PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
31
2001
121
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.PM DELTA: Software erstellt Leistungsprofil des Projektmanagements
31
2001
Oliver Steeger
Der schnelle Check in puncto Projektmanagement: Binnen eines halben Tages können Projektleiter, Stabsstellenleiter und PM-Berater mit der neuen GPM-Software „PM DELTA compact“ die Managementqualität eines Projekts ermitteln und sich Übersicht über Stärken und Verbesserungsfelder verschaffen. Wie viele Neuentwicklungen entzündete die CD-ROM in der Fachwelt Applaus, sorgte aber auch für Diskussion. Das sechsköpfige GPM-Autorenteam stellte sich den Fragen des Bonner Journalisten Oliver Steeger.
pm1210037
37 OliverSteeger: DieDiagnose-SoftwarefürProjektmanagement,dieSie entworfenhaben,istseiteinemhalben JahrunterdemNamen„PMDELTA compact“aufdemMarkt.Machtsich nach dem Start bei Ihnen Sektlaune oderKaterstimmungbreit? Jürgen Blume: Zur Zwischenbilanz von beidem ein bisschen. Das ist üblich bei jedem Start eines völlig neuen Produkts, in das man neben Arbeit und Engagement auch Herzblutsteckt.Aber: Fachweltund Markt scheinen die aufwendig erstellte Assessment-Software für Projekte und Projektmanagement-Systemeanzunehmen.Dabeihat esnatürlichFragengegeben,auchKritik, gerechtfertigte Hinweise wie ungerechtfertigteVorwürfe. Walter Eschwei: Vereinzelt hat man unsere PM-Assessment-Software beispielsweise mit einem komplettenPM-Systemverwechselt.Das ist natürlich Unsinn! PM-System meintdochdieGesamtheitderStrukturen,Regeln,VerfahrenundInstrumente, die das Projektmanagement in einem bestimmten Anwendungsbereichbenutzt.Wiraberhabenein Werkzeugerstellt,einsehrnützliches Werkzeug,wiewirmeinen. Oliver Steeger: KurzeZusammenfassung: Sie haben im sechsköpfigen Autorenteam ein Programm entwickelt, mit dem Projektmanager und PM-Beauftragte eine Schnelldiagnose durchführenkönnen,umStärkenund Schwä chenihrerProjektmanagement- Prozesse zu ermitteln. Anwender beantwortennachdemJa-Nein-Prinzip Fragen,diegemäßdenneunzehnElementenderDIN-Norm69904gegliedertsind.AmEndeerhältderNutzer einenausführlichenBerichtundkann zudemaneinembranchenübergreifendenBenchmarkingteilnehmen. UweNeiser: WichtigistderPunkt, dass „PM DELTA compact“ in Form einer Schnelldiagnose einen erstenZugangzumAssessmentüberhaupt ermöglicht. Anwender brauchenetwaeinenhalbenTag,umdas Programm durchzuarbeiten. Dann erhalten sie eine grobe Standortbestimmung,nichtmehrundnichtweniger.Dabeihabenwirdaraufgeachtet,dassmandieSoftwarebranchenübergreifend und für Projekte jeder Komplexitätverwendenkann. OliverSteeger: Ebendaswirdvereinzelt vermisst - Branchenorientierung… JürgenBlume: Dasklingtzunächst berechtigt, ist aber meiner Meinung nach hier nicht sinnvoll.Wir fragen nach Management-Prozessen, nicht PMDELTA: Softwareerstellt LeistungsprofildesProjektmanagements „Eine grobe Standortbestimmung - nicht mehr und nicht weniger! “ O L I V E R S T E E G E R Der schnelle Check in puncto Projektmanagement: Binnen eines halben Tages können Projektleiter, Stabsstellenleiter und PM-Berater mit der neuen GPM- Software „PM DELTA compact“ die Managementqualität eines Projekts ermitteln und sich Übersicht über Stärken und Verbesserungsfelder verschaffen. Wie viele Neuentwicklungen entzündete die CD-ROM in der Fachwelt Applaus, sorgte aber auch für Diskussion. Das sechsköpfige GPM-Autorenteam stellte sich den Fragen des Bonner Journalisten Oliver Steeger. P M - I N T E R V I E W P R O J E K T M A N A G E M E N T 1 / 2 0 0 1 38 In ei nem ha lben Ta g die Qua lit ä t derProjektarbeit „ dia g nostizieren“ Mit GPM-Software „flinken PM-Test“ durchführen „Wiegutsindwir? “EineschnelleundunkomplizierteBestandsaufnahmederManagementqualitätinProjektenermöglichtdieSelf- Assessment-Software„PMDELTAcompact“.InetwaeinemhalbenTagerstellenNutzermitderCD-ROMeinLeistungsprofilinpuncto Projektmanagement.DieAufgabe: Mehrals350Fragengiltesnachdem„Ja-Nein-Prinzip“zubeantworten.NachdieserBestandsaufnahme„diagnostiziert“dieSoftwaregemäßgültigenNormendasProjektoderPM-SystemundgibtkonkreteHinweiseaufungenutzte Potenziale.SeiteinemhalbenJahristdieSoftware,dievoneinemsechsköpfigenGPM-Expertenteamentwickeltwurde,aufdemMarkt. Unternehmen wie Lufthansa Systems oder Umweltconsult Berlin setzen das neue Werkzeug bereits ein. Wichtig dabei: Der Schnell- CheckgibtHinweiseaufProblemeundVerbesserungsfelder.NichtaberkönnedieCD-ROM,soCo-AutorundGPM-VorstandJürgen Blume,einfeindifferenziertesAssessmentdurchführen.„Werindividuelles,umfassendesFeedbackundkonkreteVerbesserungsvorschläge wünscht,kommtumeinpersönlichesAssessmentmitunabhängigenExpertennichtherum“,beugterMissverständnissenvor. TrotzallerSchrankenentfaltetdieSoftwarebeimflinkenCheckerstaunlicheLeistung.SofragtdieSoftwarebeispielsweisenach dem Informations- und Berichtswesen, Änderungsmanagement (inklusive Vertragsmanagement und Claimmanagement) sowie nach Zieldefinition, Projektstrukturierung, Organisation, Personalmanagement, Multiprojektmanagement, Kostenmanagement, Ressourcenmanagement,Ablauf-undTerminmanagement,ControllingundRisikomanagement.AbschließendverarbeitetdieSoftwaredie eingegebenenDaten zu einem ausführlichenBericht.Zugleichbildet siedasErgebnis grafischübersichtlich abund gibt HinweisefürVerbesserungsvorschläge. Indes,diemitunterabstraktenFragenzubeantworten-dassei,sobetonendiesechsAutoren,nichtimmerganzeinfach.Dafür abereignesichdieSoftwareuniversellfüralleBranchen.DieAutorenerleichterninTagesseminarendenEinstieginsSelf-Assessment (Terminesindder14.Februar2001inFrankfurt/ Mainundder24.April2001inLeipzig; Gebühr: 950DEMfürGPM-Mitglieder, 1.050DEMfürNicht-Mitglieder,PreiseinklusiveCD-ROM,weitereInformationenbeiderGeschäftsstellederGPM). Das neue Produkt „made byGPM“ hat alle gängigen Projektmanagement-Standards undNormen berücksichtigt.Doch nicht nur die Systematik und der Detailreichtum haben der Software Sympathien eingetragen. „Vorteile hat auch die Form eines Self- Assessments“, hat Co-Autor Walter Eschwei festgestellt. Die „stille“ Bestandsaufnahme erregt kaum Aufsehen. Eschweis Kollege Dr.WolfgangSchallehn: „MankanndenTestinstillerStundedurchführen,ohnedassBerateroderTop-ManagervondenErgebnissenerfahren.“ Solcherleidiskrete„Fingerzeige“könnennichtnurProjektleiterbrauchen.NebenihnenhatdasGPM-TeamalsZielgruppeStabsstellenleiterundPM-ConsulterinsVisiergenommen.SiekönnendieCD-ROMalstäglichesArbeitsinstrumentnutzen.Weiteres Anwendungsgebiet: KaufteinUnternehmenProjektmanagement-Leistungenein,kannesmitdiesemAssessment-WerkzeugdieexternenPartnerbewerten.DieseZielewerdenauchunterstütztdurchdasBenchmarking,dasdieGPMalszus ätzlichesFeaturein dasProduktintegrierthat. JederNutzerderCD-ROMkann seine anonymisiertenDatenvonderGPMmitdenWerten anderer Unternehmenvergleichenlassen. „PMDELTA compact“ kostetDEM 598, die Benchmarking-Auswertung aufDiskette oder per E-MailDEM 68 (Schnellentschlossene, die innerhalb von vierWochen nachKauf dieDaten zurVerfügung stellen, erhalten dieAuswertung kostenfrei). BestellunterlagensindzubeziehenüberdieHomepagederGPM(www.gpm-ipma.de)oderüberdieGeschäftsstellederGPM: GPM DeutscheGesellschaftfürProjektmanagemente.V.,Sekretariat,MartinStert,Roritzerstr.27,D-90419Nürnberg,Tel.: 0911/ 393 1499,Fax: 0911/ 3931498. 39 danach, unter welchen SpezialbedingungeneinProjektinseinerBranchesteht.DieseManagementprozesse sind in Normen definiert. Das gilt übrigens auch für die Größe eines Projekts: Ob man beispielsweise BerichtswesenperIntranetoderimkleinenTeammitPost-it-Zettelnbetreibt - wichtig ist doch, dass der Management-Prozess Kommunikation sinnvolldurchgeführtwird. OliverSteeger: Istdasnichteinweniggrobgerastert? UweNeiser: UnsererAnsichtnach nicht.WirinderGPMbetrachtenin ersterLiniedieProjektmanagement- Kernprozesse weitestgehend unabhängig von Komplexität und Branche; Arbeitsweisen und Methoden bestimmter Branchen ergänzen diesesEngagement.DieseManagement- Prozessesinddochdas,wasunsProjektmanager im Verband der GPM branchenübergreifend zusammengeführthat. OliverSteeger: BeidemSelf-Assessment spielt auch die Größe eines UnternehmenskeineRolle.Weshalb? Dr. Wolfgang Schallehn: Weder bei der Schnelldiagnose noch beim späterenAssessmentspieltdieGröße eineRolle.Wennmansichvonden fachlich-technischenAspekteneiner ProjektarbeitlöstundsichaufdieManagementprozessekonzentriert,wird manfeststellen,dasseineDifferenzierung nach der Unternehmensgröße keinenSinnmacht.DieseUnterscheidung ist nur im Methoden- oder Werkzeugeinsatz notwendig. Darüberhinausisteskaummöglich,eine eindeutigeDifferenzierungnachUnternehmensgröße für ein universellesTool wie „PMDELTA compact“ vorzunehmen. GernotWaschek: WiewollenSie beispielsweise den Unterschied zwischen einem nationalen und einem internationalen,zwischeneinemmittelständischen und einem Konzernunternehmen definieren? Uns ist keinSchlüsselbekannt,dervonallen nationalen und internationalen Verbänden und Institutionen gleichermaßengenutztundanerkanntwird. Rein formal würden wir also sehr dünnesEisbetreten,wennwirsolche Unterscheidungen einführen würden.WasdereinealsMittelstandbezeichnet,istfürdenanderenbestenfallseinkleinesUnternehmen. RolfKästner: NocheinWortzur Branchenorientierung: Wir wollen mitderBranchenunabhängigkeitden Nutzer sogar auffordern, die fachlicheSeitevölligzurückzustellenund sich ganz allein auf seine Managementprozesse zu konzentrieren.Das setzt natürlich Abstraktionsvermögenvoraus,aberauchvomFeedback einiger Anwender wissen wir heute, dassesdamitzumeistkeineProbleme gibt. Das einzige Problem, das sich wirklichergebenhat,istdies: Dawir branchenunabhängig Fragen formulieren mussten, klingen sie teilweise etwasholprigundumständlich.Aber daslässtsichnichtvermeidenundist gewissermaßenderPreisfürdieUniversalität. Anregungen nehmen wir abergerneentgegen. OliverSteeger: FragezudenNormen: Der Aufbau Ihres Programms orientiertsichandenneunzehnGliederungselementenderDIN-Norm.Diese Normaberist-vorallemiminternationalen Vergleich - nicht das letzte AmeninderKirche. Gernot Waschek: Wir haben die DIN-Norm querverbunden mit anderen Normen und Standards, beispielsweise mit den Standards aus demLehrgangzum„Projektmanagement-Fachmann“ als dem Wissensspeicher der GPM, mit der ISO- Norm 10006 und der „International Competence Baseline“ ICB der IPMA. Vier Standards sind berücksichtigt, und Nutzer können jeden SchrittaufWunscheinemStandard zuordnen. Walter Eschwei: Das System ist in diesem Punkt sehr transparent, gewissermaßen polyglott und international ausgerichtet. Wir kennen kein anderes Tool, das die Standards so miteinander verbindet. Allerdings werden Nutzer Texte und WortlautderNormenundStandards Abb.: Das sechsköpfige Autorenteam (von links nach rechts): Gernot Waschek, Dr. Wolfgang Schallehn, Rolf Kästner, Jürgen Blume, Dieter Eysel und Walter Eschwei P M - I N T E R V I E W P R O J E K T M A N A G E M E N T 1 / 2 0 0 1 40 in dem System nicht finden. Dies war aus wirtschaftlichen und rechtlichenGründennichtmöglich.Die DIN-Normdarfbeispielsweisenicht ohneweiteresübernommenwerden. OliverSteeger: MancheNutzerfindendas„Ja-Nein“-Schema,nachdem sie Fragen beantworten, recht grob undundifferenziert.Siehättengerne gestufteAntworten,beispielsweise„zu achtzigProzenterfüllt“odergaroffene, nichtvorgegebeneAntworten,alsoText, denmanirgendwoniederschreibt. Dr. Wolfgang Schallehn: Um es ganzklarzusagen: AusunsererSicht wäreesnichtsinnvoll,aufdieFrage „Werden zu Beginn eines Projekts Ziele systematisch erfasst? “ zu antworten: „Mit 80% ja.“ Da gibt es nureinklaresEntweder-oder. Gernot Waschek: Wie soll der Nutzerermitteln,oberwirklichachtzig (oder eher 70) Prozent erreicht? Das alles würde das System einer Schnelldiagnose unnötig verkomplizieren. Vor allen Dingen droht Gefahr, dass Nutzer überfordert und die Ergebnisse am Ende verfälscht werden. OliverSteeger: Esheißt,schonjetzt bringedasWerkzeugeinenhohenAnspruchandenNutzermit,wasnicht nurdieebengenannteAbstraktionbetrifft. Rolf Kästner: Wir haben eine interessanteErfahrunggemacht: Offenbar ist die Selbstdiagnose mit „PM DELTAcompact“leichterdurchführbar und aussagekräftiger, wenn das PM-SystemdesAnwendersbereitsklar definiert und dokumentiert ist. Aber „PMDELTAcompact“kannundsoll auchgeradedannhilfreichsein,wenn die Regeln, Verfahren und Instrumentenichtsogenaudefiniertsind. Walter Eschwei: Wer präziseres Assessmentwünscht,mussohnehin unabhängige,externeAssessorenbeauftragen und sich einer ausführlichenAnalyseunterziehen,diedann fastalleProjektbeteiligteneinbezieht. Die Ergebnisse eines solchen General-Checks mit einem unabhängigen Expertenteam, das vorOrtMaterialsammeltundauswertet,lassen sichnatürlichnichtmitdeneneiner Schnelldiagnosevergleichen. JürgenBlume: MandarfdasWerkzeugeinerrechnergestütztenSchnelldiagnose, die ich an einem halben Tag durchführe, nicht überfordern. Die Software ist keine Konkurrenz zuherkömmlichenAssessments,sondern eine Ergänzung. „PM DELTA compact“hatvorallemzweiVorteile: Erstensgibtsieschnellundpreiswert eine Positionsbestimmung.Zweitens ist sie diskret. Projektmanager und Berater können - quasi ohne viel Staub aufzuwirbeln im stillen Kämmerchen-sichüberdieStärkenund SchwächenihresProjektsgroborientieren.Danach wissen sie, in welche Richtungsiearbeitenkönnen. OliverSteeger: SieführendenNutzer sehr streng durch das Programm. Nirgends werden ihm beispielsweise einmal alle Fragen in einer Liste gezeigt. Er bekommt sie gewissermaßen häppchenweisezurBearbeitung. Uwe Neiser: Das ist beabsichtigt. DerAnwendersollsichaufeinzelne Fragen konzentrieren können. Eine Beschäftigung mit den dahinter liegenden Auswerte-Algorithmen würde-unsererEinschätzungnach - eher ablenken. Das Auswertesystem führt die einzelnen Antworten wieder zu einer Gesamtbewertung zusammen. JürgenBlume: WürdederNutzer das System kennen, käme es möglicherweisezuverfälschtenErgebnissen. Er soll die Fragen objektiv beantwortenundnichtso,dassermöglichstgutabschneidet. OliverSteeger: Sonstnoch„Betriebsgeheimnisse“? Gernot Waschek: Ganz im Gegenteil.Wirhabenunsentschlossen, zum Selbst-Assessment Tagesseminare anzubieten, die in die Arbeit mit „PM DELTA compact“ einführen.UnddieseSeminarewerdenvon denAutorenselbstdurchgeführt.Sie stehen auch bei kniffligen Fragen RedeundAntwort. Autor Oliver Steeger, Jahrgang 1967. Er hat in Bonn Philosophie, Germanistik und Geschichte studiert. Seit 1989 arbeitete er nach einer Ausbildung im Lokaljournalismus unter anderem für das Manager Magazin, Handelsblatt, Süddeutsche Zeitung, Die Welt, Psychologie Heute und Fit For Fun. Zus ätzlich veröffentlichte er zwei Reportage-Romane. 1995 wechselte er als PR-Journalist in die Öffentlichkeitsarbeit. Er betreut seit 1997 die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der GPM. Im Handelsblatt veröffentlichte er 1997 im Auftrag der GPM eine 13-teilige Reportage- Serie über ausgewä hlte Projekte, unter anderem der Lufthansa AG, Boehringer Mannheim, Siemens/ K WU, Siemens, DeTeSystem und Deutsche Post AG. Heute betreut er die Pressearbeit für Unternehmen und Projektteams. Anschrift Am Mönchshof 2 D -53227 Bonn Tel.: 0228/ 944 02 03 Fax: 0228/ 944 02 04 E -Mail: OSteeger@aol.com