Damit die Kasse stimmt Zahlungsmeilensteine in der CPM Praxis Ulf Laukien Für eilige Leser | Liquidität als Achillesferse des Projekts Unabhängig von unternehmerischen Entscheidungen, in Ausnahmefällen auch Projekte mit negativen Margen zu akzeptieren, stellt die Liquidität als Summe der einzelnen Projekteinnahmen und Ausgaben grundsätzlich das Leben und Überleben des Unternehmens dar. Sicherzustellen, dass die Einnahmen zum geplanten Zeitpunkt und in der geplanten Höhe erzielt werden, ist eine elementare Aufgabe im Zuge der Projektabwicklung. Der CPM muss zu jedem Zeitpunkt gewährleisten, dass die Liquidität des Projekts nicht unter den geplanten Schwellenwerten sinkt. Wie kann das garantiert werden? Schlagwörter | Einnahmen, Ausgaben, Zahlungsmeilensteine, Nachweise, CPM, Liquidität Unternehmens- und Projektliquidität Unternehmen haben ständig Ausgaben, regelmäßige und unregelmäßige: Steuern, Löhne, Gehälter, Miete, Strom, Materialien für die Produktion oder Einmalinvestitionen, Beratungsleistungen, Vorlaufkosten für den Eintritt in neue Märkte. Zur zwingend notwendigen Erhaltung der Liquidität ist eine durchgehende Deckung dieser Ausgaben erforderlich. Sie erfolgt über Einnahmen aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit sowie über Eigenkapital und Kredite. Ziel muss es sein, die Ausgaben mit den Einnahmen aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit zu decken und natürlich auch die prognostizierte Marge zu erzielen oder im günstigsten Fall diese sogar zu übertreffen. In projektorientierten Unternehmen sind die Einnahmen aus der Projektbearbeitung wesentlicher Bestandteil der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit. Deshalb ist man bestrebt, die Einnahmen im Projekt so früh und hoch wie möglich zu generieren, um nach Möglichkeit „cash neutral“ oder sogar „cash positiv“ zu bleiben. Sie sollten also zu jedem Zeitpunkt über den Ausgaben des Projektes liegen. Ein immenser Unterschied zwischen der Liquiditätsplanung im Unternehmen und des Projekts ist jedoch der Zeitraum. Während normalerweise für die Unternehmen im Sinne der Steuern oder des Jahresabschlusses meist ein Kalenderjahr die Basis bildet, sind Projekte oft unabhängig vom Jahreszyklus über einen längeren Zeitraum aktiv und bedingen somit einen anderen Planungshorizont. Über diesen langen Zeitraum gilt es nun, regelmäßig Einnahmen zu erzielen, die die Ausgaben des Projektes und damit langfristig die des Unternehmens decken. Einzahlungen für Projekte erfolgen zu den zwischen Auftraggeber (AG) und Auftragnehmer (AN) vereinbarten Zahlungszeitpunkten. Diese müssen für eine spätere eineindeutige Abwicklung der Zahlungsmeilensteine schon bei den Vertragsverhandlungen präzise festgelegt werden. Hierbei haben beide Seiten, Auftraggeber und Auftragnehmer konkrete Ziele, die zunächst nicht deckungsgleich sind. Sich konkret die Vorstellungen des AG, aber auch die Abläufe des eigenen Unternehmens und des Projektes vor Augen zu führen, hilft, eine klare Beschreibung der (Zahlungs-)Meilensteine für den AG und den AN zu finden. Der AG möchte üblicherweise gerne seine Zahlungszeitpunkte so weit wie möglich im Ablauf des Projekts hinausschieben und jeden Zahlungsmeilenstein so gering wie möglich halten, um seine eigene Liquidität zu schonen. Der AN Wissen Zahlungsmeilensteine in der CPM Praxis DOI 10.2357/ PM-2020-0070 31. Jahrgang · 04/ 2020 47 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0070 12_laukien.indd 47 12_laukien.indd 47 14.08.2020 16: 23: 10 14.08.2020 16: 23: 10 hat die Entwicklung der projektbezogenen Kosten im Auge und möchte diese „vorfinanziert“ haben, um möglichst ständig liquiditätsmäßig im Plus zu sein. Im Rahmen der Vertragsverhandlungen muss hierzu eine Lösung zwischen den widerstrebenden Interessen gefunden werden. Häufig kann sich der AG eher durchsetzen. Ein weiterer Grund für divergierende Interessen bezüglich Zeitpunkt und Höhe der Fortschrittszahlungen zu Zahlungsmeilensteinen liegt in der Sorge des AG, möglichst nicht für etwas zu bezahlen, was noch nicht vorhanden ist oder sich zumindest noch nicht in seiner Verfügungsgewalt befindet. Für den AN besteht das Interesse darin, im Falle einer vorzeitigen Vertragskündigung durch den AG zumindest die bislang geleisteten Arbeiten und Ausgaben für Material etc. gedeckt zu haben, also bezahlt zu bekommen. Gebräuchliche Hauptzahlungsmeilensteine Die Hauptzahlungsmeilensteine sind jeweils projektspezifisch festzulegen. Üblicherweise sind dies aber: • Anzahlung • Fertigstellung der Komponenten für das Projekt / die Anlage im Werk des AN oder anderen Orts, z. B. bei Lieferanten • Anlieferung und Montage der Komponenten auf der Baustelle • Inbetriebnahme und Abnahme Selbstfahrer © Nordex Energy GmbH Classification: Internal Purpose # Monat t 0 t 1 t 2 t 3 t 4 t 5 t 6 t 7 t 8 t 9 t 10 t 11 t 12 t 13 t 14 t 15 t 16 t 17 t 18 t 19 t 20 Einnahmen 0 0 2.700.000 0 0 0 0 0 370.000 0 0 500.000 0 6.500.000 0 1.500.000 1.800.000 3.200.000 1.755.000 0 0 Ausgaben 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -210.000 -2.100.000 -7.000.000 -500.000 -1.900.000 -1.700.000 -300.000 -1.800.000 -750.000 0 0 Saldo kumuliert 0 0 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 2.700.000 3.070.000 3.070.000 2.860.000 1.260.000 -5.740.000 260.000 -1.640.000 -1.840.000 -340.000 1.060.000 2.065.000 2.065.000 2.065.000 -8.000.000 -6.000.000 -4.000.000 -2.000.000 0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000 Monat t 0 t 1 t 2 t 3 t 4 t 5 t 6 t 7 t 8 t 9 t 10 t 11 t 12 t 13 t 14 t 15 t 16 t 17 t 18 t 19 t 20 Euro Abb. 1: typische Entwicklung der Liquidität im zeitlichen Ablauf eines Projektes mit Einnahmen (grün), Ausgaben (rot) und dem resultierenden Saldo (blaue Linie). Zu den Zahlungsmeilensteinen im Einzelnen: Anzahlung Eine Anzahlung wird vom AG erbracht, ohne dass der AN zu diesem Zeitpunkt schon der vertraglich geschuldeten Lieferung / Leistung nachgekommen ist. Der AN fordert häufig eine Anzahlung, um die Kosten des Anlaufs des Projekts (Konstruktion, Versuche, andere Startaktivitäten) ganz oder zumindest zum Teil abgedeckt zu bekommen. Außerdem bindet sich der AG damit auch finanziell an das Projekt. Für den AG ist diese geldliche Vorleistung ohne Gegenleistung und ohne Absicherung zunächst ein Risiko. Im schlimmsten Fall wäre der AN nicht in der Lage, seinen künftigen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. eingetretene Insolvenz). Das Geld würde bei einer Rückabwicklung des Vertrages nicht an den AG zurückgezahlt und wäre somit für ihn verloren. Deshalb fordert der AG eine Zahlungssicherheit vom AN, meist in Form einer Konzernbürgschaft oder Bankbürgschaft. Damit ist für den AG sichergestellt, dass er im Fall des Falles die geleistete Anzahlung von der Muttergesellschaft des AN bzw. der bürgenden Bank zurückerhalten würde. Für die Fälligkeit der Anzahlung sind als Voraussetzungen das Inkrafttreten des Vertrages sowie die Vorlage der Zahlungssicherheiten in vereinbarter Form erforderlich. Fertigstellung im Werk des AN oder seines Lieferanten Für die Fertigung und Fertigstellung von Komponenten / der Waren, z. B. Generatoren, Türme, Aggregate für eine Raffinerie, Druckbehälter für technische Gase u. v. a. m. hat der AN substanzielle Ausgaben, neben den eigenen Arbeitskosten auch die Kosten von Materialbestellungen und auswärtigen Arbeiten. Um eine Unterdeckung mit liquiden Mitteln so gering wie möglich zu halten, ist sinnvollerweise ein Zahlungsmeilenstein zu diesem Zeitpunkt des Projekts vorzusehen. Problematisch ist möglicherweise die Definition, um das Erreichen dieses Meilensteines einwandfrei zu bestimmen. Hier helfen oft allgemein anerkannte Klauseln und Dokumente. So definiert z. B. der Incoterm „ex works“ (exw), dass die Ware am vertraglich vereinbarten und vom AN benannten Standort abholbereit ist. Ein weiterer zusätzlicher Nachweis für diesen erreichten Zahlungsmeilenstein kann für den AG die standar- Dem positiven Saldo (Einnahmen minus Ausgaben) zu Beginn des Projektes (geringer Kostenanfall) folgt später eine massive Unterdeckung aufgrund der zu tätigenden Ausgaben für die Materialbestellungen, beginnende Fertigung, Löhne und Gehälter, Drittfirmen u. ä., verbunden mit für den AN ungünstigen Zahlungsmeilensteinen. Das Ziel, mit den Projekteinnahmen zu jeder Zeit über den Ausgaben zu liegen, gelang hier nicht. Wissen | Zahlungsmeilensteine in der CPM Praxis 48 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0070 12_laukien.indd 48 12_laukien.indd 48 14.08.2020 16: 23: 10 14.08.2020 16: 23: 10 disierte Qualitätsbescheinigung „Abnahmeprüfzeugnis 3.1“ des AN sein. Anlieferung und Montage Der Nachweis der vertragsgemäßen Anlieferung der Komponenten auf die Baustelle gestaltet sich manchmal etwas schwieriger. Zuzüglich zu den eigenen Dokumenten kommen hier Unterlagen von Dritten hinzu. Vereinfachend ist der Sachverhalt, dass zumindest für Lieferungen Frachtpapiere standardisiert, national und international allgemein in regem Gebrauch sind. Hauptsächlich sind es hier CMR-Dokumente (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route-- Internationale Vereinbarung über Beförderungsverträge auf Straßen) und B / L-Papiere (bill of lading, Warenbegleitpapiere bei Schiffstransporten) zu nennen. Für den Zahlungsmeilenstein „Montage“ oder „Abschluss der Montage“ gibt es kaum standardisierte Regelungen. Insoweit kommt es sehr auf die Vertragsformulierungen und auf deren Präzisierung an. Erschwert wird der Nachweis des Erreichens dieses Zahlungsmeilensteins insbesondere dann, wenn Unterlieferanten für den AN vor Ort tätig sind. Sie müssen ihre Tätigkeiten gegenüber dem AN penibel dokumentieren, da deren Zertifikate zusammen mit denen des AN gegenüber dem AG als Nachweise für den Abschluss dieses Meilensteins dienen. Inbetriebnahme und Abnahme Je weiter AG und AN sich im Projektablauf bewegen, desto projektspezifischer wird die Dokumentation zum Nachweis des zu erreichenden Meilensteins. Für die Inbetriebnahme (IBN), ist es schwierig, standardisierte Dokumente heranzuziehen. Normalerweise werden diese direkt auf das Projekt zugeschnitten erstellt. Eine Hilfe bietet jedoch die Maschinenrichtlinie, die als IBN die „erstmals bestimmungsgemäßen Verwendung“ des Gewerkes / der Maschine / der Anlage beschreibt sowie die CE-Kennzeichnung. Diese Dokumente können gegenüber dem AG als Nachweis dienen. Jedoch geben sich weder AG noch AN nur mit diesen allgemeinen Richtlinien zufrieden. Beide sind an Regularien interessiert, die den Anforderungen des AG genügen, aber auch dem AN die Möglichkeit geben, das Erreichen der IBN zeitnah nachweisen zu können. Als Basis für einen solchen zusätzlichen Nachweis können die Daten aus der Betriebsführung und Systemsteuerung (SCADA, Supervisory Control and Data Acquisition) dienen. Aber auch hier ist im Vorfeld genau zu beschreiben, welche Fehler z. B. beim Probebetrieb auftreten dürfen, welche Toleranzen gelten, welche Parameter erreicht werden müssen. Ein abschließendes Protokoll mit allen Parametern dokumentiert dann das Erreichen des Zahlungsmeilensteins. Wenn vertraglich vereinbart, müssen auch externe Prüforganisationen eingeschaltet werden, die Tests durchführen, begleiten und / oder testieren. Funktioniert die Anlage nach der IBN gemäß den vertraglichen Bestimmungen, erfolgt die Übergabe an den AG. Damit ist die Abnahme erreicht. Gibt es keine den grundsätzlichen Betrieb einschränkenden Sachverhalte, ist zum Nachweis dieses Meilensteins ein gemeinsames Abnahme-Protokoll vom AG und AN auszufertigen. Blatttransport in Italien © Nordex Energy GmbH Dieser abschließende Zahlungsmeilenstein ist häufig kritisch, weil es praktisch nie eine Anlage gibt, die bei der Übergabe / Abnahme völlig mängelfrei funktioniert. Damit kann vom AG die Abnahme verweigert oder zumindest verzögert werden (ob berechtigt oder nicht berechtigt, ist offen) und es erfolgt zunächst keine Zahlung. Wird die Abnahme nicht verweigert, sondern das gemeinsame Protokoll ausgefertigt, werden dort aber die noch zu erledigenden Restmängel und eine Frist zu deren Behebung aufgeführt. Das veranlasst den AG häufig dazu, einen bestimmten Prozentsatz des an sich fälligen Zahlungsbetrags zurückzuhalten. Besonders dramatisch wird die Situation, wenn der AG bei der vorherigen Anbahnung und dem Vertragsabschluss zum Projekt einen Berater einbezogen hat, der dann bei der Abnahme wieder auftritt und möglicherweise Kleinigkeiten und Restpunkte überhöht. Um dieses Verhalten auszuschießen, sollten, wenn überhaupt nötig, nur unabhängige oder von AG und AN beidseitig akzeptierte Prüfinstanzen hinzugezogen werden. Regeln für Zahlungsmeilensteine Natürlich haben die Meilensteine das Ziel, den jeweils erreichten Projektfortschritt zeitnah und umfassend zu dokumentieren. Dafür gilt es, eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Bauleiter, dem technischen Projektleiter (PM, Project Manager) und dem kaufmännischen Projektleiter (Commercial Project Manager) sicherzustellen. Errichtung einer N149 © Nordex Energy GmbH Wissen | Zahlungsmeilensteine in der CPM Praxis 49 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0070 12_laukien.indd 49 12_laukien.indd 49 14.08.2020 16: 23: 11 14.08.2020 16: 23: 11 Das elementare Interesse des AN ist es jedoch auch, mit diesen Dokumenten, Nachweisen, Protokollen, Zertifikaten die Berechtigung zu erwirken, mit der er in die Lage versetzt wird, überhaupt eine Rechnungslegung an den AG vornehmen zu können. Aus diesem Grund müssen die zum Erreichen eines Zahlungsmeilensteines notwendigen Dokumente schon bei den Vertragsverhandlungen präzise, klar und eineindeutig benannt und beschrieben werden. Nur dann ist es für den CPM anschließend problemlos möglich, das Erreichen des jeweiligen Meilensteines gegenüber dem AG darzulegen und mit der geforderten Dokumentation zu untermauern. Nur dann ist eine entsprechende zeitnahe Rechnungslegung möglich. Nur dann kann ein zeitlicher Liquiditätsengpass im Projektablauf vermieden werden. National oder international anerkannten Dokumenten (Frachtbriefe, Qualitätsbescheinigungen) unter Nutzung von Beförderungsklauseln (Incoterms) ist aus Akzeptanz- und Vertrautheitsgründen immer der Vorzug gegenüber individuell vereinbarten Dokumenten zwischen AG und AN zu geben. Noch vorteilhafter wäre es natürlich aus Sicht des AN, wenn er einzig mit seinen (eigenen) Dokumenten die Nachweispflicht für Zahlungsmeilensteine erbringen könnte. Leider läuft kein Projekt vollkommen reibungslos. Immer wieder gibt es Störungen im Projektablauf. Der AN, die Unterlieferanten des AN sind in Verzug, der AG selbst ist mit seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht mehr im Zeitplan. Ereignisse Höherer Gewalt behindern die Realisierung des Projektes, aktuell sind es die Einschränkungen infolge der Pandemie COVID-19. Insbesondere vom AN nicht verschuldete Verzögerungen und Einflüsse höherer Gewalt haben häufig einen negativen Einfluss auf die Liquiditätssituation des Projektes. Die avisierten Zahlungsmeilensteine verschieben sich und werden dann später oder vielleicht gar nicht mehr erreicht. Deshalb müssen Sicherungsmechanismen zugunsten des AN vertraglich fixiert werden. „Ist der AN unverschuldet am Erreichen des (Zahlungs-) Meilensteins gehindert“, sollte er trotzdem die Berechtigung zur Rechnungslegung in Anlehnung an den ursprünglichen Projektablaufplan haben („deemed achieved“- - „angesehen als erreicht“), mindestens jedoch für seine erbrachte Leistung bezahlt werden. Grundvoraussetzung, um auch in solchen Blatttraverse © Nordex Energy GmbH Ulf Laukien Kaufmännische Projektabwicklung ist meine Leidenschaft. Die Einführung eines ERP-Systems, ein Börsengang, Betriebsstätten, Tochtergesellschaften und internationales Vertragsmanagement bilden für mich die Basis, den Bereich „CPM Operations Mediterranean & Central“ mit meinen Mitarbeitern verantwortungsvoll zu führen. eMail: ulaukien@nordex-online.com Internet: www.nordex-online.com Situationen die Liquidität sicherzustellen, ist die Beachtung und Einhaltung der vertraglichen Regelungen. Wann und wie ist dem AG eine Störung des Vertrages / des Projektablaufs anzuzeigen? In welcher Form ist dies anzuzeigen? Welche Reaktionsfristen sind dazu im Vertrag benannt? Normalerweise muss der AN „zeitnah“ nach Bekanntwerden des Ereignisses den AG darüber unterrichten. Nur so schützt er seine Ansprüche für die Rechnungslegung („angesehen als erreicht“). Die Vorbereitung des Vertrages ist das A und O, um das Erreichen der Zahlungsmeilensteine sicher zu definieren, nachzuweisen und damit die Rechnungslegung und somit die Einnahmen des AN sicherzustellen. Gerade die exakten Begriffsbeschreibungen, die Anhänge zum Vertrag und deren Ausgestaltung bedürfen großer Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Insbesondere, wenn im Rahmen von Vertragsverhandlungen Änderungen gegenüber bisherigen Texten vereinbart werden, ist es wichtig, nachzuverfolgen, was aufgrund dieser Änderung als Folge beachtet werden muss (z. B. andere Dokumente, andere (Liefer-)Orte, Fristen, Prüforganisationen, Normungsvorschriften etc.). Was nützt es, einen Meilenstein „exw“ zu haben, der als Dokumentation aber einen Frachtbrief vorsieht? Oder, wenn in fortgeschrittenen Vertragsverhandlungen oder im Projektablauf ein zusätzlicher Meilenstein verhandelt, aber nicht beschrieben wird, wie er nachzuweisen ist? Zu jedem Stadium des Projektes, während der Anbahnung, während der Verhandlung, während der Durchführung und eventuell auch während der Abnahme muss immer wieder geprüft werden, ob die Zahlungsmeilensteine noch mit dem Gewünschten, mit dem Vertragsstand, den Anhängen und der tatschlichen Gegebenheiten auf der Baustelle einhergehen und ob sie überhaupt erfüllbar sind. Ist all das gegeben, gibt es wenig Raum für Diskrepanz und Interpretation. Der AG möchte ein funktionierendes Gewerk, der AN sein Geld. „Vertrag heißt Vertrag, damit man sich verträgt.“ Eingangsabbildung: © Nordex Energy GmbH Wissen | Zahlungsmeilensteine in der CPM Praxis 50 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 31. Jahrgang · 04/ 2020 DOI 10.2357/ PM-2020-0070 12_laukien.indd 50 12_laukien.indd 50 14.08.2020 16: 23: 12 14.08.2020 16: 23: 12