In vier Schritten zum individuellen Projektdesign Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern Stefan Hagenauer Für eilige Leser | Die Einmaligkeit von Projekten erschwert standardisierte Vorgehensweisen in Unternehmen. Abhilfe schafft das sogenannte „Tailoring“ eines individuellen Projektdesigns durch die Auswahl der richtigen Projektmanagementmethoden für jedes Projekt. Verschiedene Tailoring-Modelle aus der Literatur haben drei Gemeinsamkeiten: den Projektkontext, Erfahrung im Projektmanagement und ein Methodenportfolio. Mit Hilfe der in diesem Artikel vorgestellten vier Schritte lassen sich diese drei Gemeinsamkeiten zu einem konkreten Tailoring-Vorgehen verbinden. Dabei werden sowohl der Projektkontext als auch das Methodenportfolio jeweils in morphologische Kästen übersetzt und dadurch miteinander kompatibel. Die Übereinstimmungen von Projektkontext und Methodenportfolio werden anschließend mittels einer zusätzlichen Gewichtung ausgewertet. Schlagwörter | Projektdesign, individuelles Projektmanagement, Tailoring, Maßschneidern, Methodenportfolio In vielen Unternehmen ist das Vorgehen des Projektmanagements durch unternehmensweit festgelegte Vorgehensmodelle definiert. Sind Projekte von unterschiedlicher Komplexität, Größe oder andersartigen Anforderungen, so kann eine starre Standardisierung durch einen hohen Anteil nicht wertschöpfender Methodenanteile die Arbeitseffizienz und -effektivität beeinträchtigen. Auch ähnliche Projekte aus dem gleichen Themengebiet unterliegen dem Einmalig- Wissen Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern DOI 10.2357/ PM-2021-0011 32. Jahrgang · 01/ 2021 Abbildung 1: Gemeinsamkeiten aus den verwendeten Literaturquellen zur Erzeugung eines individuellen Projektdesigns in vier Schritten. 50 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 01/ 2021 DOI 10.2357/ PM-2021-0011 keitscharakter von Projekten [1]. Ein „maßgeschneidertes“ Projektmanagement für die vielfältigen Anforderungen von Projekten dient somit als Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit von Projektteams und einem gelungenen Projektdesign. Viele Vorgehensmodelle erlauben deshalb das sogenannte „Tailoring“, mit dem die Anpassung von individuellem Projektmanagement innerhalb bestimmter Grenzen beschrieben wird [2]. Gemeinsamkeiten in Literaturquellen Für das Tailoring von Vorgehensmodellen sind in der Literatur unterschiedliche, allgemein formulierte Modelle auffindbar. Die verschiedenen Autoren verwenden dabei unterschiedliche Ansätze von einfachen Modellen mit wenigen Faktoren bis hin zu komplizierteren Konstruktionen mit vielen interdependenten Beziehungen. In vier dieser Modelle wird mittels Praktiken, Methodeneigenschaften, Methodenfragmenten oder auch Projektkriterien individuelles Projektmanagement maßgeschneidert [3-6]. Obwohl die Modelle und deren Vorgehensweisen auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen arbeiten gibt es gemeinsame Bestandteile. Diese setzen sich aus einer Analyse des Projektkontextes, ausreichend Erfahrung im Projektmanagement und einem Methodenportfolio zusammen. Mit Hilfe dieser drei Bestandteile können Ordnungsrahmen wie das „St. Galler Managementmodell“ [7] oder „HyProMM“ [8] für hybride Vorgehensmodelle des Projektmanagements mit Methoden gefüllt werden. Wie in Abbildung 1 dargestellt, sind dazu vier konkrete Schritte notwendig, um die Gemeinsamkeiten in einer praktischen Anwendung umzusetzen. Schritt 1: Kriterien festlegen Als erster Schritt erfolgt eine Festlegung der relevanten Projektkriterien, die die im Unternehmen vorherrschenden Projekte charakterisieren. Dies stellt die Grundlage für die Methodenauswahl dar und dementsprechend sollte eine sinnvolle Abgrenzung erfolgen, welche Projekte im Unternehmen vorherrschen und welche Kriterien dort maßgeblich sind. Zu viele Kriterien erzeugen unnötige Aufwände in den nachfolgenden Schritten, zu wenige hingegen führen zu einem wenig aussagekräftigen Ergebnis. Neben Literaturrecherche sind eine Expertenbefragung im Unternehmen oder interdisziplinäre Workshops gute Möglichkeiten, die relevanten Kriterien zu evaluieren, da verschiedene Bereiche unterschiedliche Anforderungen an das Projektdesign stellen. Sinnvoll bei der Auswahl der Kriterien ist, neben einer adäquaten Anzahl, ebenfalls eine Abdeckung verschiedener Kategorien. Beispielsweise wurden in zwei der betrachteten Tailoring-Modelle die Kategorien und Kriterien aus Tabelle 1 genannt [4,5]. Kategorie Kriterien Projekt Projektgröße, Rahmenbedingungen, Komplexität, Grad der Innovation Team Teamgröße, Fluktuation, örtliche Verteilung, Team Background Internes Umfeld Firmenpolitik, Projektplan, Rollenverteilung Externes Umfeld Anforderungsstabilität, gesetzliche Vorgaben, Kundenbeziehungen Tabelle 1: Mögliche Kategorien und Kriterien für relevante Projektkriterien aus den verwendeten Literaturquellen. [4,5] Sind die relevanten Kategorien und Kriterien festgelegt, so werden diese in einem morphologischen Kasten, wie beispielsweise in Abbildung 2, eingetragen. Die Ausprägungen der Kriterien werden mit Hilfe von einem starken und einem schwachen Pol definiert und dazwischen sinnvolle Abstufungen zum Beispiel von +2 bis -2 eingeführt. Dies schafft eine Abbildung 2: Beispiel eines morphologischen Projektkontexts für ein Projekt in der Vorentwicklung mit dementsprechenden Ausprägungen bei den Kriterien „Rahmenbedingungen“ (sehr offen), „Komplexität“ (sehr hoch) und „Anforderungsstabilität“ (niedrig). Die hohe Gewichtung von 2 der beiden Kriterien „Komplexität“ und „Team Background“ setzen einen Fokus auf diese Kriterien bei der Methodenauswahl. Wissen | Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern 51 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 01/ 2021 DOI 10.2357/ PM-2021-0011 Vergleichsgrundlage für den Projektkontext und die Projektmanagementmethoden. Schritt 2: Projektkontext analysieren Im zweiten Schritt wird nun der Projektkontext eines konkreten Projekts analysiert und ein „morphologischer Projektkontext“ erzeugt. Dazu werden die Ausprägungen jedes Kriteriums und deren Gewichtung für das betrachtete Projekt festgelegt und so der erste, notwendige Bestandteil aus den Tailoring-Modellen erzeugt. Wichtig dabei ist, wie zuvor bei der Festlegung der Kriterien, ein Austausch mit verschiedenen beteiligten Personengruppen, aufgrund von deren unterschiedlichen Ansichten und Bedürfnissen. So kann beispielsweise ein Softwareentwickler der Anforderungsstabilität eine wesentlich geringere Gewichtung zusprechen als ein Konstrukteur im gleichen Projekt, da letzterer oftmals auf langfristig stabile Anforderungen angewiesen ist. Auch bei der Analyse des Projektkontexts eignet sich wieder ein interdisziplinärer Workshop oder eine Expertenbefragung, um die verschiedenen Beteiligten und deren Meinungen einzuholen. Ein mögliches Ergebnis eines solchen Austauschs kann, so wie in Abbildung 2, für ein beispielhaftes Innovationsprojekt aus der Vorentwicklung aussehen. Dabei wurde eine Gewichtung von 2 für maßgebliche, von 1 für wichtige und von 0,5 für sonstige Kriterien verwendet. Durch den Beispielkontext im Innovationsbereich wurde für das Projekt die Komplexität mit +2 (sehr hoch) und einer Gewichtung von 2 (maßgeblich) bewertet, die gesetzlichen Vorgaben hingegen als 0 (moderat) bei geringer Gewichtung von 0,5 (sonstige). Abbildung 3: Beispiel für die Eignung der Methode „Vorgänge detaillieren“ dargestellt als morphologischer Kasten. Abbildung 4: Auswertung der Übereinstimmungen eines Beispiels für den Projektkontext aus Abbildung 2 (rot hinterlegte Zellen), der Beispielmethode „Vorgänge detaillieren“ aus Abbildung 3 (Kreuze) und einer exemplarischen Gewichtung je Kriterium. Gewichtete Übereinstimmungen als Produkt von Übereinstimmung und Gewichtung je Zeile. Wissen | Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern 52 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 01/ 2021 DOI 10.2357/ PM-2021-0011 Schritt 3: Methodenportfolio erstellen Nach der Schaffung einer Basis durch die Festlegung der Kriterien und der Analyse des Projektkontexts werden die im Unternehmen umsetzbaren Projektmanagementmethoden anhand der festgelegten Kriterien analysiert. Dabei wird die Eignung jeder Projektmanagementmethode für jedes Kriterium einzeln betrachtet und in einem separaten morphologischen Kasten festgehalten. Eine beispielhafte Ausarbeitung für die Methode „Vorgänge detaillieren“ ist in Abbildung 3 dargestellt. Durch das inkrementelle Bewerten kann für jede Methode jede Eignung individuell festgelegt und die Komplexität der Eignungsfestlegung aufgeteilt und beherrschbar werden. Beispielsweise funktioniert eine Methode wie „Daily Scrum“ im Allgemeinen sehr gut in kleineren Teams, die nach Möglichkeit lokal zusammenarbeiten, ohne dass diese ein ausgeprägtes Expertenwissen benötigen [2]. Dafür ist jedoch eine entsprechende Firmenpolitik notwendig, da sonst die Mitarbeiter unter Umständen nicht offen miteinander kommunizieren. Eine Vielzahl an Methoden für jede der unterschiedlichen Projektphasen erzeugen ein Portfolio, aus dem für jedes Projekt und jeden Projektbereich ausgewählt werden kann. Zur Generierung des Portfolios gib es in der Literatur eine Vielzahl an nutzbaren Projektmanagementmethoden [8-10], zu dem jedoch, laut den Gemeinsamkeiten der Tailoring-Modelle, entsprechende Erfahrung im Projektmanagement aus der Praxis notwendig ist [3-6]. Schritt 4: Methoden auswählen Als vierten und letzten Schritt wird nun das Erzeugen des individuellen Projektdesigns durchgeführt. Dazu werden die Übereinstimmungen der Eignungen des morphologischen Projektkontextes mit dem morphologischen Methodenportfolio ausgewertet. Eine beispielhafte Ausarbeitung einer derartigen Auswertung für die Methode „Vorgänge detaillieren“ ist in Abbildung 4 dargestellt. Darin ist die Eignung für die genannte Methode aus Abbildung 3 als Kreuze und der Projektkontext aus Abbildung 2 als roter Hintergrund verwendet worden. Dadurch ergeben sich Übereinstimmungen in den Kriterien „Projektgröße“, „Fluktuation“ oder auch „Rollenverteilung“ wie durch die rot hinterlegten Kreuze leicht ersichtlich ist. Das Ergebnis aller Übereinstimmungen ist in einer zusätzlichen Spalte mit 0 (stimmt nicht überein) oder 1 (stimmt überein) dargestellt. Eine in Schritt 2 erarbeitete exemplarische Gewichtung für die jeweiligen Projektkriterien wurde in einer weiteren Spalte eingetragen. Die Übereinstimmungen multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungen ergeben in Summe über alle gewichteten Übereinstimmungen des Beispiels in Abbildung 4 einen Wert von 5,5 Punkten. Möglichkeiten dies automatisiert durchzuführen sind entsprechende Formeln in einer Tabellenkalkulation zu programmieren oder die Informationen in einer Datenbank zu hinterlegen und die gewichtete Übereinstimmung aus dieser berechnen zu lassen. Ziel ist die Ausgabe der am besten geeigneten Projektmanagementmethoden für die jeweiligen Projektbereiche. Beispiele hierfür liefert Abbildung 5 für die Bereiche „Detailplanung“ und „Fortschritt bestimmen“ mit geeigneten Methoden nach Timinger im „HyProMM-Ordnungsrahmen“ [2].Als Ergebnis des Vergleichs im vorangegangenen Beispiel eines Innovationsprojekts in der Vorentwicklung erhält die Methode „Daily Scrum“ eine gewichtete Übereinstimmung von Projektkontext zum hinterlegten Methodenportfolio von 11,0. Die Methode „Vorgänge detaillieren“ hingegen eignet sich in Ursprung der Idee: Die im Artikel vorgestellten vier Schritte zum individuellen Projektmanagement wurden in einer einjährigen interdisziplinären Projektarbeit an der HAW-Landshut unter der Betreuung von Herrn Prof. Dr.-Ing. Holger Timinger erarbeitet. Ziel der Projektarbeit war die selbstständige Erarbeitung eines Beratungs- und Workshopkonzepts zum Tailoring von individuellem Projektmanagement. Das Studienprojekt war eine Teamleistung der drei Studenten Raphael Ertl, Stefan Hagenauer und Friedrich Hinkelmann-Marchner. Der Schwerpunkt des Tailorings wurde federführend von Stefan Hagenauer recherchiert, konzeptionell ausgearbeitet und ausformuliert. Abbildung 5: Auswertung der am besten geeigneten Projektmanagementmethoden für ein exemplarisches Innovationsprojekt in der Vorentwicklung. Von den elf Beispielmethoden aus den Bereichen „Detailplanung“ und „Fortschritt bestimmen“ werden die Methoden „Daily Scrum“ und „Projektgegenstand validieren“ am ehesten empfohlen. Normierung anhand der Maximalwerte jedes Projektbereichs. Wissen | Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern 53 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 01/ 2021 DOI 10.2357/ PM-2021-0011 diesem Beispiel deutlich weniger und hat dadurch nur einen Wert von 5,5. In dem anderen Projektbereich „Fortschritt bestimmen“ zeigt sich, dass eine Validierung des Projektgegenstandes mit einem Wert von 11,5 sinnvoller erscheint als Schätzmethoden für Restaufwände oder Fertigstellungsgrade mit jeweils einem Wert von 4,5. Ein Projektleiter könnte mit einer derartigen Übersicht schnell und einfach ein sinnvolles Projektdesign kreieren. Weitere Überlegungen zu Anforderungen an die jeweiligen Methoden könnten zusätzlich eingepflegt werden, ebenso wie Ausschlusskriterien aufgrund von unternehmensinternen oder -externen Vorgaben. Mit Hilfe der zu Beginn des Artikels genannten Gemeinsamkeiten der Tailoring-Modelle in der Literatur und deren Ausarbeitung in den vier vorgestellten Schritten lässt sich ein individuelles Projektdesign auf einfache Weise konzipieren. Die gewichteten Zahlenwerte aus den Übereinstimmungen von Projektkontext und Methodenportfolio liefern wichtige Hinweise, welche Methoden am besten für ein Projekt geeignet sind. Dadurch ist ein individuelles Projektmanagement möglich, nicht wertschöpfende Anteile können reduziert und der Erfolg des Projektteams und damit des Unternehmens durch eine effektivere Zusammenarbeit verbessert werden. Literatur [1] DIN Deutsches Institut für Normung e. V.: Projektmanagement. Projektmanagementsysteme- - Teil 5: Begriffe 69 901-5, Januar 2009. [2] Timinger, Holger: Modernes Projektmanagement. Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg. Wiley, Weinheim 2017. [3] Brinkkemper, Sjaak: Method engineering: engineering of information systems development methods and tools. In: Information and Software Technology, Vol. 38 No. 4 / 1996, S. 275-280. [4] Xu, Peng / Ramesh, Blasubramaniam: Software Process Tailoring: An Empirical Investigation. In: Journal of Management Information Systems Vol. 24 No. 2 / 2007, S. 293-328. [5] Conboy, Kieran / Fitzgerald, Brian: Method and Developer Characteristics for Effective Agile Method Tailoring: A Study of XP Expert Opinion. In: ACM Transactions on Software Engineering and Methodology Vol. 20 No. 1 / 2010, S. 2: 1-2: 30. [6] Campanelli, Amadeu / Parreiras, Fernando: Agile methods tailoring- - A systematic literature review. In: Journal of Systems and Software Vol. 110 / 2015, S. 85-100. [7] Rüegg-Stürm, Johannes / Grand, Simon: Das St. Galler Management-Modell. Management in einer komplexen Welt. 2. überarbeitete Auflage UTB, Bern 2020. [8] Timinger, Holger / Seel, Christian: Ein Ordnungsrahmen für adaptives hybrides Projektmanagement. In: PROJEKT- MANAGEMENT-AKTUELL Ausgabe 4. 2016, S. 55-61. [9] Drews, Günter / Hillebrand, Norbert: Lexikon der Projektmanagement-Methoden. 2. Auflage Haufe-Lexware München 2010. [10] Burghardt, Manfred: Projektmanagement. Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten. 9. Auflage Publicis, Erlangen 2012. Eingangsabbildung: © iStock.com / Prostock-Studio Stefan Hagenauer Stefan Hagenauer studiert derzeit hauptberuflich den Masterstudiengang „Systems Engineering“ und nebenberuflich den MBA-Studiengang „Systems and Project Management“ jeweils an der HAW Landshut. Nach seiner Tätigkeit als Sachverständiger beim TÜV SÜD erweitert er damit sein Wissen über Projektmanagement und Systems Engineering. Anschrift: hagenauer.stefan@web.de Wissen | Projektmanagement in vier Schritten maßschneidern 54 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 01/ 2021 DOI 10.2357/ PM-2021-0011