40 WISSEN 41 PM-Software: PQM Flexibles Produkt mit Lerneffekten Mey Mark Meyer Die aktuelle Version 2004 aus dem Hause PUS wurde verstärkt mit Blick auf die Einbindung in die Unternehmensstruktur und die vorhandene IT auch für größere Unternehmen entwickelt. Dabei überzeugt PQM durch hohe Flexibilität: Individuelle Programmerweiterungen lassen sich nahtlos in die Anwendung integrieren und für das Berichtswesen steht mit MS Office eine ebenfalls frei programmierbare Basis bereit. Die transparent verwaltete Projekthistorie ermöglicht umfangreiche Abweichungsanalysen und systematisches Lernen für zukünftige Projekte. B ereits der Name verdeutlicht, dass dieses Produkt mehr sein will als ein weiteres Tool zur Planung und Steuerung von Projekten: „PQM - Projekt und Qualitätsmanagement“ weckt unterschiedlichste Erwartungen - Grund genug, das Programm näher zu betrachten. Neben den „klassischen“ Aufgaben der Ablauf- und Terminplanung sowie des Ressourcenmanagements unterstützt PQM die Projektarbeit auch durch die Möglichkeit, Dokumente direkt in der programminternen Datenbank zu speichern oder auf externe Dokumente zu verweisen. Auf dem Gebiet des Kostenmanagements überzeugt neben der obligatorischen Kostenarten- und Kostenstellenerfassung die sehr flexible Definition unterschiedlicher Kostensätze für die Ressourcen. In „Strukturbäumen“ lassen sich Projekt- und Unternehmensstrukturen ebenso abbilden wie die Zugehörigkeiten von Ressourcen. Neben dem die Projektstruktur widerspiegelnden Systembaum erlaubt der Phasenbaum die parallele Betrachtung des Projekts im Kontext des verwendeten Phasenmodells. Wenn sich eine PM-Software an das in einem Unternehmen gelebte PM-System anpassen soll, dann stellt dies hohe Anforderungen an die Flexibilität. PQM erlaubt sowohl die sehr individuelle Auswertung der Projektdaten als auch die Erweiterung der Software um eigene Module, die sich nahtlos in das Produkt einbinden lassen. Solche Module können beispielsweise benötigte Schnittstellen zu vorhandener Software realisieren. Da PQM für Programmierer über ein gut kommentiertes COM-Modell ansprechbar ist, besteht nicht nur Zugriff auf Projektdaten, sondern z. B. auch auf die Eigenschaften von aktuell im Programm markierten Vorgängen bis hin zu Formatierungen im Balkenplan. Individuelle Erweiterungen lassen sich mittels dieser Architektur kostengünstig realisieren - ob als Eigenentwicklung oder durch den Hersteller. Ressourcen planen PQM verfügt nicht über die Fähigkeit, einen automatischen Abgleich der eingesetzten Ressourcen vorzunehmen. Wer damit leben kann oder sowieso bei dem Gedanken an „auf Knopfdruck optimierte“ Ressourcenzuordnungen unruhig wird, der findet dafür eine intuitivübersichtliche Unterstützung bei der manuellen Bearbeitung dieser Aufgabe. Die Grundlage für die Arbeit mit Ressourcen ist der Ressourcenbaum, eine hierarchische Struktur, in der die verfügbaren Ressourcen strukturiert werden. Dabei lassen sich die Ressourcen beliebig vielen Strukturelementen zuordnen. Neben der Zuordnung einer Ressource zu ihrer Unternehmensabteilung ist auch die gleichzeitige fähigkeitsbezogene Zuordnung (Software-Entwickler, Grafiker, Konstrukteur, …) möglich. Solche Fähigkeiten können im Zuge des Skill-Managements als Bedingung für die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen erfasst werden. Die Auslastungen einzelner Ressourcen lassen sich tabellarisch darstellen (Abb. 1). Die Hintergrundfarbe der entsprechenden Einträge variiert dabei abgestuft von dunkelrot (hoffnungslos überlastet) bis zu einem kräftigen grün (frei) und ist im Idealfall weiß. Die dargestellte Auslastung berücksichtigt neben den Planwerten auch Aufgaben, mit denen sich die entsprechende Ressource in Verzug befindet. Die Möglichkeiten, die Verfügbarkeit einer Ressource bereits vor der Zuweisung (auch auf Basis von Ist-Werten) zu überprüfen und zunächst eine Skill-basierte Zuweisung zur späteren Konkretisierung vorzunehmen, sowie die Bildung von Projektteams, auf deren Ressourcen der Projektleiter zugreifen darf, runden die Funktionalität ab. Qualitätsmanagement Projekte weisen definitionsgemäß eine Einmaligkeit auf - wenn dennoch häufig von Projektlebenszyklen gesprochen wird, dann unterstreicht dies das Interesse, aus einem abgeschlossenen Projekt mehr als „nur“ das ursprüngliche Projektergebnis gewinnen zu können. Im Sinne eines Kreislaufs sollen auch die im Hinblick auf aktuell projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 aktuell 40 WISSEN 41 das Projektmanagement gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte zur Verbesserung der Prozessqualität einfließen können. Diesen Ansatz unterstützt PQM durch die konsequente Erfassung der Ursachen für Planabweichungen. Treten Planabweichungen auf, so verlangt das Programm im Zuge der Projektverfolgung die Kategorisierung und ggf. Kommentierung der Abweichung. Im Falle einer Überschreitung der geplanten Ausführungsdauer eines Vorgangs erfolgt beispielsweise die Angabe, dass diese durch eine erforderlich gewordene Mangelbeseitigung oder eine vom Kunden beauftragte Auftragserweiterung bedingt war. Die Planabweichungsanalyse ermöglicht die projektübergreifende Auswertung aufgetretener Planabweichungen unter Einbezug unterschiedlicher Ressourcenkombinationen und Zeiträume. Auf diese Weise lassen sich hinsichtlich Zeit und Aufwand häufig unterschätzte Aufgaben identifizieren oder durch Planänderungen seitens des Auftraggebers erforderliche Mehrleistungen - mit den entsprechenden Kosten bewertet - auflisten. Diese Funktion ermöglicht einerseits Lernprozesse zu Gunsten zukünftiger Projekte und stattet den Projektleiter andererseits mit hilfreichen Unterlagen für Nachtragsverhandlungen aus. Die aus vielen Produkten gewohnten Basispläne zum Vergleich der aktuellen Projektsituation mit dem Stand zu vorherigen Zeitpunkten oder mit der Ursprungs-Planung fehlen in PQM. Stattdessen dokumentiert das Programm fortlaufend vorgenommene Änderungen - und kann auf diese Weise Abweichungsanalysen auf der Basis einer deutlich detaillierteren Projekthistorie vornehmen, als dies bei Basisplänen möglich ist. Die Kategorisierung der Abweichung ermöglicht - anders als im Basisplan - zudem die Unterscheidung zwischen „guten“ (ausreichend vergüteter Nachtrag) und „schlechten“ (unterschätzter Aufwand) Planänderungen. Auswertungen nach Maß Im Berichtswesen geht PQM einen eigenen Weg: Setzen die meisten Produkte hier für den Entwurf individueller Berichte auf bandorientierte Berichtsgeneratoren wie beispielsweise CrystalReports, nutzt PQM dagegen MS- Office und exportiert so beispielsweise eine Liste mit geleisteten Ist-Stunden einer Ressource in eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument. Die Berichtsdaten lassen sich so leicht in der gewohnten Office-Programmumgebung weiter bearbeiten. Beispielsweise können risikoorientierte Portfoliobetrachtungen in Excel vorgenommen werden. Die Auswahl der benötigten Daten erfolgt durch VBA- Programmierung, was in Verbindung mit der Projekt- Historie ein enormes Potential bietet. Ob eine Liste aktuell bearbeiteter Vorgänge erstellt werden soll oder eine Meilensteintrendanalyse für alle Vorgänge der Entwick- Abb. 1: Die abgestufte - im Original farbliche - Darstellung verdeutlicht die Ressourcenauslastung aktuell projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 aktuell 42 WISSEN 43 KARRIERE lungsphase - die Informationen hierfür sind in PQM erfasst. Soweit Berichte nicht im Standardumfang der Software enthalten sind, lassen sie sich nachträglich erstellen oder durch Erweiterung bestehender Berichte gewinnen. Nicht verschwiegen werden darf allerdings, dass diese Lösung komplizierter ist als der Weg über Report-Generatoren. Auch der EDV-affine Projektleiter wird also in der Regel seinen Administrator oder den Hersteller für neue Berichte kontaktieren müssen, wenn er über reine Layout-Änderungen hinausgehen will. Dafür kann er dann auch nahezu jede denkbare Auswertung kurzfristig erhalten. Die immer aktuelle Power- Point-Präsentation mit den Kosten, Terminen und Projektfortschritten für den Jour fixe wäre kein Problem. Ein integrierter Terminplaner ermöglicht die automatische Generierung von Berichten zu bestimmten Zeitpunkten sowie die automatische Zustellung des Berichts per E-Mail. Durch die mögliche Kopplung der Benachrichtigungsfunktion an programmierte Schwellenwerte lässt sich daraus ein Frühwarnsystem generieren. Fazit Mit der Version 2004 von PQM liegt eine Software vor, die mit zahlreichen sinnvollen Funktionen überzeugt, sich aber vor allem durch die Möglichkeiten, mittels Abweichungsanalysen aus den eigenen Projekten zu lernen und das Datenmodell, welches eine komplette Änderungshistorie mitführt, auszeichnet. Diese Funktionen machen das Produkt durchaus auch für kleinere Projekte interessant, wenngleich die Ausrichtung mit der Version 2004 eindeutig in Richtung eines Einsatzes in großen Projekten abzielt. Auch wenn der derzeit inflationär verwendete Begriff „Enterprise Project Management“ in der Praxis oftmals Insellösungen bedeutet: PQM 2004 wäre durchaus ein Kandidat bei der Produktauswahl einer entsprechenden Lösung. Eine detaillierte Funktionsübersicht bietet der Produkt- Steckbrief der GPM-Fachgruppe „Software für das Projektmanagement“ unter www.PM-Software.info. Kontakt: PUS Prozess- und Systemtechnik GmbH, D-61250 Usingen, http: / / www.pus-technik.de, pus@pustechnik.de  + Berichte für nahezu beliebige Fragestellungen möglich + Analyse von Gründen für Abweichungen + Einbindung individueller Add- Ons - Entwurf neuer Berichte über MS Office erfordert fundierte Kenntnisse in VBA - DB-Unterstützung an MS- SQL-Server gebunden Stärken/ Schwächen Zur CeBIT im März wurde von der Berliner Projektron GmbH das neue Release 4.2 ihrer innovativen, mehrfach ausgezeichneten Projektmanagementsoftware vorgestellt. Projektron BCS ist eine vollständig webbasierte Projektmanagementsoftware. Projekte können damit angeboten, geplant, kalkuliert, koordiniert, ausgewertet und abgerechnet werden. Der Schwerpunkt liegt bei der Projektdurchführung: in der Erfassung und Auswertung von Aufwandsdaten, in der integrierten Projektkommunikation und in der Dokumentation des Projektes. Besonders interessant: In Projektron BCS ist auch eine Adressdatenbank integriert, die Funktionen zur Kundenverwaltung und zum Kontaktmanagement bietet. Die Kunden von Projektron kommen vor allem aus den Branchen IT, Multimedia, Automotive und Maschinenbau. Die technologieintensiven Projekte dieser Branchen weisen eine hohe Dynamik auf. Zu Projektbeginn steht oft nur eine Grobplanung zur Verfügung, die Details werden kurzfristig vereinbart. Um solche Projekte sicher steuern zu können, muss der Projektverlauf lückenlos dokumentiert sein. Jedes Telefonat, jede E-Mail, jede Besprechung, jede technische Änderung muss dokumentiert und wieder auffindbar sein, damit sich zurückverfolgen lässt, was entschieden wurde und welche Gründe zu einer Entscheidung führten. In Projektron BCS stehen alle Daten zur Verfügung, um ein Projekt inhaltlich und wirtschaftlich zu beurteilen und um es beim Multiprojektmanagement mit anderen Projekten zu vergleichen. Damit die notwendigen Daten erhoben werden, haben alle Firmenmitarbeiter Zugang. Auch freie und externe Mitarbeiter können einbezogen werden. Der Ort der Nutzung ist unabhängig von der Server-Installation. Die Mitarbeiter haben Zugang zu genau den Informationen, die sie benötigen. Sie erfassen ihre Arbeitszeiten und schätzen ihre Restaufwände. Aus diesen Daten berechnet das Ressourcenmanagement projektübergreifend die Auslastung einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen. Alle gewünschten Projektinformationen können zeitgesteuert als Bericht ausgegeben und in der Dateiablage archiviert werden. Nutzer und Zugriffsrechte verwaltet Projektron BCS mit einem durchdachten und flexiblen Konzept. Ein Mitarbeiter hat Rechte aufgrund seiner Position in der Firmenhierarchie, seiner Rolle in der Firma und seiner Funktion im Projekt. Projektron BCS wird im Dialog mit den Anwendern weiterentwickelt. Dieses Vorgehen führt schnell zu praxistauglichen Lösungen. Bereits vor drei Jahren hatte Projektron als einer der ersten Hersteller von Projektmanagement-Software eine 3-Schichten-Architektur auf Basis von J2EE realisiert. Diese webbasierte Architektur bietet eine hohe Skalierbarkeit. Durch die Java- Technologie ist Projektron BCS plattformunabhängig. Zur Nutzung reichen ein Browser und ein Internetzugang. Die Konfiguration der gesamten Oberfläche erfolgt mittels einer XML-Datei. Kontakt: Claudia Kedor, E-Mail: Claudia.Kedor@projektron.de, www.projektron.de Projektron BCS 4.2 - Projekte von Angebot bis Rechnungsstellung im Browser aktuell projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 0 4 aktuell