48฀฀ WISSEN PM-Software: ฀Clarity Projekt-฀und฀Portfoliomanagement Mey฀Mark฀Meyer Mit฀der฀Entscheidung,฀seine฀Project฀Workbench฀zukünftig฀unter฀dem฀Namen฀OpenWorkbench฀als฀Open฀Source฀weiter฀zu฀entwickeln,฀hat฀Niku฀seine฀strategische฀Ausrichtung฀auf฀ die฀Portfoliomanagement-Anwendung฀Clarity฀unterstrichen.฀Die฀neue฀Version฀7.5฀weist฀ sowohl฀kleinere฀Verbesserungen฀am฀Bestand฀als฀auch฀einige฀sehr฀interessante฀neue฀Funktionen฀auf. F ür ein Unternehmen, das zahlreiche Projekte parallel abwickelt, reicht es nicht aus, diese jeweils unter optimaler Abwägung von Terminen, Kosten und Leistungen zu managen. Der Entscheidung für die richtigen Projekte zwischen mehreren möglichen Alternativen und der Bewertung laufender Projekte vor dem Hintergrund der aktuellen Unternehmensziele kommt ebenfalls eine entscheidende Bedeutung zu. Hierfür benötigen die Entscheider eine einheitliche Datenbasis bezüglich der laufenden Projekte ebenso wie die Unterstützung bei der Sammlung und Bewertung von Projektvorschlägen. Vor diesem Hintergrund tritt Niku mit Clarity nunmehr in der Version 7.5 an, um das Portfoliomanagement zu unterstützen. Wenngleich Clarity sich nach dem Selbstverständnis nicht ausschließlich auf das Portfoliomanagement von Projekten begrenzt, stellen Projektportfolios angesichts des Funktionsumfangs der Software sicherlich einen zentralen Anwendungszweck dar. Gleichwohl erlaubt die Software ebenso die Analyse beliebiger Investitionen. Die Software besteht aus sieben Modulen, die - durch grundlegende Funktionalität ergänzt - jeweils Teilbereiche eines insgesamt ganzheitlichen Projekt- und Portfoliomanagements abdecken. Neben den „Portfolio Manager“ treten mit dem „Project Manager“, dem „Resource Planner“ und dem „Financial Manager“ weitere Module, welche insgesamt Projekt- und Portfoliomanagement innerhalb der Weboberfläche von Clarity ermöglichen. Die Anpassung der Anwendung an unternehmensspezifische Prozesse, Corporate Identity und Projektvorlagen erfolgt über das „Clarity Studio“ in Verbindung mit dem „Process Manager“. Für das detaillierte Management einzelner Projekte steht die OpenWorkbench zur Verfügung. Ressourcen-฀und฀Projektplanung Der „Resource Planner“ stellt die Funktionen eines fortgeschrittenen Ressourcenmanagements zur Verfügung. Neben der Unterstützung von Kapazitätsabgleichen innerhalb von Projekten oder Linien-Organisationseinheiten ermöglicht das Modul ein Skill-Management und die Generierung von Ressourcen-Anforderungen auf der Basis dieser Fähigkeiten. Die Möglichkeiten dieses Moduls sind theoretisch umfangreich: So erlaubt es Clarity, die Anforderung an eine Ressource mit Mindestfähigkeiten zu hinterlegen und mit dem Ist-Profil vorhandener Ressourcen abzugleichen. Doch spätestens wenn dieses Profil auch noch eine Bewertung der Fähigkeiten umfassen soll, dürfte es Zeit für eine Diskussion mit dem Betriebsrat werden. Der „Project Manager“ erlaubt die Planung und Budgetierung von Projekten, die Ressourcenzuordnung und die Erfassung von Ist-Aufwänden. Bei der Anlage neuer Projektpläne unterstützt Clarity den Anwender durch die Möglichkeit, Standard-Pläne zu verwenden und diese dem Projekt anzupassen. Die Anpassung wird besonders komfortabel, wenn mittels des ehemaligen „Author“- Moduls, das in Version 7.5 mit dem „Project Manager“ verschmolzen ist, zuvor entsprechende Assistenten entwickelt wurden. Diese stellen dem Anwender nach der In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mey Mark Meyer, dem Leiter der GPM- Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM-Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internet-Seite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe฀„Projektmanagement-Software“ aktuell projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 2/ 20 0 5 49฀฀ Beantwortung einer Reihe von Fragen eine an seine Antworten angepasste Ausgangsbasis für die weitere Planung zur Verfügung. Für einfachere Projektplanungen ist der „Project Manager“ ausreichend. Wer jedoch eine detaillierte Projektabbildung umsetzen möchte, muss an dieser Stelle die Webumgebung von Clarity verlassen und auf die Open- Workbench zurückgreifen. Diese unter Windows laufende Anwendung ermöglicht die netzplangestützte Projektplanung und integriert die damit verwalteten Einzelprojekte in das Datenmodell von Clarity. Auch wenn Niku die Workbench im Frühsommer 2004 als kostenlose OpenSource zur Verfügung stellte, steht für Clarity- Anwender weiterhin eine von Niku zertifizierte Version zur Verfügung. Als Alternative zur Workbench bietet sich zudem Microsoft Project an - die Tatsache, dass dieses Produkt oftmals vorhanden ist und gegenüber der Workbench eine intuitivere Oberfläche aufweist, lässt den Einsatz durchaus erwägenswert erscheinen. Portfoliomanagement Von einer Software, die sich die Unterstützung des Portfoliomanagements auf die Fahnen schreibt, darf man eine umfassende Funktionalität erwarten. Die Unterstützung der grundlegenden Schritte beinhaltet die Dokumentation von strategischen Unternehmenszielen und abgeleiteten konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung ebenso wie die Abbildung der unternehmensspezifischen Kriterien zur Bewertung von Projekten. Niku erlaubt hier sowohl quantitative als auch qualitative Kriterien und ermöglicht beispielsweise auch Nutzwertberechnungen als Mischform. Mittels des Ideenmanagers unterstützt Clarity die standardisierte Erfassung und Bewertung von Projektideen. Nach der Eingabe eines neuen Projektvorschlags durchläuft dieser ein vorgegebenes Prüfverfahren. Der Vorschlag lässt sich auf diese Weise automatisch nacheinander einzelnen Verantwortlichen „vorlegen“. Ein denkbares Anwendungsbeispiel: Ist die abschließende Stellungnahme des Ressourcenmanagers erfolgt, geht der Vorschlag automatisch zur Beurteilung auf der Basis der Portfoliokriterien. Neben dem so stets nachvollziehbaren Status der Projektidee birgt dieses Vorgehen den Vorteil, dass außer den laufenden Projekten auch die möglichen neuen Projekte frühzeitig in das System integriert werden können und für Portfolio-Szenarien zur Verfügung stehen. Neben der Definition von Bewertungskriterien und der Erfassung potenzieller Projekte braucht der Portfolio-Manager einen möglichst aktuellen Überblick über den Status laufender Projekte. Durch die Integration der operativen Projektplanung mittels OpenWorkbench oder MS Project in Clarity stehen die Ist-Daten auch dann jederzeit zur Verfügung, wenn sie nicht im „Project-Manager“-Modul gepflegt werden. Damit verfügt Clarity über die Grundlage, potenzielle und laufende Projekte unter unterschiedlichsten Gesichtspunkten und auf verschiedenen Aggregationsebenen unter Verwendung aktueller Daten zu analysieren. Abb.฀1: ฀Mögliche฀Homepage฀eines฀Clarity-Anwenders projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 2/ 20 0 5 aktuell 50฀฀ WISSEN Zusätzlich zum Gesamt-Portfolio lassen sich beliebige Teil-Portfolios anlegen. Umfasst ein solches Portfolio beispielsweise Projekte eines Organisationsbereichs, lassen sich die Verwaltung und Optimierung delegieren. Durch Filterkriterien ermöglicht Clarity dynamische Portfolios, die jederzeit alle einer bestimmten Bedingung (z. B. „Projekte mit hohem Risiko und einem Projektvolumen über 100.000 EUR“) genügenden Projekte zusammenfassen. Sämtliche Auswertungen können als Portlet auf der Startseite des Anwenders platziert werden. Nach dem Login erscheinen diese Portlets als kleine Fenster und ermöglichen so eine Cockpit-Übersicht über den aktuellen Status (Abb. 1). Neben den durch die Administratoren bereitgestellten Ansichten können die Anwender individuelle Ansichten erstellen, die ihnen den Blick auf das Projektportfolio und Einzelprojekte in der Form eröffnen, wie sie ihn zur täglichen Arbeit benötigen. Bereits in der Vorversion beherrschte Clarity die Portfolio-Analyse z. B. in Form klassischer Bubble-Charts mit freier Auswahl der auf den Achsen und durch Farben oder Größenverhältnisse darzustellenden Werte. Zudem besteht die Möglichkeit, in Szenarien Änderungen am Portfolio vorzunehmen und deren Auswirkungen detailliert mit anderen Szenarien oder der Ist-Situation zu vergleichen. In Version 7.5 ist mit der „Efficient Frontier Optimization“ ein weiteres Werkzeug hinzugekommen. Dieses ermöglicht es, aus beliebigen Portfolios jeweils die Kombinationen mit dem größten Nutzen bei gegebenem Mitteleinsatz zu ermitteln. In Abhängigkeit vom Mitteleinsatz erhält man dadurch eine Reihe von Vorschlägen für eine Projektauswahl innerhalb eines Projekt-Portfolios. Dass dabei „Muss-Projekte“, laufende Projekte und Abhängigkeiten zwischen Projekten berücksichtigt werden, macht diese Funktion zu einer leistungsfähigen Unterstützung im Rahmen einer Jahresplanung. Ob Ist-Stunden vom Projektleiter gesondert zur Kenntnis genommen werden sollen, ob Ressourcen-Einplanungen durch Linien-Vorgesetzte genehmigt werden müssen oder welchen Weg eine Projektidee bis zur Qualifikation als „potenzielles Projekt“ gehen muss - hinter allen diesen Einstellungen stehen Prozesse des Unternehmens, die sich in Clarity mit dem „Process Manager“ beschreiben lassen. Die Arbeit mit diesem Modul gestaltet sich angesichts der übersichtlichen grafischen Darstellung des Prozesses als Flussdiagramm weitgehend intuitiv und ohne aufwändige Programmierung. Dennoch stehen im Verlauf solcher Workflows faktisch sämtliche Daten des Systems für die Präsentation oder Modifikation zur Verfügung. Durch die Bindung eines Workflows an bestimmte Ereignisse (Fertigstellung eines Vorgangs, …) lassen sich z. B. Berichte und Benachrichtigungen automatisieren und Warnschwellen überwachen. Als dreischichtige Web-Anwendung erfordert Clarity auf der Anwenderseite einen Web-Browser. Als Anwendungsserver kommen BEA WebLogic oder IBM WebSphere auf Windows, AIX, Solaris oder HP-UX in Frage. Datenbankseitig wird der MS SQL Server oder Oracle vorausgesetzt. Fazit Clarity 7.5 bietet eine flexibel an die Unternehmensanforderungen anpassbare Unterstützung für das Portfoliomanagement. Dass die Software in einer sehr angenehmen, übersichtlichen Optik und einer intuitiven Benutzeroberfläche daherkommt, rundet das Produkt ab und dürfte die Akzeptanz einer solchen Lösung ebenfalls unterstützen. Wie beim operativen Projektmanagement gilt auch für das Portfolio-Management, dass eine Software lediglich vorhandene Prozesse unterstützen kann. Für den erfolgreichen Einsatz solcher Produkte muss ein Unternehmen daher die nötige Reife hinsichtlich des implementierten Projekt- und Portfoliomanagements bereits mitbringen. Aber auch auf dem Weg dahin können Produkte wie Clarity interessante Ideengeber sein. Für eine erste Betrachtung der Software eignet sich die durch den Hersteller angebotene Präsentation per Internet und Telefonkonferenz. Kontakt: Niku Corporation GmbH, D-85737 Ismaning, E-Mail: info@niku.com, www.niku.com ■ + Umfangreiche Funktionalität für Portfolio-Management + Einfache Konfiguration zur Anpassung an Unternehmensprozesse und organisationale Strukturen + Übersichtliche Benutzeroberfläche, wenngleich mit einer webtypischen, seitenorientierten Interaktion Stärken/ Schwächen ■ ฀Mit฀der฀neuen฀Version฀R4฀verfügt฀die฀webbasierte฀Software฀für฀ Multiprojektmanagement฀und฀Portfoliosteuerung฀OPX2฀jetzt฀unter฀ anderem฀über฀zusätzliche฀Werkzeuge฀für฀die฀Projektsimulation฀sowie฀ Schätzwertverfahren฀und฀Optimierungsmöglichkeiten฀für฀Szenarienentwicklungen฀und฀Vergleiche.฀Die฀auf฀die฀unternehmensübergreifende฀Projektsteuerung฀von฀der฀operativen฀bis฀zur฀strategischen฀ Ebene฀ausgerichtete฀Software฀ermöglicht฀nunmehr฀zudem฀die฀weitgehende฀Anpassung฀der฀Weboberfläche฀durch฀den฀Endanwender฀ und฀die฀grafische฀Bearbeitung฀der฀verwendeten฀Workflows.฀Daneben฀ wurde฀das฀System฀OPX2฀R4฀durch฀mehrere฀Maßnahmen฀weiter฀geöffnet: ฀Dazu฀zählen฀unter฀anderem฀eine฀überarbeitete฀Schnittstelle฀ zu฀MS฀Project฀ebenso฀wie฀die฀Unterstützung฀von฀XML฀und฀des฀für฀ Web-Services฀gebräuchlichen฀SOAP-Protokolls.฀Die฀Bibliothek฀branchenspezifischer฀Prozesse฀wurde฀erweitert.฀Mit฀diesen฀Neuerungen฀ strebt฀Planisware฀nach฀eigenen฀Angaben฀eine฀weitere฀Optimierung฀ der฀Geschäftsprozesse฀im฀Projektmanagement฀der฀verschiedenen฀ Kundensegmente฀an.฀(www.planisware.de) ■ ฀Die฀Version฀3.6฀der฀webbasierten฀Teamarbeits-Lösung฀teamspace฀ ist฀online.฀Neben฀Verbesserungen฀im฀Bereich฀der฀Synchronisation฀ zwischen฀Web฀und฀Microsoft฀Outlook฀ist฀jetzt฀auch฀die฀Verknüpfung฀ von฀Adressen,฀Aufgaben,฀Dateien฀und฀Notizen฀miteinander฀möglich.฀ Das฀Dokumentenmanagement฀erlaubt฀verteilten฀Projektteams฀eine฀ einfache฀Verwaltung฀der฀wichtigsten฀Dokumente฀inklusive฀Versionierung.฀(www.teamspace.de) ■ ฀Das฀Projektmanagement-฀und฀Organisationssystem฀ProMOS฀ermöglicht฀im฀neuen฀Release฀die฀Ablage฀beliebiger฀Dokumente฀und฀ eine฀projektübergreifende฀Statusansicht.฀(www.nesbit.de) +++฀ PM-Software-News฀ +++฀ PM-Software-News฀ +++ aktuell projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 2/ 20 0 5