eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 32/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
10.24053/PM-2021-0092
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2021
325 Gesellschaft für Projektmanagement

Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit

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2021
Michael Höschl
Patrick Huiber
Robert Korn
Praxisprojekte in Zusammenarbeit mit externen Auftraggebern erfreuen sich in der Projektmanagementlehre zunehmender Beliebtheit – Learning by Doing. Die digitale Lehre eröffnet hier Chancen: Sie ermöglicht z. B. eine Zusammenarbeit über größere Distanzen und dient dem Ideen- und Erfahrungstransfer aus der online-Lehre in die Geschäftswelt. Die spezifischen Erfahrungen aus der Perspektive der OTH Regensburg sowie der des Auftraggebers, der Unternehmensberatung fifty1 aus Wien, werden vorgestellt. Studierende erarbeiteten Ideen für digitale Beratungsprodukte, die zu marktfähigen Angeboten des Auftraggebers weiterentwickelt werden.
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41 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 05/ 2021 DOI 10.24053/ PM-2021-0092 Studierende geben Input für digitale und hybride Beratungsprodukte Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit Michael Höschl, Patrick Huiber, Robert Korn Für eilige Leser | Praxisprojekte in Zusammenarbeit mit externen Auftraggebern erfreuen sich in der Projektmanagementlehre zunehmender Beliebtheit-- Learning by Doing. Die digitale Lehre eröffnet hier Chancen: Sie ermöglicht z. B. eine Zusammenarbeit über größere Distanzen und dient dem Ideen- und Erfahrungstransfer aus der online-Lehre in die Geschäftswelt. Die spezifischen Erfahrungen aus der Perspektive der OTH Regensburg sowie der des Auftraggebers, der Unternehmensberatung fifty1 aus Wien, werden vorgestellt. Studierende erarbeiteten Ideen für digitale Beratungsprodukte, die zu marktfähigen Angeboten des Auftraggebers weiterentwickelt werden. Schlagwörter | Online-Lehre, Studierenden-Projekte, externe Auftraggeber, Agilität, Digitalisierung, Scrum, Unternehmensberatung, Coaching, Kollaborationstools, digitale Zusammenarbeit, hybride Arbeitsformen, Kreativitätstechnik, Design Thinking, Blended Learning, Digiloges Arbeiten 1. Praxisseminar Projektmanagement mit Studierenden und externen Auftraggebern Es mag ein bisschen paradox klingen, dass Studierende eine Unternehmensberatung beraten. Für viele Fragestellungen ist aber gerade der unvoreingenommene Blick junger Talente sehr wertvoll, um die Bedürfnisse gerade junger Zielgruppen besser zu verstehen und kreative Lösungsideen in die Entwicklung moderner, attraktiver Produkte einfließen zu lassen. In der Januar-Ausgabe 2021 dieser Fachzeitschrift wurden Beispiele vorgestellt, bei denen im Rahmen der akademischen Projektmanagement-Lehre Studierende Projekte für externe Auftraggeber durchführen [Weh21, Ste21a, Ste21b, Ste21c, Ste21d, Ste21e]. Als besondere Herausforderung wurde die virtuelle Durchführung dieser Lehrveranstaltungen beschrieben, die aufgrund der pandemischen Situation in den letzten beiden Jahren an allen Hochschulen praktiziert werden musste. Aus dieser Not konnte vielfach aber auch eine Tugend gemacht werden. Dieser Beitrag beschreibt ein Praxisbeispiel, das im Projektmanagement-Schwerpunkt des Bachelorstudiengangs Betriebswirtschaft an der OTH Regensburg in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung fifty1 aus Wien im Wintersemester 2020 / 2021 durchgeführt wurde. Zielsetzung der Auftraggeberin war es, kreativen Input von Studierenden für die Neuentwicklung digitaler Beratungsprodukte zu erhalten. Zielsetzung der Hochschule ist eine erlebnisorientierte Lehre: ein agiles Projektseminar über agiles Projektmanagement. 2. Projektauftrag und Projektdurchführung Wie kann eine moderne, gemischt digital-analoge Form der Zusammenarbeit im Geschäftsleben aussehen? So lautete die Leitfrage im Produktentwicklungsprozess der Studierenden. In einer Kickoff-Veranstaltung wurde den 24 Studierenden zum Semesterbeginn diese Fragestellung als Projektauftrag von zwei Vertretern der Auftraggeberin vorgestellt und erläutert. Ergebnisse sollten im Laufe des Semesters selbstorganisiert in einem Scrum-ähnlichen Format in drei Sprints erarbeitet werden. Um eine agile Arbeitsweise mit überschaubaren Teamgrößen zu ermöglichen, wurden zur übergeordneten Fragestellung folgende vier Arbeitspakete definiert: • Digiloges Arbeiten • Remote Leadership • Blended Trainings • Virtuelles Design Thinking Wissen | Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit 42 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 05/ 2021 DOI 10.24053/ PM-2021-0092 Ging es in den ersten drei Teilprojekten in erster Linie um Ideen und Prototypen für die Auftraggeberin, sollte das vierte Team zusätzlich auch die anderen drei Teams mit Tipps für Vorgehensweisen und Tools im Design Thinking Prozess unterstützen. Die Ergebnisdefinition hierbei: Eine Literaturrecherche zu den vier Themen und die Bestandsaufnahme zum Stand der Forschung war explizit gewünscht. Die Ergebnisse sollten am Semesterende nicht als reine Powerpoint-Präsentation, sondern in Form von Prototypen für Beispielprodukte vorgestellt werden. Nach der Vorstellung des Projektauftrags ging es los: User Stories konkretisieren, Klarheit schaffen, Rollen verteilen, Arbeitstools festlegen, Energie erzeugen. Dann tauchten die Studierenden erstmal ab. Sie sichteten die Literatur, führten Interviews mit Kund: innen und Partner: innen von fifty1, machten Online-Umfragen mit bis zu 70 Teilnehmer: innen und sammelten eine ganze Fülle an Informationen, um die Kernherausforderungen des digilogen Arbeitens zu definieren. Nach drei Wochen gab es das erste Review und Feedback zu den vorliegenden Ergebnissen (MVPs). Den Auftraggebern war es wichtig, hierbei auf Augenhöhe zu kommunizieren und gleichwohl ehrliches wie wertschätzendes Feedback zu geben. Diese Review-Meetings wurden zu starken Motivationsfaktoren in der Zusammenarbeit. In den folgenden zwei Reviews präsentierten die Projektgruppen ihre Ergebnisse zu den Interviews und Umfragen, einer umfassenden Marktrecherche sowie ihre Ideen zu den Prototypen. Die Retrospektiven zur Optimierung der Zusammenarbeit führten sie dabei regelmäßig und selbstständig durch. Nach der Vorstellung der Prototypen erfolgte noch ein Lessons Learned, in dem der Ablauf des gesamten Seminars vom Kickoff bis zur Ergebnispräsentation reflektiert wurde. Die konstruktive Kritik zu den individuellen Learnings der Teilnehmer: innen sowie zur Seminarorganisation sind die Basis für Verbesserungen in Folgeveranstaltungen. 3. Ergebnisse und Prototypen Die Erwartungshaltung zur Vorstellung der Prototypen ging deutlich über eine reine Präsentation von Ergebnissen hinaus. Es sollten gleichzeitig Tools zum Einsatz gebracht und getestet werden, die sich für die entsprechenden Themen auch in der Praxisanwendung potenziell eignen. Entsprechend gespannt waren sowohl die Vertreter: innen der Auftraggeberseite als auch die Studierenden [Kor21]. Im ersten Teil stellte das Team „Blended Trainings“ ihr Konzept zum Einsatz digitaler Gamification-Methoden in virtuellen Trainings vor. In einer Online-Olympiade mussten drei Teams in verschiedenen Challenges ihre Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Es galt, Entscheidungen zu treffen (Online Quiz über AhaSlides), die Diskussionskultur und Gruppendynamik zu bewerten (Moralisches Dilemma diskutieren in Prezi) und-- als Energizer-- ein Kreuzworträtsel zu lösen (XWords). In einem strukturierten Format inklusive Vorbereitung, Durchführung und Debriefing der Challenges konnten die Studierenden zeigen, wie Teambuilding auch niedrigschwellig durch Gamification in Webmeetings funktioniert. Der Einstieg war geschafft, die Energie hoch. Also zum nächsten Part: Den machten die Gruppen „Digiloges Arbeiten“ und „Design Thinking“ zusammen. In ihren Interviews hatte erstere Gruppe herausgefunden, dass vor allem das Recruitment in Unternehmen von Kontaktbeschränkungen betroffen ist. Trotz des vermehrten Einsatzes digitaler Bewerbungstools fehlt die physische Präsenz und der damit gewonnene höchstpersönliche Eindruck bei Bewerbungsgesprächen schmerzlich. Die Herausforderung bestand also darin, in einem geführten Design-Thinking-Prozess ein Beratungsangebot für digiloge Bewerbungsgespräche zu schaffen. Dafür wurde in vier Gruppen das Problem definiert, Personas erstellt und ein bunter Blumenstrauß an Ideen generiert. Die vielfältigen Ergebnisse aus dem gut geführten Design-Thinking Prozess vom digitalen Assessment-Center, über den Einsatz von Visualisierungstechniken zur Vorstellung einer Person bis hin zur Meeting-Checkliste fanden großen Gefallen und luden zur Weiterentwicklung ein. Im dritten Teil des Testings stellte das Team „Remote Leadership“ jahreszeitlich inspiriert ihren Prototyp für einen digitalen Adventskalender zur Führungskräfte-Entwicklung vor. Dieser bietet in 24 „Mini-Challenges“ kleine Impulse, Wissens-Nuggets und schnell anwendbare Methoden, die Führungskräfte direkt in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Vom Erstellen einer Meetingstruktur über Abbildung 1: User Stories der Auftraggeberin für die Studierenden Wissen | Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit 43 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 05/ 2021 DOI 10.24053/ PM-2021-0092 Feedback-Leitfäden bis hin zu einer Onboarding-Checkliste werden die Führungskräfte jeden Tag von neuen Inputs überrascht und herausgefordert. Einfache Beispiele für solche Impulse sind Appreciate! (Lobe einen Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin für sein / ihr fleißiges Verhalten! ) Give Feedback! oder auch Receive Feedback! (Hole dir Feedback von deinen Mitarbeitenden ein-- anonym und konstruktiv! ). 4. Weiterentwicklung zu marktfähigen Produkten Die Prototypen waren also getestet, ein letztes Feedback eingeholt. Und nun? Die Mühe sollte nicht umsonst sein und die vielfältigen Ideen nicht auf dem Mural Board verstauben. Der Zeitpunkt war gut gewählt: Zum Ende des Projektseminares im Februar 2021 erlebte Europa gerade die bisher schwierigste Lockdown Phase. Die meisten Firmen erkannten, dass sie auch für die Zeit nach den Lockdowns hybride Arbeitsmodelle entwickeln und praktizieren müssen. Die Auftraggeberin fifty1 machte sich deshalb daran, die Ergebnisse aus den Arbeitspaketen zu konsolidieren und zu marktfähigen Beratungsprodukten weiterzuentwickeln beziehungsweise in bereits bestehende zu integrieren. Zweitägiges Digilog Work Training Auf Basis der umfangreichen Marktrecherche und Interviews der Studierenden konnte die fifty1 ihr Trainingsprodukt zur hybriden Zusammenarbeit mit wichtigen Informationen und Methoden anreichern. So kristallisierten sich die folgenden fünf Themengebiete heraus: 1. Digiloge Basics: Wie funktioniert hybride Kommunikation und warum ist sie wichtig? 2. Digiloge Settings: Welche Konstellationen nutze ich für welche Situationen? 3. Meetingformen: Was sind die wichtigsten Meetingformen und wie moderiere ich sie hybrid? 4. Methoden: Was ist wichtig bei hybriden Entscheidungsfindungs- und Kreativprozessen? 5. Digiloge Tools: Welche digitalen Tools helfen mir und meinem Team in der hybriden Zusammenarbeit? Ausschlaggebend für die Mitarbeiter-Perspektive waren hierbei auch die Ergebnisse der Online-Umfrage der Gruppe Remote Leadership. Die Befragung von 73- Mitarbeiter: innen ergab, dass ein Großteil der Angestellten auf den weitergehenden Ausbau von Home-Office-Modellen hofft. Darüber hinaus konnten Erkenntnisse dazu gewonnen werden, in welchen speziellen Führungssituationen sie sich analoge Treffen und direkten Kontakt wünschen. Nutzung für die Strategieimplementierung Besonders die Informationen des Teams Blended Training konnten als Best Practice Beispiele bei Kunden eingesetzt werden: Welche Kernelemente digilogen Lernens werden in Zukunft entscheidend sein? Wie lassen sich Virtualität und Gamification wirksam einsetzen? Und wie kann gemeinsames Lernen im digilogen Raum stattfinden, sodass die Mitarbeiter: innen motiviert und informiert die Lernziele umsetzen können? Die fifty1 nutzte diese Erkenntnisse bei der Strategieimplementierung in einem deutschen Großkonzern. Hier war die Herausforderung, die Handlungsanweisungen der 5-Jahres-Strategie für die Mitarbeiter: innen mit Hilfe digital-analoger Lernformate konkret spürbar zu machen. Die fifty1 entwickelte in einem co-kreativen Design-Thinking-Prozess verschiedene Formate, um mittels Blended Learning, gamifizierten Online-Challenges und einer digilogen Führungskräftebefähigung die Strategie des Konzern-Ressorts zum Leben zu erwecken. Abbildung 2: Roadmap im Praxisseminar der OTH Regensburg Wissen | Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit 44 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 05/ 2021 DOI 10.24053/ PM-2021-0092 5. Fazit und Ausblick Sowohl aus didaktisch-pädagogischer als auch aus Sicht der geschäftlichen Nutzung der Ergebnisse ziehen alle Beteiligten eine durchweg positive Bilanz aus dem Projekt. Nicht nur die Studierenden, sondern auch die Auftraggeberin und die Dozierenden haben in einem verhältnismäßig kurzen Zeitraum einen intensiven Lernprozess erleben dürfen, der vor allem durch praxisnahe Meetings und Hands-on Mentalität geprägt war. Die wichtigsten Learnings motivieren zur Weiterführung und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung dieses Lehr- und Lernformats. 1. Die agile Arbeitsweise eignet sich aus Sicht der Dozierenden hervorragend für das Praxisseminar Projektmanagement, da der Lern- und Erkenntnisgewinn ohnehin etappenweise stattfindet. Diese Etappen in Sprints zu gliedern und in Reviews und Retrospektiven zu begleiten, bietet sich für ein zielorientiertes Coaching an. Im klassischen Vorgehensmodell wäre es mangels Erfahrung der Studierenden sehr schwierig, bereits zum Projektstart einen vollständigen und realistischen Projektplan aufzustellen. 2. Studierende brauchen Freiraum, und sie kreieren Gutes und Neues. Das gilt sowohl für die selbstständige Arbeit im Entwicklungsprozess als auch hinsichtlich der Neugier und Offenheit in Bezug auf die Ergebnisse. Vertrauen und Ergebnisoffenheit nannten die Studierenden im Feedback als die wichtigsten Faktoren für intrinsische Motivation und die Entfaltung ihrer Kreativität. 3. Auftraggeber profitieren unmittelbar von den Projektergebnissen, aber auch von der Zusammenarbeit mit der jungen Zielgruppe, die in naher Zukunft das Arbeitsleben mitgestalten und prägen wird. Wichtig sind regelmäßige Treffen, in denen die Studierenden Fragen stellen und Feedback erhalten können, sowie eine transparente Kommunikation bezüglich der Erwartungen an die Zusammenarbeit und an das Ergebnis. Ein agiles Mindset ist an den Hochschulen am richtigen Ort. Hier geht es um Lernen, um das Ausprobieren mit Geist und Hand. Viele Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Prozess der Digitalen Transformation kämpfen, können bereits hier trainiert werden: Ein kollaboratives Mindset statt Ellbogenmentalität, interdisziplinäre Zusammenarbeit statt Silo-Denken, eine konstruktive Fehler- und Feedbackkultur statt abstrakter Bewertungen und Finger-Pointing. Und zu guter Letzt die Übernahme von Verantwortung für eigene Entscheidungen- - egal ob in einer Gruppenarbeit, im Unternehmen oder in der Gesellschaft. Abbildung 3: Ideensammlung mit der Walt-Disney-Methode in Miro Prof. Dr. Michael Höschl Prof. Dr. Michael Höschl war vor seinem Einstieg in die Hochschullehre über 25 Jahre als Führungskraft in der Automobilindustrie tätig. In verschiedenen leitenden Funktionen der Planung, Qualitätssicherung sowie im Projektmanagement sammelte er international Praxiserfahrung. Seit 2012 ist er Professor für Betriebswirtschaft, Organisation und Projektmanagement an der OTH Regensburg. Ostbayerische Technische Hochschule Regensburg Fakultät Betriebswirtschaft Seybothstraße 2 93 053 Regensburg eMail: michael.hoeschl@oth-regensburg.de Wissen | Produktentwicklung für die hybride Zusammenarbeit 45 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 32. Jahrgang · 05/ 2021 DOI 10.24053/ PM-2021-0092 Literatur [Weh21] Wehnes, H.; Höschl, M.: Studentische Projekte mit Auftraggebern aus Wirtschaft und Verwaltung virtuell umgesetzt; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 11-17. [Ste21a] Steeger, O.: Ein Studentenprojekt im Gründerzentrum. Interview mit Dr. Christian Anderson; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 20-22. [Ste21b] Steeger, O.: Mit der Bürgerplattform im Lockdown. Interview mit Franziska Lehner und Michael Weber; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 23-26. [Ste21c] Steeger, O.: Mit Studententeam zum Employer Branding. Interview mit Michaela Reimann; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 27-29. [Ste21d] Steeger, O.: Es macht Spaß, sich selbst zu organisieren. Interview mit Julia Poppe und Nazarena Rübl; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 30-32. [Ste21e] Steeger, O.: Die Arbeiten an der „Stromtrasse“ gehen weiter. Interview mit Jens Schulz und Uwe Winkler; in: Projektmanagement Aktuell, 32. Jahrgang, Ausgabe 1 / 2021, S. 20-22. [Kor21] Korn, R.: fifty1 x Forschung: Insights & Lösungen. Blogartikel auf fifty1.co (https: / / fifty1.co / fifty1-x-forschung-insights-losungen/ ) Eingangsabbildung: © iStock.com / ALotOfPeople Patrick Huiber Als langjährige Führungskraft im internationalen R&D Management hat Patrick Huiber bereits IT-Entwicklungsprojekte vor 20 Jahren agil durchgeführt. Für die Auftraggeberin fifty1 begleitet er nun Unternehmen und Führungskräfte vom Teambis Executive-Level rund um das Thema nachhaltiges, sinnerfülltes Arbeiten, über Leadership und Visionsarbeit, bis zur Entwicklung von Organisation und Strategie. fifty1 Margaretenstraße 70 1050 Wien / Österreich E-Mail: patrick.huiber@fifty1.co Robert Korn Für die Auftraggeberin fifty1 berät Robert Korn Teams und Organisationen zu den Themen Agile Transformation, moderne Führungsarbeit und kollaborative Unternehmenskultur. Mit dem Studium der Psychologie und langjähriger Erfahrung in der Sozialarbeit liegt sein Fokus auf der Synergie zwischen menschlicher Organisation und den Möglichkeiten digitaler Kommunikationstechnologien. fifty1 Margaretenstraße 70 1050 Wien / Österreich eMail: robert.korn@fifty1.co Fabian Kaiser Arie van Bennekum Scrum? Klare Antworten aus erster Hand Scrum? Klare Antworten aus erster Hand! + Zahlen und Fakten zum Thema + für den optimalen Überblick + mit Glossar zu den wichtigsten Begriffen + viele aktuelle Beispiele aus der Praxis 1. Auflage 2021, 138 Seiten, kartoniert, € 14,90 ISBN 978-3-8252-5522-0 eISBN 978-3-8385-5522-5 www.uvk.de Anzeige