12฀฀ REPORT P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 13฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 Projektvergleichstechnik scheint auf den ersten Blick ein zweischneidiges Schwert zu sein. Erwin von Wasielewski: Inwiefern? Nun, das Unternehmen reiht ein Projekt in ähnliche, frühere Projekte ein und erkennt, wie lange vergleichbare Projekte dauerten, was sie kosteten und welche Qualität sie am Ende erarbeitet haben. Diese Zahlen können Unternehmen zum einen eine wichtige Hilfe für Planung, Steuerung und die Nachbetrachtung des Projekts sein. Zum anderen können sie Unternehmen verleiten, Projektmanager zu überfordern, indem sie für neue Projekte nur Bestleistungen aus der Vergangenheit als Maßstab gelten lassen. Erwin von Wasielewski: In dem Punkt gebe ich Ihnen Recht. Die Vergleichstechnik hat zwei Seiten und muss fachmännisch, mit Augenmaß angewendet werden. Vergleiche machen Sinn, um beispielsweise die Zielerreichung zu messen. Aber die Ziele müssen erreichbar bleiben und dürfen nicht auf die Personen projiziert werden. Es gibt zu viele Einflüsse in Projekten, die wir nicht mit Parametern erfassen können. Der Anteil persönlicher Leistung bleibt rechnerisch unbekannt. Das ist der zweckmäßige Einsatz. Man kann die Vergleichstechnik aber auch missbrauchen … Erwin von Wasielewski: Kann man, natürlich. Ebenso, wie man andere Kennzahlen, Prüfnoten oder Instrumente missbrauchen kann. Auch das Skalpell eines kundigen Chirurgen gehört nicht in die Hand eines Mordsüchtigen. Blindes Herumreiten auf Kennzahlen würde für das Team zur Tortur werden und für den „Reiter“ zur Disqualifikation führen. Davor kann ich nur warnen. Es würde die Mitarbeiter verprellen und dem Projekt mehr schaden als nützen. Keine erfahrene und verantwortungsbewusste Führungskraft würde dies zulassen. Aber solche Zahlen üben doch einen Reiz aus auf das Top-Management? Droht nicht Gefahr, dass sich Top-Manager nur noch die Daten der Vergleichstechnik vorlegen lassen - und ansonsten keine Projektinformationen? Erwin von Wasielewski: Ich glaube das nicht. Das laufende Controlling der Projekte bleibt unangetastet und unersetzlich. Lassen Sie mich deutlich sagen: Die Vergleichstechnik ist ein zusätzliches, wertvolles Analyse- und Bewertungsinstrument für Projekte als Ganzes. Sie ist aber kein Ersatz der bisherigen Instrumente und erst recht kein Mittel, um Projektmanager oder Teams zu führen. Man kann ein Projekt nicht allein auf diese Daten reduzieren. Das Bestechende - oder scheinbar Gefährliche - ist ja, dass die Technik nur mit Zahlen arbeitet und Projekte gewissermaßen bilanziert. Erwin von Wasielewski: Das ist in der Tat einer der Punkte, in dem sich die Technik fundamental von der Managementbewertung unterscheidet. Bei Bewertungen des Projektmanagements beurteilen Experten das Management nach einem Vorgehensmodell, oder der Projektmanager beantwortet einen Fragenkatalog, um die „Projektvergleichstechnik฀mit฀ Augenmaß฀anwenden“ Interview฀mit฀dem฀PM-Experten฀Erwin฀von฀Wasielewski Oliver฀Steeger Projektvergleichstechnik฀hilft,฀eine฀Bilanz฀aus฀zurückliegenden฀Projekten฀zu฀ziehen.฀Sie฀ ermittelt฀einen฀Maßstab,฀um฀Trend฀und฀Güte฀aktueller฀Projekte฀zu฀messen.฀Kennzahlen฀und฀ Parameter฀spielen฀eine฀große฀Rolle,฀die฀Ergebnisse฀sind฀hieb-฀und฀stichfest.฀Eigentlich฀eine฀ enorme฀Hilfe฀-฀sofern฀die฀Zahlen฀nicht฀gegen฀den฀Projektmanager฀verwendet฀werden.฀Im฀ Gespräch฀mit฀Redakteur฀Oliver฀Steeger฀räumte฀PM-Experte฀Erwin฀von฀Wasielewski฀Bedenken฀aus. Projektmanagementexperte฀Erwin฀von฀ Wasielewski: ฀„Die฀Projektvergleichstechnik฀muss฀fachmännisch,฀mit฀Augenmaß฀angewendet฀werden.฀Vergleiche฀machen฀Sinn,฀um฀beispielsweise฀ die฀Zielerreichung฀zu฀messen.฀Aber฀ die฀Ziele฀müssen฀erreichbar฀bleiben฀ und฀dürfen฀nicht฀auf฀die฀Personen฀ projiziert฀werden.“ Foto: ฀privat 12฀฀ REPORT P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 13฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 Vollständigkeit seines Projektmanagements zu prüfen. Dort geht es in erster Linie um das Management, nicht um die Ergebniskennzahlen. Dann ist die Vergleichstechnik also keine Ablösung der Managementbewertung, sondern eine Ergänzung? Erwin von Wasielewski: Voll und ganz. Im Idealfall gehen die verschiedenen Methoden und Techniken Hand in Hand. Die Projektvergleichstechnik ermittelt die Güte des Ergebnisses, die Managementbewertung die Qualität des Weges zu diesem Ergebnis. Das ist zu unterscheiden. So kann die Projektvergleichstechnik beispielsweise die Güte der Projekte vor und nach einer Managementveränderung messen, die möglicherweise wiederum auf einer Managementbewertung beruht. Wie gesagt, die ermittelte Projektgüte gibt keine unmittelbare Auskunft über die Qualität des Managements oder über organisatorische Verbesserungsansätze. Sie sagt nur: Das Ergebnis des Projekts ist gemessen an der Menge der Projekte so und so einzuordnen. Warum es gut oder weniger gut lief - dazu gibt die Vergleichstechnik keine Auskunft. Es ist also, als ob man Informationen zum Autokauf sammelt. Da gibt es Listen mit technischen Daten zu den einzelnen Modellen, beispielsweise Verbrauch, Motorleistung, Abgaswerte, Ausstattung, Verhältnis von Preis und Leistung. Und da gibt es die Berichte und Bewertungen von erfahrenen Testern. Erwin von Wasielewski: Richtig. Wer Autos klug kaufen will, wird beide Informationsquellen nutzen. In der Projektvergleichstechnik ist immer wieder von Parametern und Kennzahlen die Rede. Können denn wirklich alle Projekte in Kennzahlen erfasst und damit verglichen werden? Ich denke vor allem an nichttechnische Projekte, beispielsweise Organisationsprojekte. Erwin von Wasielewski: Die Projektvergleichstechnik hat ihre Grenzen. Bauvorhaben und Produktentwicklungsprojekte lassen sich gut erfassen. Schon etwas schwieriger sind Softwareprojekte. Bei reinen Organisationsprojekten könnte die Vergleichstechnik an eine Grenze stoßen. Die kennzeichnenden Eckdaten müssen sich ja in Zahlen ausdrücken lassen. Zahlen sicher ermitteln heißt, eine Sache nicht abschätzen, sondern nachmessen. Die Härte eines Gesteins bei Tunnelbohrungen können Sie in geologischen Skalen ausdrücken. Die Komplexität einer zu reorganisierenden Abteilung lässt sich so nur schwer erfassen. Aber ich denke, es wird nicht unmöglich sein, auch hier Parameter zu finden. Wer legt die Parameter fest? Erwin von Wasielewski: Das tut jedes Unternehmen am besten selbst. Die Parameter, die über die Schwierigkeit eines Vorhabens entscheiden, liegen ja nahe und sind im Unternehmen selbst am besten zu erkennen. Wie viele Projekte braucht man für einen Vergleich? Erwin von Wasielewski: Formal benötigt man nur zwei Projekte mehr als man Parameter einsetzen will. So kann man schon mit sehr wenigen Projekten nützliche Studien anstellen. Diese Studien sind wegen der natürlichen Projektstreuung aber noch wenig stabil, das heißt, das Hinzukommen eines weiteren Projekts kann die Ergebnisse erheblich ändern. Stabilität für anspruchsvolle Bewertungsaufgaben ist aber gewiss bei hundert Vergleichsprojekten erreicht, eingeschränkt auch schon ab dreißig Projekten. Woher bekommt man die Daten solcher Mengen von Projekten? Erwin von Wasielewski: Vergleiche mit kleinerer Projektanzahl sind keineswegs sinnlos, sondern nur eng an die ausgewählten Projekte gebunden. Aber auch die Beschaffung der genannten Datenmengen ist mindestens bei Großunternehmen oft kein grundsätzliches Problem. Sie bedeutet am Anfang nur die Fleißarbeit, im Archiv abgeschlossener Projekte einmal die gewählten Daten zu sammeln. Sie bleiben dann auf Dauer zur Nutzung erhalten. Darüber hinaus werden aber auch überbetriebliche Datensammlungen entstehen, wie es sie teilweise schon gibt. Wie viel Zeitaufwand ist nötig, um die Projekte anhand der Parameter zu analysieren und die Vergleichszahlen zu errechnen? Erwin von Wasielewski: Diesen Aufwand sollte man nicht überschätzen. Die GPM-Fachgruppe Projektvergleichstechnik hat auf der Homepage der GPM (www.gpm-ipma.de) in der Rubrik „PM-Entwicklung und Projekte“ kostenlose Software mit Anleitung für das Benchmarking mit Projektvergleichstechnik veröffentlicht, die die Einarbeitung in die Projektvergleichstechnik und ihre Anwendung sehr erleichtert. Ein bis zwei Personenwochen erstmalige Beschäftigung mit den gesammelten Daten und der Software sollten eigentlich schon interessante Anfangsergebnisse erbringen. Spätere, um weitere Projekte ergänzte Vergleiche werden nur noch einen Bruchteil dieser Zeit erfordern. Eine geringe Investition, wenn man bedenkt, dass sie einen wichtigen Teil des Projekt-Knowhow des Unternehmens erschließt.  Anzeige