34 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 37. Jahrgang · 02/ 2026 DOI 10.24053/ PM-37-0024 Diagnose Projektmanager: in Denise Böttger Für eilige Leser | Geschäftigkeit ist selten ein Zeichen von gutem Projektmanagement. Vielmehr sorgen fehlende Pausen und Dauerstress dafür, dass Projektmanager: innen und ihr Team schnell ausbrennen. Der Projekterfolg wird darunter zwangsläufig leiden. Sorgen Sie also mit Ihrem Vorbild für Freiräume und Luft zum Atmen. Schlagwörter | Selfcare, Projekterfolg, Projektfokus, Teamwork, Empowering, Wertschätzung, Vertrauen, Work-Life- Balance Projektmanager: innen fühlen sich oft für ihr Projekt verantwortlich, was prinzipiell gut ist, denn es fördert das Engagement und die intrinsische Motivation. Doch es ist ein schmaler Grat, denn allzu oft kann es passieren, dass emotionale Distanz oder Selfcare fehlen. Sie opfern sich regelrecht auf für den Erfolg des Projektes, denn die sentimentale Komponente überwiegt gegenüber der Rationalität. Burnout, Schlafstörungen, Gereiztsein oder körperliche Einschränkungen finden den perfekten Nährboden. Doch wie kommt es dazu und was kann man als Projektleitender oder Führungskraft dagegen tun? 1. Erfolgshunger oder Aufopferung Das Hobby oder die Passion zum Beruf machen, davon träumen viele. Bei Projektmanager: innen gehört es in einigen Branchen offenbar zum guten Ton, die persönliche Leidenschaft durch Dauereinsatz zu zeigen. Von Außenstehenden wird dies bestenfalls noch mit Applaus und Anerkennung dafür belohnt, dass man mit Herzblut bei der Sache sei. Schließlich hält sich der Mythos, dass erfolgreiche Unternehmer: innen auch permanent beschäftigt sind, auch die Wochenenden durcharbeiten und darüber hinaus noch kreative Momente in ihren Alltag einbauen. Was jedoch hinter den Kulissen an Tribut gezollt wird, können Unbeteiligten oftmals nur ansatzweise erahnen. Wer aber tagein, tagaus nur mit dem „Business“ befasst ist, dem bleibt keine Zeit zum Agieren oder Regenerieren. Vielmehr bleibt nur noch ein bloßes Reagieren, denn derjenige wird fremdbestimmt. In Ihrem Buch „A Minute To Think“ beschreibt Juliet Funt eine Schlüsselsituation in ihrem geschäftigen Leben. Sie übernachtet mit ihren Kindern in einer Hütte und möchte im Kamin ein gemütliches Feuer entzünden. Das Holz ist schnell durch einen örtlichen Lieferanten organisiert und sie beginnt damit, es im Kamin zu stapeln. Doch wie sie es anzünden will, geht das Feuer immer wieder aus. Kein Funke will überspringen. Erst als ihr Mann zurückkommt und die Holzscheite neu zusammenstellt, lässt sich das Feuer entfachen (Für die Damen unter Ihnen: Ich kann förmlich Ihre Augen rollen hören. Auch wenn dieser Moment Klischees bedient, das Buch lohnt sich auf jeden Fall! ). Als Kind der Großstadt war es für Juliet nie erforderlich, ein Lagerfeuer zu entfachen, sodass es ihr erst in diesem Moment bewusst wird, was ein Feuer tatsächlich braucht. Sauerstoff zum Atmen! Nüchtern betrachtet kann auch bei Projektmanager: innen nichts anderes gelten. Wer sich selbst keine Luft zum Durchatmen gönnt, wird auch Dauer ausbrennen und somit wird das Feuer verglimmen. Darunter leidet der Projekterfolg, aber vor allem auch das eigene Umfeld sowie die Person selbst. Selfcare, d. h. die Selbstfürsorge, ist daher nicht nur eine Frage der eigenen Work-Life-Balance. Vielmehr ist es auch die Basis für das Gelingen des Projektes und damit den Erfolg aller Beteiligten. Es ist also ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor im Projekt. 2. Reflexion und Außenwirkung Wenn Sie sich das Feuer, das Sauerstoff zum Atmen braucht, bildlich vorstellen, dann kann man zwischen den Holzscheiten Freiräume erkennen. Weißraum. Also Raum, in dem erst einmal nichts passiert. Betrachtet man hingegen Projektleitende, so lässt sich oftmals kein derartiger Weißraum-- also Pausen-- erkennen. In den Terminkalendern jagt ein Meeting das andere und Zeit für Mittagspausen werden von Terminen verdrängt, die derart wichtig erscheinen, dass sie kurzerhand dazwischengeschoben werden. Bereits vor dem Frühstück werden Wissen | Diagnose Projektmanager: in 35 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 37. Jahrgang · 02/ 2026 DOI 10.24053/ PM-37-0024 die ersten Mails beantwortet und nachts, kurz vorm Schlafengehen, die letzten. Selbst in Krankheitsphasen schleppen sich einige Projektleitende noch zu Meetings, damit auch wirklich nichts schiefgeht. Man gönnt sich keine Zeit zum Durchatmen oder Pausieren. Termine werden gerade mal 5 Minuten vor deren Beginn kurz durchgesprochen. Selbst für Personalgespräche steht zu wenig Zeit zur Vor- oder Nachbereitung zur Verfügung und es gilt als Erfolg, wenn das Gespräch 15 Minuten früher beendet ist. Letztlich schwingt immer die Angst mit, es könne etwas schiefgehen, wenn auch nur 1 Termin abgesagt wird. Oder schlimmer noch, man könnte etwas verpassen, obwohl man als Projektleitender alles wissen muss. Für diese Angst gibt es in der Fachliteratur sogar einen Namen: FOMO (Fear Of Missing Out, also die Angst, etwas zu verpassen). Gesteigert wird dies durch FOAMO (Fear Of Always Missing Out, die Angst, immer etwas zu verpassen). Wenn Sie einen Schritt zurücktreten und Ihr Projekt und damit auch sich selbst mit etwas Abstand betrachten, was sehen Sie? Gönnen Sie sich und Ihrem Team Pausen zum Durchatmen und Nachdenken? Oder stehen Sie ständig im Stress und verlangen dies auch von Ihren Teammitgliedern? Wissen Sie noch, wann Sie das letzte Mal in Ruhe etwas gegessen und sich mehr als fünf Minuten auf ein Gespräch vorbereitet haben? Spüren Sie noch diese Leidenschaft für Projektmanagement und Teamwork? Oder ist nicht mehr viel davon übrig, weil Sie nur noch Ihren Job machen? Wie lautet das Resultat, wenn Sie Ihre Arbeit, in der von außen gesehen so viel Leidenschaft steckt, nüchtern betrachten? Welchen Preis zahlen Sie auch gesundheitlich dafür? Sollten Sie zu den Projektleitenden gehören, die noch immer auf sich und Ihr Projektteam achten, dürfen Sie sich gratulieren. Sie haben alle Ressourcen, um Ihre Leidenschaft für Projektmanagement weiter zu fördern. Sofern Sie jedoch zu denen gehören, die sich selbst gegenüber am kritischsten sind, keine Pausen kennen und auch sonst keine Überstunde auslassen, sollten Sie sich heute die Zeit nehmen, um etwas zu ändern, denn Sie agieren als Vorbild für Ihre Projektmitarbeitenden. 3. Selfcare und Exitstrategie Ihr Team und damit Ihr Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn Sie als Projektleitender ein gutes Vorbild sind. Dabei geht es nicht ausschließlich darum, Misserfolge zu vermeiden oder die Performance kontinuierlich zu messen und bei Bedarf zu verbessern. Vielmehr geht es um die Vorbildwirkung gerade im Bereich Selfcare und gegenseitiger Wertschätzung. Die Selbstfürsorge umfasst die persönliche Freigabe, Pausen zuzulassen und die Luft zum Atmen einzufordern. Gleichzeitig versteht sich hierunter die Fähigkeit, sich selbst nicht aus den Augen zu verlieren, Aufgaben zu delegieren und anderen wirklich vertrauen zu können. Im Projektalltag stellt sich also die Frage, wie viel Sie sich auf Ihren Schreibtisch geladen haben. Sind Sie immer auf der Suche nach etwas, dass Sie am besten können und Ihre Projektbeteiligten daher nicht allein machen können? Oder möchten Sie sich dadurch auszeichnen, dass Multitasking zu Ihren Stärken gehört, obwohl Sie dadurch regelmäßig Ihre Arbeit nicht zu Ihrer Zufriedenheit erledigen und Dinge immer wieder aus den Augen verlieren? Mit etwas Abstand betrachtet zeigt sich ein Verlust an Qualität, da es nur noch um Quantität zu gehen scheint. Sie können Ihr Potenzial ohne Pausen nicht mehr entfalten. Dadurch schränken Sie auch den Austausch mit Projektmitarbeitenden ein, denn für den Kontakt zu ihnen fehlt einfach die Zeit. In deren Wahrnehmung zeigen Sie jedoch keinen unermüdlichen Einsatz für den Erfolg des Projektes. Vielmehr scheint-- in der Wahrnehmung Ihrer Projektbeteiligten- - der Austausch nicht mehr wichtig und Ihre Wertschätzung für die Projektbeteiligten nicht mehr vorhanden oder zumindest stark eingeschränkt zu sein. Ihr Fokus liegt also nicht mehr auf dem Team, sondern auf Ihren eigenen Aufgaben und dem eigenen Stellenwert. Selbst, wenn Sie alle Aufgaben erledigt haben, fehlt Ihnen die Motivation, sich mit den anderen auseinanderzusetzen, denn Sie sind zu erschöpft. Gerade bei Aufgaben von geringer Priorität fällt in jedem Projektmanagementkurs zwangsläufig das Schlagwort Eisenhower Matrix. Danach werden die Aufgaben dahingehend eingeteilt, ob sie wichtig und dringlich sind. Je nach Eingruppierung werden die Aufgaben selbst oder durch andere, bzw. mangels Erfordernis eben nicht bearbeitet. Es erfolgt also eine Priorisierung, welche wiederum für Freiräume sorgt. Sie soll es Projektbeteiligten ermöglichen, die eigenen Ziele sowie Aufgabenzuordnungen im Auge zu behalten. Es geht folglich nicht darum, was das Umfeld denkt oder erwartet, sondern rational mit emotionaler Distanz die Dinge zu bewerten. Dafür ist es zwingend erforderlich, Zeit zum Nachdenken einzuräumen. Doch auch Verhandlungen brauchen Zeit für Vorbereitungen oder den Smalltalk bevor das Meeting startet. Verhandlungsstrategien kann man schwerlich 5 Minuten vor Terminbeginn ausloten. Die Informationen zu den Verhandlungspartner: innen finden sich zumeist auch nicht von alleine, sodass Sie im Zweifel übersehen wird, wer Entscheidungsträger: in in Ihrem Meeting ist und welche Optionen es gibt. Wenn Sie den Smalltalk mangels Zeit wegfallen lassen, verpassen Sie unter Umständen die Möglichkeit, alltägliche Gemeinsamkeiten oder Werte der anderen herauszufinden, die Ihnen helfen könnten, einen Weg für die Zusammenarbeit zu finden, um somit auch die Interessen Ihres Projektes bestmöglich platzieren zu können. Wenn Sie oder Ihr Projekt also auf dem Weg sind, zu scheitern, stellen Sie sich die Frage, ob es in Ihrem Projekt strukturelle Probleme gibt oder das Magische Dreieck schlichtweg nicht eingehalten werden kann. Wenn die Erfolgsaussichten nicht gegeben sind, kämpfen Sie auf verlorenem Posten und sollten stattdessen nach Hilfe fragen. Hoffnung ist niemals eine gute Strategie. 4. Checkliste und Selbsthilfe Bevor Sie alles auf den Kopf stellen und sich damit zu viele Baustellen auf einmal schaffen, versuchen Sie einen Moment innezuhalten und sich folgende Fragen zu stellen. Rufen Sie sich diese regelmäßig ins Gedächtnis und fragen Sie sich: 1. Kann die Aufgabe auch jemand anderes im Team oder Externe übernehmen und was brauche ich, damit ich loslassen kann? 2. Betrachte ich kontinuierlich die kritischen Erfolgsfaktoren oder betreibe ich bereits Micromanaging und was muss ich eigentlich überhaupt alles wissen? 3. Kann ich noch neutral und rational auf mein Projekt schauen? Wissen | Diagnose Projektmanager: in 36 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 37. Jahrgang · 02/ 2026 DOI 10.24053/ PM-37-0024 Denise Böttger Denise Böttger ist Gründerin des Seaside Institute (www.seaside-institute. eu) sowie Program Director (IPMA Level A), Business Coach und Wirtschaftsmediatorin. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in großvolumigen Projekten und Programmen der Energiewende und des Verkehrssektors. In ihrer Arbeit verbindet sie methodische Exzellenz mit einem klaren Fokus auf Teamwork auf Augenhöhe, Vertrauen und nachhaltige Bestleistung. Ihr besonderes Interesse gilt der erfolgreichen Zusammenarbeit interdisziplinärer Projektteams in komplexen Organisations- und Entscheidungsstrukturen. 4. Dient meine Geschäftigkeit meinem eigenen Ego oder ist sie tatsächlich notwendig? 5. Kann ich gerade für das Tagesgeschäft Standards (zusammen mit meinem Team) formulieren und die Eigenverantwortung meines Teams, aber auch deren Weiterentwicklung stärken? 6. Welche Mechanismen kann ich etablieren, damit ein Frühwarnsystem bei Fehlern greift? 7. Welche Ziele gibt es in meinem Projekt, die erfüllt werden müssen und welche wären nice-to-have, stehen jedoch fälschlicherweise aktuell im Fokus? 8. Gibt es in meinem Mindset auch eine Exitstrategie? 9. Was braucht mein Team an Vorbild durch mich persönlich, um die eigene Zusammenarbeit bestmöglich zu fördern? 10. Wie geht es meinem Team mit der Erwartungshaltung, die ich an mich und damit auch gleichzeitig an mein Team stelle? Die Fragen werden Ihren Arbeitsstil nicht von heute auf morgen komplett ändern. Doch Sie werden sehen, dass sie einen Grundstein für ein erfolgreiches Projektmanagement legen. Sie helfen Ihnen bei der Bewertung, ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden, entbinden Sie jedoch nicht von der bewussten Entscheidung, sich Freiräume einzugestehen und andere dabei zu unterstützen, es Ihnen gleichzutun. Geben Sie sich und Ihrem Team also die Möglichkeit, kreativ zu werden und das jeweils beste Ergebnis zu erzielen. Eine Kleinigkeit mit großer Wirkung ist aber auch, wenn Sie Meetings fünf Minuten eher beenden, weil alles Wichtige gesagt wurde, und die Teilnehmenden auf das erforderliche Maß begrenzen. Zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie ihnen vertrauen und nicht immer alle Details direkt erfahren müssen. Stärken Sie Ihr Team vor allem darin, Aufgaben selbstverantwortlich zu übernehmen und geben Sie dafür den Rahmen vor. Als Projektmanager: in haben Sie den Erfolg Ihres Projektes in der Hand. Nutzen Sie diese Möglichkeit bewusst. Eingangsabbildung: © iStock.com / xijian In Kürze: Rückblick auf das Treffen der PM Expertinnen in Essen Ideen, Austausch und Perspektiven Zwei Tage, geprägt von Offenheit und echtem Miteinander: Beim Frühjahrstreffen der PM-Expertinnen in Essen standen neue fachliche Impulse und gemeinsames Weiterdenken im Mittelpunkt. Das Unperfekthaus als Veranstaltungsort bot dafür mit seinem offenen, kreativen Konzept den passenden Rahmen. Die AG Intrapreneurship stellte den aktuellen Stand ihrer Studie vor und zeigte, wie eng unternehmerisches Denken und Projektmanagement miteinander verbunden sind. Parallel dazu wurde deutlich, mit wie viel Motivation und Kreativität die AG Podcast daran arbeitet, Frauen im Projektmanagement sichtbarer zu machen und neue Formate zu entwickeln. Ein besonderer Programmpunkt war die abendliche Führung durch das Museum Folkwang. Der Perspektivwechsel wurde von vielen als inspirierend erlebt und bot eine willkommene Ergänzung zum fachlichen Programm. Das gemeinsame Abendessen im Unperfekthaus rundete den Tag ab und gab Raum für Gespräche, für die im offiziellen Programm keine Zeit blieb. Der zweite Tag startete mit einem Impulsvortrag von Simone Jakoby, der viele Denkanstöße mitgebracht hat. Im Mittelpunkt stand ein ganzheitliches Transformationskonzept für eine Stadtverwaltung und die Frage, wie sich Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und Kulturwandel sinnvoll miteinander verbinden lassen. Im anschließenden Workshop wurde dieser Ansatz aufgegriffen und auf fiktive Projekte übertragen. In kleinen Gruppen entwickelten die Teilnehmerinnen eigene Konzepte zur Umsetzung von KI in Projekten. Dabei entstanden in kurzer Zeit erstaunlich konkrete Ideen, die von der Zieldefinition über mögliche Risiken bis hin zu ersten Umsetzungsschritten reichten. Der Werkstattcharakter des Formats hat besonders überzeugt. Gemeinsames Ausprobieren, ehrliche Reflexion und der Fokus auf konkrete nächste Schritte standen im Vordergrund. Es ging nicht um perfekte Lösungen, sondern um umsetzbare Ansätze und den Transfer in den eigenen Projektalltag.