P R O J E K T M A N A G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 1 42 Zusammenfassung Tä glich werden in Schulen und öffentlichen Verwaltungen Projekte durchgeführt. Projekte aus diesem Bereich sind Unternehmungen mit eigenen Gesetzen, zumal der Projektbegriff hier ziemlich willkürlich verwendet wird. Da diese Projekte oftmals weder auf Grund schlechter Qualität noch überzogener Zeitrahmen negative Konsequenzen für die Verantwortlichen haben, fehlt z. T. der Erfolgsdruck. Außerdem fehlen vielen Beteiligten quer durch alle Hierarchieebenen das Verstä ndnis und die Ausbildung für effektives Handeln. In diesem Projekt soll versucht werden, ein Umweltprojekt in Schulen mit guter Managementpraxis durchzuführen. Dies kann eine Chance sein, dem Schulbereich Projektmanagement als Schlüsselqualifikation n ä her zu bringen. Beim KEiM-Projekt stehen die Prozessqualität und die soziale Komponente im Vordergrund. Diese Beschreibung geschieht aus der Sicht des Projektleiters einer Umweltstation (UpZ) heraus und spiegelt haupts ä chlich die Projektabwicklung aus dessen Sicht wider. Sie geht zurück auf ein Arbeitsprojekt zur Prüfung zum/ zur Projektmanagement- Fachmann/ -frau (RK W/ GPM). Abstract Projects have become part of the daily routine of public institutions like schools. They follow their own rules. The use of the term ”project” is rather arbitrary in this context. Additionally, there is sometimes only little pressure to succeed since no consequences can be expected for those who are responsible if the project does not meet certain criteria of qualit y or does not finish according to schedule. Sometimes, there is a lack of skills and understanding regardless of the position the persons involved hold in the hierarchy. The aim of this project is to carry out an environmental project with good management practice. We consider this as a good chance to demonstrate the importance and relevance of key project management skills. The KeiMproject focuses on the process qualit y and the social aspect mainly from the perspective of the project manager of the Umweltstation (UpZ). This paper is based on an project for the examination to become an certified specialist on project management of the GPM. Schlagwörter Geb ä ude-Management, Grundqualifizierung, Organisationsprojekt, PM und Schulen, Prozessorientierung 1 PROJEKTGEGENSTAND Alle฀Schulen฀der฀500.000฀Einwohner฀ z ählenden฀ Stadt฀ Nürnberg฀ können฀ sich฀ auf฀ freiwilliger฀ Basis฀ an฀ einem฀ Energiesparprojekt฀ beteiligen.฀ Die฀Kosten฀ für฀Energie฀und฀Wasser฀ im฀Schulbereich฀belaufen฀sich฀auf฀ca.฀ 11฀ Mio.฀ DEM฀ im฀ Jahr.฀ Der฀ finanzielle฀ Anreiz฀ für฀ die฀ Schulen฀ ist฀ ein฀ Modell,฀bei฀dem฀sie฀die฀Hälfte฀der฀erwirtschafteten฀ Einsparungen฀ erhalten.฀Mehr฀als฀100฀Gebäude฀sind฀betroffen. 2 PROJEKTLEITUNG Es฀ gibt฀ je฀ einen฀ Projektverantwortlichen฀ beim฀ Hochbauamt฀ und฀ bei฀der฀Umweltstation.฀Diese฀bilden฀ das฀ Kernteam.฀ Die฀ Aufgabenbereiche฀sind฀klar฀abgegrenzt.฀Das฀Hochbauamt฀leistet฀den฀technischen฀Support฀ und฀ bereitet฀ die฀ Abrechnungszahlen฀auf.฀Die฀Umweltstation฀deckt฀ die฀ Soft฀ Facts,฀ den฀ pädagogischen฀ Teil,฀ die฀ Kommunikation฀ und฀ das฀ Projektmanagement฀ab. Die฀Projektleiter฀sind฀ihren฀Linienvorgesetzten฀unterstellt.฀Weitere฀MitarbeiterInnen฀werden฀zu฀ihnen฀nach฀ Fallstudie฀Energiesparprojekt฀KEiM (Keep฀Energy฀in฀Mind) C A R L - J Ü R G E N ฀ P E R K O W S K I 43 einer฀ Matrixorganisation฀ zeitweise฀ abgeordnet. 3 VERTRAGSWESEN Innerhalb฀ des฀ Stadtkonzerns฀ gibt฀ es฀aus฀rechtlichen฀Gründen฀nur฀Vereinbarungen฀ zwischen฀ den฀ Dienststellen,฀ die฀ eher฀ Absichtserklärungen฀sind.฀Die฀Standardvereinbarung฀ mit฀dem฀Hochbauamt/ Kommunales฀ Energiemanagement฀ hat฀ eine฀ Laufzeit฀ von฀ 10฀ Jahren.฀ Folgende฀ Unterschriften฀ waren฀ aus฀ abrechnungstechnischen฀Gründen฀notwendig: ฀ zwischen฀ den฀ beiden฀ projektverantwortlichen฀ Stellen฀ (die฀ Umweltstation฀fungiert฀als฀Subunternehmer฀ des฀ Hochbauamtes)฀ im฀ Rahmen฀ einer฀ Kooperationsvereinbarung, ฀ zwischen฀ dem฀ Hochbauamt฀ und฀ den฀ Haushalt฀ verwaltenden฀ Dienststellen฀für฀die฀Schulen, ฀ zwischen฀dem฀Hochbauamt฀und฀ den฀ Schulen,฀ um฀ so฀ den฀ Willen฀ zur฀ aktiven฀ Teilnahme฀ der฀ Schulen฀zu฀sehen,฀und฀damit฀Hochbauamt฀ und฀ Umweltstation฀ in฀ den฀ Schulen฀tätig฀werden฀konnten. 4 STAKEHOLDER-ANALYSE Im฀öffentlichen฀Dienst฀gibt฀es฀eine฀ schier฀unglaubliche฀Anzahl฀von฀Menschen,฀die฀zu฀irgendeinem฀Zeitpunkt฀ Einfluss฀auf฀ein฀Projekt,฀das฀sich฀zwischen฀den฀Linien฀bewegt,฀haben฀können.฀Die฀Analyse฀wurde฀in฀zwei฀Stufen฀durchgeführt. Zunächst฀ wurden฀ alle฀ Konzernteile฀ identifiziert,฀ die฀ mit฀ dem฀ Projekt฀ in฀ Kontakt฀ kommen฀ könnten.฀ Hierbei฀ wurde฀ nur฀ zwischen฀ relevant฀ und฀ nicht฀ relevant฀ unterschieden.฀ In฀ Schritt฀ zwei฀ wurden฀ die฀ direkt฀beteiligten฀Dienststellen฀nach฀relevanten฀Personen฀untersucht.฀Dabei฀ wurde฀differenziert฀zwischen฀Zielen฀ der฀ Stakeholder,฀ Möglichkeiten฀ der฀ Einflussnahme,฀Stärken/ Schwächen,฀ „projektkritisch฀ja/ nein“. 5 PROJEKTZIELE In฀ der฀ Vorlaufphase฀ wurden฀ sehr฀ schwammige฀ Ziele฀ ohne฀ das฀ jetzige฀ Projektteam฀festgelegt.฀Der฀hier฀aufgeführte฀ Zielkatalog฀ ist,฀ als฀ Ergänzung฀ bzw.฀ Überarbeitung฀ der฀ ursprünglichen฀ Ziele,฀ nach฀ ca.฀ einem฀ Jahr฀Projektlaufzeit฀von฀einer฀Arbeitsgruppe฀ auf฀ Betreiben฀ des฀ Projektleiters฀UpZ฀hin฀verfasst฀und฀verabschiedet฀worden. ฀ Die฀Schulen฀der฀Stadt฀Nürnberg฀ sind฀ in฀ einer฀ Vereinbarung฀ mit฀ dem฀ Kommunalen฀ Energiemanagement฀ im฀ Hochbauamt฀ (KEM)฀mit฀dem฀Ziel฀angetreten,฀ möglichst฀erfolgreich฀Energie฀und฀ Wasser฀ einzusparen.฀ Durch฀ das฀ Projekt฀ KEiM฀ (Keep฀ Energy฀ in฀ Mind)฀werden฀die฀Schulen฀in฀pädagogischer฀und฀technischer฀Hinsicht฀unterstützt. ฀ Das฀ Projekt฀ KEiM฀ schlägt฀ eine฀ Brücke฀zwischen฀den฀technischen฀ Maßnahmen฀ des฀ Kommunalen฀ Energiemanagements฀und฀der฀pädagogischen฀ Arbeit฀ des฀ Umweltpädagogischen฀Zentrums฀(UpZ). ฀ -฀ Die฀ haupts ächlich฀ technisch฀ ausgerichtete฀Arbeit฀des฀KEM฀ wird฀durch฀die฀pädagogische฀ Arbeit฀des฀UpZ฀komplettiert. ฀ -฀ Durch฀ den฀ Einsatz฀ moderner฀ Managementmethoden฀ soll฀ ein฀ möglichst฀ hoher฀ Nutzen฀ bei฀ möglichst฀ geringer฀ Belastung฀erzielt฀werden. ฀ Dauerhafte฀ Senkung฀ der฀ Kosten฀ im฀ Energie-฀ und฀ Wasserbereich฀ der฀Schulen฀im฀Bereich฀des฀Referats฀IV฀um฀6-10฀%฀im฀Vergleich฀ zur฀Baseline฀durch ฀ -฀ verbessertes฀ NutzerInnenverhalten; ฀ hier฀ ist,฀ nach฀ bisherigen฀ Erfahrungen,฀ eine฀ Senkung฀der฀Ausgaben฀von฀5-7฀%฀ möglich; ฀und ฀ -฀ zus ätzliche฀investive฀Maßnahmen฀ im฀ Rahmen฀ der฀ Mittel฀ des฀KEM. ฀ Teilnahme฀ aller฀ Schulen,฀ für฀ die฀ die฀Stadt฀Nürnberg฀den฀Sachaufwand฀ trägt,฀ im฀ Laufe฀ des฀ Schuljahres฀2000/ 2001. ฀ Die฀Zahl฀der฀Schulen,฀die฀sich฀aktiv฀ am฀ Projekt฀ KEiM฀ beteiligen,฀ soll฀durch฀entsprechende฀Hilfsangebote฀sukzessive฀erhöht฀werden.฀ Aktive฀ Schulen฀ in฀ diesem฀ Sinne฀ sind฀Schulen,฀die฀z.฀B. ฀ -฀ regelmäßig฀ Fortbildungsveranstaltungen฀besuchen, Ab. 1: Das Projektlogo für KEiM ฀ P M - F A L L B E I S P I E L / F A L L S T U D I E P R O J E K T M A N A G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 1 44 ฀ -฀ schulinterne฀ Arbeitskreise฀ installieren฀und฀pflegen, ฀ -฀ regelmäßig฀ über฀ ihre฀ Aktivitäten฀(an฀UpZ)฀berichten, ฀ -฀ Teilprojekte฀durchführen, ฀ -฀ die฀ Angebote฀ von฀ UpZ฀ und฀ den฀ Kooperationspartnern฀ nutzen, ฀ -฀ ihr฀Tun฀kritisch฀überprüfen, ฀ -฀ ihre฀ Erfahrungen฀ anderen฀ Schulen฀zur฀Verfügung฀stellen. ฀ Hohe฀ Kundenzufriedenheit฀ soll฀ erreicht฀ und฀ gesichert฀ werden฀ durch ฀ -฀ regelmäßige฀ persönliche฀ und฀ schriftliche฀ Kommunikation฀ und฀Information, ฀ -฀ Vernetzung฀ der฀ Schulen฀ zum฀ Zwecke฀ des฀ Erfahrungsaustauschs฀und฀Wissenstransfers, ฀ -฀ regelmäßige฀ Prozessanalyse฀ und฀-qualitätsverbesserung, ฀ -฀ Komfortverbesserung฀ durch฀ aktive฀Einbeziehung฀der฀Schulen฀(partizipatorisch). ฀ Das฀ Grundprinzip฀ der฀ Nachhaltigkeit฀ soll฀ bei฀ allen฀ schulischen฀ Veranstaltungen฀ berücksichtigt฀ werden.฀ Dies฀ wird฀ auch฀ der฀ außerschulischen฀Öffentlichkeit฀ durch฀ ein฀ aktives฀ Projektmarketing฀in฀geeigneter฀Form฀zugänglich฀gemacht. 6 VORGEHENSWEISE Die฀ Gesamtdauer฀ von฀ 10฀ Jahren฀ wurde฀in฀fünf฀Zweijahresabschnitte฀ (Ebene฀ 1)฀ unterteilt.฀ Im฀ ersten฀ Jahr฀ des฀ ersten฀ Teilprojektes฀ wurden฀ haupts ächlich฀ Organisations-฀ und฀ Ablaufstrukturen฀festgelegt.฀Die฀Teilprojekte฀ sind฀ in฀ Teilaufgaben฀ unterteilt,฀ die฀ sich฀ je฀ nach฀ Umfang฀ in฀Unterprojekte฀verzweigen฀können฀ (Ebene฀ 2)฀ (siehe฀ auch฀ Abb.฀ 2).฀ Die฀ unterste฀Ebene฀bilden฀die฀Arbeitspakete฀(Ebene฀3). Die฀ erste฀ interne฀ Phase฀ beinhaltete฀die฀Vorplanung฀und฀Akquisition฀ der฀ Schulen.฀ Zu฀ diesem฀ Zeitpunkt฀ war฀das฀Kernteam฀haupts ächlich฀damit฀beschäftigt,฀Überzeugungsarbeit฀ bei฀ Leitern฀ der฀ haushaltsführenden฀ Dienststellen฀ und฀ an฀ den฀ Schulen฀ zu฀ leisten.฀ Konferenzen฀ mit฀ mehr฀ als฀ 100฀ Direktoren฀ aus฀ unterschiedlichen฀ Bereichen฀ wurden฀ geplant฀ und฀ koordiniert,฀ Konzepte฀ wurden฀ erstellt฀ und฀ verschiedene฀ Prä sentationen฀ für฀ die฀ jeweiligen฀ Veranstaltungen฀ erarbeitet.฀ Ein฀ Projektlogo฀ wurde฀gestaltet฀(siehe฀Abb.฀1).฀Nach฀ fast฀ einem฀ halben฀ Jahr฀ waren฀ alle฀ Amtsbereiche฀und฀90฀von฀100฀Schulen฀unter฀Vertrag. In฀ der฀ zweiten฀ Phase฀ wurden฀ der฀ Fortbildungsbedarf฀ ermittelt฀ und฀ drei฀ Schwerpunktveranstaltungen฀ konzipiert฀und฀durchgeführt.฀In฀der฀ dritten฀Phase฀ging฀es฀um฀die฀Akquisition฀der฀Restschulen,฀die฀Intensivierung฀des฀Projekts฀über฀Arbeitskreise฀ und฀Inhouse-Schulungen฀ sowie฀ um฀ Abb. 2: Projektstruktur Abb. 3: Phasenplan für Teilprojekt 1 45 die฀Verbesserung฀der฀Öffentlichkeitsarbeit.฀Auch฀war฀jetzt฀der฀Zeitpunkt฀ günstig,฀einige฀„Altlasten“฀zu฀beseitigen,฀ die฀ den฀ Projektablauf฀ teilweise฀ massiv฀ beeinträchtigten.฀ So฀ wurde฀ neben฀ den฀ Zielen฀ auch฀ endlich฀ ein฀ Promotor฀ gefunden.฀ Dieser฀ ist฀ notwendig,฀da฀die฀Projektleitung฀nur฀eingeschränkt฀ weisungsbefugt฀ ist฀ und฀ kein฀Gewicht฀bei฀der฀Durchsetzung฀ ihrer฀Ziele฀und฀Interessen฀hat. Das฀ „Teilprojekt฀ 1,฀ 1.฀ Jahr“฀ soll฀ hier฀exemplarisch฀für฀die฀PM-technische฀Abwicklung฀des฀Projekts฀in฀der฀ Umweltstation฀dargestellt฀werden. ฀ Der฀Phasenplan ฀ Er฀ umfasst฀ die฀ Abschnitte฀ Vorlauf,฀ Schriftwechsel,฀ Detailplanung,฀Umsetzung฀und฀Nachbereitung.฀Diese฀Grobstruktur฀wurde฀ zunächst฀ in฀ einen฀ Projektstrukturplan฀überführt. ฀ Projektstrukturplan฀(siehe฀Abb.฀4) ฀ Alle฀ identifizierten฀ Teilaufgaben฀ finden฀hier฀mit฀Codierung฀ihren฀ Niederschlag. ฀ Ablaufmatrix฀(siehe฀Abb.฀5) ฀ Hier฀ sind฀ die฀ Teilaufgaben฀ und฀ Zuständigkeiten฀ den฀ Phasen฀ zugeordnet฀ worden.฀ Hier฀ sind฀ bereits฀die฀Zuständigkeiten฀verteilt. ฀ Arbeitspakete ฀ Für฀jede฀Teilaufgabe฀wurden฀nun฀ die฀Detailaufgaben฀bestimmt฀und฀ an฀die฀entsprechenden฀AP-Verantwortlichen฀weitergegeben. ฀ Ablauf-฀und฀Terminplan ฀ Auf฀Grund฀der฀Menge฀an฀Terminen฀ und฀ Tätigkeiten฀ wurde฀ ein฀ Netzplan฀ mit฀ einem฀ DV-Tool฀ erstellt. ฀ Berichtswesen ฀ Hier฀ mussten฀ erst฀ Strukturen฀ und฀ entsprechende฀ Formulare฀ entwickelt฀ werden,฀ da฀ diese฀ Art฀ der฀ Berichterstattung฀ (regelmäßige฀schriftliche฀Meldungen฀über฀ Stand฀und฀Fortschritt฀der฀Arbeit)฀ in฀ diesem฀ Projektumfeld฀ nicht฀ üblich฀ist.฀Berichtsplan: ฀ -฀ Alle฀ beteiligten฀ Schulen฀ bekommen฀alle฀Protokolle฀s ämtlicher฀ Veranstaltungen,฀ auch฀ wenn฀ sie฀ selbst฀ nicht฀ teilgenommen฀haben. ฀ -฀ Die฀ Ämter฀ werden฀ (auf฀ Wunsch)฀ wie฀ Schulen฀ behandelt. ฀ -฀ Die฀ Amtsleiter฀ und฀ der฀ Referent฀ werden฀ einmal฀ pro฀ Jahr฀ mittels฀einer฀kurzen฀Prä sentation฀ über฀ den฀ Stand฀ des฀ Gesamtprojekts฀informiert. ฀ -฀ Die฀Verwaltungen฀werden฀wie฀ Schulen฀behandelt. ฀ -฀ Der฀ Chef฀ PL฀ erhält฀ nach฀ jeder฀ Phase฀ einen฀ schriftlichen฀ Kurzbericht. ฀ -฀ Alle฀ 2฀ Wochen฀ werden฀ der฀ Stand฀ und฀ die฀ nächsten฀ Schritte฀ des฀ Projekts฀ intern฀ bei฀ einem฀ Jour฀ fixe฀ aller฀ Projektleiter฀des฀UpZ฀kurz฀dargestellt.฀Hier฀werden฀die฀Schnittstellen฀abgeklärt. ฀ -฀ Einmal฀pro฀Jahr฀wird฀der฀Projektstand฀dem฀Schulausschuss฀ (höchstes฀ zuständiges฀ Gremium)฀ vorgestellt฀ und฀ dazu฀ ein฀ausführlicher฀schriftlicher฀ Bericht฀erstellt. ฀ -฀ Der฀Promotor฀wird฀2-mal฀pro฀ Jahr฀und฀nach฀Bedarf฀persönlich฀informiert. ฀ Teamsitzungen ฀ Das฀ Kernteam฀ trifft฀ sich฀ alle฀ 2฀Wochen฀und฀nach฀Bedarf.฀Zur฀ Koordination฀ ist฀ ständiger฀ Telefonkontakt฀ notwendig.฀ Die฀ direkten฀ Vorgesetzten฀ werden฀ jeweils฀ nach฀ Abschluss฀ wichtiger฀ Unterphasen฀auch฀persönlich฀unterrichtet. Ein฀Fehler฀aus฀projekttechnischer฀ Sicht฀war฀die฀zu฀frühe฀Planung฀zeitlich฀ entfernter฀ Arbeitspakete.฀ Dies฀ erforderte฀ mehrfache฀ Korrekturen.฀ Ebenso฀ wurde฀ in฀ einigen฀ Fällen฀ zu฀ detailliert฀ geplant,฀ was฀ das฀ Volumen฀ der฀ Arbeitspakete฀ unnötig฀ auf blähte฀ und฀ das฀ Handling฀ erschwerte. Code Code Code Code Code Code 0.0.0.0 Projekt-฀ management 1.0.0.0 Vorlauf 2.0.0.0 Schriftwechsel 3.0.0.0 Detail-฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀ planung 4.0.0.0 Umsetzung 5.0.0.0 Nachbereitung 0.1.0.0 steuern 1.1.0.0 FB-฀Konzept 2.1.0.0 Abfrage 3.1.0.0 Rückantwort฀von฀ Schulen 4.1.0.0 Durchführung฀ der฀VAs 5.1.0.0 Auswertung 0.2.0.0 Korrektur฀nach฀ jeder฀Phase 1.2.0.0 Einzelthemen฀ Brainstorming 2.2.0.0 Abfrage฀Versand 3.2.0.0 3฀Einzelthemen฀ ausarbeiten 5.2.0.0 Weiterplanung 0.3.0.0 PSP฀+฀ Arbeitspakete 2.3.0.0 Abfrage฀Rücklauf 3.3.0.0 Organisation฀VAs฀ detailliert 5.3.0.0 Protokolle฀der฀ VAs 0.4.0.0 Doku-Protokolle฀ Prozess 2.4.0.0 Organisation฀ Veranstaltungen฀฀฀฀฀฀฀฀฀ grob 0.5.0.0 Ansätze฀zur฀ weiteren฀Planung 2.5.0.0 Einladung 2.6.0.0 Einladung฀Versand Abb. 4: Projektstrukturplan für Teilprojekt 1, 1. Jahr ฀ P M - F A L L B E I S P I E L / F A L L S T U D I E P R O J E K T M A N A G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 1 46 7 KOSTEN Die฀ Kosten฀ des฀ Projekts฀ werden฀ weitgehend฀ durch฀ die฀ Personalkosten฀des฀Projektleiters฀verursacht. 8 ARBEIT MIT DEN KUNDEN (SCHULEN) Der฀ Erfolg฀ des฀ KEiM-Projekts฀ hängt฀ von฀ verschiedenen฀ Personengruppen฀ ab.฀ Zum฀ einen฀ sind฀ dies฀ die฀ Hausmeister฀ der฀ Schulen,฀ die฀ vom฀ Hochbauamt฀ betreut฀ werden.฀ Sie฀ sind฀ im฀ Projekt฀ u.฀a.฀ für฀ die฀Datenerhebung฀ und฀ Störungsmeldung฀ in฀ den฀ Schulen฀ zuständig.฀ Eine฀ zweite฀ wichtige฀ Gruppe฀ stellen฀ die฀ Lehrkräfte฀ dar.฀ Sie฀ sind฀ durch฀ ihre฀ Vorbildwirkung฀die฀TrägerInnen฀des฀ Projekts.฀Sie฀leiten฀die฀SchülerInnen฀ an฀ und฀ sollen฀ die฀ Implementierung฀ in฀den฀Tagesablauf฀sicherstellen. 8.1฀Beginn฀der฀Zusammenarbeit Der฀ erste฀ Kontakt฀ mit฀ den฀ Schulen฀über฀je฀eine/ n฀Projektverantwortliche/ n฀war฀sehr฀spannend.฀Dies฀war฀ der฀ Zeitpunkt,฀ zu฀ dem฀ sich฀ in฀ fünf฀ Gruppen,฀nach฀Schularten฀aufgeteilt,฀ ein฀ riesiges฀ Team฀ von฀ fast฀ 100฀ ProjektbetreuerInnen฀bilden฀sollte. Einerseits฀sollte฀nach฀einem฀halben฀ Jahr฀Akquisition฀das฀Gesamtprojekt฀ „Butter฀ bei฀ die฀ Fische“฀ bekommen฀ und฀endlich฀in฀die฀aktive฀Arbeit฀überwechseln,฀ andererseits฀ haben฀ Schulen฀ besondere฀ Antennen฀ für฀ auf฀ sie฀ zukommende฀Mehrarbeit.฀Den฀LehrerInnen฀ musste฀ klar฀ gemacht฀ werden,฀dass฀die฀Implementierung฀(Primärziel)฀des฀Projekts฀in฀den฀Schulalltag฀ für฀ das฀ Gesamtkollegium฀ keine฀ Zusatzarbeit฀darstellt,฀sondern฀nur฀einen฀ bewussteren฀ Umgang฀ mit฀ den฀ relevanten฀ Größen.฀ Die฀ Durchführung฀ von฀ Teilprojekten฀ (Sekundärziel฀ und฀ richtige฀ Arbeit)฀ stand฀ hier฀ noch฀ nicht฀ zur฀ Debatte.฀ Ferner฀ hatten฀ die฀ meisten฀ DirektorInnen฀ die฀ Vereinbarung฀ unterschrieben,฀ ohne฀ Rücksprache฀ in฀ ihren฀ Kollegien฀ zu฀ halten.฀ Entsprechend฀ heftig฀ waren฀ die฀Reaktionen฀von฀etlichen฀ProjektbetreuerInnen,฀ die฀ zum฀ Teil฀ eine฀ Stunde฀ vor฀ Beginn฀ des฀ ersten฀ Treffens฀Kunde฀von฀ihrer฀neuen฀Aufgabe฀ erhalten฀hatten. Nach฀ dem฀ Erstkontakt฀ mit฀ den฀ Projektverantwortlichen฀der฀Schulen฀ kam฀ die฀ erste฀ Ausgabe฀ der฀ Projektpostille฀ in฀ Umlauf.฀ Über฀ sie฀ sollen฀ die฀ allgemeinen฀ Projektinformationen฀laufen; ฀das฀Internet฀steht฀als฀Arbeitsplattform฀noch฀nicht฀allen฀Schulen฀zur฀Verfügung.฀In฀der฀ersten฀Ausgabe฀wurde฀erstmals฀ausführlich฀darauf฀hingewiesen,฀dass฀die฀Projektarbeit฀nach฀PM-Methoden฀stattfinden฀ sollte,฀um฀mit฀möglichst฀wenig฀Aufwand฀ einen฀ möglichst฀ großen฀ Nutzen฀zu฀erzielen. 8.2฀Fortbildung฀zum฀Thema฀PM Der฀Schulungs-฀und฀Fortbildungsbedarf฀wurde฀wie฀folgt฀ermittelt: ฀Es฀ gab฀ein฀Angebot฀von฀sechs฀Themen,฀ aus฀denen฀drei฀ausgewählt฀oder฀um฀ eigene฀ergänzt฀werden฀sollten฀(siehe฀ Abb.฀ 6).฀ Über฀ eine฀ Rückfaxaktion฀ kristallisierten฀ sich฀ schließlich฀ die฀ drei฀ Themen฀ der฀ ersten฀ Fortbildungssequenz฀ heraus.฀ Die฀ Themen฀ waren฀Selbst-฀und฀Fremdmotivation,฀ Projektmanagement-Grundlagen฀ und฀ der฀ Umgang฀ mit฀ anderen฀ Nutzern฀in฀der฀Schule฀wie฀Sportvereinen฀ etc.฀(siehe฀Abb.฀4,฀Detailplanung). Das฀ Ziel฀ der฀ Veranstaltung฀ war฀ es,฀ den฀ TeilnehmerInnen฀ die฀ Vorzüge฀ bestimmter฀ Planungs-฀ und฀ Vorgehensweisen฀ zu฀ verdeutlichen.฀ Zunä chst฀ wurde฀ in฀ einem฀ kurzen฀ Input฀ die฀ Wichtigkeit฀ guter฀ Projektziele฀ herausgestellt.฀ Über฀ ein฀ Brainstorming฀ wurden฀ dann฀ Ziele฀ für฀die฀Schulen฀ermittelt.฀In฀Kleingruppen฀ wurden฀ diese฀ Ziele฀ komprimiert฀ und฀ besprochen,฀ und฀ so฀ hatte฀ jede฀ Gruppe฀ nach฀ ca.฀ 10฀Minuten฀ ein฀ primäres฀ Ziel฀ festgelegt.฀ Es฀folgte฀ein฀kleines฀Szenario.฀Über฀ einen฀ paarweisen฀ Vergleich฀ sollte฀ das฀ Thema฀ herausgefiltert฀ werden,฀ das฀ von฀ der฀ Gesamtgruppe฀ (z.฀B.฀ 0.0 Projektmanagement Per Per Per Per Per 1.1 FB-Konzept Per Per 1.2/ 3.2 Einzelthemen Per Per Per Per Per 2.1 Abfrage Per Per 2.2/ 2.6 Versand Sta-Hoe-Hof Sta-Hoe-Hof 2.3/ 3.1 Rücklauf฀-฀Ergebnisse Per Hof-Din 2.4/ 3.4 Organisation฀VA Per Per Per Per 3.1 Zusage฀für฀VA Hof-Din 4.1 Durchführung฀der฀VAs Per฀฀฀Hoe Per 4.0.0.0฀฀฀฀฀฀฀฀ Umsetzung 5.0.0.0฀฀฀฀฀฀฀฀฀ Nachbereitung Teilaufgabe ฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀Projektphase 1.0.0.0฀฀฀฀฀฀฀ Vorlauf 2.0.0.0฀฀฀฀฀฀฀฀฀฀ Schriftwechsel 3.0.0.0฀฀฀฀฀฀฀฀฀ Detailplanung Abb. 5: Ablaufmatrix 47 Kollegium)฀ als฀ vorrangig฀ erachtet฀ wurde.฀ Nach฀ insgesamt฀ 25฀ Minuten฀ stand฀das฀Thema฀ohne฀Diskussion฀fest. Geplant฀ ist,฀ Veranstaltungen฀ dieser฀ Art฀ auch฀ in฀ interessierten฀ Kollegien฀durchzuführen,฀um฀so฀den฀Projektfortschritt฀ und฀ den฀ Erfolg฀ langfristig฀zu฀sichern. Um฀ das฀ Gesamtbild฀ abzurunden,฀ sind฀PM-Fortbildungen฀zum฀Thema฀ Energieeinsparung฀ für฀ sonstige฀ beteiligte฀ Gruppen฀ geplant.฀ So฀ sollen฀ sowohl฀ ein฀ besseres฀Verständnis฀ für฀ Energiesparmaßnahmen฀als฀auch฀der฀ Umgang฀ mit฀ Methoden฀ für฀ effektives฀Arbeiten฀gefördert฀werden. 9 FAZIT Abschließend฀bleibt฀zu฀sagen,฀dass฀ hier฀eine฀Facette฀des฀Projektmanagements฀ zu฀ Tage฀ tritt,฀ die฀ sicherlich฀ nicht฀ alltäglich฀ ist฀ und฀ in฀ einigen฀ Punkten฀ von฀ der฀ Norm฀ abweicht.฀ Die฀ sonst฀ so฀ wichtigen฀ Aspekte฀ wie฀ Risikovorsorge฀ oder฀ Einsatz-฀ und฀ Finanzmittelmanagement฀ sind฀ hier฀ eher฀ nachrangig.฀ Dafür฀ sind฀ die฀ soziale฀ Kompetenz฀ und฀ das฀ Kommunikations-฀ bzw.฀ das฀ Koordinationsgeschick฀ des฀ Kernteams฀ täglich฀ zu฀ 100฀%฀gefragt. Bleibt฀ die฀ Hoffnung,฀ dass฀ über฀ Umwege฀wie฀ das฀KEiM-Projekt฀ Projektmanagement฀ als฀ Schlüsselqualifikation฀Einzug฀in฀unsere฀Schulen฀hält,฀ ähnlich฀wie฀in฀der฀Schweiz฀[1].฀ Literatur [1] Scheuring, H.: Projektmanagement in die Grundschule! In: PROJEK TM ANAGEMENT 1/ 2000, S. 2-3 Autor Carl-Jürgen Perkowski, Jg. 1958, ist gelernter Orchesterschlagzeuger und war viele Jahre als Lehrer an allgemein bildenden Schulen und in der Erwachsenenbildung tätig. Als PM- Fachmann leitet er derzeit ein Organisationsprojekt mit 100 Schulen bei der Stadt Nürnberg. In diesem Rahmen konzipiert er Fortbildungsreihen für Projektmanagement und Motivation und führt diese auch selbst durch. Ferner ist er als Trainer und Berater freiberuflich tätig. Anschrift Singerstraße 11 D -90443 Nürnberg Tel./ Fax: 09 11/ 65 80 31 E -Mail: carl-j_perkowski@t-online.de Abb. 6: Fortbildungsangebot ฀ P M - F A L L B E I S P I E L / F A L L S T U D I E Erste฀Ergebnisse฀einer฀Leistungsbewertung฀von฀Projektmanagementsystemen Wa s ฀ bri n g t ฀PM฀DELTA฀ compact ? Die฀Auswertung฀der฀ersten฀zwanzig฀eingesandten฀Projektdaten฀von฀Bewertungen฀mit฀PM฀DELTA฀compact฀zeigte฀so฀interessante฀ Ergebnisse,฀dass฀im฀folgenden฀Heft฀dieser฀Zeitschrift,฀nach฀dem฀nächsten฀Benchmarking,฀darüber฀berichtet฀werden฀soll.฀ Inzwischen฀jedoch฀folgende฀aktuelle฀Information: ฀Neuerdings฀bietet฀die฀GPM฀auch฀Tagesseminare฀zur฀Benutzung฀dieses฀Selbstdiagnosesystems฀an.฀Sein฀Einsatz฀ist฀zwar฀einfach฀und฀ohne฀Anleitung฀möglich,฀viele฀Kaufinteressenten฀begrüßen฀es฀aber,฀wenn฀sie฀ vor฀der฀ersten฀Anwendung฀für฀die฀Interpretation฀der฀Fragen฀und฀der฀Ergebnisse,฀bezogen฀auf฀bestimmte฀Branchen฀und฀Projektarten,฀ noch฀ergänzende฀Hinweise฀erhalten.฀Ein฀Clou฀dieser฀Seminare฀ist฀es,฀dass฀man฀mit฀den฀Lehrgangsunterlagen฀gleich฀die฀CD-ROM฀ mit฀der฀Original-Software฀bekommt.฀Man฀kann฀dann฀zu฀Hause฀sofort฀loslegen.฀ Die฀nächsten฀Veranstaltungen฀sind฀am฀14.฀2.฀01฀in฀Frankfurt฀und฀am฀21.฀4.฀01฀in฀Leipzig฀geplant.฀Nähere฀Einzelheiten฀erfahren฀ Sie฀in฀der฀GPM-Geschäftsstelle฀Nürnberg฀oder฀bei฀Gernot฀Waschek,฀Marienstr.฀39,฀D-63322฀Rödermark,฀Tel.: ฀0฀60฀74/ 92฀23฀23,฀ Fax: ฀0฀60฀74/ 92฀23฀24,฀E-Mail: ฀gernotwaschek@t-online.de