44 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0068 Warum eine PM-Community den Unterschied macht Gemeinschaft statt Alleingang Natalie Esther Galeczki Für eilige Leser | Projektmanagement ist im Gesundheitswesen ein entscheidender Faktor für die noch sehr junge Digitalisierung und Prozesseffizienz. Eine Projektmanagement-Community in Spitälern fördert den Austausch von Fachleuten aus verschiedensten Bereichen, wie Projektmanagern, Pflegefachkräften und dem Betrieb. Dies stärkt vor allem das Verständnis Füreinander sowie die Kommunikation, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit. Es soll langfristig zu besseren Ergebnissen innerhalb der Projekte führen. Eine solche Gemeinschaft steigert die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit, indem sie Mitarbeitenden eine Plattform bietet, um ihre Aufgaben und Rollen im Projektgeschäft zu thematisieren. Schlagwörter | Projekt Management Gemeinschaft; Projekt Management Maturität; Projekt Management Exzellenz; Kompetenzzentrum Projekt Management; Praxisbeispiel; Gesundheitswesen; Kantonsspital Projekt Management am Spital-- eine Momentaufnahme Digitalisierung, Prozessoptimierung, Transformation-- das sind alles Schlagwörter, die aus einem Spital nicht mehr wegzudenken sind. Wie schafft man die Umsetzung dieser Vorhaben? Es geht nur mittels einer starken Kultur und Arbeitsmoral sowie dem Willen interdisziplinäre Kompetenzen aufzubauen, wie zum Beispiel dem Projektmanagement. Projektmanagement ist schon längst ein essenzieller Bestandteil im Gesundheitswesen und als Mittel zum Zweck der Digitalisierung und Prozessoptimierung geworden. Die Vielzahl und Vielfalt an Projekten, die täglich in einem Spital durchgeführt werden-- von der Einführung neuer Technologien bis hin zur Umstrukturierung von Abteilungen oder der Implementierung neuer Prozesse- - erfordert eine strukturierte Methodik und ein standardisiertes Gefäß, um den Wandel umzusetzen. Ein effektives Projektmanagement ist daher nicht nur eine Notwendigkeit, sondern kann zu einem Wettbewerbsvorteil in der Gesundheitsbranche werden- - wenn es denn richtig eingesetzt und gelebt wird. In Wahrheit fehlt es allerdings oft an Strukturen und Systemen, um Standards außerhalb der klinischen Bereiche zu fördern. Denn bei einer diversifizierten Rollenverteilung, wie sie in Spitälern zu finden ist, wird es umso schwieriger, interdisziplinäre Standards zu setzen. Aktuell übernimmt etwas eine Pflegeleitung die Rolle der Projektleitung für neue Prozesse, und ein Techniker aus dem Betrieb wirkt als Projektmitarbeiter in einem Digitalisierungsprojekt mit. Dabei fehlt es nicht nur an dedizierten Ressourcen, sondern vor allem an Wertschätzung durch Zeit für diese zusätzlichen Aufgaben. Diese Projekttätigkeiten sind meist nebenbei zu meistern- - zusätzlich zur eigenen Fachkarriere und den täglichen Aufgaben. In diesem Zusammenhang kann die Schaffung einer Projektmanagement-Community den entscheidenden Unterschied machen. Damit holt man Mitarbeitende ab und bietet ihnen eine Bühne, die Sie brauchen, um in den Projekten zu „performen“. Das zeigt auch das Praxisbeispiel der Projektmanagement- Community des Kantonsspitals Winterthur (hiernach „KSW“). Die Projektmanagement-Community wurde im März 2023 von Mitarbeitenden aus der Business Transformation sowie dem Projekt Portfolio und Change Management ins Leben gerufen und hat bislang acht Fachveranstaltungen sowie zahlreiche „Networking Kafis“ und „Lunch & Learns“ durchgeführt. Das Feedback ist durchwegs sehr positiv und wird als Mehrwert für die eigene Arbeit am KSW angesehen (siehe Abbildung 2). Wissen | Gemeinschaft statt Alleingang 45 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0068 Was ist eine Projektmanagement-Community? Eine Projektmanagement-Community ist ein Netzwerk von Fachleuten, die sich mit den Aspekten des Projektmanagements befassen und sich regelmäßig austauschen, um voneinander zu lernen, Erfahrungen zu teilen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Diese Community kann aus Projektmanagern, Führungskräften, IT-Spezialistinnen und -Spezialisten, Pflegefachpersonen, Ärztinnen und Ärzten und anderen relevanten Akteuren bestehen, die in Projekten arbeiten. Der Austausch innerhalb einer solchen Gemeinschaft fördert die Zusammenarbeit und schafft eine Kultur des gemeinsamen Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung. Die Vorteile liegen also auf der Hand, schnellstens eine Community ins Leben zu rufen-- falls nicht schon getan. Die Vorteile einer Projektmanagement-Community 1.Standardisierte Methodik In einem Spital, in welchem das Kerngeschäft nicht das Projektmanagement ist, ist es entscheidend, eine Austauschmöglichkeit zu schaffen, damit alle Projektbeteiligten informiert bleiben. Eine Projektmanagement-Community ermöglicht es den Mitgliedern, sich über neue Entwicklungen zu informieren und neue Methoden oder Tools zu erlernen, die die Projektarbeit verbessern können. Der Austausch von Wissen und Erfahrungen schafft eine kontinuierliche Lernumgebung, um die Offenheit neuer und digitaler Praktiken und Tools auszuprobieren und zu nutzen. Es können auch gemeinsam Standards erarbeitet werden, welche spitalübergreifend eingeführt werden. So haben die Mitglieder die Möglichkeit, aktiv an der Zukunft mitzugestalten. 2. Wissenstransfer und von Fehlern lernen Ein weiterer Vorteil einer Projektmanagement-Community ist der Wissensaustausch. Durch regelmäßige Treffen und den Austausch von Erfahrungen können Best Practices identifiziert und weitergegeben werden. Ein Projektmanager, der mit bestimmten Herausforderungen oder Problemen konfrontiert ist, kann von den Erfahrungen seiner Kolleginnen und Kollegen profitieren, die ähnliche Projekte bereits erfolgreich umgesetzt haben. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und der Qualität der Projekte, da man von den Fehlern und Erfolgen anderer lernen kann. So lohnt es sich regelmäßige Praxis-Vorträge zu halten, um Projekte vorzustellen und dessen Herausforderungen und Lösungen hervorzuheben. 3. Mehr Verständnis und verbesserte Zusammenarbeit Vom Gästeservice über die Personalabteilung bis hin zum Notfall-- in einem Spital wie am KSW hat es über 500 verschiedene Berufsgruppen und Rollen. Das regelmäßige Zusammenkommen schafft mehr Verständnis füreinander und kann kurze Wege in der Zusammenarbeit ermöglichen. Die Netzwerk- Funktion spielt bei den Treffen einen bedeutenden Faktor. Laut ersten Umfragen hat sich die Projektmanagement-Community am KSW gewünscht, mehr Raum für Netzwerkmöglichkeiten zu schaffen. So wurden zusätzliche „PM Kafis“ sowie „Lunch&Learns“ ins Leben gerufen, um einen informellen Austausch zu ermöglichen. 4. Erhöhte Bindung und Zufriedenheit von Mitarbeitenden Projektmanagement ist oft eine herausfordernde Aufgabe, die nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch organisatorische Fähigkeiten und Ausdauer erfordert. In einem Spital, in dem die Arbeitsbelastung häufig hoch ist, kann die Mitgliedschaft in einer Projektmanagement-Community einen erheblichen Einfluss auf die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden haben. Die Unterstützung und das Vertrauen innerhalb einer solchen Community fördern das Gefühl der Zugehörigkeit und des Teamgeistes. Der Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen schafft ein starkes Netzwerk, das den Mitarbeitenden das Gefühl gibt, wertgeschätzt zu werden. Fazit: Der nicht-messbare Wert der Gemeinschaft im Projektmanagement Die Einführung und kontinuierliche Pflege einer Projektmanagement-Community innerhalb eines Spitals bietet zahlreiche Vorteile. Sie fördert die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Verbesserung der Projekte. Statt im Alleingang zu arbeiten, können die Mitarbeitenden und Projektmanager in einer Gemeinschaft voneinander lernen, sich gegenseitig unterstützen und gemeinsam Lösungen entwickeln. Dies führt nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern kann auch zu einer nachhaltigen Verbesserung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden führen. Während ca. 33 % nach der ersten Veranstaltung am KSW noch uneinig waren, ob die Projektmanagement-Community einen Mehrwert für die eigene Arbeit bietet, ist sich die Mehrheit bereits nach der achten Veranstaltung einig, dass Sie einen Mehrwert in der eigenen (Projekt-)Arbeit beziehen können (siehe Vergleich Abbildung 1 und 2). Während der Zeit hatten die Mitarbeiter Zeit sich mit den Zielen und den Themen der Projektmanagement-Community vertraut zu machen, um so bestmöglich profitieren zu können. Die Gemeinschaft ermöglicht es, Herausforderungen schneller zu bewältigen, Risiken besser zu managen und Projekte langfristig erfolgreich umzusetzen. Sie stärkt die Bindung der Mitarbeitenden, fördert eine positive Arbeitsatmosphäre und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zum Wohl des gesamten Spitals einsetzen können. In einer Zeit, in der Veränderungen insbesondere durch die Digitalisierung auf die Gesundheitsbranche einwirken, ist eine Projektmanagement-Community nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit für den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit von Spitälern. Erfolgsfaktoren für eine lebendige Community: Leadership, Engagement und ein starkes Kernteam Eine funktionierende Community entsteht nicht von selbst-- sie braucht gezielte Unterstützung, klare Strukturen und kontinuierliches Engagement. Zwei zentrale Voraussetzungen sind dabei essenziell: die Rückendeckung aus dem Top-Management sowie ein engagiertes Kernteam, das als treibende Kraft agiert. Entscheidend ist, dass dauerhaft Zeit, Inhalte und administrative Ressourcen investiert werden. Ziel ist es, die Mitglieder aktiv einzubinden, damit sie selbst Beiträge leisten- - und so einen echten Mehrwert für die gesamte Community schaffen. Wissen | Gemeinschaft statt Alleingang 46 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0068 Es ist ein Prinzip des „Gebens und Nehmens“, das nur funktioniert, wenn alle Beteiligten ihren Teil beitragen. Die inhaltliche Planung, die Organisation von Veranstaltungen-- inklusive Raumbuchung-- sowie die interne Kommunikation erfordern spürbaren Aufwand. Aus der Praxis zeigt sich: Ohne ein dediziertes Kernteam oder eine freiwillige „Taskforce“ wird die Selbstorganisation nicht gelingen. Die Verantwortung muss klar verteilt sein-- sonst läuft die Projekt Gefahr, im Tagesgeschäft unterzugehen. Ebenso wichtig ist die Unterstützung durch eine Sponsorin aus der Geschäftsleitung. Diese Person sorgt nicht nur für die notwendige finanzielle Basis, sondern verleiht dem Vorhaben auch die nötige strategische Relevanz. Denn eine Community wird nur dann angenommen, wenn sie intern als sinnvoll, relevant und unverzichtbar kommuniziert wird. Der „Buy-in“ der Mitarbeitenden ist dabei entscheidend-- ohne diesen wird es schwer, Zeit und Aufmerksamkeit für die Community zu gewinnen. Die Einführung einer Projektmanagement-Community ist kein Selbstläufer- - doch der Einsatz lohnt sich. Sie schafft nicht nur Struktur in einem komplexen Umfeld, sondern auch eine Plattform für gegenseitiges Lernen, Wertschätzung und Weiterentwicklung. Gerade in einem dynamischen Sektor wie dem Gesundheitswesen, in dem Wandel zur Tagesordnung gehört, kann diese Form der Zusammenarbeit den entscheidenden Unterschied machen. Das Beispiel des KSW zeigt eindrucksvoll, wie aus einer interdisziplinären Idee ein gelebtes Netzwerk entsteht-- getragen von Engagement, Offenheit und dem gemeinsamen Ziel, Projekte erfolgreicher und menschlicher zu gestalten. Die Botschaft ist klar: Projektmanagement darf kein Einzelkampf sein- - sondern sollte in einer starken Gemeinschaft wurzeln. Eingangsabbildung: Der Neubau Dydimos (Eigenabbildung KSW) Natalie Esther Galeczki Natalie Esther Galeczki (MSc Int. Business), Leiterin Transformation Projekt Management am Kantonsspital Winterthur. Natalie Esther leitete bis Ende Mai 2025 das Projekt Management Team am KSW und baute ein Kompetenzzentrum für das Projekt Management auf. Sie lebt mit ihrer Familie in Zürich und plant nebenbei Corporate und Private Events. Internet: www.linkedin.com/ in/ natalie-g-eventsbynati Abbildung 1: Feedback-Umfrage der ersten PM Community Veranstaltung März 2023 Abbildung 2: Feedback-Umfrage der achten PM Community Veranstaltung November 2024