30฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 31฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 Auf฀dem฀Weg฀zu฀Multiprojektmanagement฀als฀Unternehmensstrategie Lufthansa฀und฀Bertelsmann฀evaluieren฀das฀neue฀MS฀Project฀2002 Christophe฀Campana,฀Eric฀Schott,฀Sven฀Hausen,฀Stefan฀Haffner Jedes฀Unternehmen฀hat฀Projekte฀-฀aber฀nicht฀jedes฀Unternehmen฀hat฀sauber฀funktionierende฀Projektmanagementprozesse.฀Hier฀liegt฀ein฀eklatanter฀Handlungsbedarf.฀Insbesondere฀in฀ der฀derzeit฀wirtschaftlich฀angespannten฀Lage฀müssen฀Projekte฀mit฀gekürzten฀Budgets฀auskommen฀und฀Ressourcen฀noch฀effizienter฀eingesetzt฀werden.฀Das฀Management฀ist฀dafür฀ verantwortlich,฀dass฀die฀Projekte฀insgesamt฀und฀in฀ihrem฀Zusammenwirken฀als฀Programm฀ oder฀Portfolio฀strategisch฀sinnvoll฀und฀wirtschaftlich฀erfolgreich฀sind.฀Diese฀Anforderungen฀ können฀nur฀durch฀praktikable฀und฀erfolgreich฀implementierte฀Projektmanagement-Prozesse฀erfüllt฀werden.฀Die฀meisten฀Projektmanagement-Prozesse฀sind฀heute฀ohne฀Software- Unterstützung฀nicht฀mehr฀denkbar.฀Dieser฀Artikel฀zeigt฀auf,฀welchen฀Beitrag฀die฀aktuellen฀ Systeme,฀welchen฀Beitrag฀insbesondere฀MS฀Project฀als฀Marktführer฀zur฀Realisierung฀der฀ gestiegenen฀Anforderungen฀des฀heutigen฀Projektmanagements฀leistet. 1.฀Neue฀Anforderungen฀an฀das฀Projektmanagement Campana & Schott Realisierungsmanagement, Frankfurt und München, hat bereits mit einem Dutzend Großunternehmen und Organisationen in Deutschland das neue MS Project 2002 evaluiert. Der folgende Bericht bezieht sich dabei auf zwei sehr umfangreiche Bewertungen gemeinsam mit der Deutschen Lufthansa (IT-Konzernmanagement sowie unterschiedliche Lufthansa-Konzernbereiche) und der Bertelsmann media - Systems, in denen die Möglichkeiten und Einsatzpotenziale des neuen MS Project 2002 auf Basis der Betaversion kritisch getestet wurden. Im Mittelpunkt der Evaluierung standen Einsatzszenarien für Projektleiter, Teammitglieder, Controller und Manager mit folgenden Schwerpunkten *: 1. Prozessorientierte Projektplanung und -steuerung, 2. Ressourcenmanagement, 3. Programm- und Portfolio-Management. Für einen ausführlichen Überblick zu diesen Funktionen bzw. insgesamt zu den neuen Funktionen von MS Project siehe den Kasten am Ende dieses Beitrags auf S. 33 f. 2.฀Prozessorientierte฀Projektplanung฀und฀-steuerung Mit dem „Project Guide“ steht ein wirkungsvolles Instrument zur Verfügung, mit dessen Hilfe unternehmensspezifische PM-Prozesse abgebildet und u. a. durch Planungsschritte in MS Project unterstützt werden können. Als Zielgruppe für diesen Ansatz sahen die Experten der Lufthansa sowohl erfahrene Projektleiter als auch Anwender, die eher selten mit MS Project arbeiten. Insbesondere aber von MS-Project-Neueinsteigern wird der „Project Guide“ genutzt werden, um sie schrittweise durch alle Punkte zu führen, die erforderlich sind, um einen Projektplan zu erstellen bzw. zu pflegen. Bei Bertelsmann stand beim „Project Guide“ die prozessorientierte Umsetzung des Anwenderleitfadens im Vordergrund. So könnte der von Bertelsmann media- Systems (BMS) entwickelte unternehmensspezifische Leitfaden „BMS Guideline“, der zukünftig von MS- Project-Anwendern und im Rahmen von Fortbildungsmaßnahmen bei Bertelsmann mediaSystems verwendet werden soll, direkt in MS Project integriert werden. Beide Unternehmen versprechen sich einen hohen Nutzen von der Möglichkeit des Customizings des „Project Guides“. Der bei Bertelsmann mediaSystems Verantwortliche für die unternehmensweite Unterstützung der MS-Project-Anwender dazu: „Unabhängig von der gesammelten Erfahrung eines Anwenders ist der ,Project Guide‘ für alle Gruppen von Anwendern geeignet. Vor- * Merkmale wie Teamkommunikation und Ist-Rückmeldung, Dokumenten- und Aufgabenmanagement oder Zugriffs- und Rechtekonzept wurden hier nicht behandelt, diese sind Gegenstand eines gesonderten Beitrags. 32฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 33฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 aussetzung für eine Nutzung bei Bertelsmann mediaSystems wäre allerdings ein einfach zu handhabendes Customizing des ,Project Guides‘.“ Microsoft stellt daher bei der Markteinführung in Deutschland mit dem Produkt ein eigenes „Software Development Kit“ bereit. Neben diesen Vorteilen wurden aber auch einige Schwächen des „Project Guides“ identifiziert: Beim Anlegen eines neuen Projektplans mit dem „Project Guide“ kann man keine generellen Projektinformationen, so genannte „Properties“, hinzufügen. Im Rahmen eines abschließenden Workshops wurde festgestellt, dass der „Project Guide“ in der voreingestellten Form eine „Totallösung“ mit einer Vielzahl von Funktionen darstellt und deswegen aus Unternehmenssicht auf jeden Fall angepasst werden sollte. Insbesondere müssten Funktionen, die nicht bei jeder einzelnen Projektplanung durchlaufen werden sollten, wie z. B. die Bearbeitung des Basiskalenders, aus dem „Project Guide“ entfernt werden. Insgesamt haben die Projektmanagementexperten von Lufthansa und Bertelsmann den „Project Guide“ sehr positiv bewertet. 3.฀Ressourcenmanagement Bei der Evaluierung der verschiedenen Einsatzszenarien zum Ressourcenmanagement mit MS Project 2002, vor allem in Hinblick auf Multiprojektmanagement, ergaben sich folgende Ergebnisse: 1. Große Performancevorteile konnten erreicht werden durch den jetzt endlich datenbankbasierten Ansatz des neuen „Enterprise Ressourcenpools“, insbesondere gegenüber der Verwaltung des Ressourcenpools in einem gesonderten Projektplan in den Vorgängerversionen. 2. Der Ressourcenpool lässt sich, so die Teilnehmer beider Unternehmen, mit Hilfe des in MS Project 2002 integrierten „Teambuilders“ effizient zur unternehmensweiten Informationsgewinnung über Ressourcenprofile und Ressourcenverfügbarkeiten nutzen. Diese Prozeduren können zur Vorbereitung der Bildung von Projektteams benutzt werden. Auf diese Weise wird die Verwendung des „Teambuilders“ zur Verkürzung von Projektvorlaufzeiten und somit zur Reduktion von Projektkosten führen. „Gerade in einer heterogenen und eher dezentral organisierten Konzernlandschaft, wie sie bei der Lufthansa vorherrscht, kann ich mir ein rasches Auffinden von Mitarbeitern mit den gewünschten Eigenschaften sehr gut vorstellen“, so einer der beteiligten Projektleiter gegenüber Campana & Schott. 3. „Essentiell für die Umsetzung“, so ein QM-Verantwortlicher von Bertelsmann, „ist dafür das Rechtesystem in MS Project 2002, das sich auch auf Ressourcen auswirkt. Gerade im Hinblick auf die Einbeziehung des Betriebsrats könnte das Fehlen eines Rechtesystems in der Praxis schnell ein K.-o.- Kriterium darstellen.“ 4. Die Verwendung der bereitgestellten benutzerdefinierbaren „Enterprise Ressourcen Gliederungscodes“ wurde von den Bertelsmann-Teilnehmern als sinnvoll und hilfreich im Sinne der Abbildung der unternehmenseigenen Ressourcenstruktur angesehen. 5. In der Praxis relevant ist auch, dass mit MS Project 2002 sowohl Ressourcen aus dem „Enterprise Ressourcenpool“ übernommen als auch gleichzeitig in einem Projektplan lokale Ressourcen angelegt werden können, ohne dass diese in den Ressourcenpool mit übernommen werden müssen. Dies ist von Vorteil, wenn beispielsweise neben Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen auch externe Ressourcen eingeplant werden. 6. Das Anlegen von generischen Ressourcen führt zu Vereinfachungen bei der Ressourcenplanung und somit zu einem Nutzenzuwachs gegenüber MS Project 2000. Dadurch lassen sich insbesondere erste Schätzungen auf Skill-Ebene wesentlich schneller durchführen. Alle Beteiligten vertraten die Meinung, dass die Prozesse des Zusammenspiels von Teambuilder und Ressourcenpool am besten für ein stark durch Projektarbeit geprägtes Umfeld, wie zum Beispiel die IT-Anwendungsentwicklung, geeignet sind. Neben den erwähnten Anwendungsszenarien und den erzielten Verbesserungen wurden von den Projektmanagern auch einige mögliche Probleme bei der Verwendung des Ressourcenmanagements in MS Project 2002 benannt:  In MS Project 2002 ist das Feld „RSP-Code“ (Ressourcen-Struktur-Plan) zur Abbildung einer Organisationsstruktur vorgesehen. Während der Testdurchführung wurde von beiden Unternehmen festgestellt, dass ein solches Feld alleine nicht ausreichend für diese Aufgabe ist. Es erscheint daher notwendig, einer Ressource mehrere Attribute zur Abbildung der Position innerhalb der Organisationsstruktur zuzuweisen. Daher müssen im Rahmen der Einführung unternehmensspezifische benutzerdefinierte Felder im „Enterprise Ressourcenpool“ angelegt werden.  Einige Projektleiter waren der Meinung, dass das Zusammenspiel von Teambuilder und Ressourcenpool in der betrieblichen Praxis nicht immer für die Auswahl von Ressourcen für Projekte geeignet ist. Eine notwendige Prämisse wäre z. B., dass der Projektleiter bereits bei der Teambildung völlig flexibel über Ressourcen des Unternehmens verfügen kann, um sie für neue Projekte einzuplanen.  Hingewiesen wurde auch darauf, dass die fortlaufende, zentralisierte Datenpflege der Ressourcenprofile im Ressourcenpool zu Aufwand zum Beispiel in einem Project Office führt. Dies lässt sich vermeiden, wenn man Ressourcen den Zugriff auf die eigenen Daten im „Enterprise Ressourcenpool“ mit MS Project Web Access ermöglicht - mit dem Ziel einer dezentralen Pflege der Ressourcenprofile durch die Ressourcen selbst.  Kritisch wurde auch von einem Teil der PM-Experten der „Ressourcenersetzungsassistent“ gesehen: „Eine vom Rechner durchgeführte, automatisierte Substitution von Team-Ressourcen würde der Lufthansa- Unternehmenskultur keinesfalls gerecht.“ Problematisch wurde von Bertelsmann hier die Verwendung der Attribute „Request“ und „Demand“ (Nachfrage/ Bedarf) für die Zuweisung unterschiedlicher Ressourcenprioritäten bewertet.  Auf die organisatorischen Vorraussetzungen wies, stellvertretend für alle Beteiligten, ein Projektmana- 32฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 33฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 ger aus dem Konzernbereich Lufthansa Passage hin: „Die im Teambuilder und Ressourcenersetzungsassistenten implementierten Automatismen hängen wesentlich von der hinterlegten Datenqualität ab.“ Schließlich handelt es sich bei der Projektplanung und deren Optimierung nicht um eine Maschinenbelegungsplanung, wo mehrere Mitarbeiter ungefragt untereinander substituierbar sind. In der abschließenden Bewertung zeigte sich für die Lufthansa ein selektiver Einsatz eines zentralen Ressourcenmanagements für bestimmte, stark projektorientierte Konzernbereiche als am sinnvollsten. Ein Teilnehmer brachte die Position bei Bertelsmann folgendermaßen auf den Punkt: „Ressourcenmanagement stellt bei Bertelsmann mediaSystems kein Toolproblem, sondern vielmehr ein organisatorisches Problem dar.“ Die detaillierte Erfassung der Ressourcenauslastung stellt einen hohen organisatorischen bzw. administrativen Aufwand dar. Das Fazit für Campana & Schott: Nur wenn der Nutzen eines entsprechenden Ressourcenmanagements über alle Ebenen akzeptiert ist, kann die Software-Unterstützung der erforderlichen Prozesse gelingen. 4.฀Programm-฀und฀Portfoliomanagement Sehr hohe Akzeptanz kam dem „Portfolio Analyzer“ zu. Hier profitieren nicht nur Projektmanager von neuen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, sondern sicher auch Programmmanager und Projektcontroller, die Projekte im Zusammenhang bewerten müssen und Aufwände oder Kosten übergreifend nach Skills, Organisationseinheiten oder Projektarten online auswerten wollen. Als positiv zur Erweiterung der Möglichkeiten des Multiprojektmanagements und der Portfolioanalyse wurden bei Lufthansa und Bertelsmann die folgenden Aspekte bewertet: 1. Einen hohen wahrgenommenen Mehrwert stellen aus Sicht der Projektmanagementexperten die in der „Enterprise Global“ definierbaren „Enterprise Gliederungscodes“ wie z. B. Projektart und -status dar. Diese ermöglichen die Steuerung einer ganzen Projektlandschaft. 2. Von den Lufthansa-Teilnehmern wurde der „Portfolio Analyzer“ besonders als ein wirksam einsetzbares Tool zur Portfolioanalyse eingeschätzt. Hervorgehoben in der Bewertung wurde, dass ein Portfolio-Manager dynamisch per „Drag & Drop“ Attribute zur Portfolioanalyse anpassen kann. Somit wird der „Portfolio Analyzer“ als Online-Controlling-Instrument einsetzbar. 3. Wichtig für Bertelsmann mediaSystems wie für Lufthansa: Mit dem „Portfolio Analyzer“ lassen sich erzeugte Grafiken, Diagramme wie auch Pivot- Tabellen in einer Datei separat abspeichern oder direkt für Managementpräsentationen verwenden. Zentrale Erkenntnisse über Projektfortschritte, Aufwände, Kapazitätsauslastung, Budgetverbrauch können so dem Management zugänglich gemacht werden. Abgesehen von diesen Weiterentwicklungen wurden allerdings auch Schwächen hinsichtlich des Multiprojektmanagements und der Portfolioanalyse festgestellt:  Sowohl mit den Features der Portfolioansichten als auch mit dem „Portfolio Analyzer“ kann man nicht direkt Druckberichte aus MS Project 2002 generieren. Für Verlaufsgrafiken und Statusberichte, die einen Überblick über die Projekthistorie und qualitative Einschätzungen vermitteln sollen, gilt Ähnliches. Hier stuften die PM-Experten aus beiden Unternehmen den von Campana & Schott vorgestellten Ansatz eines Projektportals sehr hoch ein.  Der „Portfolio Analyzer“ setzt als OLAP-Analysetool einen professionellen Umgang bzw. eine gesonderte Anwenderqualifizierung voraus. Die beiden Unternehmen waren sich einig: Der „Portfolio Analyzer“ ist sehr mächtig. Er muss mit einer Vielzahl von Schaltflächen bedient werden. Für den professionellen Benutzer, der sich bereits mit Pivot-Tabellen u. Ä. auskennt, stellt dies keine Hürde dar. Ein anderes Bild dürfte sich aber für einen Großteil der Anwender von MS Project ergeben. Für diese erscheinen eine spezielle Schulung der Funktionalitäten des „Portfolio Analyzer“ und dessen Einsatz zum Beispiel im Rahmen eines Portfoliomanagements unerlässlich. 5.฀Multiprojektmanagement฀als฀Unternehmensstrategie Für viele Unternehmen wird in Zukunft ein funktionierendes Multiprojektmanagement Teil der Unternehmensstrategie sein. Projektmanagement wird damit zur Aufgabe des Managements. Die Unternehmensleitung muss die Rahmenbedingungen schaffen, dass Projekte einheitlich, vergleichbar und mit so wenig wie möglich Verwaltungsaufwand realisiert werden. Für die Unternehmensleitung selbst wird der „lokale“ Blick auf einzelne Projekte nicht mehr ausreichen. Das Management muss sich vielmehr über die Projekte in ihrer Gesamtheit und in ihrem Zusammenwirken informieren. MS Project 2002 bietet zusammen mit dem MS Project Server eine Projektmanagementumgebung, die nicht nur die Einzelprojektplanung und -steuerung, sondern auch das Management einer Vielzahl von Projekten über ein gesamtes Unternehmen sinnvoll unterstützt. Komplexes Projektcontrolling oder Szenario-Management sind ab MS Project 2002 ohne weiteres möglich. Aufgrund der dargestellten Vielfalt und Komplexität der neuen Elemente von MS Project 2002 erscheint es jedoch unentbehrlich, die optimale Anwendungstiefe - also welche Funktionen in welchen Unternehmensbereichen mit welchem Umfang einzusetzen sind - individuell zu ermitteln. Die Workshops haben ergeben, dass keines der Unternehmen sämtliche Funktionen in ihrer Gesamtheit einsetzen würde. Die in den Workshops festgestellten Prioritäten wichen teilweise erheblich voneinander ab. Somit besteht stärker als bisher ein Bedarf an Beratungs-, Schulungs- und Customizing-Dienstleistungen, um die relevanten Funktionen optimal zu implementieren und eine hohe Erfolgswahrscheinlichkeit für die Einführung und im späteren Betrieb zu gewährleisten. Der Umfang dieses Bedarfs richtet sich jeweils nach den spezifischen Anforderungen, Kompetenzen und der IT- Strategie des Unternehmens.  34฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 35฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 Schlagwörter Einsatzmittelplanung,฀Multiprojektmanagement,฀Programmmanagement,฀Projektmanagementsoftware,฀Projektportfolio Autoren Dipl.-Wirtschaftsing.฀Dr.฀Christophe฀Campana฀M.A.฀ist฀bei฀ der฀Campana฀&฀Schott฀Realisierungsmanagement฀GmbH,฀ Frankfurt฀am฀Main,฀zuständig฀für฀die฀Bereiche฀„PM-Informationssysteme“฀und฀„Operatives฀Projektmanagement฀I“.฀ Davor฀langjährige฀IT-฀und฀Projektmanagementerfahrung฀ bei฀der฀Betreuung฀und฀Steuerung฀großer฀Organisations-฀ und฀Softwareprojekte. Dipl.-Wirtschaftsing.฀Dr.฀Eric฀Schott฀M.A.฀ist฀bei฀der฀Campana฀&฀Schott฀Realisierungsmanagement฀GmbH,฀Frankfurt฀am฀Main,฀zuständig฀für฀Organisationsberatung฀und฀ Projektmanagement.฀Nach฀Tätigkeiten฀an฀verschiedenen฀ Forschungsinstituten฀arbeitet฀er฀seit฀mehreren฀Jahren฀ beratend฀im฀Bereich฀Projektmanagement฀und฀Informationssysteme. Anschrift฀der฀Autoren Campana฀&฀Schott฀Realisierungsmanagement฀GmbH Sophienstraße฀8 D-60478฀Frankfurt Tel.: ฀069/ 97฀78฀83-0 Fax: ฀069/ 97฀78฀83-33 E-Mail: ฀schott@campana-schott.de www.campana-schott.de Was฀ist฀neu฀bei฀MS฀Project฀2002?  Mit der Einführung von MS Project 2002 wird es zwei Versionen von MS Project geben: Standard und Professional. MS Project 2002 Standard umfasst u. a. prinzipiell die Funktionalität der Version 2000, allerdings mit optimierten Bedienungsmöglichkeiten. MS Project 2002 Professional hingegen bietet - besonders im Zusammenspiel mit dem MS Project Server - eine Reihe von neuen Funktionen. Das frühere Begleitprodukt MS Project Central wurde integriert (viele Server-Funktionen können direkt aus Project Professional aufgerufen werden) und umbenannt in MS Project Server. Der Webzugriff auf die Funktionen des MS Project Servers heißt MS Project Web Access. Vereinfachte฀Projektplanung฀und฀Zeitrückmeldung Ein Hauptaugenmerk im Design des neuen MS Project lag auf einer verbesserten Führung des Anwenders bzw. unterschiedlichen Navigationsmöglichkeiten. In vielen Unternehmen wurde in der Vergangenheit Kritik an der Komplexität der Planungssoftware geäußert. Gerade neue Anwender von MS Project konnten zum Beispiel die Auswirkungen ihrer Eingaben nicht immer richtig nachvollziehen oder wussten nicht, was im nächsten Planungsschritt von ihnen verlangt wurde. Hierfür steht nun der so genannte Project Guide bereit. Dies ist ein interaktiver Leitfaden, der Anwender Schritt für Schritt durch das Anlegen, Planen und Auswerten eines (neuen) Projektes führt. Er lässt sich - im Unterschied zu den bisher bekannten Assistenten - immer und an jeder beliebigen Stelle während des Arbeitens mit MS Project aktivieren oder unterbrechen. Wichtig: der Project Guide lässt sich sehr flexibel anpassen, zum Beispiel an die definierten Projektmanagementprozesse im eigenen Unternehmen. MS Project Web Access ermöglicht den Projektteams, die Projektleitung mühelos über den Status ihrer Aktivitäten zu informieren. Dabei sind zum Beispiel eingegangene Veränderungen nach Rückmeldungen (von Ist- Zeiten oder Fertigstellen eines Vorgangs) für den Projektleiter markiert und leicht zu erkennen. Der Ablauf des gesamten Rückmeldezyklus wurde im Vergleich zu den bisherigen Versionen von MS Project deutlich verbessert. Nur auf Wunsch werden durch den MS Project Server Benachrichtigungen über Aufgabenanfragen oder 34฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 35฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 Veränderungen an die normale E-Mail-Adresse des Anwenders geschickt. Einen separaten, projektbezogenen Posteingang im MS Project Server gibt es aber nicht mehr. Unternehmensweites฀Ressourcenmanagement MS Project 2002 Professional baut auf einem neu entworfenen, unternehmensweiten Ressourcenpool mit einer recht einfach zu handhabenden Skill-Verwaltung auf. Große Mengen an Ressourcen und Projekten können zentral organisiert und administriert werden. Abb.฀1: ฀Team฀Builder฀ Mit dem so genannten Team Builder (Abb. 1) werden Projektteams interaktiv aus dem unternehmensweiten Ressourcenpool zusammengestellt. Bereits während der Auswahl können die Verfügbarkeiten der gewünschten Mitarbeiter geprüft werden. Wichtiges Geschenk für die Multiprojektmanagement-Interessierten: Bei der laufenden Arbeit an einem Projekt wird nicht mehr der gesamte Ressourcenpool geladen, sondern immer nur die Detaildaten der jeweils eingesetzten Ressourcen. Dabei handelt es sich um eine Datenbankabfrage - den alten Ressourcenpool in Form eines speicherintensiven und wenig performanten Projektplans gibt es nicht mehr. Um die Grobplanung eines Projekts zu vereinfachen, ist der Einsatz generischer Ressourcen auf Basis von Skill-Merkmalen möglich. So können Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder Mitarbeiter mit bestimmten Kenntnissen („Systemanalytiker“) zugeordnet werden, ohne dass diese namentlich bekannt sein müssen. Im Laufe der weiteren Planung werden diese generischen Ressourcen dann durch die tatsächlichen Mitarbeiter ersetzt. Dies hilft dem Projektmanager immer dann, wenn er noch keine Informationen über die tatsächlichen Projektressourcen hat oder vorerst nur an einer Schätzung der Projektaufwände und -kosten interessiert ist. Weiteres Leckerli: Bei der Planung und Steuerung des Projekts wird dem Projektleiter die Verfügbarkeit der Ressourcen direkt bei der Planung graphisch angezeigt, ohne dass er zwischen verschiedenen Ansichten wechseln muss. Das฀Management฀von฀Projektportfolios Mit dem MS Project Server werden grafische und tabellarische Ad-hoc-Auswertungen über das gesamte Projektportfolio ermöglicht (Abb. 2). Dies können teilweise gefilterte oder gruppierte Projektlisten und auch Auswertungen über die laufenden Projekte in einer bestimmten Organisationseinheit sein. Kostenverteilungen oder Engpässe bei kritischen Skills können ebenfalls dargestellt werden. 36฀฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 WISSEN 37฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 4 / 2 0 0 2 ฀ Abb.฀2: ฀Grafische฀und฀tabellarische฀Auswertungen Grundlage dieser Auswertungen sind die einzelnen Projekte. Diese werden mit Kriterien versehen, die als so genannte „Enterprise Codes“ unternehmensspezifisch festgelegt und zur Klassifizierung der Projekte herangezogen werden. Somit kann auf Knopfdruck zum Beispiel die Untermenge aller Projekte des Bereiches Produktentwicklung analysiert werden. Die Projektdaten werden zur schnellen Auswertung in einem OLAP-Cube verwaltet und liegen dort nur verdichtet auf der Ebene des Gesamtprojektes vor. Vorgangsinformationen können mit dem Analyzer nicht ausgewertet werden. Der Portfolio-Modeler des MS Project Servers bietet die Möglichkeit, auf der Grundlage unterschiedlicher Einsatzszenarien der Ressourcen Simulationen über alternative Projektportfolios durchzuführen (Was wäre, wenn wir auf 10 externe Ressourcen verzichten müssen …). So kann ein optimiertes Projektportfolio mit den gegebenen Ressourcen definiert und verglichen werden. Eine direkte Übertragung der einzelnen Modelle in die eigentliche Planung ist jedoch noch nicht möglich. Dokumentenmanagement฀und฀Sicherheitskonzept Projektbezogene Dokumente, Aufgaben und offene Punkte (Issues) lassen sich ab sofort im MS Project Server durch die nun integrierten Sharepoint-Team-Services pflegen. Einzelne Dokumente (oder Issues) können einem Projekt oder einem Vorgang zugewiesen werden. Somit stehen die wichtigen Informationen dem Projektteam in der einheitlichen Projektumgebung zur Verfügung. Um dem gestiegenen Bedarf nach Zugriffssicherheit und Anwenderfreundlichkeit gerecht zu werden, liegt sowohl MS Project 2002 als auch dem MS Project Server nun endlich ein durchgängiges, differenziertes Rollen- und Sicherheitskonzept zugrunde. Dadurch können Zugriffsberechtigungen auf die unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten im Rahmen der Projektorganisation zugeschnitten werden. Der Anwender hat je nach Funktion oder Gruppenzugehörigkeit Zugriff auf die ihm zugewiesenen Projekte, Ressourcen, Dokumente etc. Christophe฀Campana,฀Eric฀Schott,฀Stefan฀Haffner,฀Frankfurt฀ 