eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 12/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
121
2001
124 Gesellschaft für Projektmanagement

Internet für Projektmanager - Meetings auf Daten-Highways

121
2001
Oliver Steeger
„Ich bin drin!“, wirbt Tennisstar Boris Becker für das Internet. Punkt und Satz für ihn: Viele Projektmanager sind dagegen noch nicht so recht im Netz. Manche nutzen die weltumspannenden Daten-Highways bestenfalls als Postweg für E-Mails. Ginge es nach den WWW-Technikern, sähe die Projektmanagement-Welt anders aus. Global verteilte Teams würden sich auf den Daten-Highways zu virtuellen Konferenzen treffen, zu Daten-Meetings zusammenkommen oder Telefonkonferenzen abhalten. Management by Web: Technisch ist viele möglich. Provider stehen in den Startlöchern. „Wer das Internet nutzt, spar vor allem Zeit“, meint Internet-Experte Oliver Klee im Gespräch mit Projektmanagement-aktuell-Redakteur Oliver Steeger. Fazit: Das Web erleichtert nicht nur Kommunikation. Es kann sie auch verbessern.
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P R O J E K TMANA G E M E N T 4 / 2 0 0 1 3 REPORT D er eine in Hamburg, der andere in Herne. Beide wollen am nächsten Morgen Software in Bremen präsentieren. Der eine kennt die Software, der andere nicht. Rund 350 Kilometer trennen die Schreibtische beider Partner. Und doch nehmen sie - virtuell! - nebeneinander Platz. Via Internetkonferenz hilft Oliver Klee in Herne seinem Projektpartner in Hamburg auf die Sprünge. Die beiden Computer sind so vernetzt, dass der Hamburger am Bildschirm genau verfolgen kann, was Klee ihm weiter südlich erklärt. Jeder Mausklick, jedes eingegebene Wort und aufgeklappte Pull- Down-Menü, jeder Cursorsprung wird auch auf dem Laptop in Hamburg abgebildet. „Ich kann ihm die Software so zeigen, als würden wir an einem Schreibtisch sitzen“, erläutert der Internetspezialist aus dem Ruhrgebiet. Vor allem: Dem Hamburger Kollegen bleibt es erspart, vor der Online-Datenkonferenz die komplette Software zu installieren. Werden beispielsweise Excel- Tabellen präsentiert, braucht nicht jeder Konferenzteilnehmer Excel zu starten. „Es ist wirklich so, als würden wir zusammen vor einem Monitor sitzen“, versichert Klee. Zukunftsmusik? Keineswegs. Die Konferenz hat im April stattgefunden. Technisch gesehen eine Fingerübung. Doch zwischen dem, was heute technisch möglich ist, und dem, was in Projektarbeit genutzt wird, klafft eine breite Lücke. Unwissenheit und Unsicherheit halten Projektteams davon ab, das Reich des World Wide Web ganz zu erobern. Sie verschicken Mails, hängen Dateien an, surfen gelegentlich bei den Mitbewerbern auf die Homepage. Mehr wissen viele Projektmanager mit dem Datennetz noch nicht anzufangen. So genanntes „Application Sharing“, das Oliver Klee mit seinem Hamburger Partner nutzte, ist ein Geheimtipp. Merkwürdigerweise: Die Software, die dem Application Sharing zugrunde liegt, hat der Hersteller Microsoft unter dem Namen „NetMeeting“ seit rund vier Jahren ständig weiterentwickelt. Das kleine Tool (rund 1,6 Megabyte) steht kostenlos auf der Microsoft-Homepage zum Download bereit. Bislang hat der Software-Gigant sein Zusatzmodul für den Browser nicht offensiv beworben. Die meisten spüren das Software-Helferlein per Zufall auf. Oliver Steeger „Ich bin drin! “, wirbt Tennisstar Boris Becker für das Internet. Punkt und Satz für ihn: Viele Projektmanager sind dagegen noch nicht so recht im Netz. Manche nutzen die weltumspannenden Daten-Highways bestenfalls als Postweg für E-Mails. Ginge es nach den WWW-Technikern, sähe die Projektmanagement-Welt anders aus. Global verteilte Teams würden sich auf den Daten-Highways zu virtuellen Konferenzen treffen, zu Daten- Meetings zusammenkommen oder Telefonkonferenzen abhalten. Management by Web: Technisch ist vieles möglich. Provider stehen in den Startlöchern. „Wer das Internet nutzt, spart vor allem Zeit“, meint Internet-Experte Oliver Klee im Gespräch mit Projektmanagement-aktuell-Redakteur Oliver Steeger. Fazit: Das Web erleichtert nicht nur Kommunikation. Es kann sie auch verbessern. Foto: klee.ac - advanced communication Internet für Projektmanager - Meetings auf Daten-Highways Internet bietet Projektteams neue Kommunikationswege „Die neue Technik wird Projektteams künftig helfen, wesentlich effizienter als bislang zu kommunizieren“, prognostiziert Internet-Experte Oliver Klee. Aber: „Man muss mit den neuen Kommunikationsmedien umgehen lernen.“ Der Internet-Boom hat eine Entwicklung ausgelöst, die mittlerweile ausgereift ist, allerdings neue Fertigkeiten in der Kommunikation erfordert. P R O J E K TMANA G E M E N T 4 / 2 0 0 1 4 REPORT Videokonferenzen sparen Reisezeiten Verbreitet dagegen sind Videokonferenzen. Teamkollegen beim virtuellen Meeting in die Augen zu schauen ist heute keine Hexerei mehr. Amerikanisch ausgerichtete Unternehmen bringen die Technik nach Deutschland, das Meeting im Web spart Flüge über den Atlantik. Auch DaimlerChrysler, BMW und Siemens arbeiten an und mit solchen Systemen. Routine kehrt ein. Für die Netz-Meetings sind Hardware und Software mittlerweile erschwinglich, Provider stehen in den Startlöchern, eine gemeinsame Computersprache für alle Systeme und Plattformen ist gefunden. Vorteil: Kommunikation via Internet spart Zeit, die vielleicht wichtigste Ressource der modernen Wirtschaft. Der Nachteil: Bei Videokonferenzen im virtuellen Besprechungsraum werden zwar Ton und Bild übertragen. Auf dem kleinen Monitorfenster lassen sich allerdings beispielsweise Körperhaltung, Gestik und Mimik kaum abbilden - wichtige Botschaften, die bei der Konferenz fehlen. Die Konferenzteilnehmer müssen diese „wortlose“ Kommunikation anderweitig ausgleichen. „Man muss mit den neuen Kommunikationsmedien umgehen können“, weiß Klee. Der Internet-Boom hat eine Entwicklung ausgelöst, die mittlerweile ausgereift ist, allerdings neue Fertigkeiten in der Kommunikation erfordert. Nicht einmal technische Fertigkeiten. So wie man früher einmal das Telefonieren lernen musste, sollen Projektteams heute Netz-Kommunikation trainieren. Schon warnen Experten: Reine Software-Schulungen werden nicht ausreichen, die Kommunikationstechnik der Zukunft zu nutzen. Sie raten Projektleitern, sich aktiv coachen zu lassen. Coachs beobachten, wie der Projektleiter Videokonferenzen moderiert, und geben ihm anschließend Feedback. Zu viel Aufwand? „Es kann sein, dass derlei Kompetenzen in wenigen Jahren selbstverständlich sind“, prophezeit Klee - und erinnert an den Siegeszug von E-Mails und Mobiltelefonen. „Die neue Technik wird uns künftig helfen, wesentlich effizienter als bislang zu kommunizieren“, prognostiziert Oliver Klee mit Blick auf die rasante Geschichte des Netzes. Mehr noch: Das Web beschleunigt nicht nur die Kommunikation. Es verbessert sie auch. Oliver Klee: „Wenn ich meinem Gesprächspartner beispielsweise via Internet am Bildschirm etwas zeigen kann, reduziert sich die Gefahr von Missverständnissen.“ Im Netz zu Hause. 1984 ging Oliver Klee erstmals online, zu einer Zeit, in der das WWW noch Datex-P hieß und die Bytes nur langsam aus den Leitungen tröpfelten. Damals war er Soldat bei der NATO, und per Internet unterstützte er beispielsweise die Logistik von Manö- Jeden erreichen, auf Projektakten zugreifen und an virtuellen Konferenzen teilnehmen können - Handy und Mini-Computer gehören jetzt schon zum Handwerkszeug vieler Projektmanager. Foto: Siemens Internet für Projektmanager E-Mails mit Dateiversand: Weit verbreitet. Vorsicht, wenn Unternehmen ihre firmeneigenen Netze mit Firewalls schützen! Nicht jede an die E-Mail angehängte Datei passiert die elektronischen Wächter. Manche kommen postwendend zurück, wenn sie zu umfangreich sind oder der Dateityp sicherheitshalber nicht angenommen wird. Telefon- und Videokonferenzen übers Internet: Seit rund drei Jahren kein Problem mehr. Mittlerweile gibt es Software und Übertragungsstandards, die Computer sogar mit unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, Apple, Linux) verbinden. Projektteams benötigen für die Konferenz eine Art „virtuellen Besprechungsraum“, in dem die „Leitungen“ gewissermaßen zusammengeschaltet werden. Einige Provider bieten diesen Vermittlungsdienst. Soll eine Diskussion zustande kommen, sollten höchstens sechs Teilnehmer in der Runde sitzen. Die Übertragungsqualität ist nicht immer optimal. Sprechen Sie deutlich und in kurzen Sätzen. Bei international zusammengesetzten Teams sollten Sie in einfachen Worten diskutieren und Redensarten, die Fremdsprachler nicht sofort verstehen, vermeiden. „Application Sharing“ über Internet: Was früher umständlich gefaxt oder als Kopie verschickt wurde, erscheint online bei den Besprechungsteilnehmern auf dem Bildschirm. Gewissermaßen werden zwei Bildschirme miteinander verbunden. Einer der Kommunikationspartner kann beispielsweise einen Bauplan laden. Seine Besprechungsteilnehmer benötigen weder die Plan-Datei noch die Software, mit der die Datei erstellt wurde. Mit dem normalen Browser und einem Zusatzmodul kann die Besprechungsrunde auf ihren Bildschirmen sehen, was der Meeting-Leiter auf seinem Monitor abgebildet hat. Wichtiges Feature dabei: Derjenige, der präsentiert, kann mit der Maus beispielsweise auf Details hinweisen, Details zoomen oder Notizen anbringen. Die Monitorbilder werden als „Live-Screenshots“ eins zu eins übertragen. P R O J E K TMANA G E M E N T 4 / 2 0 0 1 5 ver-Projekten. Obgleich Soldat aus Passion, stieg er 1994 (das Internet gewann an Tempo) bei der Truppe aus und heftete sich an ein EU-Projekt zur Telearbeit. Laut damaliger Studie der Europäischen Kommission sollte Telearbeit rund sechs Millionen neue Arbeitsplätze in Europa schaffen: Die Hoffnung zerplatzte wie eine Seifenblase. Zurück blieben Erfahrungen mit dem Netz - und die Einsicht, dass die Kluft zwischen Internet-Technik und Mensch groß ist und man Brücken bauen muss. Oliver Klee verstand sich fortan als Dolmetscher, als Mittler zwischen Netz und Mensch. Global - nicht ohne Risiko … Eine Stärke des Netzes: Es verbindet Kulturen. Distanzen zwischen Ländern und Kulturen spielen keine Rolle. Autohersteller beginnen ihre Fahrzeuge rund um den Globus, rund um die Uhr zu entwickeln. Wenn die Entwickler in Deutschland ihre Computer abschalten und heimgehen, machen sich die Kollegen in Amerika ans Werk, und sie übergeben nach Feierabend an Mitarbeiter in Asien. Technisch alles kein Problem. Nur der menschliche Faktor kann dem globalen Teamwork in Echtzeit Probleme machen. „Da müssen sich unterschiedliche Kulturen über neue, bislang wenig bekannte Kommunikationskanäle verständigen“, spricht Klee eine versteckte Netz- Gefahr an. Beispiel E-Mail: Hierzulande wird akzeptiert, in Rund- Mails den Adressverteiler alphabetisch zu ordnen, ein Umgangston, der in asiatischen Ländern gegen elementare Büro-Etikette verstößt. Dort müssen die Empfänger von Rund-Mails nach Hierarchien gestaffelt sein. Eine andere „Kulturfalle“ droht, wenn der Arbeitsrhythmus einzelner Länder nicht berücksichtigt wird. Die Besprechung nach Mittag ist weit in der Welt tabu, weil dort Siesta herrscht. Problematisch: Derlei kleine Verstöße gegen die Arbeitskultur trüben nicht nur die Kooperation, sie können auch den Widerwillen gegenüber modernen Kommunikationsmedien schüren. Neu eingerichtete Kommunikationssysteme bleiben ungenutzt - obwohl sie dringend notwendig wären und das Projekt voranbringen könnten. Zukunftstrend E-Communication: Statt mühsam eine Telefonbuchse zu suchen, werden Projektteams künftig drahtlos via Notebook miteinander in Kontakt bleiben. Doch warnen Experten davor, dass Mitarbeiter nicht mit der Technik „wachsen“. Die neuen Medien benötigen neue Kommunikationsfertigkeiten. Kommunikationstechnik für Nicht-Techniker Internet im Projektmanagement: Achten Sie auf … … so genannte offene Standards. Welche Kommunikationstechnik Sie auch immer wählen: Wichtig ist, dass Hardware und Software, Tools und Methoden zu den wichtigsten Standards passen, beispielsweise zu Microsoft, Linux oder Apple. Die einzelnen Elemente müssen breit kompatibel sein. … den „human factor“. Im Mittelpunkt aller Kommunikationstechnik steht der Mensch. Er muss die Technik akzeptieren, nutzen wollen und mit ihr umgehen können. … Ihre eigene Kommunikations-Kompetenz. Lernen Sie, mit den neuen Kommunikationskanälen umzugehen. Nicht nur mit der Technik, sondern auch mit der neuen Kommunikationsform. Experten empfehlen, einen Coach um Begleitung zu bitten. Er führt nicht nur in die Technik ein, sondern trainiert auch die Kommunikation mit den neuen Medien. … ein offenes Auge für die Bedürfnisse anderer (Arbeits-)Kulturen. Der Teufel steckt häufig im Detail. Mit asiatischen Partnern sollte man sich beispielsweise auf einen gemeinsamen Zeichensatz einigen. Foto: Siemens P R O J E K TMANA G E M E N T 4 / 2 0 0 1 6 REPORT Technik gibt Marschrichtung vor Treibt die Kommunikationstechnik die Nachfrage? Oder stimuliert der Kommunikationsbedarf die Entwicklung? „Seit einigen Jahren gibt die Technik die Marschrichtung vor“, erklärt Klee. Und das Tempo. Der Internet- Hype löst nicht selten Kopfschütteln bei Nutzern und Anwendern aus. Schlimmer noch: Kommunikationstechniker und Anwender verstehen sich nicht, reden aneinander vorbei. „Immer wieder fehlt die menschliche Komponente“, erläutert Oliver Klee. Eine Lektion, die er früh gelernt hat. Ab Mitte der neunziger Jahre steuerte Klee europaweit Bauprojekte. Die Multiplex-Kinos entstanden. Zulieferer aus Frankreich und Großbritannien und Projektleiter aus Österreich musste er von Deutschland aus koordinieren. Er schöpfte seine Internet-Erfahrungen aus, die er während seiner Lehrjahre bei der NATO und bei der Europäischen Union gewonnen hatte. Alle Baustellen verfügten beispielsweise über Webcams. Mit ihnen wurden Bauschäden begutachtet und von Sachverständigen in anderen Ländern ausgewertet. Die Technik begeisterte den Internet-Fachmann aus Herne. Vor drei Jahren wechselte er zum Internet- Spezialisten UUNET, seit Ende letzten Jahres berät er mit seinem Unternehmen „klee.ac - advanced communication“ Projektteams und greift auf ein weltweites Netzwerk von zehn Spezialisten zurück. Zeitfalle „Kommunikation“ Erfolgsfaktor Zeit. Arbeitsstunden sind in der Projektarbeit knappe Ressourcen. Kommunikation droht immer mehr Zeit zu fressen. Effizienz heißt, die Kanäle zu wählen und zu beherrschen, die am meisten Zeit sparen und die besten Ergebnisse bringen. „Es wird immer wichtiger, Projektmanagern die Bandbreite zur Verfügung stehender Kanäle mit allen Vorteilen und Nachteilen zu präsentieren“, erklärt Oliver Klee. Das Problem ist derzeit die Vielzahl der Kanäle. Aus Handy, Fax, Internet, Telefon und Anrufbeantworter quellen ständig Nachrichten. Wie die Medien managen? „Ich gehe davon aus, dass die Kanäle verschmelzen werden“, erläutert Oliver Klee. Schon bald können Handys E-Mails und Faxe vorlesen. Auch das Diktat am Handy ist in Reichweite, ein Trend, den Experten unter dem Schlagwort „Unified Messaging“ fassen. Weiterer Trend: Nicht immer brauchen Projektmitarbeiter einen Telefonstecker in Reichweite. „Die drahtlose Übertragung von Daten wird sich durchsetzen“, meint Klee. ■ Weltweit über Internet mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Partnern kommunizieren: Die Technik steht bereit. Für weitere Recherchen Link- Tipps der Redaktion: www.collaboration-tools.com Orientierung und Links zum Thema http: / / quickplace.lotus.co.uk Lotus QuickPlace: E-Collaboration-Tool www.autonomy.com Autonomy: Anbieter eines „Portal-in-a-box“ www.documentum.de Documentum: „iTeam“-E-Collaboration- Anwendung auf der Basis von Documentum- Plattform www.hyperwave.com Hyperwave; Hersteller des E-Collaboration-Tools „Hyperwave Information Portal“ www.instinctive.com Instinctive: Anbieter von eRoom Digital Workplace www.klee.ac klee - advanced communication: Anbieter und Berater www.liveservices.siemens.de Siemens bietet eine Lösung mit LiveLing „LiveServices“ www.niku.com Niku: Hersteller unterschiedlicher E-Lösungen www.opentext.com OpenText: Anbieter www.pmboulevard.com PM Boulevard: Anbieter eines virtuellen Projektmanagement-Office www.projectplace.com Projectplace: Anbieter eines virtuellen Projektmanagement-Office www.quickplace.com/ qp2 Lotus QuickPlace: eine E-Collaboration-Lösung Foto: Siemens