30 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 02/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0033 Eine neue Perspektive auf agiles Projektmanagement mit einem achtsamen Mindset Agilität und Achtsamkeit gehen Hand in Hand Martina Weifenbach Für eilige Leser | In Zeiten von Transformation, Digitalisierung und einer zunehmenden Veränderungsgeschwindigkeit, ist es in der modernen Arbeitswelt unabdingbar, agile Ansätze anzuwenden. Agilität beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens bzw. eines Teams, sich schnell zu verändern oder anzupassen, um auf Veränderungen zu reagieren. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden im Rahmen eines agilen Arbeitsumfeldes dazu befähigt, mit auftretenden Problemen und Veränderungen effizient umzugehen und experimentierfreudig an diese Aufgaben heranzutreten. Achtsamkeit und Achtsamkeitsmethoden können dabei helfen, eine flexible sowie offene Denkweise zu trainieren. Die individuelle Praxis und die mentalen Trainings bringen diverse Vorteile für die Arbeit in Projektteams mit sich und haben nachweislich positive Effekte auf Kreativität, Resilienz, Empathie und Innovationskraft. In diesem Artikel wird beleuchtet, was hinter Achtsamkeit steckt und wie sie agile Unternehmen unterstützen kann. Anhand von praktischen Beispielen wird verdeutlicht, wie die Integration gelingen kann und somit ein agiles Arbeitsumfeld geschaffen wird. Schlagwörter | Agilität, Achtsamkeit, Digitalisierung, Fokus, Stress, Druck, Präsenz, Kommunikation Kapitel 1: Moderne Arbeitswelt und die Relevanz von agilen Arbeitsweisen Die Arbeitswelt verändert sich radikal. Doch was genau führt zu dieser Veränderung? Die digitale Transformation ist zu einem Buzz-Wort geworden, das Unternehmen seit Jahren beschäftigt. Dennoch stecken wir noch mittendrin in dieser Transformation, die weit über eine technische Erneuerung des Unternehmens hinausgeht. Sie erfordert im Grunde eine Veränderung und Erneuerung des Unternehmens von Innen heraus und betrifft somit Strukturen und Prozesse, ebenso wie Menschen und deren Fähigkeiten und Kompetenzen. Die sogenannten Future Skills-- also wichtige Zukunftskompetenzen, die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen befähigen, die digitale Transformation mitzugestalten- - können längst nicht mehr auf die Zukunft projiziert werden. Sie sind heute gefragt. Denn sie schaffen die Grundlage für die innere Erneuerung von Unternehmen mit Fokus auf Digitalisierung und Zukunftsfähigkeit. Sie befähigen Unternehmen, Teil der modernen Arbeitswelt und somit auch zu attraktiven Arbeitgebern für die digital-affinen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen der Generationen Z und Y zu werden. Ein wichtiger Faktor und Enabler im Kontext des modernen Arbeitens und der Digitalisierung ist die Agilität. Agil arbeiten und handeln heißt, fähig zu sein, sich schnell auf neue und unsichere Umstände einzustellen und komplexe Zusammenhänge miteinander in Verbindung zu bringen. Dafür braucht es einen Blumenstrauß aus digitalen und sozialen Kompetenzen, die heute oft den Zukunftskompetenzen zugeschrieben werden. Viele Organisationen versuchen ihre Agilität zu erhöhen, stehen aber vor Herausforderungen eines agilen Transformationsprozesses. Einen ganzheitlichen Transformationsprozess von Innen heraus anzustoßen, heißt nachhaltige Bewegungen in der Organisation zu ermöglichen. Das ist nicht immer einfach. Viele Strukturen, Prozesse und Handlungsweisen im Unternehmen haben sich über Jahre etabliert und festgesetzt. Es gibt feste Verantwortlichkeiten nach Business Units und Ab- Schwerpunkt | Agilität und Achtsamkeit gehen Hand in Hand 31 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 02/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0033 teilungen. Diese festen Verantwortlichkeiten schafften in der Vergangenheit Klarheit in der Zuschreibung, in Kostenstellen und im Management. In Verbindung dazu wurden Strategien entwickelt, Kennzahlen definiert und Abläufe koordiniert. Die Digitalisierung jedoch funktioniert nur über innere und äußere Grenzen des Unternehmens hinweg. Die Digitalisierung verändert nicht nur Produkte und Technologien. Sie verändert auch die Art, wie über die Produkte kommuniziert wird, wie sie vermarktet werden und wie Kundenbeziehungen gestaltet werden. Schon bei der Digitalisierung eines Produktes wird folglich eine ganz neue Form der Abstimmung von Forschung und Entwicklung sowie Vertrieb und Marketing nötig-- und dies ist nur ein Beispiel. Interne Digitalisierungsprozesse wie die Einführung eines neuen CRM-Instrumentes (CRM- = Customer Relationship Management) erfordern die Schulung diverser Mitarbeiter aus verschiedenen Einheiten und eine Klarheit darüber, wie die Nutzung dieses Instruments zukünftig erfolgen soll. Nun kommt noch erschwerend hinzu, dass die Digitalisierung selbst zu kontinuierlichen technischen Neuerungen und Veränderungen im Markt führt. In Bezug auf das Produktbeispiel kann dies bedeuten, dass bald ein neuer Anbieter im Markt ist und das Unternehmen entsprechend agil und flexibel auf diesen Anbieter reagieren muss. Agilität in der Produktentwicklung ist gefragt. Auch ein CRM-Instrument wird immer wieder aktualisiert. Heute bedeuten Software-Updates oftmals das Vorfinden einer komplett neuen Nutzeroberfläche mit radikal veränderten Funktionen. Erneut gilt es für die Nutzer und Nutzerinnen sich agil das neue Produkt aneignen zu können. In anderen Worten: Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen benötigen Fähigkeiten und Kompetenzen des agilen Lernens und des sog. Un-learnings, also des Verlernens. Für die Gestaltung neuer, digitaler Produkte und Geschäftsmodelle ist es wichtig, Methoden wie Scrum oder Kanban zu kennen. Hier handelt es sich um agile Projektmanagement-Methoden, die ein schnelles Entwickeln neuer Produkte, Produkt-Features und Services unterstützen. Digitale Fähigkeiten umfassen aber auch den Umgang mit sozialen Medien, mit Videokonferenzsystemen und mit digitalen Kollaborationstools. Digitale Kollaborationstools wiederum erlauben die Zusammenarbeit in interdisziplinären, virtuellen Teams, was nicht ohne soziale Fähigkeiten des aktiven Kommunizierens und Zuhörens sowie Führungsfähigkeiten funktioniert. All das kann auch Druck auf die Belegschaft aufbauen. Denn nicht selten sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die Führungskräfte bereits zu 100 Prozent ausgelastet. Ihre Kapazitäten sind ausgeschöpft. Es bleibt kein Raum zur Aneignung neuer Fähigkeiten. Lernen wird zu einem Stressfaktor, der zusätzlich zum Druck im Arbeitsalltag anfällt. Eine weitere Fähigkeit, die darum immer wichtiger wird, ist die Entwicklung einer achtsamen Grundhaltung. Achtsamkeit fördert nachweislich die innere Widerstandsfähigkeit, die Offenheit für Neues, Empathie und Innovationsfähigkeit. Wir sehen also, agiles Projektmanagement in der modernen und digitalen Arbeitswelt ist eine große Chance für Unternehmen, zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Um diese Chance zu nutzen, beginnen wir im weiteren Verlauf die sozialen Fähigkeiten der Kommunikation und Führung in Verbindung mit Achtsamkeit genauer unter die Lupe zu nehmen. Kapitel 2: Achtsamkeit verstehen und im Team nutzen Wie kommen nun Achtsamkeit und Agilität zusammen? Und was kann das für das Projektmanagement bedeuten? Wie bereits etabliert, stellt uns die moderne Arbeitswelt vor große Herausforderungen. Unter anderem wird es zunehmend wichtiger, für die Belegschaft und das Unternehmen, sich schnell und flexibel auf neue Umstände in Märkten einstellen zu können. Innovationskraft und Miteinander sind gefragt. Genau hier kommt die Achtsamkeit ins Spiel. Achtsamkeit bedeutet präsent zu sein. Es steht für ein Da- Sein, Wach-Sein, das Leben im Hier und Jetzt. Auf Ebene des Unternehmens kann man sagen: Präsenz ist in der heutigen Zeit in Bezug auf Aktivitäten im Markt, aber auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Miterbeiterinnen gefragt. Diese Präsenz nach Innen und Außen kann einen entscheidenden Unterschied in der Wettbewerbsfähigkeit machen. Achtsamkeitspraktiken wie Yoga, Meditation oder Qui-Gong fördern die Präsenz des oder der Einzelnen. Die Wissenschaft bestätigt: Eine regelmäßige Achtsamkeitspraxis von nur 10 Minuten am Tag wirkt sich förderlich auf das innere Wohlbefinden und die Fähigkeit der Regeneration aus. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die also regelmäßig meditieren, nehmen bewusster wahr, was um sie herum passiert und können besser mit Stress und Druck umgehen. Der Kopf wird freier und die Gedanken wirbeln weniger. Die Neurowissenschaften konnten sogar zeigen, dass bei Menschen, die mit der Meditation be- Anzeige Das System, bei dem die Ressourcenplanung funktioniert Ressourcenmanagement Projektportfolio-Management Aufwand- & Kosten-Controlling Projektplanung Unverbindlich online kennenlernen! www.ressolution.ch Scheuring AG +41 61 853 01 54 info@scheuring.ch Schwerpunkt | Agilität und Achtsamkeit gehen Hand in Hand 32 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 02/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0033 ginnen, neue Vernetzungen im Gehirn entstehen und so die sog. Plastizität des Gehirns angeregt wird. In anderen Worten: Achtsamkeit fördert die Fähigkeit zu lernen und neue Informationen zu verarbeiten. Gezielte Achtsamkeitspraktiken wie die sog. Metta- oder Mitgefühlsmeditation wirken auch auf die Fähigkeit, empathisch auf Mitmenschen einzugehen und aktiv zu kommunizieren. Übertragen auf eine moderne Arbeitswelt, in der Innovation und Miteinander wichtiger werden, um agil als Unternehmen reagieren zu können, lässt sich sagen: Achtsamkeit belebt agiles Handeln. Wenn der oder die Einzelne im Unternehmen achtsam agiert, kann das positive Effekte auf die Vernetzung und Verarbeitung von Informationen sowie die Kommunikation im Team haben. Übungen, welche hier förderlich sind, können zum Beispiel der „achtsame Check-In“ zu Beginn eines Teammeetings sein. Dabei teilt jeder Teilnehmer in 2-3 Sätzen, wie es ihm bzw. ihr gerade geht, während die anderen aktiv zuhören. Diese Form des Meeting-Starts erhöht den Fokus, das Verständnis für die Teamkollegen und die Fähigkeit, schnell gemeinsam auf neue Umstände zu reagieren. All diese Faktoren zahlen auf die gemeinsame Agilität eines Projektteams ein. Kapitel 3: Kommunikation und Transparenz im Team Je mehr ein Unternehmen soziale und digitale Fähigkeiten im Kontext der Achtsamkeit fördert, desto mehr befähigt es sich selbst, langfristig agil zu reagieren. Im Digitalzeitalter brechen Grenzen im Unternehmen auf. Es gilt kollaborativ und interdisziplinär zusammenzuarbeiten, um digitale, neue Produkte und Geschäftsmodelle auf den Markt zu bringen. Projektteams müssen sich dazu agil und flexibel finden, um Wissen aus verschiedensten Bereichen sinnvoll zu vereinen und Innovation zu kreieren. Achtsame Kommunikation, also bewusstes und aktives Zuhören, wird dabei ebenso wichtig, wie die Fähigkeit, digital zu kollaborieren. Achtsame Kommunikation im Projektteam kann dabei wie folgt aussehen: Nach einem Meeting-Start mit einer kurzen Minute der Stille , teilen einzelne Teilnehmer des Meetings ihre Ideen, ohne dabei unterbrochen zu werden. Die Minute der Stille, in welcher man sich bspw. auf den Atem, die Sinne oder den aktuellen Moment konzentriert, sollte hierbei von einem Verantwortlichen angeleitet werden. Die anschließend geteilten Ideen werden von anderen Teilnehmern in ihren eigenen Worten zusammengefasst. Gemeinsam wird eruiert, ob die initialen Ideen von allen gut verstanden wurden. Dieser Prozess des aktiven Zuhörens ist wesentlich, um Einigkeit im Projektteam zu erreichen und Missverständnisse zu vermeiden. Ergänzt werden sollte diese Form der Kommunikation, die sowohl vor Ort als auch digital funktioniert, um eine kontinuierliche Dokumentation. Digitale Kollaborationstools wie Miro unterstützen die gemeinsame, digitale Kommunikation im Team. Sie ermöglichen das Festhalten von Ideen, Einigungen und Aufgaben auf eine visuell ansprechende Art. So sind Design Sprints schnell visualisiert und ein Scrum-Board ganz einfach angelegt. Unter Scrum versteht man eine Projektmanagement-Methode, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung kommt. Die Methode hat sich für viele Arten des Projektmanagements in komplexen Umgebungen bewährt. Gleichzeitig sind durch die Nutzung von Werkzeugen wie Miro alle Teammitglieder virtuell zur gemeinsamen Dokumentation eingeladen. Kollaboration ohne Grenzen und voller Transparenz auf spielerische Art und Weise wird möglich. Dabei gilt es stets, alle Teammitglieder vorab abzuholen und neue digitale Tools zu erklären. Aufgabe der Führung sollte es darum stets sein, achtsam neue Methoden und Werkzeuge zu erklären und so sicherzustellen, dass sich kein Teammitglied verunsichert zurückzieht. Um dies zu vermeiden und kontinuierlich die Fähigkeit der Transparenz in der Kommunikation im Projekt zu erhöhen, empfiehlt sich zum Abschluss eines jeden Meetings eine einfache, jedoch hoch effektive Frage: „Was braucht ihr noch? “ Sie lädt dazu ein, Missverständnisse und Abstimmungen im Nachgang zu vermeiden. „Noch brauchen“ kann man zum Beispiel wichtige Informationen von einem Kollegen oder Unterstützung bei einer Aufgabe von einer Kollegin. Soziale und digitale Fähigkeiten wie die achtsame Kommunikation, die virtuelle Kollaboration und die Nutzung von einfachen Fragen fördern somit das agile Projektmanagement in innovativen und leistungsfähigen Teams. Kapitel 4: Praktische Beispiele von Achtsamkeit in Unternehmen-- Fokus: Flexibilität, Kreativität, Eigenverantwortung, Kommunikation Doch was bedeutet eigentlich Team , wenn wir von agilem Projektmanagement in der neuen Arbeitswelt sprechen? Und wie gestaltet sich Führung in diesem Rahmen? Achtsamkeit bringt den Menschen mehr zu sich. Achtsame Praktiken bieten ganz unterschiedliche Möglichkeiten, die Selbstwahrnehmung zu steigern und so das innere Wohlbefinden zu fördern. Beim sog. Body Scan zum Beispiel, wandert der Meditierende bewusst durch seinen Körper und nimmt mögliche Anspannungen bzw. Verspannungen wahr. Das hilft auch, diese loszulassen und Raum in Körper und Geist zu schaffen. Eben dieser Raum wird nötig, wenn wir als Einzelne, als Teams und als Organisation schnell und flexibel auf neue Umstände reagieren möchten. Denn wer gefangen ist, in Stress und Druck, verliert auf lange Frist die Fähigkeit, agil Neues aufzunehmen bzw. neue Informationen zu verarbeiten. Ergänzend dazu kann die Methode des Labellings helfen, Emotionen in der Meditation zu benennen und so kontinuierlich besser darin zu werden, Gefühle zu erkennen und zu regulieren. Achtsamkeit ist also auch ein Weg hin zu Führung und Selbstführung. Agiles Arbeiten im Digitalzeitalter bringt Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen in Projekten zusammen. Experten und Expertinnen mit verschiedenen Hintergründen müssen eine Sprache finden, um gemeinsam zu agieren. Das bringt auch ein Umdenken in Bezug auf Führung mit sich. Erfolgreiche agile Teams wissen, wie sie Führung übernehmen und abgeben können. Durch die Anwendung von Achtsamkeitspraktiken wie die achtsame Kommunikation vermeiden sie Missverständnisse und Unstimmigkeiten. Die Nutzung digitaler Werkzeuge erhöht ihre Innovationskraft und ihre Kollaborationsfähigkeit. Es hat sich auch gezeigt, dass Achtsamkeit das Wissen über die eigenen Fähigkeiten und Potentiale erhöht, was es im Projektteam deutlich leichter macht, Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche zu verteilen. Im Digitalzeitalter wird Wissen immer komplexer, Unsicherhei- Schwerpunkt | Agilität und Achtsamkeit gehen Hand in Hand 33 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 02/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0033 Dr. Martina Weifenbach Dr. Martina Weifenbach ist Vorreiterin in der Verknüpfung von Innovation, New Work und Achtsamkeit. Durch ihre Promotion an der Universität St. Gallen, am HIIG in Berlin und an der UC Berkeley über digitale Geschäftsmodellinnovation von Startups und etablierten Unternehmen hat sie ein wissenschaftliches Kognitionsmodell für die Gestaltung von Veränderungsprozessen entwickelt. Die Neurowissenschaft ergänzt ihren Zugang um die menschliche Bewusstseinsperspektive. Diese wird zunehmend wichtiger, um die Veränderungen in der Arbeitswelt zu verstehen und sinn- und wertorientiert zu begleiten, ohne die Veränderungen auf Pauschallösungen zu reduzieren. Frau Dr. Weifenbach ist Autorin von „Achtsamkeit und Innovation in integrierten Organisationen”, Executive Coach und Gründerin von myndway. myndway bringt den ganzheitlichen Transformationsansatz von Frau Dr. Weifenbach in nachhaltigen Entwicklungs -und Trainingskonzepten für Führungskräfte und Teams zusammen. Ziel von myndway. com ist es, Achtsamkeit und Agilität in zugänglichen Lernformaten ins Unternehmen zu bringen. Als Speakerin und Beraterin trägt Frau Dr. Weifenbach ihre Vision von menschlichen und zukunftsorientierten Unternehmen in die Welt. ten steigen. Geteilte Führung auf Basis klarer Verantwortlichkeiten ist somit ein wichtiger Garant für ein leistungsstarkes Projektmanagement in einer modernen Arbeitswelt. Eine derartige verteilte Führung kann auch die Kreativität im Team steigern. Denn die Teammitglieder wissen über die Stärken und Potentiale von sich und anderen und sie haben durch die Anwendung von Fragen wie „Was brauche ich noch? “ gelernt, die Potenziale ihrer Kollegen zu nutzen. Statt internem Wettbewerbsdenken erblüht das Team durch geteiltes Wissen, strukturierte Kreativitätsprozesse wie die oben genannten Design Sprints und achtsames Miteinander. Zusammenfassung Die moderne Arbeitswelt ist eine Einladung an Unternehmen heute, innere Grenzen zu öffnen und ein internes Miteinander zu leben. Agilität- - also die Flexibilität in Denken und Handeln- - kann dabei eine große Chance für Projektteams werden, gemeinsam Innovation zu gestalten und neue Angebote zu schaffen. Achtsamkeit kann hier zu einem Fundament für ein ganz neues, agiles Mindset werden. In einfachen Worten ist Achtsamkeit die Präsenz im aktuellen Augenblick. Noch einfacher betrachtet, kann eben diese Präsenz in der Praxis wichtige Zukunftskompetenzen wie Kommunikation, Lernfähigkeit, Führung, Innovationsfähigkeit und digitale Fähigkeiten fördern. Je früher Unternehmen also Agilität und Achtsamkeit Hand in Hand gehen lassen, desto eher ergreifen sie die Chance, bewusst die Zukunft mitzugestalten und dabei ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aktiv auf die Reise dorthin einzuladen. Eingangsabbildung: © iStock.com/ fizkes