14 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 Lokalprojekte bringt Querwechsler*innen in die Kommunalverwaltung Lokalprojekte-- innovatives Projektmanagement und Sinnstiftung Katja Büchner, Charlotte Bock Für eilige Leser | Die meisten Menschen streben in ihrem beruflichen Alltag nach einem Sinn. Sie wollen ihre praktischen Erfahrungen und ihr Wissen in die Organisation einbringen. Gleiches gilt für den öffentlichen Sektor. Das gemeinnützige Unternehmen Lokalprojekte (LP) bietet nun eine innovative Möglichkeit, fachlich qualifizierte Personen aus Wirtschaft und Gesellschaft mit Kommunen und Behörden über die gemeinsame Arbeit an sinnstiftenden Projekten zusammenzubringen. Welcher Weg zur Gründung von Lokalprojekte geführt hat, wie sich die Idee von Lokalprojekten zu einer eigenen Methode des Projektmanagements entwickelt hat und welche Perspektiven sich aus den ersten Praxiserfahrungen und Projekten für die kommunalen Verwaltung ergeben, davon berichtet dieser Artikel. Schlagwörter | Lokalprojekte, Innovatives Projektmanagement, Sinnstiftung, Onboarding, Personalgewinnung und -bindung Von der Idee zum gemeinnützigen Unternehmen Mitten in der Corona-Pandemie fand im März 2021 der bundesweite Innovationswettbewerb UpdateDeutschland als Online-Hackathon statt. Unter der Schirmherrschaft der Bundesregierung kamen rund 4.000 Bürgerinnen und Bürger, sowie 60 Städte und Gemeinden, Initiativen und Start-ups in einem 48-Stunden-Sprint zusammen, um gemeinsam an Herausforderungen von heute und morgen zu arbeiten. Dieser Wettbewerb war die Geburtsstunde des gemeinnützigen Unternehmens Lokalprojekte. Angesichts des Wandels demografischer Strukturen hatte die Stadt Eschwege gefragt, wie es gelingen könne, den Nachwuchs 2.0 für kommunale Rathäuser zu gewinnen. Schließlich zeichnet sich nach einer Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens PwC (2022) derzeit ab, dass im Jahr 2030 rund eine Million Fachkräfte im öffentlichen Dienst fehlen werden. Als Lösung zu dieser Herausforderung entwickelte das interdisziplinär aufgestellte Gründungsteam von Lokalprojekte die Idee, Querwechsler*innen für Kommunen zu gewinnen, die aus der Wirtschaft oder Gesellschaft kommen. Sie sollen sich durch die konkrete Arbeit an gemeinsamen Projekten selbst ein Bild von kommunaler Verwaltungsarbeit machen und ihre Expertise direkt vor Ort einbringen können. Ziel von Lokalprojekte ist es, mit Querwechsler*innen und Verwaltungsteams gemeinsam an sinnstiftenden Projekten zu arbeiten, die zum Erhalt und zur Zukunftsfähigkeit der Daseinsvorsorge in Städten und Kommunen beitragen. Doch warum genau Querwechsler*innen in die Verwaltung bringen? Die komplexe und hochdynamische Außenwelt stellt die lokale Ebene der Verwaltungen vor komplizierte Herausforderungen. Dazu zählen beispielsweise die Geschwindigkeit der Digitalisierung, die Integration von zahlreichen Geflüchteten und notwendige Maßnahmen im Kampf gegen den Klimawandel. Das Austragen und Lösen von globalen Problemen auf lokaler Ebene spiegelt sich auch in der Vision von Lokalprojekte wider: Lokalprojekte ist davon überzeugt, dass die kommunale Ebene nicht die unterste, sondern die wichtigste Ebene Reportage | Lokalprojekte-- innovatives Projektmanagement und Sinnstiftung 15 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 in der effektiven und nachhaltigen Lösung globaler Fragen darstellt. Durch diese vielschichtigen Entwicklungen und komplexen Anforderungen sowie die staatliche Notwendigkeit, nicht nur zu reagieren, sondern auf sie aktiv zu agieren, entstehen neue staatliche Aufgaben. Diese gehen jedoch oft mit neuen Kompetenzanforderungen an Mitarbeitende einher, gerade wenn es um Digitalisierung geht. Hierfür Querwechselnde aus Wirtschaft und Gesellschaft im öffentlichen Sektor einzusetzen, stellt deshalb eine weitere Kernidee von Lokalprojekte dar. Neben neuen Kompetenzen werden in der öffentlichen Verwaltung ebenfalls neue Arbeits- und Herangehensweisen benötigt, um mit der sich so rasant verändernden und entwickelnden Außenwelt Schritt halten zu können. Längst gibt es Think Tanks für privatwirtschaftliche Unternehmen und politische Vereinigungen. Doch wie können neue, richtungsweisende Ideen auf kommunaler Ebene entstehen und Wirkung entfalten? Durch die fachspezifische Expertise, Berufserfahrung in anderen Sektoren und ihren damit einhergehenden verwaltungsexternen Blick, bringen Querwechsler*innen neue Arbeitsmethoden und Ideen mit in den Verwaltungsalltag. Durch den alltäglichen Austausch mit den Verwaltungsteams vor Ort werden hierdurch Innovationen in Kommunen angeregt. Es werden Kompetenzen für Lern- und Veränderungsprozesse gefördert und abteilungsübergreifende Lösungsansätze gefunden. Darüber hinaus bringen Querwechsler*innen ein anderes kulturelles Verständnis von Management und Führung mit, welches für die Gewinnung und Bindung von Talenten nützlich sein kann. Damit Querwechsler*innen und Verwaltungsteams gemeinsam für den Erhalt und die Zukunftsfähigkeit der Daseinsvorsorge in Städten und Gemeinden wirken können, wählt Lokalprojekte die Methode der wirkungsorientierten Steuerung, umgesetzt in spezifischen Projekten. Lokalprojekte als Methode für Projektmanagement Nach Gründung der gemeinnützigen GmbH Lokalprojekte 2021 stellte sich die hessische Stadt Eschwege an der Werra als erste Pilotkommune für die Umsetzung zweier Lokalprojekte zur Verfügung. Eines dieser beiden Projekte stand unter dem Thema „Einführung der E-Akte: Papierlos- - aber Abbildung 1: Das Modell von Lokalprojekte Abbildung 2: So funktioniert ein Lokalprojekt Reportage | Lokalprojekte-- innovatives Projektmanagement und Sinnstiftung 16 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 Abbildung 3: Auszug aus den Inhalten der Lernplattform Abbildung 4: Das Bildende Begleitprogramm von Lokalprojekte richtig! “. Hierfür schloss die Stadt Eschwege eine Kooperation mit der Lokalprojekte gGmbH ab. Nach erteiltem Auftrag übernahm das Lokalprojekte-Team die Suche nach einem geeigneten Talent für diese komplexe Digitalisierungsherausforderung. Nach wenigen Wochen war eine passende Person für die Aufgabe des Projekts identifiziert und an die Stadt Eschwege weitergeleitet. Bei der Kommune stieß das Profil der vorgeschlagenen IT-Fachkraft auf Begeisterung. Die für das Projekt „E-Akte“ gefundene IT-Spezialistin war von der Arbeit in der Kommune vor Ort so überzeugt, dass sie nach offiziellem Projektende seit Mai 2022 ihre Arbeit als festangestellte Mitarbeiterin bei der Stadt Eschwege fortführt. Lokalprojekte bietet Kommunen nicht nur Unterstützung bei der Gewinnung von Querwechsler*innen aus Wirtschaft und Gesellschaft, sondern ermöglicht auch die rechtliche Umsetzung der vergüteten, sechsbis zwölfmonatigen Vollzeit- Projektarbeit. Durch eine Arbeitnehmerüberlassung können Querwechsler*innen innerhalb weniger Wochen ihre Arbeit aufnehmen. Ein weiteres Herzstück des Angebots von Lokalprojekte ist das bildende Begleitprogramm. Hier wird ein wechselseitiges Grundverständnis für Kompetenzen, Motivation und Arbeitsweisen im Vergleich zwischen Kommunen und Privatwirtschaft vermittelt und nützliches Handwerkszeug für die Projektarbeit mit auf den Weg gegeben. Zusätzlich stellt Lokalprojekte über eine Lernplattform Lernmodule bereit, mit der sowohl die verantwortlichen Personen aus der Kommune, 2023 12. Oktober 2023 Austria Center Vienna | Online #pmafocus23 Projektmanagement zwischen den „Realitäten” ODE R FAKT pma.at/ focus Informationen & Anmeldung zur hybriden Veranstaltung: © Gianmaria Gava Ingrid Brodnig Wie Unternehmen von Gerüchten und Falschmeldungen betroffen sind - und wie man geschickt reagieren kann. Clemens Maria Schreiner Fakten schaffen. Warum wir nicht immer eine eigene Meinung brauchen.- © Thomas Jantzen/ ORF Kai Erenli Ein Vortrag über gefakte (Tatsachen-)Behauptungen und verifizierte Gerüchte in Projekten. © P.Rösler/ FH des BFI Wien Doris Weßels Die neue Normalität in der Projektarbeit? Navigieren durch den KI-Dschungel von Fakten, Fakes und Fiktion. © FH Kiel Reportage | Lokalprojekte-- innovatives Projektmanagement und Sinnstiftung 18 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 die als Pat*innen fungieren, als auch die Querwechsler*innen weiterbildet. Ganz wesentlich ist auch ein weiterer Service von Lokalprojekte: Die oft ambivalenten Denk- und Handlungsmuster von Verwaltung und Privatwirtschaft können zu Moderationsbedarfen führen. Deshalb steht jedem Projekt ein eigener “Buddy” aus dem Lokalprojekte-Team als persönliche*r Begleiter*in für alle Fragen rund um das Projekt zur Seite. Dieser Buddy hat außerdem die Aufgabe, die Effizienz und Effektivität der Projekte über die gesamte Projektlaufzeit im Blick zu behalten. In regelmäßigen Jour fixes tauschen sich alle drei Beteiligten- - Querwechsler*innen, Pat*innen und Buddies- - aus und reflektieren über den bereits zurückgelegten Weg. Ein Lokalprojekt, wie die Stadt Eschwege es erfolgreich umsetzte, kann als eigene Methode des Projektmanagements für die öffentliche Verwaltung dienen. Durch das Miteinander und das bildende Begleitprogramm von Lokalprojekte wird das Verständnis für den öffentlichen Sektor und das Innovationspotenzial in der Kommune gesteigert. Es geht in den einzelnen Projekten nicht nur um das Projektergebnis, sondern auch um die dabei entstehenden Lernprozesse und die persönliche Entwicklung. Indem beispielsweise neue Kollaborationsmethoden für die digitale Zusammenarbeit vorgestellt und gemeinsam ausprobiert werden, können individuelle, verwaltungseigene Lösungen gefunden werden. Die einzelnen Akteur*innen des Projekts tragen damit zu einer „lernenden Verwaltung” bei, in der es darum geht, auch einen Abbildung 5: Der Weg zu Ihrem Lokalprojekt Abbildung 6: Die Alleinstellungsmerkmale der Lokalprojekte gGmbH 19 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 • Wie funktioniert gute Kreativität? • Was sind sinnvolle Hilfsmittel und Methoden? • Welche Hebel habe ich zum Steuern? • Wie kann man das Digitalisieren? ISBN: 978-3-74-819328-9 Kontakt für einen Vortrag: dieter.geckler@t-online.de Kreativität bei Menschen, Teams und Organisationen Dieter Geckler • Grußwort von Prof. Reinhard Wagner Gesellschaft f. Projektmanagement (GPM) • Empfehlung in der Deutschen Gesellschaft für Kreativität (DGfK) Anzeige Raum persönlicher Entwicklung zu schaffen. Auf diese Weise verändert sich mit den Projektbeteiligten auch das jeweilige Umfeld innerhalb der Verwaltung, womit ein Veränderungsprozess auf allen Ebenen in Gang gesetzt wird. Wie der Weg von einer Idee bis zu einem Lokalprojekt aussieht, das erläutert Abbildung 5. Personalgewinnung durch Sinnstiftung Seit einigen Jahren wächst bei vielen Menschen der Wunsch danach, Sinn und Wirksamkeit im beruflichen Alltag zu erleben. „Impact“ ist häufig das Schlagwort dafür. Fehlt er, führt das nicht selten zu Motivationsverlust und schließlich Jobwechsel. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass die individuelle Motivation mit einem höheren Entgelt oder Zusatzleistungen wie dem berühmten Bällebad, nicht zurückgeholt werden kann. Mehr geht es darum, einen sichtbar positiven Beitrag zum Gemeinwohl zu erschaffen. Für welche Arbeitgeber entscheiden sich Menschen also, die ihre Zeit, Energie und Erfahrung in eine sinnstiftende Arbeit investieren wollen? Für Arbeitgeber, mit attraktiven, sinnstiftenden Arbeitsinhalten, welche zudem die Möglichkeit bieten, die eigenen Kompetenzen einzubringen. Gerade im öffentlichen Dienst, mit oftmals vielen Vorschriften und Regelungen gar nicht so einfach? Doch! Es gibt Möglichkeiten. Gerade im öffentlichen Dienst. Wirkungsorientierte Projektarbeit ist eine Option, Raum zu schaffen, in dem Mitarbeiter*innen ihre individuellen Kompetenzen einbringen und sinnstiftend tätig werden können. Projektarbeit hilft dabei, fachbereichsübergreifend zusammen zu arbeiten und dadurch einen ganzheitlichen Blick auf die Verwaltung zu bekommen. Das schafft Abwechslung und bringt umfassend betrachtete, frische Lösungen, die ganz nebenbei auch die Effizienz steigern. Der öffentliche Dienst ist häufig mit der Lösung komplexer Herausforderungen beauftragt, die dem gesellschaftlichen Zusammenleben und der Gemeinschaft dienen. Das ist ein nicht zu unterschätzendes Argument, mit dem kommunale Arbeitgeber punkten können. Denn mit seinen eigenen Kompetenzen zum Gemeinwohl beizutragen, kann ganz besonders zu einem Gefühl der Sinnhaftigkeit und Erfüllung führen. In einem Projekt können die Beteiligten außerdem die direkten Auswirkungen ihrer Bemühungen auf die Organisation und die Gemeinschaft sofort erkennen. Eine Win-win-Situation für Mitarbeiter*innen, Verwaltung und Gesellschaft. Wer in den Projektarbeiten den Fokus auf die Erzielung von Wirkung richtet, gelangt von der klassischen Inputorientierung zur Wirkungsorientierung. Vielerorts eine noch ungewohnte Perspektive für die Verwaltung. In der klassischen Planungslogik schaut man zunächst auf den Input in Form von Budgets und Ressourcen und erst am Ende auf das Ergebnis der erbrachten Leistung. Wirkungsorientierung im Gegensatz dazu, nimmt bereits während der Planungsphase die konkrete, zu erreichende Wirkung ins Visier. Die Projektbeteiligten beginnen mit der Frage, wie genau eine Leistung ein gesellschaftliches Problem lösen und damit die gewünschten Auswirkungen auf die Zielgruppe realisieren kann. Für die Projektverantwortlichen entstehen damit ganz neue Fragen, beispielsweise: „Wie kann die gewünschte Wirkung erzielt werden? “ „Welche Leistungen können dazu auf welche Weise beitragen? “ Klingt kompliziert? Sicherlich komplex, vielleicht auch neu. Verwaltungsteams bei der Umsetzung wirkungsorientierter Projekte zu unterstützen, das hat sich Lokalprojekte auf die Fahnen geschrieben. Begeisterung durch Onboarding und Weiterbildung Eine weitere Möglichkeit Sinn und Wirksamkeit in der eigenen Arbeit im öffentlichen Dienst zu sehen und zu leben ist ein strukturiertes Onboarding von querwechselnden Mitarbeiter*innen. Ein genauso vielbemühtes wie falsches Vorurteil gegenüber der Arbeit im öffentlichen Dienst ist, dass Verwaltungsmitarbeiter*innen gern bürokratisch entscheiden und langweilige Büroarbeit machen. Weit verfehlt. Der öffentliche Dienst ist der am breitesten gefächerte Arbeitgeber Deutschlands, nirgendwo sonst sind von der Juristin über den Buchhalter bis zur Umwelttechnikerin so unterschiedliche Berufsfelder gefragt und für die Lösung von komplexen und oftmals drängenden Herausforderungen vor Ort verantwortlich. Allerdings tun sich gerade beruflich abseits des öffentlichen Dienstes erfahrene Quereinsteiger*innen oftmals schwer, die Strukturen der öffentlichen Verwaltung zu verstehen und wirksam zu bedienen. Da geht gerade am Anfang viel Potenzial verloren. Ein Onboarding Programm, wie es Lokalprojekte anbietet, das ganz im Sinne des Verstehens der Logiken und Besonderheiten des öffentlichen Dienstes, der Vernetzung und des gegenseitigen Lernens steht, hilft, die Reportage | Lokalprojekte-- innovatives Projektmanagement und Sinnstiftung 20 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 04/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0068 neuen Mitarbeiter*innen gut in das System einzubinden und ihre Kompetenzen wirken zu lassen. Das ist attraktiv und unterstützt bei der Bindung neuer Mitarbeiter*innen. Lokalprojekte hat dabei die Erfahrung gemacht, dass auch die „alten Hasen“ in der Verwaltung viel von den „Neuen“ lernen, gerade wenn man als Pat*in dazu beiträgt, das System leichter zu verstehen. Tatsächlich kommt gerade das Bildungsprogramm auch bei den langjährigen Verwaltungsmitarbeiterinnen gut an, denn manchmal brauchen auch sie eine Erinnerung daran, wie sinnstiftend ihre tägliche Arbeit für das Gemeinwohl ist. Und das begeistert alle Beteiligten nachhaltig. Aktuell in Umsetzung: Förderprogramm „Integrationsmacher: innen“ Ein gutes Beispiel für wirkungsorientierte Projektarbeit ist das neue Stiftungsprojekt „Integrationsmacher: innen“ von Lokalprojekte, gefördert von der Robert Bosch Stiftung. Integrationsmacher*innen-- ein Team aus einer Querwechsler*in und eine*r Pat*in-- setzen ein Projekt um, das der Integration von Geflüchteten und Migrant*innen dient. Insbesondere digitale Lösungen sollen den Alltag für Geflüchtete und Migrant*innen aber auch die Arbeit der Mitarbeiter*innen der Verwaltung vereinfachen und unterstützen. Es gibt bereits viele gute Tools, die etwa ein besseres Matching von Angeboten und Bedarfen im Bereich Arbeit, Wohnen oder Spracherwerb ermöglichen. Zentrale Themen in der Integrationsarbeit sind Wohnen, Arbeit, Sozialkontakte, Behördengänge, Sprache und Gesundheit. Oftmals sind in den Städten, Kommunen und Behörden gute Lösungsansätze bekannt, aber es fehlen Zeit und Personal, diese auch umzusetzen. Genau hier setzt Lokalprojekte mit dem eigenen Programm an. Das interdisziplinäre Team bringt sowohl geeignete Fachleute als auch ein weitreichendes Netzwerk mit, das mit Ideen und bereits vorhanden digitalen Lösungen unterstützt. Derartige Tools in der Verwaltung nutzbar zu machen und echten Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen, das ist der Anspruch dieses Projekts. Die sinnstiftende Wirkung ist damit von vornherein klar, die wirkungsorientierte Projektarbeit gibt den entsprechenden Umsetzungsrahmen. Zusammenfassung und Fazit Die Lokalprojekte gGmbH verfolgt mit der eigenen Idee einen innovativen, ganzheitlichen Ansatz. Sie unterstützt die Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen und kommunalen Akteur*innen im Rahmen von Projekten und ist damit auf mehreren Ebenen wirksam: Zum einen trägt die erfolgreiche Umsetzung der Projekte selbst zur Lösung lokaler und gesamtgesellschaftlicher Herausforderungen bei. Gleichzeitig führt die gemeinsame Arbeit von Personen aus Wirtschaft, Gesellschaft und Verwaltung implizit zu Perspektivwechseln, die sowohl die Querwechselnden, als auch die Mitarbeiter*innen innerhalb der Verwaltung bereichern. Denn durch den Blick und die Expertise von außen können Innovationen in der Verwaltung vor Ort angeregt und deren Kompetenzen gestärkt werden. So können Fachexpert*innen für neue Aufgaben gefunden und Projekte anhand des Konzepts von Lokalprojekte wirkungsorientiert umgesetzt werden. Die Alleinstellungsmerkmale des gemeinnützigen Start-ups sind in Abbildung 6 zusammengefasst aufgeführt. Lokalprojekte unterstützt kommunale Verwaltungen darin, nicht nur auf äußere Veränderungen zu reagieren, sondern mit kompetentem Personal zukunftsfähig zu bleiben. Literatur Bernnat, R. et al. (2022). Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor. https: / / www.pwc.de/ de/ branchen-und-markte/ oeffent licher-sektor/ pwc-fachkraeftemangel-im-oeffentlichensektor.pdf, Stand: 03. 04. 2023 Abbildungen 1-6: ©Lokalprojekte gGmbH Eingangsabbildung: © Lokalprojekte gGmbH Katja Büchner Katja Büchner hat einen Masterabschluss in Media Education an der Universität Rostock und einen Ingenieursabschluss für Buch- und Medienproduktion an der HTWK Leipzig. Sie ist aktuell als Dezernentin für Innovation und Partnerschaftsmanagement bei der Bundeswehr tätig, Stadträtin der Stadt Andernach und Mitgründerin der Lokalprojekte gGmbH. Katja@lokalprojekte.de Charlotte Bock Charlotte Bock ist gelernte Wirtschaftswissenschaftlerin und schloss ihren Master of Public Policy mit Spezialisierungen in Social Entrepreneurship und Open Government ab. Beide Themenfelder sind Fokus ihrer wissenschaftlichen Arbeiten und Lehren an zwei Universitäten. Mit mehrjähriger Praxiserfahrung im Bereich Public Private Partnerships ist Charlotte Bock seit Frühjahr 2022 im Team von Lokalprojekte tätig und hat seit März 2023 gemeinsam mit Dr. Christine Prokop-Scheer die Geschäftsführung übernommen. Charlotte@lokalprojekte.de