschiedlichen kommerziellen Aufgaben auf mehrere Personen verteilt, die oft alle im Projektteam unter dem Projektleiter repräsentiert sind. Wir propagieren dagegen den umfassenden Commercial Project Manager, der mit Gesamtsicht auf das Projekt die unterschiedlichen Aufgaben koordiniert (oder selbst bearbeitet). Antonio Calabrese und andere berichten aus Italien (und das passt zu Meldungen aus anderen Ländern): “With reference to the client-contractor projects, in Italy we cannot observe a common practice to formally establish Wissen | Commercial Project Management: Was ist denn das jetzt? 25 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0065 Ressourcenplanung, die funktioniert Projektportfolio-Management Ressourcenplanung Zeit-/ Leistungserfassung Kosten-Controlling Die Testumgebung in der Cloud steht für Sie bereit Scheuring AG CH-4313 Möhlin � +41 61 853 01 54 www.scheuring.ch � info@scheuring.ch www.ressolution.ch Anzeige 07_Reschke_einleitung.indd 25 07_Reschke_einleitung.indd 25 14.08.2020 15: 59: 31 14.08.2020 15: 59: 31 the so called “Commercial Project Manager” within the organizational structure of companies, as intended in Germany or possibly in other countries. Of course, it is clear and agreed the need to address effectively all non-technical aspects and tasks of projects, but more commonly we can observe organizational structures where companies establish the following classical roles: 1. Proposal Manager(s)-- sometimes Bid Manager or Project Sales Manager 2. Project Manager” 3. ….. Eine von den Berichterstattern durchgeführte Internet-Recherche ergab: “What could be more interesting are the results coming from job searching, when using the “Commercial Project Manager” keyword. Many open positions come out, but then- - more precisely- - they are referred to typical Project managers, Portfolio Managers, Field Stakeholder Managers, Advisors, Global Category Managers and many others. But, again, nothing that at least apparently would match your definition. The interesting point is that the wording “Commercial Project Manager” started to be used and it seems a kind of awareness is growing about this role, although still “potential” because not yet established and subject to all the above mentioned limitations ”. In der angelsächsischen Welt ist der „Quantity Surveyor“ insbesondere bei Bauprojekten gebräuchlich. Aus der ursprünglichen Aufgabe, die Quantitäten im Auge zu behalten, ist in der Zwischenzeit ein dem deutschen mehr oder weniger vergleichbarer CPM geworden. Aus dem Buch: Commercial Project Management (Quellenangabe siehe Ende des Beitrags: Was tut die GPM für CPM ? in diesem Heft): Detaillierte Darstellungen zu CPM Die nachfolgenden Beiträge aus der Praxis des CPM stammen alle von Mitgliedern der GPM Fachgruppe cpm@ gpm-ipma.de. Was die GPM für CPM tut, ist im letzten Themenbeitrag dargestellt. Wir hoffen, mit den Beiträgen in diesem Heft von Projektmanagement Aktuell ein interessantes Feld dieses Spezialgebiets von Projektmanagement anschaulich und interessant darbieten zu können. Professor Hasso Reschke Dr. Hasso Reschke, war Professor für Betriebswirtschaftslehre und Projektmanagement an der Hochschule München in der Fakultät Wirtschaftsingenieurwesen. Als Gründungsmitglied der GPM und über 19 Jahre im Vorstand der GPM hat er die Entwicklung und Verbreitung von Projektmanagement in Deutschland wesentlich mitgeprägt. Commercial Project Management liegt ihm seit 1995 am Herzen, entsprechend ist er in der Fachgruppe CPM engagiert und hat wesentlich an der Erarbeitung des Standards für Commercial Project Management mitgearbeitet. eMail: h.reschke@cpm-institut.de Foto: © Oliver Steeger. „Der Quantity Surveyor ist ein geschützter (kaufmännischer) Beruf mit eigener Standesvertretung (RICS : Royal Institution of Chartered Surveyors ): ein britischer Berufsverband von Immobilienfachleuten und Immobiliensachverständigen. Der folgende Text stammt von der Homepage des RICS (www. rics.org). Dort können auch detaillierte weitere Informationen zum QS abgerufen werden. „ RICS wurde 1868 in Großbritannien gegründet und erhielt 1881 die königliche Charta. Heute ist sie eine weltweit tätige Berufsorganisation, die 125 . 000 Immobilienexperten rund um den Globus repräsentiert. Die RICS steht für die professionelle Berufsausübung in sämtlichen Bereichen der Immobilienwirtschaft, sei es Bewertung, Investment, Bauwesen, Projektmanagement, Infrastruktur oder Umwelttechnik, über alle Nutzungsarten hinweg. Sie reguliert und fördert den Berufsstand auf der Grundlage hoher fachlicher Standards und einer strengen Berufsethik.“ Man findet den QS vorwiegend in der angelsächsischen Einflusssphäre, also in angloamerikanischen Ländern, in UK, in Australien und Neuseeland, auf dem indischen Subkontinent, in Südafrika oder auch am arabischen Golf und den sonstigen arabischen Ländern.“ Eingangsabbildung: © iStock.com / JirapongManustrong Wissen | Commercial Project Management: Was ist denn das jetzt? 26 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0065 Stella Systemhaus löst ein Digitalisierungsproblem, das bislang als unlösbar galt EIN WEG AUS DEM DILEMMA MIT DEN DATENBLÄTTERN www.stella-systemhaus.de Anzeige 07_Reschke_einleitung.indd 26 07_Reschke_einleitung.indd 26 14.08.2020 15: 59: 32 14.08.2020 15: 59: 32