eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 15/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
91
2004
153 Gesellschaft für Projektmanagement

Projektteams webbasiert koordinieren

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2004
Mey Mark Meyer
Die Koordination innerhalb eines Projektteams ist kompliziert genug: Die Teammitglieder müssen über die Planung informiert sein, Aufgaben und Termine sind abzustimmen, wichtige Dokumente sollen rasch und übersichtlich in den unterschiedlichen Versionsständen zur Verfügung stehen. Die Projektleitung benötigt zudem im Projektverlauf aktuelle Rückmeldungen als Grundlage für ihr Handeln. Besonders bei verteilten Projektteams bietet sich hier entsprechende Softwareunterstützung an. Wenn die Projektbeteiligten dann auch noch aus unterschiedlichen Unternehmen ohne einheitliche IT-Infrastruktur stammen, lohnt sich ein Blick auf eine webbasierte Komplettlösung wie Projectplace.
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36 WISSEN PM-Software: Projectplace.de Projektteams webbasiert koordinieren Mey Mark Meyer Die Koordination innerhalb eines Projektteams ist kompliziert genug: Die Teammitglieder müssen über die Planung informiert sein, Aufgaben und Termine sind abzustimmen, wichtige Dokumente sollen rasch und übersichtlich in den unterschiedlichen Versionsständen zur Verfügung stehen. Die Projektleitung benötigt zudem im Projektverlauf aktuelle Rückmeldungen als Grundlage für ihr Handeln. Besonders bei verteilten Projektteams bietet sich hier entsprechende Softwareunterstützung an. Wenn die Projektbeteiligten dann auch noch aus unterschiedlichen Unternehmen ohne einheitliche IT-Infrastruktur stammen, lohnt sich ein Blick auf eine webbasierte Komplettlösung wie Projectplace. P rojectplace bietet als Internetdienst eine browserbasierte Projektumgebung zur Termin- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung sowie Kontakt- und Dokumentenverwaltung. E-Mail-Funktionen und private Kalender für die Teammitglieder ergänzen das Produkt. Projectplace übernimmt dabei das Hosting - also den Betrieb der Anwendung - auf seinen Servern. Der Anwender benötigt nur einen aktuellen Webbrowser mit aktiviertem JavaScript, um damit auf den ihm zugeteilten Speicherplatz via Internet zugreifen zu können. Eine optional direkt von der WebSite aus installierbare ActiveX-Komponente für den Internet Explorer ermöglicht einen deutlichen Komfortgewinn im täglichen Umgang mit dem Dienst. Projektwerkzeuge Innerhalb der Oberfläche von Projectplace findet der Projektadministrator zehn Werkzeuge, die er seinen Teammitgliedern zur Verfügung stellen kann: Dokumentenarchiv, Dokumentvorlagen, ein Diskussionsforum, den Projektkalender, den Posteingang mit einer Aufgabenverwaltung, das Modul „Planung & Nachfassen“, die Kontaktverwaltung, regelmäßige Ergebnisberichte sowie die Mitglieder-Administration und einen Papierkorb. Neben der generellen Entscheidung für oder gegen eine Verwendung dieser Werkzeuge im Projekt ist die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten auf Nutzer- oder Gruppen-Ebene möglich. Hinter dem Werkzeug „Planung & Nachfassen“ (siehe Abbildung) verbirgt sich das komplette Ablauf-, Termin- und Ressourcenmanagement von Projectplace einschließlich der Zeiterfassung. Der in einer Baumstruktur in tabellarischer Form editierbare Projektplan kann alternativ als vernetztes Balkendiagramm angezeigt werden. Während die Änderungsmöglichkeiten für kleinere Projekte ausreichen, wird bereits bei mittleren Projekten der Import vorhandener Projektpläne erforderlich werden. Hier bietet Projectplace die Möglichkeit, Pläne aus MS-Project zu importieren. Die einmal in Projectplace gelandeten Daten gibt die Software jedoch nicht wieder her: Wer also den Projektplan online ändert, muss diese Änderungen bei Bedarf in seinem Desktop-Programm manuell mitführen, der Export in MS-Project ist noch in Planung. Im Bereich Dokumentenmanagement bietet Projectplace einen durch individuelle Ordner frei strukturierbaren Ablagebereich. Unter Verwendung der optional Die in Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe „Software für das Projektmanagement“ und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Uni Bremen betriebene Website „www.PMsoftware.info“ ist mit der Version 2.0 gestartet. In neuem Design und mit erweiterter Funktionalität werden Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement geboten, darunter u. a. Literaturhinweise zum Thema PM-Software allgemein und zu speziellen Produkten. Eine Windows-Software ermöglicht es, individuelle Anforderungskataloge zur Auswertung mittels Nutzwertanalyse zusammenzustellen. Berater auf dem Gebiet der Einführung von PM- Software haben die Möglichkeit, sich in das im Herbst hinzukommende Beraterverzeichnis eintragen zu lassen (für Mitglieder der GPM kostenlos). Neustart von www.PM-Software.Info aktuell projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 4 37 installierbaren ActiveX-Komponente können Dokumente und Ordner per Drag-and-Drop zwischen dem eigenen PC und Projectplace übertragen werden. Zusatzfunktionen wie die Versionierung, das zeitweilige Sperren oder die Signatur von Dokumenten ergänzen den Funktionsbereich. In engem Zusammenhang mit diesem Werkzeug stehen die Dokumentvorlagen, welche die Vereinheitlichung der Projektunterlagen unterstützen. Die durch dieses Werkzeug gebotene Möglichkeit, unabhängig vom eigenen Arbeitsplatz jederzeit auf Dokumente zugreifen und diese mit Projektpartnern austauschen zu können, dürfte das Tool auch dann noch interessant machen, wenn auf die Ablauf- und Terminmanagementfunktionen verzichtet wird. Die Kalenderfunktionalität ermöglicht die Verwaltung projektspezifischer Termine - zu neuen Terminen lassen sich Teammitglieder einladen, die ihre Teilnahme dann ebenfalls via Projectplace zu- oder absagen können. Über „Kontakte“ steht eine zentrale Projekt-Kontaktliste zur Verfügung, deren Einträge gruppiert und klassifiziert werden können. Um die Daten nicht redundant pflegen zu müssen, bietet sich der Import dieser Daten via Textdatei im Outlook-Format an. „Posteingang & Issues“ ermöglicht den Zugriff auf die an das Projekt gesendeten E-Mails. Jedem Projekt steht dabei eine eigene, von den Adressen der Mitglieder unabhängige E-Mail-Adresse zur Verfügung. Eingehende Mails lassen sich direkt in Projectplace bearbeiten. Ebenso wie direkt in Projectplace erstellte Issues können sie einem Verantwortlichen zugewiesen, mit Bearbeitungsstatus, Priorität und Fertigstellungsdatum versehen und kommentiert werden. Bis zur „Erledigt“-Meldung werden die Änderungen und Kommentare vom Die tabellarische Darstellung im Projektstrukturplan mit Hinweisen auf Status, Bearbeiter, Priorität und Termine ��������������������������� web based Project Management Sie führen multilokale Projekte? Sie wollen keine Investitionen in Tools tätigen? Sie sind unter Zeitdruck? Sie erwarten umfassenden Support? HISC AG Projektmanagement, CH-8733 Eschenbach Tel. +41 (0)55 286 46 66 Fax -60 www.hisc.ch www.pmportal.biz Breite Projektmanagement Abdeckung (gemäss IPMA / PMI) Meetings, Test - und Change Management, Planung, Kosten Controlling, Offene Punkte / Pendenzen, Arbeitsaufträge, Referenzmodelle, Dokumente, Effizientes und bewährtes Projektverfahren ������������������� ������������������������� ������� ������� �������� ����� �������� �������� Anzeige projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 4 aktuell 38 WISSEN System minutiös protokolliert. Bei der Vielzahl kleinerer Aufgaben, die in einem Projekt zu organisieren sind, bietet diese Funktion eine wertvolle Hilfe, um Aufgaben delegieren zu können und die Erledigung nicht aus den Augen zu verlieren. Die Antwort auf die Frage „Was ist eigentlich aus den Anträgen für die Straßensperrung während des Kranaufbaus geworden? “ muss nach dem Urlaub nicht mehr in einem Berg von E-Mails recherchiert werden. Projectplace registriert seine Anwender projektunabhängig - der Projektleiter lädt die Projektmitglieder zur Teilnahme an „seinem“ Projekt ein, die dann (hoffentlich) dieser Bitte nachkommen. Neben den Werkzeugen für die einzelnen Projekte steht jedem Teammitglied ein privater Bereich zur Verfügung, in dem Dokumente, Termine, Adressen und Aufgaben getrennt von Projektdaten verwaltet werden können. Auf diese Weise können beispielsweise Vorentwürfe zunächst privat vorbereitet und später in die Dokumentenablage eines Projekts verschoben werden. Einträge aus den Projektkalendern erscheinen parallel in den privaten Kalendern der betroffenen Mitarbeiter. Leider lässt sich von hier aus nicht ohne weiteres erkennen, zu welchem Projekt der Kalendereintrag gehört. Damit die Teammitglieder aktuelle Änderungen nicht verpassen, informieren die Ergebnisberichte wahlweise täglich und/ oder wöchentlich über geänderte Projektpläne, neue oder modifizierte Dokumente und andere Änderungen. Insbesondere die an alle Projektbeteiligten versendeten Mitteilungen über im Verzug befindliche Arbeitspakete können bei den Verantwortlichen mitunter Wunder wirken. Nach dem Login weisen kleine rote Fähnchen auf neue und geänderte Objekte hin. Daten außer Haus Ein oft nachgefragter Aspekt bei der Nutzung von Online-Diensten und Application Service Providing ist die Sicherheit der Projektdaten. Projectplace bietet die in diesem Zusammenhang übliche 128-bit-SSL-Verschlüsselung für die Datenübertragung zwischen den Servern und den PCs der Projektmitarbeiter. Auch die auf den Servern gespeicherten Daten werden verschlüsselt gespeichert, so dass diese selbst im Fall eines Systemeinbruchs nicht offen liegen. Der Projektadministrator kann zwar Mindestanforderungen an die Passworte der Mitglieder stellen, ein regelmäßiges Ändern der Passworte lässt sich jedoch nicht erzwingen. Insgesamt jedoch dürfte die Datensicherheit dieser professionell administrierten Lösung diejenige vieler selbst gewarteter Server, insbesondere im Bereich kleinerer Mittelständler, um ein Vielfaches übersteigen. Das „Bauchgrummeln“ bei der Auslagerung der eigenen Projektdaten ist damit sachlich gesehen zumeist unbegründet. Neben der Sicherheit spielt auch die Geschwindigkeit eine wesentliche Rolle: Webbasierte Anwendungen im Internet reagieren wegen der erforderlichen Übertragung der Daten naturgemäß langsamer als auf dem Desktop laufende Software. Während die Benutzung über eine Breitband-Anbindung noch recht flüssig lief, wurde der Test mit Notebook und Handy via GPRS dann doch ein wenig zur Geduldsprobe. Um unterwegs gelegentlich auf die Projektdaten zugreifen zu können, ist diese Variante ausreichend, für den „Dauerbetrieb“ sollte es aber schon eine DSL-Anbindung sein. Fazit Die Möglichkeit, den Dienst auf „Pay-per-Use“-Basis schon ab EUR 45,- pro Monat (drei Anwender) mieten zu können, sowie die entfallenden Kosten für eine eigene Infrastruktur erleichtern den Einstieg in diese Lösung: Auch ein kleineres, kurzes Pilotprojekt lässt sich auf diese Art einfach webbasiert koordinieren, zumal die Einarbeitung in die Software aufgrund einer einleuchtenden Benutzerführung und der immer nur einen Klick entfernten Online-Hilfefunktion leicht fällt. Ein 20-Tage-Testzugang bietet die Gelegenheit, die Software unverbindlich vorab zu testen. In verschiedenen GPM-Projekten (darunter „eGPM“, „IPA-NEMA“, Fachgruppen „Kritische Kette“ und „PM-Software“) haben Mitglieder bereits Erfahrungen mit der Anwendung sammeln können. Den Produktsteckbrief finden Sie auch dieses Mal wieder im Internet unter www.pm-software.info, ebenso wie Angaben zu einigen anderen Vergleichsprodukten. Kontakt: Projectplace GmbH, D-20355 Hamburg, E- Mail: info@projectplace.de, http: / / www.projectplace.de  + Einfache, intuitive Bedienung + Kein Installationsaufwand infolge ASP-Konzept + Dokumentenmanagement mit einfacher Handhabung (bei aktivierter ActiveX-Komponente) - Projektplanungsfunktion für umfangreichere Projektpläne etwas umständlich - Export von Daten (z. B. Ist- Stunden) nicht möglich - Fehlende Projektangabe in privaten Kalendern Stärken/ Schwächen Die Universität Osnabrück hat die zweite erweiterte und überarbeitete Auflage ihrer vergleichenden Marktstudie zu Projektmanagement-Software veröffentlicht. In der „Comparative Market Analysis of Project Management Systems“ werden nun mehr als 45 Produkte auf über 480 Seiten einer ausführlichen Analyse nach mehr als 100 funktionalen und nichtfunktionalen Kriterien unterzogen. Eine eingehende Darstellung des Untersuchungsmodells wurde bereits in projektMANAGEMENTaktuell Heft 4/ 2003, Seiten 35-39, veröffentlicht. Weitere Informationen und eine vollständige Auflistung aller untersuchten Produkte finden sich unter www.pm-studie.de. Neue Auflage der Osnabrücker Benchmarking-Studie zu Projektmanagement-Software aktuell projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 4