eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 34/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
10.24053/PM-2023-0094
121
2023
345 Gesellschaft für Projektmanagement

Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz

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2023
Vladislav Vodatinski
Entdecken Sie die Zukunft des Projektmanagements! Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Branche mit datengesteuerter Planung, automatisierten Abläufen und prädikativen Analysen. Erfahren Sie, wie KI Projektmanager dabei unterstützt effizienter zu arbeiten, Risiken zu minimieren und die Teamarbeit zu optimieren. Betreten Sie die faszinierende Welt des Projektmanagements und erleben Sie, wie künstliche Intelligenz eine wahre Revolution entfacht. Diese innovative Technologie ermöglicht eine effiziente Planung, optimale Ressourcenallokation und die Automatisierung von Prozessen. Unternehmen können von den zahlreichen Vorteilen der KI profitieren, um ihre Ziele effektiver zu erreichen. Durch prädikative Analysen liefert KI wertvolle Einblicke, die den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen können. Die Integration von KI im Projektmanagement verschafft Unternehmen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil, da sie effizienter arbeiten, Risiken minimieren und Teamarbeit optimieren können.
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46 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 05/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0094 Projektmanagement neu gedacht: KI im Fokus! Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz Vladislav Vodatinskij Für eilige Leser | Entdecken Sie die Zukunft des Projektmanagements! Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Branche mit datengesteuerter Planung, automatisierten Abläufen und prädikativen Analysen. Erfahren Sie, wie KI Projektmanager dabei unterstützt effizienter zu arbeiten, Risiken zu minimieren und die Teamarbeit zu optimieren. Betreten Sie die faszinierende Welt des Projektmanagements und erleben Sie, wie künstliche Intelligenz eine wahre Revolution entfacht. Diese innovative Technologie ermöglicht eine effiziente Planung, optimale Ressourcenallokation und die Automatisierung von Prozessen. Unternehmen können von den zahlreichen Vorteilen der KI profitieren, um ihre Ziele effektiver zu erreichen. Durch prädikative Analysen liefert KI wertvolle Einblicke, die den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen können. Die Integration von KI im Projektmanagement verschafft Unternehmen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil, da sie effizienter arbeiten, Risiken minimieren und Teamarbeit optimieren können. Schlagwörter | Künstliche Intelligenz, Revolution, Effizienzsteigerung, Automatisierung, Risikominderung Die Welt des Projektmanagements steht vor einer Revolution. Dank des unaufhaltsamen Fortschritts in der Künstlichen Intelligenz (KI) werden neue Horizonte eröffnet und die Effizienz sowie der Erfolg von Projekten auf eine noch nie dagewesene Weise gesteigert. KI hat sich längst als Eckpfeiler der technologischen Revolution etabliert und ist nahezu in allen Branchen zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Doch insbesondere im Projektmanagement zeigt sich das Potenzial der KI, den Status quo zu durchbrechen und eine neue Ära einzuläuten. 1 Einleitung Traditionell war das Projektmanagement ein komplexer Prozess, der von menschlicher Expertise und Erfahrungen geprägt war. Projektmanager mussten ihre Pläne auf Grundlagen von Schätzungen und Annahmen erstellen, die oft mit Unsicherheiten und Risiken verbunden waren. Doch die Zeiten haben sich geändert. Mit der wachsenden Verfügbarkeit von Daten und der rasanten Entwicklung von KI-Technologien können Projektmanager nun auf umfassende Informationen und präzise Analysen zurückgreifen, um ihre Entscheidungen zu optimieren. (Barton / Müller, S. 160) Der Einsatz von KI im Projektmanagement ermöglicht eine datengesteuerte Planung und Ressourcenallokation. Historische Daten, Mustererkennungen und Prognosemodelle werden genutzt, um genaue Zeitpläne zu erstellen, Engpässe zu identifizieren und Ressourcen optimal zu nutzen. Projektmanager können nun die Kapazitäten ihrer Teams besser einschätzen und potenzielle Engpässe bereits im Vorfeld erkennen. Die KI hilft auch bei der Vorhersage der Auswirkungen von Änderungen im Projektumfang, sodass mögliche Risiken und Herausforderungen frühzeitig erkannt werden können. (Wittpahl, S. 135) Doch die KI bietet noch viel mehr als nur Planung und Ressourcenmanagement. Eine der größten Stärken der KI im Projektalltag liegt in der Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben. KI-basierte Tools können die Erfassung und Analyse von Daten, das Reporting, die Kommunikation und die Verwaltung von Dokumenten automatisieren. Diese Automatisierung führt zu erheblichen Effizienzsteigerungen, da Projektmanager ihre Zeit und Energie auf strategische Entscheidungen und die Lösung komplexer Pro- Wissen | Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz 47 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 05/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0094 bleme konzentrieren können. Dadurch verkürzen sich Projektzeiten, die Qualität steigt und die Kosten werden optimiert. (Barton / Müller, S. 161) Ein weiterer entscheidender Vorteil der KI im Projektmanagement ist die Risikominderung. KI-Algorithmen können potenzielle Risiken frühzeitig identifizieren, indem sie auf historische Daten und Muster zurückgreifen. Das frühzeitige Erkennen von Risiken ermöglicht Projektmanagern, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Auswirkungen von Risiken auf den Projekterfolg zu minimieren. Darüber hinaus können KI-gestützte-prädikative Analysen dabei helfen, Projektverzögerungen, Ressourcenkonflikte und Budgetüberschreitungen vorherzusagen, sodass rechtzeitig gehandelt werden kann. (Barton / Müller, S. 160) Neben der Effizienzsteigerung und der Risikominderung fördert KI auch die Zusammenarbeit und Kommunikation in Projektteams. Durch den Einsatz von KI-gestützten Tools können Projektmitglieder effizienter kommunizieren, Aufgaben delegieren und Informationen austauschen. Chatbots, virtuelle Assistenten und Echtzeitkommunikationsplattformen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit und verbesserte Koordination. Die KI-gestützte Sprach- und Texterkennung erleichtert die Erfassung und Verarbeitung von Informationen, was zu einer gesteigerten Produktivität und einer besseren Entscheidungsfindung führt. (Kreutzer / Sirrenberg, S. 35) Projektmanager sollten diese Möglichkeiten erkennen und aktiv nutzen, um den Erfolg ihrer Projekte zu maximieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. In einer Zeit, in der Effizienz und Agilität immer wichtiger werden, ist Künstliche Intelligenz die treibende Kraft, die das Projektmanagement in die Zukunft führt. 2.1 KI-gestützte Projektplanung und Ressourcenmanagement Einer der grundlegenden Aspekte des Projektmanagements ist die effektive Planung und Zuweisung von Ressourcen. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel, um den Projektmanagern dabei zu helfen, diese Aufgaben präziser und datengesteuerter zu bewältigen. Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können Projektmanager auf umfangreiche Datenbanken historischer Projektdaten zugreifen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Die KI analysiert diese Daten, erkennt Muster und Trends und leitet daraus wertvolle Informationen für die Planung ab. Auf dieser Grundlage können Projektmanager realistische Zeitpläne erstellen, Engpässe identifizieren und Ressourcen optimal zuweisen. Ein weiterer Vorteil der KI-gestützten Projektplanung ist die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren und deren Auswirkung auf den Projektzeitplan und das Budget vorherzusagen. Durch die Integration von KI in die Projektmanagement-Software können Projektmanager Änderungen im Projektumfang oder Ressourcenallokation durchspielen und sofort die Auswirkungen auf den gesamten Projektverlauf evaluieren. Dies hilft bei der Bewertung von Risiken und unterstützt die Projektmanager dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, um das Projekt auf Kurs zu halten. (Kreutzer / Sirrenberg, S. 78-96) Darüber hinaus kann die KI auch bei der Kapazitätsplanung und -verwaltung von Teams helfen. Die KI analysiert die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der Teammitglieder sowie die Anforderungen des Projekts und schlägt optimale Teamzusammenstellungen vor. Dadurch können Projektmanager sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. Dies erhöht die Effizienz und minimiert Engpässe oder Überlastungen in den Teams. (Barton / Müller, S. 164) Ein weiterer wichtiger Aspekt der KI-gestützten Projektplanung und des Ressourcenmanagements ist die kontinuierliche Verbesserung und Lernfähigkeit der KI-Systeme. Je mehr Daten und Erfahrungen gesammelt werden, desto intelligenter und präziser werden die KI-Algorithmen. Die KI kann aus vergangenen Projekten lernen und Best Practices ableiten, um die Qualität der Projektplanung kontinuierlich zu steigern. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Projekte immer besser zu optimieren und ihre Erfolgschancen zu erhöhen. (Kreutzer / Sirrenberg, S. 170-174) Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass die KI nicht als Ersatz für menschliche Expertise und Erfahrungen betrachtet werden sollte, sondern als unterstützendes Werkzeug. Projektmanager spielen weiterhin eine entscheidende Rolle bei der Interpretation der KI-Ergebnisse, der Anpassung der Pläne an spezifische Anforderungen und der Entscheidungsfindung. KI-gestützte Projektplanung und Ressourcenmanagement bieten Projektmanagern jedoch eine wertvolle Grundlage und Unterstützung, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den Projekterfolg zu maximieren. (Barton / Müller, S. 176) Nehmen wir an, der Projektmanager ist dafür verantwortlich, den Bau einer neuen Schienenverkehrsstrecke zu leiten. Aufgrund der Komplexität und der Vielzahl von Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, kann die KI dabei helfen, dieses Vorhaben effizienter und effektiver zu gestalten. Für die Planungsphase kann die KI Zugriff auf historische Daten zu ähnlichen Projekten haben. Sie kann diese Daten analysieren, um zu ermitteln, wie lange bestimmte Bauabschnitte in der Vergangenheit gedauert haben, welche Ressourcen benötigt wurden und welche Probleme aufgetreten sind. Auf dieser Basis kann der Projektmanager einen realistischen Zeitplan erstellen. Angenommen, der Projektmanager stellt fest, dass es in der Planungsphase zu Verzögerungen kommt, weil spezialisiertes Personal oder bestimmte Maschinen nicht verfügbar sind. In diesem Fall kann die KI verschiedene Szenarien simulieren, um zu ermitteln, welche Auswirkungen alternative Ressourcenzuweisungen oder Änderungen im Projektumfang auf den Zeitplan und das Budget haben könnten. Die KI kann auch dazu beitragen, die Kapazitätsplanung des Teams zu verbessern. Wenn beispielsweise spezielle Techniker für bestimmte Phasen des Projekts benötigt werden, kann die KI analysieren, wann diese Techniker verfügbar sind und welche anderen Aufgaben sie haben. So kann der Projektmanager sicherstellen, dass diese Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind und Engpässe vermieden werden. Im Laufe des Projekts lernt die KI aus den gesammelten Daten und Erfahrungen. Sie kann nun feststellen, dass bestimmte Bauabschnitte länger dauern als ursprünglich geplant oder dass bestimmte Ressourcen knapp werden. Diese Erkenntnisse kann der Projektmanager nutzen, um zukünftige Projekte noch besser zu planen und zu steuern. Wissen | Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz 48 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 05/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0094 2.2 Automatisierung und Effizienzsteigerung Ein wesentlicher Beitrag der KI im Projektmanagement liegt in der Automatisierung von wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben. KI-gestützte Tools und Systeme können eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren, die früher manuell erledigt werden mussten. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und ermöglicht es Projektmanagern, wertvolle Zeit und Ressourcen auf strategische Entscheidungen und die Bewältigung komplexer Herausforderungen zu konzentrieren. Ein Bereich, in dem die Automatisierung durch KI besonders wirkungsvoll ist, betrifft die Datenerfassung und -analyse. Traditionell mussten Projektmanager große Mengen an Daten manuell erfassen, strukturieren und analysieren, um wertvolle Einblicke zu gewinnen. Mit KI-gestützten Systemen können diese Prozesse automatisiert werden. Die KI extrahiert relevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen, wie beispielsweise Projektberichten, Kommunikationsverläufen und anderen Dokumenten, und analysiert sie, um Muster, Trends und wichtige Zusammenhänge zu erkennen. Dadurch werden nicht nur menschliche Fehler minimiert, sondern auch die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenanalyse deutlich gesteigert. Die Automatisierung erstreckt sich auch auf das Reporting und die Kommunikation im Projektmanagement. KI-gestützte Tools können automatisch Berichte und Dashboards generieren, die den aktuellen Projektstatus, Fortschritte, Risiken und weitere relevante Kennzahlen aufzeigen. Diese Berichte können auf den individuellen Bedürfnissen der Stakeholder basieren und in Echtzeit aktualisiert werden. Dies ermöglicht es den Projektmanagern, den Stakeholdern präzise Informationen zur Verfügung zu stellen und den Entscheidungsprozess zu beschleunigen. (Barton / Müller, S. 187-193) Darüber hinaus unterstützt KI die Automatisierung von Prozessen im Projektmanagement, wie beispielsweise die Zuweisung von Aufgaben, die Verfolgung von Meilensteinen und die Verwaltung von Dokumenten. KI-gestützte Projektmanagement-Plattformen können Aufgaben automatisch an die richtigen Teammitglieder zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Erinnerungen an wichtige Termine und Abgabefristen senden. Dies reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand erheblich und sorgt dafür, dass die Projektabläufe reibungslos und effizient ablaufen. Ein weiterer bedeutender Aspekt der Automatisierung durch KI im Projektmanagement betrifft die Qualitätskontrolle und das Risikomanagement. KI kann dazu beitragen, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bewerten, indem sie Daten analysiert, um mögliche Probleme oder Unregelmäßigkeiten zu identifizieren. Durch die automatisierte Überwachung von Projekt Metriken und Leistungskennzahlen können Abweichungen von den definierten Standards oder Zielvorgaben erkannt und rechtzeitig korrigiert werden. Dies trägt dazu bei, dass das Projekt auf Kurs bleibt und potenzielle Risiken minimiert werden. (Kreutzer / Sirrenberg, S. 208) Auch hier ist es jedoch wichtig anzumerken, dass die Automatisierung nicht bedeutet, dass menschliche Interaktion und Entscheidungsfindung überflüssig werden. Die Rolle des Projektmanagers bleibt von entscheidender Bedeutung, um die automatisierten Prozesse zu überwachen, die Ergebnisse zu interpretieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen. KI-gestützte Automatisierung ist ein mächtiges Werkzeug, das Projektmanagern hilft, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, jedoch immer in Kombination mit menschlicher Expertise und Erfahrung. Insgesamt ermöglicht die Automatisierung durch Künstliche Intelligenz eine erhebliche Effizienzsteigerung im Projektmanagement. Projektmanager können repetitive Aufgaben automatisieren, wodurch Zeit und Ressourcen frei werden, um sich auf strategische Aufgaben und Entscheidungen zu konzentrieren. Durch die Reduzierung von menschlichen Fehlern und die Beschleunigung von Prozessen trägt die Automatisierung dazu bei, die Projektziele effektiver und effizienter zu erreichen. Um dies nun an Anlehnung an das oben genannte Praxisbeispiel zu konkretisieren, nehmen wir wieder an, dass wir als Projektleiter verantwortlich für die Leitung eines Großprojekts zur Erstellung einer neuen Schienenverkehrsstrecke sind. Im täglichen Ablauf muss der Projektleiter eine Fülle von Informationen verarbeiten. Es gibt Bauarbeiten, Budgets, Mitarbeiter, Zeitpläne, Behördenkommunikation und vieles mehr zu managen. Eine KI-gestützte Projektmanagement-Plattform Abbildung 1: © Eigene Abbildung Vladislav Vodatinskij Wissen | Die Revolution des Projektmanagements durch Künstliche Intelligenz 49 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 34. Jahrgang · 05/ 2023 DOI 10.24053/ PM-2023-0094 hilft ihm dabei, die Vielzahl von Aufgaben und Informationen effizient zu verwalten. Ein praktischer Anwendungsfall ist die automatische Verfolgung des Baufortschritts. Durch die Interaktion von IoT- Sensoren in der Baustelle und Drohen für die Luftüberwachung kann die Plattform in Echtzeit genaue Daten über den Baufortschritt erfassen. Diese Daten werden automatisch analysiert und aufbereitet, sodass der Projektleiter jederzeit den Stand des Projekts auf einen Blick sehen kann. So kann er schnell auf Verzögerungen reagieren und die nötigen Maßnahmen ergreifen. Die KI-Plattform hilft auch bei der Verwaltung von Dokumenten. Es werden täglich eine Vielzahl von Dokumenten erstellt und ausgetauscht, von Bauplänen über Genehmigungsdokumente bis hin zu internen Berichten. Die KI kann Dokumente automatisch kategorisieren und indexieren, wodurch der Projektleiter schnell auf benötigte Informationen zugreifen kann. Die KI kann auch wichtige Termine erkennen und automatische Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden. Durch die Analyse von Daten, beispielsweise aus vorherigen ähnlichen Projekten, Wettervorhersagen oder aktuellen Projektinformationen, kann die KI potenzielle Risiken identifizieren und bewerten. So könnte die KI frühzeitig warnen, wenn aufgrund der Wettervorhersage Verzögerungen bei den Bauarbeiten zu erwarten sind, oder wenn das Projekt aufgrund von Budgetüberschreitungen oder Verzögerungen im Zeitplan vom Kurs abweicht. Auch in der Kommunikation und Berichterstattung leistet die KI einen wertvollen Beitrag. Sie kann automatisch Berichte erstellen, die den aktuellen Projektstatus, Fortschritt und Risiken darstellen. Diese Berichte können an individuelle Stakeholder angepasst werden. Der Projektleiter kann so einen wöchentlichen Bericht für das Top-Management erstellen, der einen Überblick über den Gesamtfortschritt und über die finanzielle Situation des Projekts gibt, während ein detaillierter täglicher Bericht für die Bauleitung erstellt wird, der spezifische Informationen über den Baufortschritt und die anstehenden Aufgaben enthält. Somit ermöglicht es KI dem Projektmanager, sich auf die strategischen Aufgaben zu konzentrieren und das Projekt effektiver und effizienter zu führen. Doch trotz der vielen Vorteile der KI, bleibt die Rolle des Projektleiters entscheidend, um die automatisierten Prozesse zu überwachen, die Ergebnisse zu interpretieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Die KI ist ein mächtiges Werkzeug, das dem Projektleiter hilft, seine Aufgaben effizienter zu erledigen, jedoch immer in Kombination mit seiner menschlichen Expertise und Erfahrung. 3. Fazit Die Integration von KI in das Projektmanagement bietet eine Reihe von Vorteilen und Chancen. Durch den Einsatz von KIgestützten Technologien können Projektmanager effizientere und präzisere Entscheidungen treffen, die Planung und Zuweisung von Ressourcen optimieren, Automatisierung und Effizienzsteigerungen realisieren sowie Risiken besser erkennen und bewerten. Insgesamt ermöglicht die KI im Projektmanagement eine präzisere Planung, eine effizientere Ressourcenzuweisung, Automatisierung von Aufgaben, und eine bessere Risikominderung. Die Integration von KI-gestützten Technologien eröffnet neue Möglichkeiten, um Projekte erfolgreicher und effektiver umzusetzen. Projektmanager sollten die Chancen erkennen, die die KI bietet, und diese als wertvolles Werkzeug in ihrer Projektmanagement-Praxis einsetzen, um den Projekterfolg zu maximieren. Literatur [1] Kreutzer Ralf T, Sirrenberg Marie: Künstliche Intelligenz verstehen. Grundlagen-Use-Cases-Unternehmenseigene KI-Journey, Springer Gabler, Wiesbaden 2019. [2] Barton, Thomas, Müller, Christian: Künstliche Intelligenz in der Anwendung. Anwendungspotenziale und Einsatzszenarien. Springer Vieweg, Wiesbaden 2021. [3] Wittpahl, Volker: Künstliche Intelligenz. Technologien, Anwendung, Gesellschaft. Springer Vieweg, Wiesbaden 2019. Eingangsabbildung: © iStock.com / Love portrait and love the world Vladislav Vodatinskij Vladislav Vodatinskij, Senior Projektmanager und Geschäftsführführer ENGINEC Spezialisierung: Schienenverkehr www.enginec.de eMail: vladislav.vodatinskij@enginec.de