49 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 Automatisierung ist nicht abhängig von AI-Tools Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ eine Zeitersparnis in den Administralitäten erreichen Bernhard Konrad Schwab Für eilige Leser | Automatisierungsmöglichkeiten gibt es nicht erst seit ein paar Jahren, sondern in jedem digitalen Arbeitsplatz sind diese Funktionalitäten seit Jahrzehnten vorhanden und werden aus Unwissenheit nicht genutzt. So kann man beispielsweise in Outlook mit Quick Steps, Schnellbausteinen oder kleinen Makros Prozesse automatisieren und damit die manuelle Arbeitszeit reduzieren. Das verschenkte Potenzial der zeitlichen Einsparung ist dabei immens und schafft Raum, um sich um die Arbeit mit den Stakeholdern im Projektmanagement zu kümmern. Schlagwörter | Automatisierung, Office, M365, Makros Die Programme Word, Excel, Powerpoint und Outlook begleiten unser Leben schon seit Jahrzehnten. Einige von uns begleitet MS-Excel nun schon länger als so manches Arbeitsverhältnis, oder sogar länger als so manche Ehe Bestand hat. Ich selbst arbeite schon fast seit 30 Jahren mit diesen Programmen und wenn ich mich an die unterschiedlichen Emotionen erinnere, die mir mit diesen Tools widerfahren sind, wäre das Stoff für einen interessanten Psychoroman. Dabei ist es oft eine Hassliebe, da die bestehenden Programme und Tools, die im Unternehmen oder im Projekt im Einsatz sind, oft Lücken hinterlassen, die mit MS-Excel gefüllt werden müssen. Projektleiter, die neue Software im Unternehmen einführen, können ein Klagelied von den ganzen „Schattenlösungen“ singen, die aufgrund von technischen Schwächen in Abteilungen und Projekten über die Zeit etabliert worden sind. Oft sind dann diese Lösungen so wichtig im Unternehmen, dass ein Ausfall einen immensen Schaden nach sich ziehen kann. Brauche ich in der Zukunft Word, Excel, Powerpoint etc. überhaupt noch? Es vergeht kein Jahr, in dem es nicht eine Ankündigung gibt, dass ab sofort oder in naher Zukunft die Produkte der MS-Suite für das Projektmanagement überflüssig sind. Oft scheitern diese Tools an zu wenig PM-Budget, fachlichen Kenntnissen oder einfach Compliance Bedingungen, die den Einsatz sehr erschweren. Ein größeres KO-Kriterium stellt leider oft die Angst der Transparenz und Vergleichbarkeit dar, die durch diese Tools abteilungsübergreifend entsteht. Auch erlebt man Stilblüten in der Form, dass in der gleichen Firma in drei verschiedenen Projekten komplett unterschiedliche Vorlagen für eine Liste der offenen Punkte genutzt werden muss, weil es diese Vorgaben innerhalb der Abteilungen aufgrund der Wünsche der Bereichsleiter gibt. Diese unterschiedlichen Listen werden dann im Projektcontrolling für eine Auswertung teilweise händisch zusammengeführt. Ausbaden müssen es die Mitarbeiter im Projekt und damit vor allem die Projektmanager, denn diese Zeit ist oft nicht transparent und sorgt für zusätzliche Mehrstunden. Wissen | Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ ein Zeitersparnis erreichen 50 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 Setzt man aber die Office-Produkte mit den bereits vorhandenen Automatisierungsfunktionen richtig ein, wird daraus eine Zeitersparnis, die enorm ist. Leider kennt man aber diese Funktionen kaum und deshalb blicken wir kurz in die Vergangenheit zurück. Es war einmal vor ca. 30 Jahren- … So könnte diese Geschichte beginnen, den 1990 löste VBA (Visual Basic for Applications) die unterschiedlichen Makro-Sprachen im Umfeld von Microsoft MS Office ab und vereinheitlichte die Vorgehensweise bei der Anwendung dieser Technik. Ein Makro ist im Grunde nichts anderes als eine Folge von Anweisungen und Schritten auf einem einfachen Niveau, das keine großen Entwicklerkompetenzen benötigt. Makros sind aber für viele eine Blackbox, ein angsteinflößendes Element oder man weiß gar nicht, dass es sie gibt bzw. wie man sie „herstellt“. Dabei sind diese Makros in vielen Standardfunktionen etabliert und können direkt genutzt werden. Im Grunde ist der „Regelassistent“ in Outlook auch nichts anderes als eine Abfolge von Anweisungen und Schritten mit einer einfachen Bedienungsoberfläche. Automatisierung beginnt mit dem Prozess „Ich weiß nicht, was ich automatisieren kann! “, ist oft die gängige Antwort, wenn ich Kollegen diese Möglichkeiten aufzeige. Es fehlt oft der Use-Case aus Sicht des Anwenders, weil man zu technisch denkt. Dabei muss man sich immer vor Augen halten: Es geht um ein Werkzeug und das Werkzeug gibt nicht den Prozess vor. Dies kann nur der Anwender, womit wir bei der klassischen Betrachtung des Tagesablaufes und der damit verbundenen Aktivitäten mit den entsprechenden Zeitfressern liegen. Und da gibt es sehr viele dieser stupiden administrativen Tätigkeiten, die wiederkehrend und einfach zu automatisieren sind. Listen über Listen und noch mehr Prozessfetischismus In diversen Firmen besteht ein großer Teil der täglichen Routine im Projektmanagement im Befüllen und Aktualisieren von Listen, Reporten und diversen Statusmails an unterschiedliche Ebenen, weil die (Un-)Reife des Digitalisierungsgrades des Unternehmens diese Mehraufgaben dem Projektmanagement auflastet. Und genau hier befindet man sich sehr oft in einem Hamsterrad, aus dem man nicht mehr herauskommt. Man arbeitet stupide die Aufgaben ab, da-- leider-- sehr oft keine Zeit für diese persönlichen Optimierungen durch Automatisierung aufgrund Unwissenheit in den Managementebenen zur Verfügung gestellt wird. Enormes Einsparungspotenzial durch Automatisierung bei einfachen Tätigkeiten Betrachtet man nur die Tätigkeiten wie das Tracking der offenen Punkte, die Erstellung von Terminen oder eine simple „Dankes“-E-Mail, kann man bereits hier von einer potenziellen Zeiteinsparung von 30-35 % des Aufwandes administrativer Tätigkeiten durch Automatisierung sprechen. Und all das ist möglich, ohne ein Programmierer zu sein! Abbildung 1: Manueller Prozess zum Schreiben einer Dankes-Mail Nachfolgende zeige ich vier einfach anzuwendende Beispiele, die jeder schnell umsetzen kann: • Senden einer Dankes-Mail mit einem Klick • Nutzung von Schnellformatvorlagen für den Einsatz als Agenda und Protokolle • Tätigkeitsnachweise und Zeitauswertungen • Erstellen von vorgefertigten Status-E-Mails aus der LOP (Liste offener Punkte) heraus Ein kleines Danke mit nur einem Klick Wie oft schreibt man eine Mail mit einem kleinen Danke für den Status oder eine Information, die man erhalten hat? Der manuelle Prozess dafür ist wie folgt: Beherrscht man das Zehn-Finger-System und ist mit dem Short-Cuts in Outlook vertraut, schreibt man eine Dankesmail in 20-30 Sekunden. Quick Step ist schnelle Lösung Der gute alte „Quick Step“ in Outlook ist dafür die optimale Lösung. Mit dem Quick Step können diverse aufeinander folgende Tätigkeiten mit einer E-Mail oder einem Termin durchgeführt werden. Sei es die E-Mail zu verschieben, diese weiterzuleiten oder eben auch eine Antwort zu senden. Die Anzahl der Schritte, die durchgeführt werden, ist faktisch nicht begrenzt. Es empfiehlt sich hier aber bei einer überschaubaren und damit auch wartbaren Zahl zu bleiben. Und diese Funktion gibt es bereits seit 14 Jahren. Eingeführt wurde sie mit Office 2010. Der Quick Step darf auch nicht mit dem Regelassistenten verwechselt werden. Das Prinzip ist im Grunde gleich, aber Wissen | Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ ein Zeitersparnis erreichen 51 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 der Unterschied liegt darin, dass der Quick Step manuell gestartet wird, also per Klick oder Tastenkombination. Man benötigt dafür keine Programmierkenntnisse und auf der Webseite von Microsoft findet sich auch eine sehr gute Kurzanleitung für die Nutzung der Quick Steps [Link https: / / support.microsoft.com / de-de / office / automatisieren-h%C3%A4ufiger-oder-sich-wiederholender-aufgaben-b184f89f-3738-4562-96de-c0244ea830f2] Um nun eine Dankes-Mail per Klick (oder alternativ auch per Short-Cut) zu senden, muss ein neuer Quick Step hinzugefügt werden: Per Klick auf den Quick Step erhält der Empfänger nun eine entsprechende Antwort. Eine Kleinigkeit im Grunde, die-- leider-- sehr oft vernachlässigt wird. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und der damit verbundenen Herausforderung bestehende Kräfte nicht zu verlieren, sind solche kleinen „Wertschätzungssignale“ sicher nicht zu verachten. Kleiner Wermutstropfen, ein Quick Step der in der klassischen Variante (Desktop) erstellt worden ist, muss in der Cloud Umgebung leider manuell erneut erstellt werden. Die Danke-Mail ausgereizt Mit einem kleinen Makro kann man es sogar so ergänzen, dass per Klick die Anrede tageszeitspezifisch, eine förmliche oder private Anrede je nach Empfänger verwendet wird und auch im Text die Danksagung variiert wird. Damit ist es für den Empfänger nicht mehr ersichtlich, dass es sich eigentlich um eine automatisierte E-Mail handelt. Egal welche Variante Verwendung findet, es erzeugt ein positives Feedback und man hebt sich aus der Masse heraus. Einsparungspotenzial bei der Erstellung einer Agenda Hand aufs Herz-… wie viele Termine haben keine Agenda? Wie viel Zeit geht allein dadurch verloren, dass die Teilnehmer nicht vorbereitet sind, oder dass Teilnehmer ein anderes Verständnis des eigentlichen Zieles des Termines hatten. Durch eine Agenda wird klargestellt, was die Erwartung des Termins ist und es kann auch leichter geprüft werden, ob die richtigen Teilnehmer eingebunden werden. Aber die Erstellung der Agenda wird oft aus Zeitgründen vernachlässigt, denn der Termin wird zwischen „Tür und Angel“ vereinbart und die Einladungen bekommen mit viel Glück einen Betreff mit dem geplanten Titel, meistens aber auch nur den Text „Abstimmung“ oder ähnliches. Betrachtet man den Aufwand der Nachbearbeitung- - aufgrund eines schlecht vorbereiteten Termins für viele der Teilnehmer- - ist der monetäre Schaden, der daraus entsteht, immens. Abbildung 2: Quick Step zur Erstellung einer Dankes Mail Wissen | Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ ein Zeitersparnis erreichen 52 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 Die Frustration in einem Meeting Lebenszeit verbracht zu haben, die unnütz war, ist noch ein weiterer Faktor, der nicht zu unterschätzen ist. Meine Empfehlung ist für eine Woche ein kleines Tagebuch zu führen und jedes selbst organisierte Meeting nach folgenden Kriterien zu bewerten: • Zielsetzung des Meetings: • Waren die Ziele des Meetings klar und deutlich definiert? • Vorbereitung: • Waren alle Teilnehmer angemessen auf das Meeting vorbereitet? • Hatten die Teilnehmer alle notwendigen Informationen im Voraus erhalten? • Teilnehmerbeiträge: • Konnten alle Teilnehmer ihre Meinungen und Ideen effektiv einbringen? • Meeting-Leitung: • War die Leitung des Meetings effektiv? • Wurde das Meeting strukturiert und zielgerichtet geführt? • Zeitmanagement: • Begann und endete das Meeting pünktlich? • Wurde die Zeit effizient genutzt? • Diskussion und Interaktion: • Wurde eine offene und konstruktive Diskussion gefördert? • Entscheidungsfindung: • Wurden im Meeting klare Entscheidungen getroffen? • Waren die Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar? • Ergebnisse und Maßnahmen: • Wurden konkrete Ergebnisse erzielt und Aufgaben verteilt? • Sind die nächsten Schritte klar? • Atmosphäre: • Gab es eine wertschätzende Atmosphäre während des Meetings und war sie unterstützend und positiv? • Gesamteffektivität: • Wie effektiv war das Meeting insgesamt? • Hat das Meeting einen wertvollen Beitrag zu den gemeinsamen Arbeitszielen geleistet? Welche Meetings optimiert werden müssen, ist dann sehr schnell ersichtlich. Schnellbausteine tragen zum professionellen Eindruck bei Um nun eine einheitliche Vorlage nutzen zu können, ist die Outlook Funktion der Schnellbausteine ein sehr gutes Mittel. Dabei wird die Vorlage als Schnellbaustein angelegt und es sind nur noch zwei Klicks notwendig, um eine professionale Agenda in den Termin einzufügen. Arbeitet man mit den Shortcuts, ist es nur der Titel und die Taste <Enter>. Gewöhnt man sich grundsätzlich an die Vorgehensweise der Nutzung einer Agenda mit geplanten Zielen für den Termin, minimiert man die überflüssigen Termine zu einem sehr hohen Grad (bis auf jene, bei denen man fremdgesteuert wird und die meist oft auch keine Agenda haben). Eine entsprechende Kurzanleitung für die Erstellung ist auf der Microsoft Seite zu finden [https: / / support.microsoft.com / de-de / office / erstellen-wiederverwendbarer-textbl%C3%B6cke-f%C3%BCr-e-mail-nachrichten- 8fb6c723-c960-4c8c-9790-3e43ddc4b186] Von der Agenda zum Protokoll sind es nur noch ein paar Klicks Ergänzt man die Ergebnisse des Termins in der Termineinladung, ist auch die Erstellung des Protokolls nur noch ein kleiner Schritt. Da die Ergebnisse direkt im Termin erfasst und den Teilnehmenden aufgezeigt werden, spart man mit dem Vorteil der gemeinsamen Freigabe des Protokolls, ebenfalls enorm Zeit ein. Mit der Funktion „Allen Antworten“ kann nun das Ergebnis direkt versendet werden. Und das ganze ohne ein einziges Makro, Add-In oder sonstiges zu nutzen. Nur mit den Standardfunktionen die Outlook bietet. Allein mit diesen Methoden spart man sich pro Termin enorm Zeit, die sich in der Woche (je nach Anzahl der Termine) ganz schnell auf einen halben bis dreiviertel Tag summieren können. Agenda Pos Thema 1 Punkt A Tabelle 1: Beispiel einer einfachen Agenda Protokoll Pos Thema Art Verantwortlich Termin 1 Punkt A A Mustermann 20. 06. 24 Definition ART A-= Auftrag an / Erledigung durch | B-= Beschluss | E-= Empfehlung | I-= Information Tabelle 2: Aus der Agenda wird das Protokoll Wissen | Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ ein Zeitersparnis erreichen 53 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 Tätigkeitsnachweise und das Thema Free of Charge (FoC) Gerade bei der Betrachtung, wo Aufwände entstehen und ob auch alle Arbeiten im Tätigkeitsnachweis erfasst wurden, gibt es oft Diskussionen. Dabei ist die Lösung dafür gar nicht schwer. Jede Tätigkeit endet in den meisten Fällen in einer Mail, in einem Termin oder in einer Art von abschließender Kommunikation gleich welcher Art. Ein sehr einfacher Ansatz ist die Zuweisung einer Kategorie zu dem Termin, E-Mail etc. [Link https: / / support.microsoft. com / de-de / office / verwenden-von-kategorien-in-outlook- 87f27f03-4d9f-48dd-9623-2 702 692a4480 ] Für die Aufwände werden Kategorien je nach Abrechnungsgrad verwendet (0,25 Tage, 0,5 Tage, 0,75 Tage, 1 Tag). Damit auch eine Kostenstelle bzw. ein Teilbereich exakt zugewiesen werden kann, kann diese als Bezeichner im Betreff (z. B. [Bereich / Kosten] Betrefftext) oder ebenfalls als eigene Kategorie angegeben werden. Zum Abrechnungstermin muss nur eine Suche über Outlook durchgeführt und das Suchergebnis in Excel exportiert werden. Eine einfache Abfrage in Excel erzeugt daraus den Tätigkeitsnachweis bzw. eine Prüfliste, ob alle Tätigkeiten erfasst und verrechnet worden sind. Dadurch, dass man beliebig viele Kategorien zuordnen kann, ist auch eine Kombination möglich (z. B. Aufwand 0,5 Tage für Kostenstelle 2250, das aber ohne Kosten verrechnet wurde). Damit sind auch sehr schnell Aussagen zu sogenannten Garantie- oder FoC-Tätigkeiten möglich und man hat eine ganz andere Diskussionsgrundlage, wenn es um das Projektbudget geht. Wie hoch ist meine Meetingzeit? Ein schönes „Abfallprodukt“ aus dem vorherigen Beispiel ist eine permanente Auswertung, wie hoch die Meetingbelastung für das entsprechende Projekt ist. Je nach Detailierungsgrad der verwendet wird, sind auch Aussagen zu den Gesamtaufwänden der Teilnehmer des Meetings möglich. Solche Zahlen sind im eigenen Personalgespräch oder auch im internen Lenkungskreis sehr hilfreich, um auf die Belastung der Teilnehmer hinzuweisen. Liste der offenen Punkte (LOP) Die Statusabfrage von offenen Punkten gehört zum Kerngeschäft im Projektmanagement und nimmt daher sehr viel administrative Zeit in Anspruch. Oft sind Teilnehmer nicht erreichbar und viele E-Mails müssen geschrieben werden, und das Ganze erfolgt-- leider-- sehr oft händisch. Allein durch diese Arbeitsabläufe geht durch administrative Tätigkeiten sehr viel Zeit verloren. Eine Unterstützung durch ein Makro kann schon einen guten Teil zur Einsparung beitragen. Abbildung 3: Vergleich Manuell und Makro Unterstützung Dafür lohnt ein Blick zur Gegenüberstellung der manuellen und einer makrounterstützten Vorgehensweise bei der Nachfrage des Status eines Punktes: Nur durch diesen kleinen Anwendungsfall ist mit der Makro- Unterstützung eine Einsparung pro bearbeiteten Punkt zwischen zwei und sechs Minuten je nach Anwender möglich. Angenommen man bearbeitet pro Woche 40 Punkte, bei denen eine E-Mail gesendet wird, ergibt das eine durchschnittliche Einsparung von 10-12 Tagen pro Jahr. Zeit, die für die wesentlichen Arbeiten im Projekt wieder verwendet werden kann. Der Effekt, der durch die professionelle E-Mail mit den zusätzlichen Details beim Empfänger und dem Projektteam entsteht, ist dabei auch ein wesentliches Plus. Leider ist die Erstellung eines solchen Makros-- ohne Basiskenntnisse von VBA zu haben-- nur sehr schwer möglich. ChatGPT hilft bei der Makro-Erstellung Selbst für nicht versierte Anwender ist die Erstellung eines solchen Makros kein Hexenwerk und hier können Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot eine gute Unterstützung leisten. Für ChatGTP wäre folgender Prompt nutzbar (Hinweis: Die Angabe der Spalten im Prompt, beziehen sich auf die im Screenshot angegebenen Excel Spalten): Erzeuge mir einen VBA -Code der in Excel folgenden Ablauf durchführt: 1. Öffne in Outlook eine neue E-Mail 2. Füge als Empfänger den Inhalt der Spalte H der markierten Zeile ein 3. Füge als Betreff den Satz "Statusanfrage Offener Punkt: " und füge den Inhalt der Spalte E der markierten Zeile hinzu Wissen | Durch die Nutzung von „Bordmitteln“ ein Zeitersparnis erreichen 54 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 03/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0051 4. Füge in den Body den Text "Hallo" und den Inhalt der Spalte H ein. 5. Füge 2 Leerzeilen zum Body hinzu 6. Füge den Text "Bitte gib mir Feedback zum Punkt" füge hier den Inhalt der Spalte A der markierten Zeile hinzu und ergänze den Satz mit", "und den Inhalt der Spalte E der markierten Zeile 7. Füge 2 Leerzeilen zum Body hinzu 8. Fügen den Inhalt der Spalte F der markierten Zeile hinzu 9. Füge 2 Leerzeilen zum Body hinzu 10. Fügen den Text "Viele Grüße", ergänze es um eine Leerzeile und den Text "Ottfried Mustermann" hinzu 11. Wechsel zu der generierten E-Mail Der generierte VBA-Code kann direkt in Excel über den Punkt „Entwicklertools“ -> „Makros“ eingebunden werden [Link: https: / / support.microsoft.com / de-de / office / erstellen-oder-ausf%C3%BChren-eines-makros-c6b99 036 - 905c- 49a6-818a-dfb98b7c3c9c] Die mit dem Makro erstellte E-Mail hat nun folgenden Inhalt Hinweis: Sollten sich die Empfänger nicht im Adressbuch des genutzten Outlooks befinden, wäre noch eine Ergänzung in Form einer Hilfstabelle mit den Kontaktdaten notwendig. Abbildung 5: Einfache mit Makro generierte E-Mail zur Statusabfrage Bernhard Konrad Schwab Beschäftigt sich seit Jahren mit dem Thema Automatisierung, RPA und AI und den Möglichkeiten diese im Bereich Consulting und Projektmanagement basierend auf seinem langjährigen Praxiswissen einzubringen. Internet: www.experte.org eMail: pmaktuell@experte.org Abbildung 4: Beispiel LOP Welche Einsparung kann ich erreichen Grundsätzlich ist der Mehrwert dieser Funktionen immer abhängig von der eigenen Arbeitsweise und dem Projektumfeld. Aber selbst mit den vier oben genannten Beispielen ist bereits eine Einsparung von mehreren Wochen pro Jahr möglich. Optimierungen und Verbesserungen des Prozesses kommen im Laufe der Zeit von ganz allein. Denn plötzlich hat man auch die Zeit, sich um diesen Punkt der eigenen Optimierung Gedanken zu machen. Scripte und Anleitungen Die hier vorgestellten Abläufe, Makros und Einstellungen sowie weiterführendes Material sind zum Download unter den Link http: / / www.experte.org / pm-aktuell zu finden. Eingangsabbildung: © iStock.com / golubovy