67 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 04/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0080 Agile Umsetzungsprojekte kommunikativ und transparent planen Cut ’n’ Shift-- die Planungsmethode bei agilen Umsetzungsprojekten Sven Dellermann, Madlen Keller Für eilige Leser | Die Methode Cut ’n’ Shift wurde basierend auf praktischen Erfahrungen im Projektmanagement entwickelt. Als Grundlage dienten die Rahmenbedingungen von Planungen zum Erreichen der gesteckten Projektziele. In vielen Projekten werden die einzelnen Planungen der Umsetzungsteams durch diese in Excel erstellt und an übergeordnete koordinierende Stellen weitergeleitet. Das Resultat sind viele unabgestimmte Einzelpläne, die aufwendig durch E-Mail-Korrespondenz korrigiert werden müssen und nie richtig fertig werden. Im Laufe des Projekts werden so viele Abhängigkeiten erst spät erkannt. Die Aktualisierungen sind zeitaufwändig und können zu kostenintensiven Anpassungen und Projektverzögerungen führen. Cut ’n’ Shift setzt genau an dieser Stelle an. Die Methode wird durch ihr Konzept permanent während der gesamten Projektlaufzeit durchgeführt und das am besten auf mindestens zwei verschiedenen Detaillierungsebenen. Die Erstellung des Projektplans erfolgt während eines Workshops, bei dem die Umsetzungsteams die Planung erstellen, untereinander abstimmen und anschließend den bereits untereinander abgestimmten Plan den Schnittstellenpartnern sowie den Stakeholdern vorstellen. Anmerkungen werden permanent notiert und dokumentiert. Ziel des Workshops ist das Commitment aller drei Einheiten-- Umsetzungsteams, Schnittstellenpartner und Stakeholder. Dieser Gesamtworkshop wird regelmäßig wiederholt. Darüber hinaus sollten die Umsetzungsteams neben dem Sprintplanning Planungen über einen Zeitraum bis zu einem Jahr nach dem gleichen Konzept für sich erstellen. Diese Erkenntnisse fließen dann wieder in den Gesamtprojektplan ein. Schlagwörter | Projektplanung, agiles Projektmanagement, Cut ’n’ Shift Agiles Vorgehen in Projekten ist heute zum Standard geworden-- was nicht verwunderlich ist, denn innerhalb der Projektlaufzeit ändern sich die Rahmenbedingungen, Anforderungen und der eigene Wissensstand permanent. Ein entscheidender Faktor ist dabei die Laufzeit an sich, denn je weiter etwas in der Zukunft liegt, desto unklarer ist, was einem auf dem Weg zum Projektende erwarten wird. Was bedeutet das für uns? Wir wissen, dass unser Bild von der Zukunft nur schemenhaft ist und sich nur unter heutigen Annahmen zeichnen lässt. Wir könnten also den einfachen Weg gehen und sagen »darum kann man gar nicht richtig planen« und somit alles auf uns zukommen lassen. Hierdurch werden wir aber dazu gezwungen, nur zu reagieren und können das eigene Projektgeschehen nicht selbst gestalten. Des Weiteren ist es für Unternehmen / Organisationen wichtig zu wissen, was wann mit dem eingesetzten Kapital umgesetzt wird, um daraus strategische Entscheidungen ableiten zu können. Den Grundstein bildet die Akzeptanz, dass die Zukunft unsicher und schwer planbar ist Unsere Erfahrung basiert auf IT-Projekten, die nach Scrum aufgebaut sind. Die Planungsmethode Cut- ’n’- Shift greift nicht in das durch Scrum definierte Planning ein. Sie ist das Bindeglied zum Gesamtprojektplan und macht damit den Blick auf das Ganze sichtbar. Den Prozess der Planung kann man sich grob mit drei Kreisen vorstellen. Der Mittelpunkt steht für heute. Innerhalb der Grenzen des ersten Kreises kann alles klar erkannt werden. Wir befinden wir uns hier in einem Zeitraum bis ca. vier Wochen. Der zweite Kreis liegt schon etwas weiter entfernt. Die Objekte darin können gesehen werden, aber kleinere Details bleiben verborgen. Die zeitliche Einordnung liegt hier zwischen einem und maximal zwölf Monaten. Der dritte und letzte Kreis reicht bis zum Projektende und kann dementsprechend auch eine große zeitliche Spanne von mehreren Jahren umfassen. Hier können nur noch Umrisse großer Dinge sowie starke Leuchtfeuer-- die Meilensteine-- erkannt werden. Jetzt legen wir dieses Modell auf einen Zeitstrahl. Je weiter die Kreise sich in Richtung Zukunft bewegen, desto detailreicher werden die Objekte, gleichzeitig verlieren die in der Vergangenheit liegenden an Schärfe. Die Methode Cut- ’n’- Shift betrachtet alle drei Kreise und akzeptiert dabei die oben genannten Bedingungen. Aus diesem Grund wird der Prozess nicht nur einmal zum Projektstart, sondern in regelmäßigen Abständen wiederholt. Gleichzeitig sollten alle Umsetzungsteams dazu ermutigt werden, selbst einen Plan im Kreis zwei zu erstellen und hierbei die pm_04_2022.indb 67 pm_04_2022.indb 67 02.09.2022 13: 53: 43 02.09.2022 13: 53: 43 PM Forum Leipzig | Cut ’n’ Shift-- die Planungsmethode bei agilen Umsetzungsprojekten 68 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 04/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0080 Granularitätsstufe tiefer zu wählen, aber oberhalb des Sprintplannings. Aus diesem Modell ergeben sich folgende Vorzüge für die Anwendung von Cut ’n’ Shift: • regelmäßige und festgelegte Wiederholungen • regelmäßige Synchronisierungen der unterschiedlichen Granularitätsstufen • regelmäßiger Austausch aller Projektbeteiligten Überträgt man nun das Modell auf ineinandergreifende, unterschiedlich große Zahnräder, kann man sehen, wie sich diese gegenseitig beeinflussen. Auf der kleinsten Stufe steht das Sprintplanning. Dieses wird in kurzen Abständen durchgeführt und dreht sich daher sehr schnell. Die Erkenntnisse der Sprints fließen in die Cut ’n’ Shift Teamplanungen, die dem mittleren Zahnrad entsprechen, ein. Diese Synchronisation erfolgt ungefähr einmal monatlich. Auch hier können sich wieder neue Erkenntnisse ergeben, die wiederum Auswirkungen auf andere Umsetzungsteams und damit auf den Gesamtprojektplan, das größte Zahnrad, haben. Daher wird dieser auch mindestens halbjährlich aktualisiert. Das bedeutet, dass eine Umplanung auf Sprintebene am Ende Auswirkungen auf den Gesamtprojektplan hat und diese Erkenntnisse frühzeitig mit allen Beteiligten auf allen Ebenen, vom Entwickler bis zum Management, diskutiert und entsprechende Entscheidungen getroffen werden können. Die Verantwortlichkeiten der Pläne je Zahnrad können den Projektrollen zugeordnet werden: • 1. Sprintplanning-= PO + Team, operative Einheiten, Umsetzungseinheiten • 2. Cut ’n’ Shift Teamplanungen-= operatives Management, Projektleiter, Abteilungsleiter, Rollen aus dem kleinen Zahnrad • 3. Cut ’n’ Shift Projektplanung- = strategisches Management, Rollen aus kleinem und mittlerem Zahnrad Für die Planungen im Zahnrad eins und zwei reichen die operativen Einheiten aus, für das regelmäßige Nachjustieren des Gesamtprojektplans müssen aber alle Beteiligten anwesend sein. Hierfür ist auch wichtig, dass die zuvor ausgewählten Teilnehmenden mit den notwendigen Entscheidungsbefugnissen ausgestattet sind. Das Vorgehen bei Cut ’n’ Shift befähigt Personen dazu, Entscheidungen fundiert treffen zu können, da Auswirkungen und Konsequenzen der Entscheidungen direkt aufgezeigt werden und die Projektbeteiligten über die gesamte Projektdauer auf den aktuellen Kenntnisstand gebracht werden. Während des Cut ’n’ Shift Workshops werden Hierarchien abgebaut, alle reden miteinander und es wird ein gegenseitiges Verständnis für die unterschiedlichen Situationen geschaffen. Allen Projektbeteiligten wird das Gesamtziel immer wieder verdeutlicht und der Fokus auf dieses geschärft. Abbildung 2: Die Projektpläne greifen als Zahnräder, die sich gegenseitig bedingen, ineinander uns hier in einem Zeitraum bis ca. vier Wochen. Der zweite Kreis liegt schon etwas weiter entfernt. Die Objekte darin können gesehen werden, aber kleinere Details bleiben verborgen. Die zeitliche Einordnung liegt hier zwischen einem und maximal zwölf Monaten. Der dritte und letzte Kreis reicht bis zum Projektende und kann dementsprechend auch eine große zeitliche Spanne von mehreren Jahren umfassen. Hier können nur noch Umrisse großer Dinge sowie starke Leuchtfeuer - die Meilensteine - erkannt werden. Jetzt legen wir dieses Modell auf einen Zeitstrahl. Je weiter die Kreise sich in Richtung Zukunft bewegen, desto detailreicher werden die Objekte, gleichzeitig verlieren die in der Vergangenheit liegenden an Schärfe. Abbildung 1 Sichtbarkeiten während der Projektlaufzeit als Modell Die Methode Cut’n’Shift betrachtet alle drei Kreise und akzeptiert dabei die oben genannten Bedingungen. Aus diesem Grund wird der Prozess nicht nur einmal zum Projektstart, sondern in regelmäßigen Abständen wiederholt. Gleichzeitig sollten alle Umsetzungsteams dazu ermutigt werden selbst einen Plan im Kreis zwei zu erstellen und hierbei die Granularitätsstufe tiefer zu wählen, aber oberhalb des Sprintplannings. Aus diesem Modell ergeben sich folgende Vorzüge für die Anwendung von Cut `n` Shift: o regelmäßige und festgelegte Wiederholungen o regelmäßige Synchronisierungen der unterschiedlichen Granularitätsstufen o regelmäßiger Austausch aller Projektbeteiligten Zeitpunkt: heute Zeitraum: heute - 1 Monat Zeitraum: 1 Monat - 12 Monate Zeitraum: 12 Monate - Projektende heute 1 Monat - 1 Monat x - 1 Jahr 1 Jahr Projektende Abbildung 1: Sichtbarkeiten während der Projektlaufzeit als Modell pm_04_2022.indb 68 pm_04_2022.indb 68 02.09.2022 13: 53: 44 02.09.2022 13: 53: 44 PM Forum Leipzig | Cut ’n’ Shift-- die Planungsmethode bei agilen Umsetzungsprojekten 69 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 33. Jahrgang · 04/ 2022 DOI 10.24053/ PM-2022-0080 Das Vorgehen in Kurzform A-= Anfang, Auftrag, Annahmen Passt die Methode zu den Projektanforderungen und den geltenden Rahmenbedingungen? Trägt die Projektleitung das Vorgehen mit? B-= Bedingungen, Basteln oder Bestellen Cut ’n’ Shift Workshop vorbereiten: Wer sind die Umsetzungsteams? Wer sind die Schnittstellenpartner? Wer sind die Stakeholder? Wie lang geht das Projekt? Wie fein ist die Granularität in der geplant wird? Wie lange muss der Workshop angesetzt werden? C-= Cut ’n’ Shift, Creativity, Creation, Commitment Durchführung des Workshops: Spielregeln erklären, die Teams zur kreativen Arbeit motivieren und den offenen Austausch stärken. Risiken und offene Punkte klären und / oder dokumentieren. Im Anschluss werden die erforderlichen Commitments aller Beteiligten (Umsetzungsteams, Schnittstellenpartner, Stakeholder) eingeholt. Das Commitment gilt unter den zu diesem Zeitpunkt geltenden Rahmenbedingungen. D-= Dokumentation Das Ergebnis des Workshops wird gesichert und allen zur Verfügung gestellt. E-= Etablierung, Evaluierung Wiederholte Durchführung des Workshops, um schnell auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren zu können und die Transparenz im Projekt zu steigern. Sven Dellermann Sven Dellermann ist Gründer und Senior Consultant der Firma Solufi GmbH. Er arbeitet und berät bereits seit über zehn Jahren im Projektmanagement. Als zertifizierter Business Moderator nutzt er nicht nur die gängigen Workshopmethoden, er entwickelt regelmäßig neue, innovative Ansätze, um Problemstellungen in Workshops zu bearbeiten. sven.dellermann@solufi.de www.solufi.de Madlen Keller Madlen Keller ist Senior Consultant bei der Solufi GmbH. Sie arbeitet und berät bereits seit über zehn Jahren im Prozess- und Projektmanagement. Als Mediatorin und Project Management Professional (PMP) erkennt sie die Kundenbedürfnisse und geht auf diese zielgerichtet ein. Die Moderation von Workshops gehört zu ihrem Standardportfolio. madlen.keller@solufi.de www.solufi.de Ulrich Engelmann, Martin Baumann Zielführend moderieren Kompetenzen - Methoden - Wege zum Gesprächserfolg 1., Auflage 2022, 438 Seiten €[D] 34,90 ISBN 978-3-8252-5689-0 eISBN 978-3-8385-5689-5 In der Teamarbeit wird Moderation zum Erfolgsfaktor, der jedoch häufig unterschätzt wird. Ausgehend vom persönlichen Kompetenzniveau verknüpft dieses Buch Grundlagen und Methoden zu Wegen, um Ihre persönliche Entwicklung individuell zu begleiten: Einsteiger: innen finden hilfreiche Checklisten und Basistechniken für ihre ersten Moderationen, Fortgeschrittene wertvolle Praxistipps und Methoden für den Ausbau ihrer Moderationskompetenz. Profis schließlich genießen eine raffinierte Aussicht auf weniger bekannte Techniken und neue Anwendungen. Weiterführende Exkurse zum Meeting-Management und zur Online-Moderation runden den Anwendungshorizont ab. Ob in Beruf, Studium oder Ehrenamt - derart ausgestattet gelingen Ihre eigene sowie die Entwicklung Ihres Teams durch zielführende Moderation. Anzeige pm_04_2022.indb 69 pm_04_2022.indb 69 02.09.2022 13: 53: 45 02.09.2022 13: 53: 45