4฀฀ REPORT P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 3 D as Wolfsburger Zahlenwerk zum Stand des Projektmanagements in Deutschland spricht eine klare Sprache. Achtzehn Monate lang wurden dafür vorliegende Untersuchungen analysiert, 60 Experten qualitativ und 250 Experten quantitativ befragt. Ein graues Bild, das sich abzeichnet. Wenig durchdringt Projektmanagement die Gesamtunternehmen. Mager sind Kenntnisstand und Unterstützung der Top-Manager. Rar sind Karrieremodelle für Projektpersonal. Einmal mehr bekräftigt die Studie das, was Experten seit Jahren bemängeln und rügen. Auch gibt die Studie den Visionen beispielsweise von einem projektorientierten Unternehmen kaum Nahrung. Statt strategischer Weitsicht dominieren ganz andere Überlegungen, Projektmanagement einzuführen. Hier haben die Experten von Volkswagen Coaching ProjektManagement gemeinsam mit dem renommierten Institut für Projektmanagement und Wirtschaftsinformatik in Bremen unter Prof. Sebastian Dworatschek und dem EMS (European Marketing Specialists) in London ganz andere Motoren für Projektmanager aufgefunden: Termindruck, Komplexität der Aufgaben, hohe Projektzahl, Qualitätsforderungen und Marktdruck bereiten Projektmanagement in Unternehmen den Weg. So wird sich Projektmanagement weiter in den bislang angestammten Bereichen durchsetzen, beispielsweise in der Forschung und Entwicklung und auf klassisch technisch geprägten Feldern. Kernpunkte der Studie: Erstens: Projektmanagement ist nur dort erfolgreich, wo es von den Vorgesetzten unterstützt wird. Strategische฀Potenziale฀des฀ Projektmanagements฀häufig฀ ungenutzt Volkswagen฀Coaching฀ProjektManagement฀legt฀Studie฀vor Oliver฀Steeger Wo฀steht฀das฀Projektmanagement฀in฀Deutschland,฀in฀welche฀Richtung฀weist฀der฀Trend? ฀ In฀einer฀umfangreichen฀Studie฀haben฀die฀Experten฀von฀Volkswagen฀Coaching฀Projekt- Management฀Stand฀und฀Trend฀des฀Projektmanagements฀in฀Deutschland฀untersucht฀ -฀und฀kommen฀zu฀interessanten฀Ergebnissen.฀Ihr฀Fazit: ฀Nach฀wie฀vor฀klafft฀eine฀Lücke฀ zwischen฀den฀theoretischen฀Möglichkeiten฀und฀der฀Praxis฀in฀Unternehmen.฀Von฀einer฀an฀ Projektmanagement฀ausgerichteten฀Managementkultur฀sind฀die฀meisten฀Unternehmen฀ weit฀entfernt.฀Stattdessen฀Pragmatismus฀und฀Ad-hoc-Lösungen: ฀Projektmanagement,฀so฀ scheint’s,฀ist฀in฀erster฀Linie฀ein฀Werkzeug,฀das฀erst฀dann฀in฀die฀Hand฀genommen฀wird,฀wenn฀ es฀eng฀wird. Für฀63฀Prozent฀der฀befragten฀Experten฀aus฀der฀Automobilbranche฀steht฀fest: ฀Ohne฀das฀Top-Management฀geht฀es฀bei฀der฀Einführung฀von฀Projektmanagement฀nicht.฀Die฀Unterstützung฀„von฀oben“฀gilt฀hier฀ als฀wichtigster฀Erfolgsfaktor. Foto: ฀VW 5฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 3 Rund 56 der Befragten nannten die Unterstützung durch das Top-Management als wichtigstes Schlüsselelement für die Verbreitung von Projektmanagement. Bei der konkreten Einführung von Projektmanagement gilt dann auch die Unterstützung durch Vorgesetzte als zweitwichtigstes Element. Nur die umfassende und frühzeitige Information über die Einführung galt den Experten als noch dringlicher. Zweitens: Führungskräfte wissen zu wenig über das Potenzial von Projektmanagement. Nur knapp zwölf Prozent der Befragten stellten für ihr Unternehmen fest, dass Projektmanagement auf allen Hierarchieebenen - also auch auf der Top-Ebene - vorhanden ist. Drittens: Projektmanagement wird nur unzureichend als Methode gesehen, um Projekte unternehmerisch zu steuern. Die meisten Unternehmen greifen zu Projektmanagement, weil ihre Projekte zunehmend komplexer, der Termindruck stärker und die Konkurrenz größer wird. Die eigentlichen Vorteile des Projektmanagements - Transparenz, bessere Steuerung und aktivere Kontrolle - spielen eine untergeordnete Rolle. Auch nur sehr verhalten beurteilt wird der Umstand, dass Projektmanagement mehr Unternehmertum in Projekte und Organisation trägt. Viertens: Die meisten Unternehmen gehen Projektmanagement nicht strategisch an. Nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, dass Projektmanagement in die strategische Unternehmensführung integriert ist. Weshalb฀führen฀Unternehmen฀ Projektmanagement฀ein? ฀-฀ Ein฀„Ranking“฀der฀wichtigsten฀Gründe  Die zunehmende Komplexität der Projekte spielt die größte Rolle für die Entscheidung, in Unternehmen Projektmanagement einzuführen. Fast 60 Prozent der 250 befragten Experten nannten die Komplexität als wichtigsten Auslöser. Bei Unternehmen mit einer Größe von mehr als 5.000 Mitarbeitern erreichte der Wert fast 68 Prozent.  Der Zeitdruck bei Projekten gilt als zweitwichtigster Grund, zu Methoden und Vorgehensweisen des Projektmanagements zu greifen. Fast die Hälfte der Befragten, rund 48 Prozent, nannten den Zeitdruck als wichtigen Grund. Dies erläuterten viele Experten hauptsächlich durch die erhöhten Anforderungen der Auftraggeber und Kunden.  Die steigende Projektzahl nannten rund ein Drittel als Grund (rund 34 Prozent). Hier zeichnet sich ab, dass Unternehmen zunehmend komplexe Aufgaben im Projekt bearbeiten. Auch ein gesellschaftlicher Wandel wirkt hinein. Qualifizierte Mitarbeiter suchen Verantwortung und zusätzliche Aufgaben - und wenden sich Projekten zu.  Qualitätsfragen fielen bei rund 27 Prozent ins Gewicht, dicht gefolgt von Marktdruck und Konkurrenzdruck (rund 26 Prozent) als Hauptgrund.  Vergleichsweise unbedeutsam schneiden die Motivation der Mitarbeiter und das Modernitätsimage ab (beides knapp sieben Prozent). Schlusslicht bildet der Vorstandswechsel (4,4 Prozent), der die Wendung zum Projektmanagement auslöst. Dennoch gilt hier: In einigen Fällen waren Veränderungen in Vorstand und Geschäftsführung treibende Kraft, um in Unternehmen Projektmanagementkultur zu verbreiten. Traditionelle฀Branchen฀bewerten฀im฀Gegensatz฀zur฀Automobilbranche,฀Telekommunikation฀und฀IT฀den฀Erfolg฀der฀ Einführung฀von฀Projektmanagement฀nicht฀so฀günstig. Foto: ฀Bayer Stellten฀die฀Studie฀„Stand฀und฀Trend฀des฀Projektmanagements฀in฀Deutschland“฀ vor: ฀Professor฀Sebastian฀Dworatschek฀(rechts)฀und฀Karsten฀Schmidt. Foto: ฀Oliver฀Steeger 6฀฀ REPORT P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 3 Fünftens: In bundesdeutschen Unternehmen herrschen „Insellösungen“ für Projektmanagement vor. Ernüchternd: Rund ein Drittel der befragten Unternehmen gaben dem Projektmanagement eine zentrale Funktion als Organisationsform auf Unternehmensebene. Dagegen organisieren mehr als achtzig Prozent aller Befragten ihr Projektmanagement situativ und projektabhängig. Sechstens: Standardisierte oder individuelle Lösungen? Unternehmen haben den Nutzen von Projektmanagementstandards noch nicht ausreichend erkannt. Nur knapp ein Viertel der Befragten bewerteten ihr Projektmanagement als unternehmensweit standardisiert. Eine Ausnahme bildet hier die IT-Branche, in der 40 Prozent der Befragten verstanden haben, wie bedeutsam die Standardisierung ist. Siebtens: Es gibt wenige Beispiele für Personalentwicklung der Projektmanager. Ein Drittel der Befragten konnten fassbare Programme für Personalentwicklung und Karrierekonzepte nennen. Und nur knapp 15 Prozent bewerteten Wie฀kann฀die฀Einführung฀von฀Projektmanagement฀gelingen? In der Studie dominierten Unternehmen, die Projektmanagement durchaus erfolgreich eingeführt haben. Die meisten Befragten nannten die Einführung in ihrem Unternehmen „sehr erfolgreich“ (knapp 13 Prozent), „erfolgreich“ (knapp 42 Prozent) oder „recht erfolgreich“ (knapp 33 Prozent). Damit sind fast 90 Prozent der Experten mit dem Ergebnis zufrieden. Nur 3,6 Prozent bewerteten die Bemühungen als „nicht erfolgreich“. Was den Studienautoren auffiel: In der IT-Dienstleistung/ Softwarebranche nannte jeder vierte Experte die Einführung als „sehr erfolgreich“, im großen Mittelstand allerdings schlossen sich nur knapp neun Prozent dieser Meinung an. Welche Schlüsselfaktoren helfen bei der Einführung? Mit Abstand am häufigsten genannt wurde die Unterstützung durch das Top-Management (knapp 56 Prozent). Dies sei, so die Studienautoren, eine klare Botschaft. Jeder Versuch, Projektmanagement ohne umfassende, aktive Rückendeckung durch das Top-Management einzuführen, scheine nur sehr geringe Erfolgsaussichten zu haben. Mehr noch: Je größer das Unternehmen ist, desto mehr ist diese Unterstützung aus der Chefetage nötig. Knapp 62 Prozent der Experten aus Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern nennen die Promotion seitens des Top-Managements dringend geboten, dagegen schließen sich nur etwa die Hälfte der Befragten aus kleineren Unternehmen bis fünfhundert Mitarbeiter dieser Meinung an. Weniger häufig genannte Erfolgsfaktoren sind der fachgerechte Methodeneinsatz (knapp 38 Prozent) und die Qualifizierung in Trainings und Lehrgängen (rund 33 Prozent). Nur selten tauchten die Organisationsstruktur (fast 14 Prozent) und eine fortschrittliche Software (7,6 Prozent) als Erfolgsfaktoren auf. Nächste Frage: Welche Prioritäten setzen Projektmanager bei der Einführung von Projektmanagement? Mehr als die Hälfte der Befragten sprechen sich für die umfassende und frühe Information, für die Unterstützung durch Vorgesetzte und für umfassende Schulungen aus. Mitarbeiter während der Konzeption einzubeziehen und geringer Zeitdruck spielen eine vergleichsweise untergeordnete Rolle und werden nur von etwa einem Drittel der Befragten als Erfolgsfaktor genannt. Basis der Untersuchung waren 250 Befragte, teilweise war Mehrfachnennung möglich. Quelle: „Stand und Trend des Projektmanagements in Deutschland“, Studie der „Volkswagen Coaching GmbH ProjektManagement“ in Kooperation mit IPMI, Universität Bremen, und EMS (European Marketing Specialists) Ltd., London. Die Studie wurde im Juni 2002 vorgestellt. Die฀IT-Branche฀hat฀bei฀der฀Einführung฀die฀Nase฀vorn: ฀Rund฀ein฀Viertel฀aller฀PM-Experten฀aus฀dieser฀ Branche฀bewerten฀den฀Schwenk฀zum฀Projektmanagement฀als฀sehr฀erfolgreich. Foto: ฀SAP฀ 7฀฀ ฀ P R O J E K TMANA G E M E N T ฀ 1 / 2 0 0 3 ihre Karrieremöglichkeiten im Projektmanagement als sehr gut. Achtens: Zwischen dem Aufwand bei Schulungen (Quantität) und der Anwendung im Projektmanagement (Qualität) gibt es kaum Korrelationen. Im Klartext: Zwischen Theorie und Praxis klafft eine Lücke. Experten geben erhebliche Unterschiede zwischen der Theorie und dem praktizierten Projektmanagement an. Signifikant: Nur jeder zweite Befragte hatte Projektmanagementausbildungen, die länger als acht Tage dauerten, aufzuweisen. Neuntens: Eine unternehmensweite Projektmanagementkultur gilt als Basis für erfolgreiches Projektmanagement. Interessant: Rund zwei Drittel aller Befragten bewerteten Projektmanagementkultur als Element ihrer Unternehmenskultur. Doch nur rund zwölf Prozent meinten, dass Projektmanagement in ihrem Unternehmen alle Ebenen durchdrungen habe. Projektmanagement wird vom Top-Management eher operativ gesehen. Oder aber, so die Autoren der Studie, nur ansatzweise verstanden.  Im฀Fokus: ฀Die฀Studie฀„Stand฀und฀ Trend฀des฀Projektmanagements฀ in฀Deutschland“ Achtzehn Monate lang haben Wissenschaftler Daten gesammelt, ausgewertet und in einem fingerdicken Band zusammengetragen. Differenziert in die Branchen „Automobil“, „Telekommunikation“, „IT-Dienstleistungen/ Software“ und „Traditionelle“ macht die Studie Bestandsaufnahme. Zusätzlich trennten die Autoren ihre Daten in kleinere, mittlere und große Unternehmen auf. „Diese Differenzierung erlaubt eine individuelle, auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Vergleichbarkeit“, betont Karsten Schmidt von VW Coaching ProjektManagement. So gebe sie Führungskräften im Bereich Projektmanagement Handlungshilfen sowie Kriterien und Vergleichsdaten für unternehmenseigene Audits. Nützlich dabei: Fragebögen, Leitfaden und Datenbestand sind dem Wolfsburger Zahlenwerk angehängt. Hier können Fachleute eigene Daten erheben und mit dem Material abgleichen. Die Studie „Stand und Trend des Projektmanagements in Deutschland“ kostet EUR 300. Weitere Informationen: Volkswagen Coaching ProjektManagement, Karsten Schmidt, Tel.: 0 53 61/ 8 97- 35 61, Karsten. Schmidt@volkswagen.de Die฀neue฀Projektmanagementstudie฀fokussiert฀neben฀der฀Automobilbranche,฀der฀ traditionellen฀Industrie฀und฀dem฀IT-Sektor฀auch฀die฀Telekommunikation. Foto: ฀Nokia