19 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus Julia C. Kallenberg Je später ein Leistungserbringer [1] im Diagnose- und Therapieprozess wirkt, desto wichtiger werden sorgfältig kuratierte Vorbefunde und Arztbriefe. Unter anderem getrieben durch zunehmende Multimorbidität muss der Aktenordner voll Gesundheitsdaten einer Struktur weichen, die eine Datenanalyse vereinfacht. Abhilfe kommt durch die ePA im Opt-Out- Verfahren als größtes IT- und Prozessprojekt, das sektorenübergreifend Arbeitsabläufe neu ordnet und Patient: innen in ihre Behandlungen einbindet. Die ePA-Einführung an der Charité- - Universitätsmedizin Berlin erfolgt(e) mit einem interdisziplinären Team mit einer Projektleitung aus dem zentralen Projektmanagement und Vertreter: innen aller beteiligten Berufsgruppen. Die frühzeitige und standardisierte ePA-Nutzung (noch als Opt-In ePA) hat die Chance geboten, Prozesse unter geringer Last einzuüben und sich mit den teilweise sehr komplexen Fehlerbildern vertraut zu machen. Das Prinzip „kleine Schritte“ ermöglicht frühes Feedback und minimiert Risiken, unter anderem auch bzgl. der Auswahl relevanter Dokumente entlang des Prinzips „Qualität vor Quantität“. Eine redundante Anbindung an die TI-ePA soll eine hohe Verfügbarkeit sicherstellen und zusätzlich prozessuale Vorteile bieten. Die ePA ist gekommen, um zu bleiben. Damit sich die ePA für alle Seiten als unverzichtbarer Gesundheitsbegleiter (Health Companion) etabliert, muss der Mehrwert für alle erlebbar werden. Entscheidend ist auch eine Gesetzgebung, die weniger Interpretationsaber mehr Gestaltungsspielraum den klinischen Akteuren übergibt und gleichzeitig die Patient: innen zu eigenständigen Verwaltern Ihrer Dokumente macht. 1 Ausgangssituation im Klinikalltag Viel Zeit für Administration durch klinisches Personal Practice: Planung & Steuerung Klinisches Personal verbringt einen signifikanten Teil seiner Arbeitszeit mit Dokumentation-- zwischen 3-4 Stunden täglich sind keine Seltenheit. Gleichzeitig ergeben Untersuchungen, dass rund 1 / 5 aller Behandlungsfehler auf nicht vorliegende Vorbefunde zurückzuführen sind. Um dieses Risiko zu minimieren, investiert unser Krankenhauspersonal Zeit, indem sie Zuweiser anrufen, sich Befunde direkt faxen oder per KIM [2] zusenden lassen oder-- zu Lasten der jeweiligen Termin- & Behandlungsplanung- - fehlende Diagnostik erneut durchführen lassen. Allein die Vorstellung, dass dieses wertvolle Personal ähnlich wie Patient: innen mit Terminwunsch in Warteschleifen hängen oder schlicht „nicht durchkommen“, zeigt wie dringend eine durchgängig geführte, sektorenübergreifend einsehbare digitale Patientenakte ist, die nicht vergessen werden kann. Je später ein Leistungserbringer im Behandlungsprozess wirkt, desto wichtiger werden also die sorgfältig kuratierten Vorbefunde und Arztbriefe, um möglichst bedarfsgerecht und effizient die Behandlung durchzuführen. Für diverse Krankheitsbilder gibt es daher an der Charité-- Universitätsmedizin Berlin Einheiten, die vor Erstbesuch der Patient: innen die Erfassung der nötigen Daten und Befunde begleiten. Erst wenn diese vorliegen, erfolgt der Ersttermin. Komplexität vermeidet Patient: innen-Partizipation Practice: Qualität Zunehmende Komplexität der Behandlungen, z. B. durch moderne Behandlungsansätze, elaborierte Diagnostik und- - vor allem- - die ansteigende Multimorbidität der Patient: innen macht es selbst gewissenhaften Patient: innen oder Angehö- Wissen | Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus 20 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 rigen kaum möglich, den Überblick zu behalten- - der Aktenordner voller Befunde und Rezeptkopien muss einer Struktur weichen, die eine möglichst teilautomatisierbare Datenanalyse vereinfacht. 2 Weichenstellung für die bundesweite ePA- Nutzung Perspective: Strategie & People: Beziehung & Engagement Genau bei dieser Thematik setzt das „bundesweit größte IT- Projekt im Gesundheitswesen“ (frei zitiert von der gematik GmbH) mit der Einführung der Patient: innen-geführten elektronischen Patient: innenakte an. Die ePA startete im Januar 2021 und für Krankenhäuser im Januar 2022 mit einer Anlage und Nutzung auf Wunsch (Opt-In). Bis zur Umstellung auf die Opt-Out ePA, also der grundsätzlichen Anlage und Nutzung der ePA für gesetzlich Krankenversicherte wurden lediglich rund 2 % der Versicherten mit einer ePA-Akte ausgestattet [3], mit einer noch geringeren tatsächlichen Nutzung. Solch geringe Nutzungsraten bremsten eine konsequente technische Weiterentwicklung der bisherigen Software-Angebote und insgesamt den Mehrwert für Patient: innen, Angehörige und medizinische Leistungserbringer. Dabei ging Deutschland den Weg des hohen Widerstands, wie auch weitere europäische Beispiele (Abbildung 1) und nicht zuletzt die geringe Partizipation an z. B. Organspendeausweisen zeigen. Die nötige und ab Mitte Januar 2025 erfolgte Umstellung auf Opt-Out hat der ePA zu beispielloser Dynamik verholfen. Innerhalb von wenigen Wochen wurden Schätzungen zufolge rund 95 % der gesetzlich Versicherten mit einer ePA ausgestattet [4]. Private Krankenversicherungen ziehen sukzessive nach, sodass der PKV-Bundesverband von einer signifikanten ePA-Nutzung durch PKV- Versicherte bis Ende 2025 ausgeht. Alle diese Akten bringen von der ersten Minute an einen echten Mehrwert: die sogenannte elektronische Medikationsliste, d. h. alle Medikamente, die elektronisch verordnet wurden, landen automatisch und stets aktuell in der ePA- - ohne dass dazu jemand einen zusätzlichen Handschlag tun muss. Für einen durchschlagenden Nutzen müssen diese Akten aber noch viel mehr „gefüttert“ werden-- dies kann durch Patient: innen erfolgen, soll aber besonders vom medizinischen Personal als Gesundheitsdatenplattform genutzt werden. Damit ist die ePA-Implementierung mehr als nur das größte IT-Projekt im Gesundheitswesen. Es ist vor allem ein Prozessoptimierungsprojekt, das sektorenübergreifend Arbeitsabläufe neu ordnet und Patient: innen in ihre Behandlungen einbindet. Für eine Partizipation auch von Patient: innen braucht es regelmäßige Einsichtnahmen in die Akte. Dies kann beispielsweise dadurch motiviert werden, dass noch weitere Anwendungen wie ein Messengerdienst, Symptomchecker etc. auf der Plattform ihre Heimat finden. Es zeigt sich, dass die ePA damit ein „Sammelort“ für weitere Fachanwendungen Telematik-Infrastruktur (TI) werden wird. 3 Projektorganisation, Governance & Pilotierung Projektorganisation in fachanwendungsspezifischen Projekten Perspektive: Governance Die verschiedenen Zeitleisten für die Einführung der TI und ihrer Fachanwendungen, die nötige Beteiligung diverser Berufsgruppen sowie die unterschiedlichen Workflows/ Prozesse, die durch die neuen TI-Fachanwendung betroffen sind, begründeten den Aufsatz einzelner TI-Projekte für die jeweiligen TI-Fachanwendungen (Abbildung 2, Abkürzungen, siehe [I]). Basistechnologien und -hardware werden dabei von allen Projekten genutzt, einzelnen Diensten (z. B. KIM) werden sukzessive weitere Anwendungsfälle hinzugefügt. Aus gesetzlichen Vorgaben und technischen Spezifikationen für die Umsetzung sowie Handreichungen/ Leitfäden seitens gematik, DKG und KBV werden Umsetzungsprojekte im Krankenhaus. Blaue Boxen entsprechen einzelnen Projekten mit eigener Projektleitung und Projektteams. Enge Absprachen zwischen den Projekten sind nötig und werden koordiniert durch einen inhaltlichen und technischen TI-Verantwortlichen. Einbettung der TI-Projekte in ein Digitalisierungs- Programm Die TI-Projekte sind Teil eines Programms, welches die Digitalisierung der Krankenversorgung im Fokus hat. Haupttreiber des Programm-Portfolios sind Digitalisierungsprojekte zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen rund um die TI sowie um das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), für die jeweils ein Product Owner inhaltlich hauptverantwortlich ist. Zusätzlich sind weitere, gesetzlich oder intern motivierte Projekte enthalten. Ein monatlich tagendes Entscheidungsgremium aus Abbildung 1: Internationale Opt-In/ Opt-Out Beispiele und Durchdringung, d. h. Anzahl angelegter elektronischer Gesundheitsakten (1.1); Opt-Out Umstellung mit international validiertem Erfolg für ePA-Durchdringung zeigt auch in Deutschland Erfolg (1.2); * Aktive ePAs in Deutschland; ** prozentuale Abdeckung über alle GKV-Mitglieder; Stand September 2024 (**) bzw. Juni 2025 (***) (Quelle [3, 4], Internetrecherche und eigene Darstellung.) Wissen | Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus 21 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 Vertreter: innen des Top-Managements mit klinischem Schwerpunkt unterstützt die Lösung projektübergreifender Herausforderungen und wird regelhaft über den Programmstatus sowie über einzelne Projekte informiert. Enge Abstimmung zwischen TI-Projektleitenden sowie übergreifende fachliche und technische Ansprechperson Perspective: Governance, People: Führung Die gemeinsam genutzte interne TI-Basis und gewünschte Verzahnungen zwischen den TI-Fachanwendungen erfordern eine enge Abstimmung zwischen den TI-Projektleitenden. Um sowohl neue Themen durch vorgesehene TI-Weiterentwicklungen als auch ein übergreifendes Monitoring abzusichern, sind klare Entscheidungs- und Eskalationsketten nötig. Hierfür wird auf eine regelmäßige Abstimmung zwischen den TI-Projektleitenden gemeinsam mit jeweils einer übergreifenden fachlichen und technischen TI-Ansprechperson zurückgegriffen. Die fachliche Ansprechperson fungiert als Product Owner und ist durch einen hohen Grad an interner und externer Vernetzung und C-Level-Rolle für informierte Richtungsentscheidungen prädestiniert. Interdisziplinarität und klinische Vernetzung sowie frühzeitige Testungen People: Teamarbeit; Practice: Ressourcen, Stakeholder Die ePA-Einführung an der Charité-- Universitätsmedizin Berlin erfolgt(e) mit einem interdisziplinären Team mit einer Projektleitung aus dem zentralen Projektmanagement, Vertretern der IT und aus Pflege, ärztlichem Dienst sowie klinisch-administrativen Personal. Um Prozesse möglichst nah am klinischen Alltag zu entwickeln, wurden zudem offene Einladungen an klinisches Personal ausgesprochen, an der Prozessgestaltung zu partizipieren. Durch den erheblichen, technischen Wandel der Opt-In zur Opt-Out ePA wurde ein neues Projekt zur Implementierung der neuen „ePA für alle“ angelegt. Die frühzeitige und standardisierte ePA-Nutzungsabfrage durch das administrative Patientenmanagement (noch als Opt-In ePA) bei damalig geringer Nutzungsrate hat die große Chance geboten, Prozesse unter geringer Last einzuüben und sich mit den teilweise sehr komplexen Fehlerbildern vertraut zu machen. So ist das Team durch die Erfahrung im Produktivbetrieb zu Expertenwissen gekommen, was auch bei der Einführung der ePA für alle (Opt-Out ePA) durch gezieltes Aufzeigen, welche Prozesse für den stationären Bereich tragfähig sind, und konkrete Ideen zur Nachbesserung Gold wert ist. Eine Produktivsetzung erfordert auch die Freigabe des dedizierten Steuerungsgremiums aus IT-Leitung, Product Owner, Vertretern der Klinikumsleitung und weiterer Stakeholder sowie eine Datenschutz -und Personalratsfreigabe und sicherte somit die Qualität der eingeführten Lösung und Prozesse. Insgesamt tragen die Lessons Learned aus der Opt-In Erfahrung stark dazu bei, potenzielle Herausforderungen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Das Prinzip „kleine Schritte“ ermöglicht frühes Feedback und minimiert Risiken, unter anderem auch bzgl. der Auswahl relevanter Dokumente entlang des Prinzips „Qualität vor Quantität“. Damit hat die Charité- - Universitätsmedizin Berlin das Vorgehen in den TI-Modellregionen (Hamburg, Franken und NRW) mit der vorherigen ePA-Version vorgezogen und ihre zentralen Erkenntnisse mit den relevanten Interessensvertretern in Form von Austauschrunden und Konferenzteilnahmen geteilt [5]. 4 Technische Architektur, TI-Anbindung & Redundanz Aufbau der internen Infrastruktur für die TI- Anbindung und -Nutzung Perspective: Standards & Regularien, Compliance Um die TI-Fachanwendungen als Organisation nutzen zu können, musste zunächst intern die Bedingungen durch Beschaffung diverser Hard- und Softwarekomponenten (z. B. TI-Kartenlesegeräte, Konnektoren, elektronische Heilberufsausweise und Spezialsoftware für die einzelnen Fachanwendungen) erfolgen. Diese Basis wurde vom Projektleiter etabliert und muss regelhaft auf Funktionalität und Aktualität gemonitort werden. Dies konnte nur in enger Zusammenarbeit mit Herstellern und weiteren externen Dienstleistern erfolgen und muss als fortlaufender Prozess projektunabhängig langfristig in der Organisation verankert werden. Absicherung der ePA-Nutzung durch Redundanzanbindung Practice: Chancen & Risiken Als Universitätsklinikum sind vorangegangene Untersuchungsergebnisse anderer Leistungserbringer für die Behandlung essenziell. In einer perspektivisch immer digitaleren Welt mit der ePA als Gesundheitsdatenplattform ist damit die Zugriffsmöglichkeit in Echtzeit maßgeblich. Die TI stellt bereits heute eine für die Versorgung wichtige Plattform dar, die relevante Daten (ePA) und wichtige Funktionen (KIM, eRezept) enthält-- Abbildung 2: Gesetzliche Vorgaben und TI-Infrastruktur (Quelle: Eigene Recherche und Darstellung) Wissen | Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus 22 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 ein Ausfall bedeutet ein zunehmendes Risko für eine sichere Patient: innenversorgung. Die Charité- - Universitätsmedizin Berlin hat daher eine redundante Anbindung an die TI-ePA implementiert, um eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen [6]. Dies bedeutet, dass es mehrere Wege gibt, um auf die ePA zuzugreifen, falls ein System ausfällt. Gleichzeitig können im balancierten Zustand die jeweiligen Vorteile der angebundenen Systeme (z. B. Nutzung vertrauter Systeme für das klinische Personal oder Automatisierungsmöglichkeiten und strikte Freigabemechanismen im Medizinarchiv) genutzt werden. Entscheidend ist, dass beide Zugangswege im Notfall „stand-alone“ sind und eine vollumfängliche ePA-Nutzung ermöglichen. 5 Interoperabilität & zentrales Datenmanagement Zentrale Datenablage, um Dokumentenverfügbarkeit für die ePA zu gewährleisten Perspective: Organisation, Information & Dokumentation In einer so komplexen Applikationslandschaft wie sie bei Universitätskliniken durch Spezialsoftwares etc. anzutreffen ist, ist eine möglichst zentrale Datenhaltung absolut entscheidend. So wäre der Aufwand der Implementierung, Betreuung und Bedienung jeweils einzeln angebundener Applikationen an die ePA viel zu hoch und faktisch nicht realisierbar. Die zentrale Datenablage (wie das Klinikinformationssystem und/ oder das Medizinarchiv) stellt sicher, dass relevante Dokumente in die Patient: innen-ePA ohne hohen Migrationsaufwand verfügbar gemacht werden können. Im Zielbild braucht es für alle Leistungserbringer eine interne Datenplattform analog zur sich entwickelnden ePA-Datenplattform mit strukturiertem Datenaustausch zwischen beiden Systemen. Heute werden- - neben der sich automatisch aus den eRezept-Verordnungen befüllenden elektronischen Medikationsliste (eML)- - primär PDF-Dokumente ausgetauscht, dabei müssen sich die von Patient: innen bereitgestellten, behandlungsrelevanten Dokumente in die bisherige Datenstruktur einfügen (also z. B. mit eindeutiger ID und primärer Speicherung im Medizinarchiv). Sicherung der Datenqualität durch Nutzung bisheriger Freigabemechanismen Practice: Qualität Eine Kopplung der Verfügbarkeit von Gesundheitsdaten für die Bereitstellung in die ePA mit bisherigen Freigabemechanismen sichert die Qualität. So werden Laborbefunde beispielsweise vor Bereitstellung für die Behandelnden durch Laborärzt: innen oder Arztbriefe/ Entlassbriefe durch führendes ärztliches Personal kontrolliert und danach freigegeben. Durch die Nutzung eines Systems, was nur freigegebene Dokumente enthält oder die Kopplung der ePA-Übertragung für Daten mit Freigabekennzeichen, können diese bestehenden qualitätssichernden Prozesse genutzt werden. 6 Organisatorische Verankerung durch Prozessintegration & Arbeitsentlastung in Verknüpfung mit weiteren Technologien Practice: Chancen & Risiken, Change & Transformation Zentraler Faktor für eine nachhaltige klinische Implementierung ist die Integration in bestehende Prozesse und Workflows. Nahtlos geht dies für die ePA allerdings nicht vonstatten, da diese eine direktere Partizipation der Patient: innen erfordert. Bis die ePA flächendeckend etabliert ist und für eine ausreichende Dauer longitudinal mit Gesundheitsdaten bestückt wird (und auch die Hinterlegung von Dicom-Bilddateien erlaubt), wird es Doppelprozesse geben: die Sichtung von Papierdokumenten, Dicom-Bilddateien auf physischen Datenträgern oder abrufbar in der Cloud und von ePA-Dokumenten. Diese Doppelprozesse so schnell wie möglich abzulösen, muss oberste Maxime für das gesamte Gesundheitswesen sein und kann vor allem durch eine möglichst weitgehende Vermeidung von Papierausdrucken bei gleichzeitiger ePA-Bereitstellung sein, sofern dies für die jeweiligen Patient: innen vertretbar ist. Die kontrollierte, automatisierte Bereitstellung entscheidender Gesundheitsdaten der aktuellen Behandlung durch Leistungserbringer in die ePA senken den zusätzlichen Arbeitsaufwand deutlich. Ferner ist es wichtig, dass bei der weiteren Datenbereitstellung eine „ePA-first“-Strategie verfolgt wird: Sofern bereits in der ePA verfügbar, sollten somit Daten auch dort für die Leistungserbringenden sichtbar sein. Hierzu wird die leichte ePA-Zugriffsberechtigung aus der Ferne und vor Erstaufenthalt entscheidend sein. Die Tiefenintegration in bestehende Klinikinformationssysteme (KIS) ist ein direkt wirksamer Hebel: eine direkte Absprungmöglichkeit aus dem KIS in die Patient: innen-ePA hilft bei der Integration in bestehende Workflows. Mit der Vision im Blick, dass nur die digitale (und strukturierte) Datenablage eine effiziente Unterstützung bei der Datenanalyse bieten kann und neben Behandlungsqualitätsverbesserungen auch deutlich beschleunigte Entscheidungsprozesse erlauben wird, und der Aussicht, dass bereits kurzfristig Anrufe bei Zuweisern reduziert werden, können vorübergehende Mehrbelastungen in Kauf genommen werden. Wichtig ist dabei die monetäre Incentivierung der ePA-Nutzung, die solche Mehrbelastungen anteilig ausgleichen können. Weitere Technologien wie Speech-to-text oder KI-gestützte Anamnesegesprächszusammenfassungen können administrative Aufwände weiter reduzieren. Eine Kombination mit weiteren TI-Fachanwendungen (eRezept, eAU- …) kann ärztliche Besuche besonders im ambulanten Bereich der universitätsmedizinischen Einrichtungen hinsichtlich Folgebesuchen lediglich für Folgeverschreibungen des gleichen Medikaments oder einer Krankschreibung deutlich reduzieren und ermöglicht telemedizinische Betreuung ohne notwendigen Papierversand. In Summe kann mit einer etablierten ePA verknüpft mit weiteren Technologien mehr Konzentration und Zeit für Patient: innen investiert werden und die bereits spürbaren Lücken durch Fachkräftemangel und demografischen Wandel zunehmend gestopft werden. 7 Change Management, Mindset & Beteiligung People: Führung, Practice: Change & Transformation Information (Wissen) als Grundlage der Beteiligung Ein Prozess- und Krankenhaus-Projekt, dessen Ergebnis ein so zentraler Bestandteil der Gesundheitsversorgung werden wird, braucht eine gute Unterstützung durch die Endanwen- Wissen | Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus 23 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 der: innen und langfristige Experten in der IT. In der Implementierungsphase können nicht alle später Beteiligte gleichermaßen eingebunden werden. Daher braucht es Early Adoptors aus Pflege und Ärzteschaft und ein Team aus langfristig mit der TI-befassten Kolleg: innen aus IT, dem Medizinarchiv und des administrativen Patientenmanagements. Vertreterrollen sind hier besonders wichtig und stellen gleichzeitig eine Herausforderung dar in einer Zeit, wo die Ressourcen begrenzt sind und die Umsätze durch die ePA-Nutzung (noch) nicht ausreichen. Gleichzeitig gilt es frühzeitig und regelmäßig die Mitarbeiterschaft über Neuerungen in der Telematik-Infrastruktur und spezifisch bezüglich der ePA zu informieren. Dies erfolgt an der Charité- - Universitätsmedizin Berlin durch zentrale Intranetmeldungen und Newsletter sowie die Bereitstellung von maßgeschneiderten eLearning- - Modulen. Im Newsletter finden sich neben hausinternen Informationen vor allem auch zentrale Informationen von BMG (Bundesministerium für Gesundheit), gematik und DKG. Dies entspricht auch dem Vorgehen bezüglich der Patient: inneninformationen- - möglichst bundesweit einheitliche Botschaften schaffen Verlässlichkeit und Vertrauen (Abbildung 3). Eingängliche Schulungsunterlagen und offene Fehlerkommunikation Vertrauen in die Technik und neuen Prozesse entsteht zudem über gut verständliche Schulungsangebote unter Nutzung verschiedener Formate: Kurzanleitungen, online e-Learning Schulungsvideos, Sprechstunden und eine zentrale Funktionsmailadresse bieten den Nutzenden den Kanal, den sie für die Beantwortung ihrer Fragen für am besten geeignet sehen (Abbildung 3). Ein ausgeprägtes „Fehlermindset“ im Projektteam, also die offene Kommunikation kleinerer Störungen erlaubt es ein passendes Vorgehen bei den verschiedenartigen Fehlerbildern zu entwickeln, diese Wissensdatenbank „zu füttern“ und damit schnellere Reaktionszeiten zu gewährleisten. Unterschiedlichste Fehler in der komplexen TI bedeuten allerdings auch, dass die Fehlerbehebung nicht immer adhoc erfolgen kann. Hier braucht es Nachsicht und die Überzeugung, dass beteiligte Dienstleister, Softwareanbieter und interne Kolleg: innen mit Hochdruck an einer Lösung arbeiten. Beteiligung entsteht durch gemeinsame Prozessentwicklung und Nutzung Aufgrund des breiten Behandlungsangebots ergeben sich darüber hinaus verschiedene Workflows und Use Cases der ePA- Nutzung. Gemeinsam mit den Early Adopters wurden diese in Austauschrunden entwickelt, damit die ePA einen möglichst hohen und frühen Mehrwert bietet. Erst die tatsächliche Nutzung der ePA beseitigt nach und nach mögliche Bedenken- - Bedenken aufgrund von Mehraufwänden, neuen Prozessen, komplexer Technologie und weiterer im Vorfeld aufgekommener Befürchtungen. Dies haben wir bereits in der Opt-In ePA als oberste Maxime gesehen [8]. Nun mit einem so breiten Stamm an ePA-Akten durch die Opt- Out ePA und zugleich mit der Aussicht, dass PKV-Patient: innen sukzessive auch ausgestattet werden, arbeiten zu können, erlaubt eine wirkliche Etablierung in Routineprozesse. Noch ist die ePA nicht vollintegriert in der Regelversorgung angekommen- weder im niedergelassenen Bereich noch bei den Krankenhäusern. Zudem kennen zu wenige Patient: innen die ePA und die neuen Möglichkeiten der informierten Partizipation an der eigenen Gesundheit durch Dateneinsichten sowie viele Zusatzfunktionen wie z. B. Symptomchecker, Medikamenten- und Impferinnerungen. 8. Was braucht es für die nachhaltige Transformation? Perspective: Strategie; Practice: Change & Transformation Mit einer sich weiterentwickelnden ePA und möglichst vielen Nutzenden auf allen Seiten, einem Vertrauensvorschuss und der oben beschriebenen Vision wird die ePA nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern die Versorgungsqualität auf ein neues, datengestütztes Niveau heben. Damit sich die ePA für alle Seiten als unverzichtbare Gesundheitsdatenplattform und Helferlein etabliert, müssen die analogen Prozesse schrittweise abgelöst werden und damit die Zeitersparnis und der Komfortgewinn für alle erlebbar werden. Stabile Finanzierungsmodelle sind nötig für eine dauerhaft moderne TI-Soft- und Hardware und die zunächst zusätzlich investierte Zeit für manuelle ePA- Bedienung und Datenkuratierung. Eine Gesetzgebung, die weniger Interpretationsaber mehr Gestaltungsspielraum den klinischen Akteuren übergibt, beispielsweise bei der Auswahl relevanter Dokumente für den ePA-Upload und gleichzeitig die Patient: innen zu wirklich eigenständigen Verwaltern Ihrer Dokumente macht, wird ein weiterer Erfolgsfaktor für die Zukunft sein. Die konsequente Datenübertragung an das Forschungsdatenzentrum wird neben der Behandlungsverbesserung und -individualisierung auf der Ebene der Einzelpatient: innen endlich populationsbasierte Aussagen über den Gesundheits- Abbildung 3. Transparenz, Mitsprache und Gestaltungsspielraum helfen bei der erfolgreichen ePA-Einführung. Lehren aus dem Produktivbetrieb der Opt-In ePA helfen auch bei der Einführung der Opt-Out ePA „ePA für alle“ [7] Wissen | Perspektive: ePA-Implementierung im großen Universitätskrankenhaus 24 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0063 zustand und effiziente Verbesserungshebel für die deutsche Bevölkerung ermöglichen-- ein wahrer Schatz für das Gemeinwohl. [I] Abkürzungen: KIS: Klinikinformationssystem; ePA: elektronische Patientenakte; KIM: Kommunikation im Medizinwesen; TIM: TI-Messenger; DKG: Deutsche Krankenhaus Gesellschaft, KBV: Kassenärztliche Bundesvereinigung Literatur [1] Leistungserbringer steht im deutschen Gesundheitssystem für alle Personengruppen, die Leistungen in der gesundheitlichen Versorgung von Versicherten der Krankenkassen erbringen; Definition: https: / / reimbursement.institute / glossar / leistungserbringer/ #, Stand: 15. 07. 2025 [2] Kommunikation im Medizinwesen, d. h. sicherer E-Mail-Versand von Gesundheitsdokumenten; Details: https: / / www. gematik.de / anwendungen / kim, Stand: 15. 07. 2025 [3] gematik TI-Dashboard, https: / / www.gematik.de / telematikinfrastruktur / ti-dashboard, Stand: 09.2024 bzw. 06.2025 [4] KBV Praxisnachrichten vom 27. 02. 2025 „Millionen Versicherte haben jetzt eine ePA- - Doch was steht drin? “, https: / / www.kbv.de / html / 1150_73 937.php#: ~: text=Etwa%2070 %20Millionen%20elektronische%20Patientenakten,die%20dem%20nicht%20widersprochen%20haben), Stand: 15. 07. 2025 [5] „ePA stärkt Behandlungsqualität, Patientensicherheit sowie Vernetzung der Gesundheitsversorger“, Charité- - Universitätsmedizin Berlin- Pressemitteilung vom 09. 11. 2023; https: / / www.charite.de / service / pressemitteilung / artikel / detail / digitale_charite_erfolgreiche_nutzung_der_elektronischen_patientenakte, Stand: 15. 07. 2025 [6]„Charité goes ePA-- gute Medizin benötigt korrekte Daten“, kma-online.de, 13. 04. 2021, https: / / www.kma-online. de / aktuelles / it-digital-health / detail / gute-medizin-benoetigt-korrekte-daten-a-45 352, Stand: 15. 07. 2025 [7] Erfahrungen aus Produktivbetrieb; Bilder erstellt mit KI: Microsoft Bing DALL·E 3 [8] „Erfahrungen sammeln im Produktivbetrieb“, Klinik Management Aktuell, März/ April 2024, 29 Jg.). Eingangsabbildung: © iStock.com / scanrail Dr. Julia C. Kallenberg war als Projektleiterin maßgeblich an der Einführung der Opt-In ePA an der Charité- - Universitätsmedizin Berlin beteiligt. Die promovierte Biomedizinerin arbeitet mittlerweile als Programmleitung für Digitalisierungsthemen in der Krankenversorgung und ist seit März 2022 im Geschäftsbereich Projektmanagement angestellt. Zuvor hat sie bei der Unternehmensberatung „Boston Consulting Group“ gearbeitet. Buchtipp UVK Verlag - Ein Unternehmen der Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG Dischingerweg 5 \ 72070 Tübingen \ Germany \ Tel. +49 (0)7071 97 97 0 \ info@narr.de \ www.narr.de Mithilfe von Strategie, Taktik und Psychologie richtig verhandeln Die Everest-Methode®von Jörg Pfützenreuter und Thomas D. Veitengruber ist bei Konzernen und Mittelständlern gefragt. Seit Jahren coachen sie Ein- und Verkäufer: innen gleichermaßen und lassen die eine Seite in die Karten der anderen schauen. Denn am Ende entscheidet die strategische, taktische und psychologische Raf nesse, wer als Sieger: in vom Verhandlungstisch aufsteht. Ein Buch für alle, die im Einkauf oder Vertrieb arbeiten und ihr Verhandlungsgeschick um den alles entscheidenden Gipfelmeter voranbringen wollen. Es eignet sich auch für Studierende der Betriebswirtschaftslehre. Jörg Pfützenreuter, Thomas D. Veitengruber Professionelles Verhandeln für Einkauf und Verkauf Die EVEREST-Methode® 2., vollständig überarbeitete und erweiterte Au age 2025, 264 Seiten €[D] 27,99 ISBN 978-3-381-12371-1 eISBN 978-3-381-12372-8 Anzeige