eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 15/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
121
2004
154 Gesellschaft für Projektmanagement

Projekte und Projekt-Portfolios definieren und steuern

121
2004
Mey Mark Meyer
Plantas Projektmanagement-System liegt in der Version 3.6.2 vor. Neben die bewährten Funktionen für das Multiprojektmanagement tritt damit ein Baustein für das aktive Portfolio-Management, der Projektideen auf ihrem Weg zum Projekt in einer sachlich-systematisch orientierten Bewertung begleiten soll.
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38 WISSEN 39 D as Release vom Juli 2004 umfasst neben Erweiterungen im Bereich des Projektmanagements (z. B. grafische Meilenstein-Trendanalyse, Sammelvorgänge zur Strukturierung neben der vorhandenen Struktur aus Teilprojekten) vor allem auch eine neue Komponente zum Projekt-Portfoliomanagement. Damit unterstützt das Produkt nunmehr nicht nur die projektübergreifende Auswertung auf Portfolio-Ebene Anzeige PM-Software: Planta PPMS Projekte und Projekt-Portfolios definieren und steuern Mey Mark Meyer Plantas Projektmanagement-System liegt in der Version 3.6.2 vor. Neben die bewährten Funktionen für das Multiprojektmanagement tritt damit ein Baustein für das aktive Portfolio- Management, der Projektideen auf ihrem Weg zum Projekt in einer sachlich-systematisch orientierten Bewertung begleiten soll. (bottom-up), sondern auch die Bildung des Portfolios einschließlich der Zieldefinitionen und der Auswahl geeigneter Projekte (top-down). PPMS setzt sich aus sieben Bausteinen zusammen: Der obligatorische Kernbaustein „PPMS-Projektmanagement“ zur Projektplanung und -steuerung um die Bereiche Ablauf/ Termine, Ressourcen und Kosten wird durch die Bausteine „Customizer“, „ERPLink“, „MSProjectaktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 aktuell 40 WISSEN 41 Link“, „Office/ WebLink“, „Request-Management“ und „Projekt-Portfoliomanagement“ ergänzt. Der „Customizer“ ermöglicht die unternehmensspezifische Anpassung des Systems wie die Modifikation der Benutzeroberfläche sowie die Änderung bestehender und die Definition neuer (z. B. berechneter) Datenfelder. PPMS kann damit an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, ohne dass diese Anpassung bei kommenden neuen Produkt-Versionen verloren geht. Das Funktionsangebot und die Zugriffsrechte regelt das Rollenmodell, das mit sieben Rollen vorkonfiguriert ist: Neben dem in Version 3.6.2 neu hinzugekommenen „Projekt-Portfoliomanager“ sind dies aus Projektsicht Rollen für „Multi-Projektmanager“, „Projektleiter“, „Projektmitarbeiter“ und das „Projektsekretariat“ sowie die „Abteilungsleiter“-Rolle zur Anbindung des Ressourcenmanagements an die Linie und die Rolle „Management“ für den Zugriff auf stark verdichtete Berichte. Mit den Bausteinen „ERPLink“ und „MSProjectLink“ stehen Schnittstellen zu Microsofts Projektmanagement-Anwendung sowie SAP R/ 3-CO und BAAN IV (PCs) zur Verfügung, während „Office/ WebLink“ das PPMS mit der Microsoft-Office-Suite vereint. So können Dokumente und Webseiten in PPMS verlinkt, Termine mit Outlook abgestimmt, Webseiten um PPMS- Auswertungen ergänzt und E-Mails direkt aus dem System heraus versandt werden. Mit dem „Request Management“ verwaltet PPMS auch Anforderungen bzw. Änderungswünsche. Einmal erfasst und gegebenenfalls nach individuellen Kriterien kategorisiert lassen sich Anforderungen an Ressourcen delegieren und auf Projekte einplanen. Die im Zuge der Anforderungsbearbeitung anfallenden Ist-Aufwände können mit der Software ebenfalls erfasst und ausgewertet werden. Der Anforderungssteller erhält sowohl bei der Erfassung als auch im weiteren Bearbeitungsprozess regelmäßige Fortschrittsberichte. Zusammen mit der Dokumentation der Bearbeitung und etwaiger Problemlösungen vermag PPMS damit unternehmensweit Transparenz in projektbezogene Anforderungen zu bringen und das Anforderungsmanagement projektübergreifend zu standardisieren. Planta selbst wickelt mit dem Baustein übrigens das eigene Anforderungsmanagement für PPMS ab. Portfolios im Griff Wer die aktuelle Version betrachten will, der kommt um das neue Projekt-Portfoliomanagement nicht herum. PPMS bot bereits in der Vorversion im Bereich der Projektplanung und Steuerung eine Fülle von Optionen, welche die Abbildung selbst kompliziertester (Multi-)Projektplanungen ermöglichen. Die Ressourcenplanung auf Unternehmensebene einschließlich Skill-Management, Earned-Value-Analysen oder die Verteilung von Kosten auf Unternehmenseinheiten seien an dieser Stelle ebenso nur exemplarisch genannt wie die Mög- Abb. 1: Das Multi-Projekt-Infoboard als Cockpit-Ansicht liefert Daten zu allen Projekten auf einen Blick. aktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 aktuell 40 WISSEN 41 lichkeit, einheitlich strukturierte Statusberichte mit dem System zu erstellen und gemeinsam mit den am Berichtstag gültigen Projektdaten zu archivieren. Mit dem Projekt-Portfoliomanagement erweitert Planta das in Form von Auswertungen bislang eher ex-postorientierte Multiprojektmanagement um Funktionen zur aktiven Gestaltung des Portfolios. Ausgehend von den Unternehmenszielen lassen sich Projektideen anhand dieser Ziele bewerten. Potenzielle Projekte können so systematisch auf ihre Beiträge zur Erreichung übergeordneter Abteilungs- und Unternehmensziele untersucht werden (Abb. 1). Risiken lassen sich mit einer Einschätzung zur Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit sowie möglichen Gegenmaßnahmen erfassen und ggf. in der Projektübersicht darstellen. Eine Unterstützung der Wirtschaftlichkeitsberechnung ist in Vorbereitung, in der aktuellen Version wird dies rudimentär durch Berechnung der Gesamtkapitalrentabilität (ROI) unterstützt. Als interessant identifizierte Projektideen lassen sich versuchsweise als Simulationsprojekte markiert in das System einplanen. Solcherart eingeplante Projekte werden in den Auswertungen entsprechend gekennzeichnet. Es ist damit beispielsweise auf einen Blick erkennbar, ob eine reale Ressourcenüberlastung vorliegt oder die Überlastung nur die Auswirkungen eines Szenarios widerspiegelt. Technik & Oberfläche Die Drei-Schicht-Architektur von PPMS erfordert auf dem Anwender-PC die Installation eines Clients von weniger als 6 MB, der sich zudem noch durch reines Kopieren installieren lässt, und der den mit der unscharfen Frage nach „Webfähigkeit“ zumeist verbundenen Wünschen nach einer problemlosen Integration externer Arbeitsplätze und geringem Installationsaufwand Rechnung trägt. Die Benutzeroberfläche von PPMS lässt den „Look & Feel“ gängiger Windows-Anwendungen nicht aufkommen. Ein Menü-Baum ermöglicht den Zugang zu den einzelnen funktionalen PPMS-Komponenten (Abb. 1). Die Eingabemasken, Tabellen und Listen innerhalb der Komponenten wirken auf den ersten Blick mitunter leicht überladen und vereinzelt inkonsistent. Sie bieten aber bereits nach etwas Einarbeitungszeit dem geübten Anwender einen raschen Zugriff auf die benötigten Informationen. Planta hat zudem im aktuellen Release bereits einen großen Schritt zu mehr Benutzerfreundlichkeit getan. Angesichts der nicht immer intuitiven Bedienung wird für Gelegenheitsnutzer wohl dennoch häufiger der Blick in das Handbuch oder eine Suchphase erforderlich werden. Ungefähr 30.000 Anwender nutzen das System aus Karlsruhe. Dass selbst der Hersteller die genaue Anzahl nicht kennt, liegt am Lizenzsystem: PPMS wird auf Basis der Anzahl insgesamt im System enthaltener Vorgänge lizenziert, die Anzahl der Anwender spielt dabei keine Rolle. Fazit Für das (Multi-)Projektmanagement bietet das Produkt umfassende Funktionen, die der neue Baustein in Richtung auf die strategische Portfolioplanung ergänzt und mit dem sich das Bauchgefühl bei der Auswahl der „richtigen“ Projekte sachlich unterstützen lässt. Man darf gespannt sein, wie Planta in zukünftigen Releases die Komplexität des Produkts noch besser durchschaubar machen möchte. Kontakt: Planta PM-Systeme GmbH, 76135 Karlsruhe www.planta.de, E-mail: planta@planta.de  + Umfangreiche Funktionalität zur Projekt-Planung und -Steuerung + Portfolio-Management und Simulationsprojekte für Szenariobildung und Projektauswahl + ToDo-Listen und Request- Management für Aufgabenverwaltung unterhalb der Vorgangsebene + Customizer zur flexiblen Anpassung von Layout und Prozessen an Unternehmensanforderungen - Gewöhnungsbedürftige Benutzeroberfläche Stärken/ Schwächen  Mit dem Erscheinen von cando 2.0 verfügt die Software der Münchner cando AG nun über die Möglichkeit, Projektpläne als Shared- Whiteboard zu bearbeiten. Dabei erscheinen Änderungen am Projektplan in Echtzeit auf den Monitoren der angemeldeten Anwender, die diese dann zum Beispiel über das Telefon besprechen können. Zudem vermag die neue Version nun das mit einer Ressourceneinplanung verbundene Risiko bereits vor der Einplanung einzuschätzen. Die bisherige Freeware-Variante für kleinere Projekte wurde eingestellt, an ihre Stelle tritt nun eine „1 plus 1 edition“ für Kleinunternehmen, die neben der Lizenz für einen Projektleiter auch eine Betrachter-Lizenz enthält. (www.candoprojects.com)  Netronics VARCHART XGantt ist nun in der Version 3.1 auch als .NET-Edition verfügbar und unterstützt damit den direkten Zugriff aus allen .NET-Sprachen. Die Komponente visualisiert Projektplanungen in Balkendiagrammen und Histogrammen, bietet aber auch ein eigenes Berechnungsmodul zur Termin- und Kapazitätsrechnung. Sie eignet sich sowohl als eigenständige Lösung als auch zur einheitlichen Visualisierung von Projektdaten aus unterschiedlichen Systemen. (www.netronic.de)  Niku stellt sein Produkt ProjectWorkbench als OpenSource-Produkt unter dem neuen Namen OpenWorkbench zur Verfügung. In den ersten 14 Tagen fanden sich bereits rund 10.000 Nutzer, die die kostenlos verfügbare Version zum Test herunterluden. Für Anwender seines Clarity-Portfolio-Planers bietet Niku weiterhin eine zertifizierte Version des Produkts inkl. Support zur Integration an. Der Schritt zur OpenSource soll weitere Entwickler ermutigen, neben Niku an der künftigen Entwicklung mitzuarbeiten oder Erweiterungen bereitzustellen. Eine ausführliche Besprechung des Produkts findet sich unter www.pm-software.info. (www.openworkbench.org) +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++ aktuell projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 projekt M A N A G E M E NT 4/ 20 0 4 aktuell