71 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 05/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0095 Warum Kennzahlen doch Sinn machen können Effizienz und Effektivität in der öffentlichen Verwaltung Guido Bacharach, Renè Mittelstädt Für eilige Leser | Dieser Artikel beruht auf einem Vortrag, der auf dem 07. Creative Bureaucracy Festival als GPM Slot gehalten wurde. Er beleuchtet, wie die Metrik QT / OE die Leistung von Behörden verbessern kann, indem sie Durchsatz und Qualität misst und die operativen Kosten berücksichtigt. Schlagwörter | Effizienz, Effektivität, öffentliche Verwaltung, QT / OE, Theory of Constraints, Behördenoptimierung 1. Einleitung 1.1 GPM und das 7. Creative Bureaucracy Festival Am 13. 06. 2024 fand die siebte Ausgabe des Creative Bureaucracy Festivals statt- - mit der GPM als Programmpartnerin. Umrahmt von einer pulsierenden Location inmitten Berlin Kreuzbergs mit Foodtrucks und Live-Bands kamen über 1.000 Teilnehmende aus 40 Ländern zusammen. Alle hatten sie ein gemeinsames Ziel- - das Einholen frischer Impulse durch die Präsentation von Ideen, Best Practices und Konzepten für eine kreative Verwaltung. Als langjährige Partnerin des Creative Bureaucracy Festivals beteiligte sich die GPM auch bei der diesjährigen Ausgabe erneut mit einem Impuls. Der Impuls drehte sich um das Thema „Warum Kennzahlen doch Sinn machen können“. Der Sprecher Public Affairs, René Mittelstädt hielt den Impuls. Die Inhalte wurden durch Guido Bacharach aus der Fachgruppe Critical Chain Projektmanagement bereitgestellt. Im Folgenden die Inhalte des Impulses genauer beleuchten. 1.2 Problemstellung Die öffentliche Verwaltung spielt eine zentrale Rolle in der Gesellschaft. Ihre Effizienz und Effektivität sind entscheidend dafür, wie gut ein Staat funktioniert. Gut funktionierende Behörden tragen dazu bei, dass staatliche Strukturen effizient arbeiten, während ineffiziente Behörden zu einem teilweise dysfunktionalen Staat führen können. In diesem Artikel wird die Metrik QT / OE vorgestellt und analysiert, um die Leistung von Behörden zu messen und zu optimieren. 1.3 Relevanz des Themas Behörden sind öffentliche Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, die ihnen durch materielle Gesetze zugewiesen sind. Sie gestalten unser staatliches Leben und schaffen durch ihre Aufgaben Mehrwert für die Gesellschaft. Eine im letzten Jahr veröffentlichte Forsa-Studie zeigt jedoch, dass nur noch 27 Prozent der Bürgerinnen und Bürger glauben, dass die deutsche Verwaltung ihre Aufgaben bewältigen kann [1][2]. Die Messung und Optimierung ihrer Leistung kann zur Verbesserung der staatlichen Strukturen beitragen. 2. Messbarkeit von Behördeneffektivität 2.1 Ziele und Fokus Die Idee zu diesem Artikel entstand in einer Diskussion in der GPM Fachgruppe „Critical Chain- - Fast Track for Multiple Projects“ [3]. Diese Gruppe befasst sich mit der Anwendung der Ideen der Theory of Constraints [4] auf das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement. In diesen Diskussionen kam immer wieder die Frage auf, auf welche Ziele Projekte und Programme gerade im öffentlichen Dienst fokussiert wer- Berichte aus der GPM | Effizienz unf Effektivität in der öffentlichen Verwaltung 72 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 05/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0095 den sollen, damit nicht nur die Projekte als solche, sondern auch in ihrer Wirkung auf die sie betreffenden Behörden erfolgreich werden. In der weiteren Diskussion gingen wir davon aus, dass Projekte genau dann für Behörden zielführend sein würden, wenn sie die Effektivität der Behörden (möglichst inklusive ihrer Effizienz) erhöhen würden. Die Effektivität von Behörden kann daran gemessen werden, wie gut sie ihre gesetzlich definierten Aufgaben erfüllen. Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie die wesentlichen Arbeitsabläufe sind durch Gesetz, Verordnung, Erlass, Satzung oder Geschäftsordnung eindeutig und nachvollziehbar festgelegt (siehe z. B. [5]). Folglich sind die Ziele der Behörden durch diese Verschriftlichung weitgehend klar definiert und ihre Performance kann über den Grad der Zielerfüllung gemessen werden. 2.2 Durchsatz und Qualität Somit war der Ausgangspunkt weiterer Überlegungen, dass die oberste Priorität einer Behörde die Erfüllung ihrer Kernaufgaben, wie z. B. die Bearbeitung von Bürgeranträgen oder die Zulassung von Studierenden, sein sollte. Der Durchsatz (T) beschreibt die Anzahl der Durchläufe, mit der diese Kernaufgaben vollständig durchgeführt wurden. Dazu kommt die Qualität (Q) der Aufgabenerfüllung. Der daraus entstehende Qualitätsdurchsatz (QT- - „Qualität mal Durchsatz“) kombiniert beide Aspekte und kann durch Erhöhung des Durchsatzes oder durch Verbesserung der Qualität gesteigert werden. 2.3 Operationale Kosten Dagegen steht die Kosteneffizienz einer Behörde, die über die operativen Kosten (OE) gemessen wird. Diese operativen Kosten entstehen in den Behörden bei deren Aufgabenerfüllung durch QT. Es ist wichtig zu betonen, dass Effektivität immer vor Effizienz gehen sollte: Der Grad der Aufgabenerfüllung hat höhere Priorität als die Minimierung der operativen Kosten. 2.4 Metrik für die Behördenoptimierung: QT / OE Da Qualität und Durchsatz gesteigert und die operativen Kosten möglichst niedrig gehalten werden sollen, entsteht die Metrik QT / OE. Diese Metrik dient in erster Linie nicht dem Vergleich zwischen verschiedenen Behörden, sondern als Instrument, um das Wachstum einer Behörde in Effizienz und Effektivität über verschiedene Zeiträume zu messen. 2.5 Anwendung der Metrik QT / OE Das Verhältnis QT / OE ermöglicht einen praktischen Vergleich der Gesamtleistung einer Behörde zwischen verschiedenen Jahren und kann auch Zielvorgaben für zukünftige Jahre aufzeigen. Dr. Alan Barnard entwickelte dieses Verhältnis, basierend auf den Arbeiten von Eli Goldratt und Robert Fox, während seiner Beratertätigkeit bei Cisco Systems, Inc. im Jahr 2003. Diese Kennzahl zieht wesentliche Leistungsdaten in eine Gleichung, einschließlich Produktivität, Qualität und aller mit der Produktion verbundenen Kosten. Im US-Bundesstaat Utah wurde dieses Modell erfolgreich angewandt und zeigte über vier Jahre hinweg erhebliche Verbesserungen [6]. 2.6 Praxisbeispiele Bürgeranträge: Eine Behörde bearbeitet Anträge von Bürgern. Der Durchsatz (T) wäre hier die Anzahl bearbeiteter Anträge pro Zeiteinheit. Mögliche Maßnahmen zur Erhöhung des Durchsatzes könnten die Einstellung zusätzlicher Sachbearbeiter oder die Digitalisierung der Antragsbearbeitung sein. Die Qualität (Q) könnte durch Schulungen im Kundenverkehr oder durch barrierefreie und nutzerzentrierte Digitalisierung verbessert werden. Tabelle 1: „Mathematik“ einer Behörde Berichte aus der GPM | Effizienz unf Effektivität in der öffentlichen Verwaltung 73 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 05/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0095 Hochschulzulassung: Eine Behörde bearbeitet Bewerbungen für das Erststudium. Der Durchsatz (T) wäre die rechtssichere Bearbeitung und fristgerechte Zustellung von Zulassungen oder Ablehnungen. Maßnahmen zur Verbesserung könnten die Aufrüstung der IT-Infrastruktur oder eine bessere Konfiguration sein. Die Qualität (Q) könnte durch die digitalisierte Verarbeitung der Leistungsnachweise gesteigert werden. 2.7 Herausforderungen Obwohl die Metrik QT / OE eine effektive Methode zur Messung und Verbesserung der Behördenleistung darstellt, müssen mögliche Verzerrungen und unbeabsichtigte Folgen berücksichtigt werden. Beispielsweise können Kostenreduzierungen (OE) negative Auswirkungen auf die Qualität (Q) haben, wenn sie nicht sorgfältig umgesetzt werden. Auch Probleme wie Engpässe beim Personal oder Überlastung der IT werden durch die Metrik selbst nicht gelöst. Diese Engpässe müssen identifiziert und gemäß den Regeln der Theory of Constraints behandelt werden. Der hauptsächliche Mehrwert dieser Metrik besteht darin, dass sie hilft, die eigene Kernaufgabe zu fokussieren und zu überprüfen, ob sich die Behörde in die richtige Richtung bewegt oder nachjustiert werden muss. 3 Schlussfolgerung Die Metrik QT / OE bietet eine klare und praktische Möglichkeit, die Leistung von Behörden zu messen und zu verbessern. Durch die Fokussierung auf Durchsatz und Qualität, unter Berücksichtigung der operativen Kosten, können Behörden effizienter und effektiver arbeiten. Eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung dieser Metrik können dazu beitragen, die öffentliche Verwaltung zu optimieren und somit einen positiven Einfluss auf die gesamte Gesellschaft zu haben. 4 Literatur [1] Forsa. (2023). dbb Bürgerbefragung Öffentlicher Dienst 2023. Der öffentliche Dienst aus Sicht der Bevölkerung. In: https: / / www.dbb.de / fileadmin / user_upload / globale_elemente / pdfs / 2023 / 230 815_dbb_Buergerbefragung_2023_final.pdf. Stand: 06. 07. 2024 [2] DBB (2023). Vertrauen in staatliche Handlungsfähigkeit auf Tiefpunkt- - Gewaltbereitschaft steigt. In: https: / / www.dbb.de / artikel / vertrauen-in-staatliche-handlungsfaehigkeit-auf-tiefpunkt-gewaltbereitschaft-steigt.html. Stand: 06. 07. 2024 [3] Critical Chain-- Fast Track for Multiple Projects. In: https: / / www.gpm-ipma.de / netzwerk / facharbeit / critical-chainfast-track-for-multiple-projects. Stand: 06. 07. 2024 [4] Theory of Constraints- - Wikipedia. In: https: / / de.wikipedia.org / wiki / Theory_of_Constraints. Stand: 06. 07. 2024 [5] Zielorientierung der Behörde. In: https: / / www. o r g h a n d b u c h . d e / We b s / O H B / D E / O r g a n i s a t i o n s h a n d b u c h N E U / 2 _ O r g a n i s a t i o n s m a n a g e ment / 2_4_Ressourcen / 2_4_4_Alternatives_Verfahren_ oberste_Bundesbehoerden / 2_4_4_2_Wesentliche_Ziele / 2_4_4_2_1_Zielorientierung / zielorientierung-node. html. Stand: 06. 07. 2024 [6] Mycue, A. and Schragenheim, E. Unique Features of Government and How Governance Could be Assisted by the Theory of Constraints. In: https: / / www.tocico. org / page / TOCBodyofKnowledgeUniqueFeaturesofGovernmentandHowGovernanceCouldbeAssisted. Stand: 06. 07. 2024 Eingangsabbildung: © iStock.com / Nuthawut Somsuk Guido Bacharach Guido Bacharach, hat langjährige Erfahrungen in internationalen Projektlandschaften, ist in der GPM Leiter der GPM Fachgruppe Critical Chain Projektmanagement und in mehreren nationalen und internationalen Projekten zur Digitalisierung und Optimierung der Verwaltung tätig. https: / / orcid.org / 0000-0002-7945 - 9118 René Mittelstädt René Mittelstädt leitet seit 2022 die Stabsstelle Public Affairs bei der GPM. Zuvor war er zehn Jahre im Parlamentswesen tätig. Er studierte Sozial- und Wirtschaftswissenschaften in Oldenburg, Bristol, Bremen und Mailand.