22 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 „ Sich verstehen “ ist eine wesentliche Voraussetzung für die Steigerung der Projekterfolge, die Entschärfung des Fachkräftemangels und den Einsatz von KI Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt Hännes Gnädinger, Wolfgang Glitscher Für eilige Leser | Die GPM-Studie Projektifizierung 2.0 zeigt die Entwicklung des Projekterfolgsindex von 2013 bis 2022. Es wurde erwartet, dass die professionellen PM-Prozesse und die exzellenten Technologien / Tools, die Zusammenarbeit vereinfachen, was den Fachkräftemangel entschärft und den Projekterfolgsindex steigert! Das Gegenteil ist eingetreten. Der Projekterfolgsindex ist rückläufig und der Koordinationsaufwand hat zugenommen, was den Fachkräftemangel in den Projekten verschärft hat. Was ist falsch gelaufen? Es wurde missachtet, dass der Einsatz neuer Technologien / Tools in den Fachgebieten „ Sich verstehen “ voraussetzt. „ Sich verstehen “ braucht ein ganzheitliches Verständnis im Projekt, damit die Fachexperten des Auftraggebers mit den Fachexperten der Auftragnehmer reibungslos zusammenarbeiten und die Tools Daten nahtlos austauschen. Schlagwörter | Fachkräftemangel, Projektmanagement, PMO, PPM, Tools, PM-Prozess, Zusammenarbeit, Projektsprache, Produktsprache, KPI 1. Alarmglocke Projekterfolge Technologie verändert jedes Unternehmen, oft radikal, und das Tempo des Wandels wird immer schneller. Aber, die digitale und KI-Transformation muss mit dem Problem beginnen, nicht mit der Technologie (McKinsey & Company). Das heisst, das Problem „Sich nicht verstehen“ muss vor dem Einsatz neuer Technologien und vor dem Projektstart durch „Sich verstehen“ gelöst sein. 1.1 Rückläufiger Projekterfolgsindex Abb. 1: Die Studie der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.) zeigt, wie sich der Projekterfolgsindex in den letzten 10 Jahren entwickelt hat. Ins Auge sticht, die Zunahme der Zufriedenheit der Stakeholder in ihren Fachgebieten und der Rückgang der Zeit- und Kosteneinhaltung, sowie der Ergebnisse / Qualität. Die Studie zeigt auch, dass die Fachgebiete, wie PMO, welche für „Sich verstehen“ verantwortlich sind, in vielen Unternehmen gestrichen wurden. Die Zunahme der Zufriedenheit der Stakeholder weist darauf hin, dass sich die Fachgebiete mit neuen Technologien / Tools zu ihrer Zufriedenheit ausgerüstet haben. Das Lösen des Problems „Sich nicht verstehen“, was für die Projekt- Performance und damit für die Zufriedenheit der Shareholders und Kunden essenziell ist, wurde jedoch vernachlässigt. Fazit: Bevor neue Technologien / Tools in den Fachgebieten eingeführt werden, muss die Ursache des Problems „Sich nicht verstehen“ erkannt und das Problem gelöst werden. 1.2 Steigerung Projekterfolgsindex Abb. 2: Die Steigerung des Projekterfolgsindex braucht als Erstes die Lösung für „Sich verstehen“ in der Kundenlösung, sowie ein ganzheitliches Verständnis im Projekt. Als Zweites den gezielten Einsatz der Technologien / Tools in den Wissen | Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt 23 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 Fachgebieten. Beide Schritte sind Voraussetzung, um sowohl die Zeit- und Kosteneinhaltung, sowie die Qualität der Ergebnisse zu steigern. „ Sich verstehen “ im Projekt braucht eine gemeinsame Produktsprache (Strukturierung / Kodierung) im Lebenszyklus der Kundenlösung als Fundament in den Projekten und im Betrieb. Und es braucht eine gemeinsame Projektsprache (Scope- und Kosten-Strukturierung / Kodierung) zur Planung, Beauftragung und Steuerung der Leistungen und Lieferungen, sowie die Abstimmung zwischen den zwei Sprachen. Die gemeinsamen Sprachen sind die Voraussetzung, dass sich die Fachgebiete des Auftraggebers mit den Fachgebieten der Auftragnehmer verstehen und sich ein ganzheitliches Verständnis im Projekt bildet. Fazit: Wir müssen wieder lernen, die Stakeholder- Zufriedenheit in Projekterfolge umzusetzen! Tabelle 1: Wir lernen durch die Zielsetzung, das Problem „ Sich nicht verstehen “ durch die Lösung „ Sich verstehen “ zu eliminieren. Dazu müssen wir die Ursache des Problems erkennen. Problem, Ursache und Lösung ist der Fokus in den nachfolgenden Kapiteln. Nachhaltige Kundenlösungen, Entschärfung Fachkräftemangel, Einsatz neuer Technologien / Tools, reibungslose Zusammenarbeit, proaktive Planung, agile Steuerung, etc. sie alle brauchen „ Sich verstehen “ ! 2. Nachhaltige Kundenlösung Abb. 3: Im Lebenszyklus einer Kundenlösung wechseln sich Projekte und Betrieb bis zum Rückbau ab. Die Herausforderung ist, die Ursache des Problems „ Sich nicht verstehen “ zu erkennen, um die Lösung „ Sich verstehen “ zu finden. 2.1 Projekte im Lebenszyklus einer Kundenlösung Effektivität und Effizienz in den Projekten und im Betrieb der nachhaltigen Kundenlösung verlangen eine gemeinsame Produktsprache in der Plattform des digitalen Zwillings. Diese stellt das Konfigurieren und Aktualisieren der Dokumente und Daten im Lebenszyklus sicher. Die Projekte verlangen zusätzlich die Projektsprache WBS 4.0. Diese organisiert die Planung, Beauftragung und Steuerung des Liefer- und Leistung- Umfanges in Beziehung zu den Terminen und den Kosten. Die gemeinsamen, abgestimmten und projektübergreifenden Sprachen stellen nicht nur die Wiederverwendung der Daten und Dokumente in den Projekten sicher, sondern auch zwischen Projekten verschiedener Kundenlösungen. Die zwei Sprachen entlasten die Fachexperten signifikant und sind auch die Voraussetzung für die digitale und KI-Transformation. Schon beim Aufsetzen des ersten Projektes ist „ Sich verstehen “ entscheidend, um den Fachkräftemangel in den Projekten und im Betrieb zu entschärfen. Oft gilt der Fachkräf- Abbildung 1: Entwicklung des Projekterfolgsindex von 2013 bis 2022 (Quelle nach GPM Studie Projektifizierung 2.0) Abbildung 2: Ursache erkennen; Quelle: Fakten und Zahlen: GPM Studie Projektifizierung 2.0 Wissen | Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt 24 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 temangel fälschlicherweise als Ursache für den rückläufigen Projekterfolgsindex. Fachkräftemangel im Projekt ist jedoch die Folge des Problems „ Sich nicht verstehen “ . Aber was ist die Ursache für das Problem „ Sich nicht verstehen “ ? 2.2 Ursache des Problems „Sich nicht verstehen“ Unterschiedliche Strukturierungen und Kodierungen der Leistungen und Lieferungen in den Projekten sind die Ursache des Problems „Sich nicht verstehen“. Aber unterschiedliche Strukturierungen und Kodierungen braucht es, weil in Abb. 4 das Projekt Office den Projekt-Scope abwicklungsorientiert rückwärts von der Montage-Phase zur Design-Phase zur effektiven und effizienten Abwicklung strukturieren und kodieren muss. das Engineering Office die Kundenlösung in der Plattform funktionsorientiert vorwärts für den Betrieb / Unterhalt strukturieren und kodieren muss. die Partner-/ Supplier Offices ihre Lösungen zur Standardisierung kundenunabhängig strukturieren und kodieren. Jedes Projekt braucht eine Produktsprache in der Kundenlösung und eine Projektsprache. Und jedes Projekt hat eine Vielzahl von unterschiedlich kodierten Lösungen der Auftragnehmer. Die Lösungen der Auftragnehmer, aus welchen die Kundenlösung entsteht, müssen in der gemeinsamen Plattform in der Produktsprache konsolidiert werden. Die Vielzahl von Lösungen, die die Auftragnehmer mit unterschiedlichen Kodierungen ins gemeinsame Projekt bringen, sind im Anlagenbau beispielhaft die Hauptfunktionen, Tabelle 1 Abbildung 3: Projekte im Lebenszyklus die Haustechnik, die Hilfs- / Nebensystem, die Logistik, die Baumaßnahmen und die Montage. Die Partner- und Supplier-Offices der externen Auftragnehmer sind nicht nur Teil der Kundenlösung, sondern auch Auftraggeber zu ihren Auftragnehmern. Ein Partner- und Supplier-Office hat somit sein eigenes Projekt-Team, seine eigenen Auftragnehmer, und seine Konsolidierung- und Review- Ebene. Deshalb ist es einleuchtend, dass die Auftragnehmer ihre kundenunabhängigen Strukturierungen und Kodierungen brauchen. 2.3 Lösung „Sich verstehen“ Abb. 5: Um sich zu verstehen, muss eine gemeinsame abwicklungsorientierte Projektsprache und eine gemeinsame funktionsorientierte Produktsprache vor dem Projektstart festgelegt werden. Beide müssen projektübergreifend definiert und aufeinander abgestimmt sein. Nur dadurch werden die Fachexperten entlastet, können sich auf das Wesentliche in ihren Fachgebieten fokussieren und reibungslos zusammenarbeiten. Und nur dadurch können ihre Tools nahtlos Informationen austauschen. Um „Sich verstehen“ operativ umzusetzen, wurde die Methode SSM 4.0 (SMART Scope Management) entwickelt. Sie stellt sicher, dass jedes Fachgebiet im Projekt-Team und jedes Fachgebiet bei den Auftragnehmern seine Aufgaben, in Beziehung zum Budget und den Terminen, beim Start der Projekt-Ausführung, kennt. Wissen | Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt 25 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 Der Kern der Methode SSM 4.0 sind die zwei, aufeinander abgestimmten Sprachen. Dabei basiert: • die Projektsprache auf dem WBS 4.0 Prinzip „Back to Front“, welches den Scope und die Kosten in den Projekt-Phasen zur Planung, Beauftragung und Steuerung aus der Sicht der Rückwärts-Terminplanung strukturiert und kodiert. • die Produktsprache auf internationalen Standards im Lebenszyklus der nachhaltigen Kundenlösung, von der Lösungsentwicklung bis zum Rückbau. Die Standards strukturieren und kodieren die Systeme, Produkte, Signale und Anordnung aus der Sicht der Funktion der Kundenlösung. Wie Abb. 5 zeigt, stellen die abgestimmten Projektsprache WBS 4.0 und die Produktsprache die reibungslose Zusammenarbeit in und zwischen den Arbeitsebenen „Projekt-Team“ und „Auftragnehmer“ sicher. Damit ist auch der nahtlose Informationsaustausch zwischen den Tools der Fachgebiete sichergestellt. Und es ist die Voraussetzung geschaffen, die Technologien einzusetzen, welche den Fachkräftemangel entschärften. Prinzipien der SSM 4.0 Methode: • Die Beziehung zwischen der Projektsprache WBS 4.0 und der Produktsprache wird sichergestellt. Dies, indem die terminierten und budgetierten Scope Positionen der WBS 4.0, welche die Kundenlösung bestimmen, in die Plattform der Produktsprache geladen werden, um die Objekte der Auftragnehmer Lösungen zuzuordnen. • Für die Konfiguration des Scope und die Konsolidierung der Kosten definiert die WBS 4.0 die Work Breakdown Structure und die Cost Breakdown Structure, sowie die Beziehung zueinander. • Für die Planung und Beauftragung der Auftragnehmer definiert die WBS 4.0 die Dokumentenmappen, welche in den Projekt-Phasen der Scope Positionen gefüllt werden müssen. • Die Verfolgung und Steuerung des Fortschritts erfolgt dann durch den Status der Dokumente in den Dokumentenmappen. • Die Review-Teams, bestehend aus Fachexperten des Projekt-Teams und der Auftragnehmer, sind „Bottom-up“ in der Lage, den Arbeitsfortschritt und die Qualität zu beurteilen. Und, sie sind „Top-Down“ in der Lage, die Performance Indikatoren mittels den akzeptierten / freigegebenen Schlüsseldokumenten in Bezug zu den Terminen und den budgetierten Kosten zu beurteilen. Fazit: SSM 4.0 ist die Grundlage für das ganzheitliche Verständnis im Projekt. Abbildung 4: Zusammenarbeit im Projekt Abbildung 5: Methode SSM 4.0 Wissen | Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt 26 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 3. Ganzheitliches Verständnis im Projekt Bruce Sterling: „Wir brauchen kein Out-of-the-Box-Denken-… Wir brauchen ein ganzheitliches, neues Verständnis der Box selbst-…“ Die Frage stellt sich, braucht es ein ganzheitliches, neues Verständnis oder braucht es einfach nur ein „back to basic“ Verständnis. Keine Frage ist, ob es ein Überdenken des heutigen Projektmanagements braucht. Dies fordert die Entwicklung des Projekterfolgsindex von 2013 bis 2022. 3.1 Projektmanagement überdenken Wie Abb. 6 zeigt, nimmt das ganzheitliche Verständnis die Fachgebiete des Projekt-Teams und der Auftragnehmer in die Pflicht. Die Grundlage dazu ist die Lösung „Sich verstehen“ in Kapitel 2.3. Das Projekt-Team plant, beauftragt und steuert in der Projektsprache und die Auftragnehmer konsolidieren ihre Lösungen in der Produktsprache in der gemeinsamen Plattform. Dadurch werden die gemeinsamen Beurteilungen der SPI und CPI fundiert und nachvollziehbar. Notwendige Zielkorrekturen werden gemeinsam festgelegt, von allen Beteiligten im Kontext verstanden und effizient, effektiv und agil ausgeführt. Als Resultat steigert sich nicht nur die „Stakeholder-Zufriedenheit“ weiter, sondern es wird sich auch die „Termin- und Kosteneinhaltung“, sowie die „Ergebnis / Qualität“ steigern und somit der „Index Projekterfolg“ in Abbildung 1. Das Statement der Fachexperten „Wir haben keine Zeit den Bagger zu holen, wir müssen schaufeln“ zählt nicht mehr. Der „Bagger“, als abgestimmte Sprachen, ist vor Projektstart einsatzbereit. Es wird nur noch dort geschaufelt, wo der „Bagger“ nicht hinkommt. Fokus Projekt-Team: Wenn Projektmanagement nur als Projekt-Team (Auftraggeber) verstanden wird, fehlt das ganzheitliche Verständnis. Es fehlt die gemeinsame Grundlage, welche die Beziehung der „Top-down“ Termin- und Kosten-Performance zum „Bottom-up“ Fortschritt sicherstellt. Fokus Ganzheitliches Verständnis: Dies bringt die „Projekt-Team Fachgebiete“ und die „Auftragnehmer Fachgebiete“ in einer gemeinsamen „Projekt-Box“ zusammen. Es etabliert sich ein ganzheitliches Verständnis im Projektmanagement, im welchem sich die Fachexperten mit dem Projekt identifizieren. In den Reviews verstehen sich die Fachexperten des Projekt-Teams mit den Fachexperten der Auftragnehmer in den abgestimmten Projekt- und Produktsprachen. Fazit: Das Projektmanagement muss neu gedacht werden. Abbildung 6: Projektmanagement überdenken Abbildung 7: Das PMO bestimmt die gemeinsamen Sprachen und Tools Wissen | Ganzheitliches, neues Verständnis im Projekt 27 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 02/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0027 Dr. Wolfgang Glitscher Dr. rer. nat. Wolfgang Glitscher, Dipl.- Biochemiker und Chemie-Ingeneur, zehn Jahre Erfahrung in F&E (TU Berlin), anschließend zehn Jahre bei Einrichtungen der Frauenhofer-Gesellschaft tätig, dabei u. a. Programmdirektor der Telematikplattform für medizinische Forschungsverbünde der Gesundheitsforschung. Langjährige Erfahrung im Consulting für Projektmanagement in einer mittelständischen Beratungsgesellschaft. Seit 2005 Dozent für Projektmanagement an der Technischen Universität Berlin im internationalen Masterstudiengang Global Production Engineering. Delegierter der GPM (Region Berlin), Mitglied der FG PM an H9ochschulen und der SIG ESG der IPMA. w.glitscher@campus.tu-berlin.de Johannes Gnädinger Johannes Gnädinger entwickelte eine Methodik für ein ganzheitliches Projektverständnis im Anlagenbau vor rund 30 Jahren in ABB. Heute berät und unterstützt er Unternehmen auf dem Weg zur Steigerung der Projekterfolge und bei Kostenreduktionsprogrammen. Das heißt, das Projektmanagement muss für die Zukunft konzipiert werden. Dies bedeutet, dass sich das Projektmanagement aus dem Projekt-Team und den Auftragnehmern zusammensetzt. Dabei muss das PMO und das Projekt-Team Wissen über die Auftragnehmer-Lösungen, Wissen über einsetzbare Technologien und Wissen über die Realisierung aneignen. Eine Hauptaufgabe im ganzheitlichen Verständnis im Projektmanagement ist, Lösungen zu designen und Projekte zu managen, welche als nachhaltige Kundenlösung von den nächsten sieben Generationen akzeptiert werden. So muss zum Beispiel bereits im ersten Projekt im Lebenszyklus der Kundenlösung überlegt werden, wie im letzten Projekt „Rückbau“ Recycling, Weiternutzung und sichere Entsorgung möglich sein wird. 3.2 Vorbereitung Projektstart Abb. 7: Das PMO (Projekt Management Office) legt vor dem Projektstart projektübergreifend die gemeinsamen Sprachen, sowie die gemeinsamen Tools fest. Die Sprachen sind dabei der Schlüssel zum nahtlosen Informationsaustausch zwischen den Tools und dadurch zur reibungslosen Zusammenarbeit der Fachexperten, sowie die Voraussetzung für den Einsatz neuer Technologien / Tools. Das PMO erfüllt damit die Voraussetzung, den Fachkräftemangel in den Projekten und im Betrieb zu entschärfen. Durch seine projektübergreifende Rolle setzt das PMO alle Projekt-Teams in die Lage, ihre Projekte in allen Projekt-Phasen proaktiv zu planen und agil zu steuern. Es setzt damit den Grundstein für eine nachhaltige Kundenlösung, die im Termin und Budget als physischer und digitaler Zwillinge an den Betrieb übergeben wird. In den gemeinsamen Sprachen verstehen sich das Projekt- Team, die Auftragnehmer, der Kunde und die KI beim Entwickeln der wirtschaftlichsten und von der Umwelt und Gesellschaft akzeptierten, nachhaltigen Lösung. Eingangsabbildung: © alphaspirit-- stock.adobe.com