41฀฀ PM-Software: ฀Asta฀Easyplan Projektmanagement-Software฀für฀ Einsteiger Mey฀Mark฀Meyer Moderne฀Projektmanagement-Software฀verknüpft฀zunehmend฀mehr฀Funktionalität฀in฀einem฀ einzelnen฀Produkt.฀Was฀für฀Organisationen฀mit฀gereiftem฀Projektmanagement฀eine฀wertvolle฀Unterstützung฀darstellt,฀muss฀für฀Einsteiger฀in฀die฀Materie฀nicht฀genauso฀sinnvoll฀sein.฀ Easyplan฀nimmt฀gezielt฀die฀kleineren฀Projekte฀ins฀Visier,฀in฀denen฀oftmals฀noch฀keine฀spezifische฀Software฀für฀Projektmanagement฀eingesetzt฀wird.฀Für฀kleine฀und฀mittlere฀Projekte฀ bietet฀es฀Ablauf-,฀Termin-฀und฀Kostenmanagement. W er kleine Projekte ohne nennenswerte Vernetzung mit anderen Projekten zu bewältigen hat, der benötigt hierfür keine Software, welche die Ressourcen organisationsweit verwaltet, Portfolioauswertungen generiert oder das Risikomanagement integriert. So sinnvoll diese Funktionen in großen Projekten von Organisationen mit hohem PM-Reifegrad sind, so sehr können sie im Bereich kleiner Projekte die Nutzung der Software verkomplizieren. Auch wer mit der Nutzung von Projektmanagement-Software beginnt, weiß eine schnelle Erlernbarkeit und geringe Einstiegskosten zu schätzen. Eine schlanke, einfache Projektmanagement-Software bil- Easyplan฀erlaubt฀die฀einfache฀Verknüpfung฀von฀Termin-฀und฀Kosteninformationen projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 3/ 20 0 5 aktuell 42฀฀ WISSEN det damit einen Mittelweg zwischen dem Einsatz umfangreicher Produkte aus dem Segment „Enterprise Project Management“ und der in einem Großteil von Projekten noch immer erfolgenden Verwendung einfacher Listen, Tabellen und Dokumentvorlagen gängiger Office-Produkte. Im Sinne eines Reifeprozesses beim Einsatz von Projektmanagement-Software kann eine „kleine“ Software einen sinnvollen Zwischenschritt darstellen. Abgespeckt Der Funktionsumfang von Easyplan verdeutlicht die anvisierte Zielsetzung: Ablauf- und Terminmanagement mit der Möglichkeit des Kosten- und Finanzmanagements in Einzelprojekten und sehr kleinen Multiprojektumgebungen. Das Management von Arbeitsressourcen wie Mitarbeitern oder Maschinen unterstützt Easyplan dagegen nicht. Gegenüber dem ebenfalls von Asta Development angebotenen Powerproject ist das fehlende Ressourcenmanagement der Hauptunterschied. Auch die Strukturierungsfähigkeiten von Easyplan sind im Gegensatz zum „großen Bruder“ eingeschränkt. Ein systematisches Ressourcenmanagement wird in den wenigsten der von Easyplan als Zielgruppe identifizierten Projekte zum Einsatz kommen. Zudem erfordert es - sofern es gewinnbringend eingesetzt werden soll - die projektübergreifende Ressourcenverwaltung. Der völlige Verzicht auf diese Funktion erscheint unter diesen Gesichtspunkten auf den ersten Blick plausibel. Eine rudimentäre Ressourcen-Funktionalität würde man sich dennoch wünschen: Zur Kostenplanung ist die Zuordnung von Ressourcen mit den entsprechenden Verrechnungssätzen beispielsweise intuitiver als die in Easyplan mögliche direkte Zuweisung von Kosten. Die mit Easyplan gelieferte Hilfedatei stellt eine einheitliche Dokumentation für beide Produkte, Easyplan und Powerproject, dar. Sie beschreibt dem Easyplan-Anwender somit stellenweise auch nicht vorhandene Funktionen. Zwar wird hierauf einleitend hingewiesen, eine reine Easyplan-Dokumentation wäre dennoch leichter verständlich und würde das Ziel, eine leicht erlernbare Einsteiger-Lösung zu bieten, unterstreichen. Die Arbeit mit Projektplänen im Balkendiagramm unterstützt Easyplan mit durchdachten Funktionen wie der Darstellung von mehreren Vorgängen in einer Zeile. Dies eröffnet eine Reihe von Möglichkeiten, um Projektpläne in knapper Form übersichtlich zu präsentieren. Neben den Summenvorgängen, die hierarchisch untergeordnete Einzelvorgänge zusammenfassend darstellen, bieten Sammelvorgänge die Möglichkeit, mehrere Vorgänge über Projektstrukturgrenzen nach beliebigen Kriterien zusammenzufassen. Diese Sammelvorgänge ermöglichen es, einzelne Vorgänge auch mehrfach in der Projektansicht darzustellen - beispielsweise um Vorgänge mit besonderer Bedeutung nochmals am Ende eines Projektplans zusammenzufassen. Einen großen Teil der Stammdaten des Projekts verwaltet Easyplan in den so genannten Bibliotheken. Mit der Zuordnung von Codes der Codebibliothek (z. B. „Subunternehmer Mustermann“) können Vorgängen verschiedenste Zusatzinformationen für spätere Auswertungen unter Einsatz der Filterfunktion mitgegeben werden. Kosten฀und฀Finanzen Die Kosten- und Finanzfunktionen von Easyplan stellen sicherlich eine besondere Stärke für eine Software in diesem Preissegment dar. Nachdem in der Kosten-Bibliothek Kostenarten definiert wurden, können diese einzelnen Vorgängen zugeordnet und entsprechende Beträge erfasst werden. Für jede Kostenzuordnung kann im Balkenplan ein eigener Balken dargestellt werden. Dieser markiert den Zeitraum, in dem die Kosten bzw. die Ausgaben eines Vorgangs anfallen. Da Ausgaben auch mit einem Verzug gegenüber den End- und Anfangsterminen des zugehö- Das Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen hat in Kooperation mit der GPM-Fachgruppe „Software für PM- Aufgaben“ eine umfangreiche Expertenbefragung zum Stand und Trend von Projektmanagementsoftware vorgenommen. Eine Kurzübersicht über die Ergebnisse der Befragung steht auf den Seiten der Fachgruppe (www.pm-software.info) als Download zur Verfügung. Mitglieder der GPM können die ausführlichere Auswertung kostenfrei als pdf-Datei über die Geschäftsstelle beziehen. Studie฀zum฀Anwendungsstand฀von฀Projektmanagement-Software ■฀ Das฀neue฀Release฀der฀in-Step฀V-Modell฀XT฀Edition฀unterstützt฀Projektleiter฀und฀ihre฀Teams฀bei฀der฀Planung฀und฀Durchführung฀von฀Projekten฀nach฀dem฀V-Modell฀XT.฀Mit฀dem฀integrierten฀Tailoring-Assistenten฀wird฀der฀Entwicklungsstandard฀projektspezifisch฀angepasst.฀ (www.microtool.de) ■฀ Das฀neue฀WebDAV-Modul฀in฀Projektron฀BCS฀4.6฀erlaubt฀es฀dem฀Anwender,฀Dateien฀den฀Projekten฀und฀Aufgaben฀zuzuordnen฀und฀Versionen฀zu฀pflegen.฀Die฀WebDAV-Technologie฀ist฀eine฀Erweiterung฀bestehender฀Browser-Technologien.฀WebDAV-Ordner฀lassen฀sich฀direkt฀in฀ den฀Windows-Explorer฀integrieren฀und฀können฀so฀wie฀gewöhnliche฀ Laufwerke฀verwendet฀werden.฀(www.projektron.de) ■฀ Bei฀der฀neuen฀Version฀der฀Open-Source-Groupware฀PHProjekt฀5.0฀ steht฀vor฀allem฀die฀Barrierefreiheit฀im฀Vordergrund.฀Sie฀soll฀damit฀ auch฀für฀Menschen฀mit฀einer฀Behinderung฀frei฀zugänglich฀sein.฀Darüber฀hinaus฀präsentiert฀sich฀die฀Software฀mit฀einer฀optischen฀Harmonisierung฀aller฀Ansichten฀und฀soll฀deutlich฀schneller฀sein฀als฀die฀ Vorgängerversion.฀(www.phprojekt.com) ■฀ Ab฀sofort฀können฀Anwender฀der฀Standard-Software฀Collinor฀IRP฀ von฀Collogia฀Eskalationsregeln฀für฀die฀Kostenkontrolle฀in฀Projekten฀ frei฀definieren.฀So฀wird฀sichergestellt,฀dass฀Projektverantwortliche฀ über฀den฀Kosten-฀und฀Ressourcen-Bedarf฀ihrer฀Aufgaben฀permanent฀ informiert฀sind.฀Bei฀Bedarf฀zeigt฀das฀System฀jede฀einzelne฀Buchung฀ an.฀Daten฀aus฀kaufmännischen฀Systemen฀wie฀beispielsweise฀SAP฀ werden฀einbezogen.฀(www.collogia.de) ■฀ In฀der฀neuen฀Version฀PAVONE฀Project฀Management฀7฀soll฀jeder฀ Benutzer,฀egal฀ob฀Projektmanager฀oder฀Abteilungsleiter,฀eine฀auf฀ ihn฀abgestimmte฀Arbeitsumgebung฀vorfinden.฀Realisiert฀wird฀dies฀ durch฀ein฀individuell฀konfigurierbares฀Projektportal฀-฀die฀aus฀PAVONE฀ Enterprise฀Office฀übernommene฀Welcome฀Page.฀In฀ihr฀sind฀Rechtemanagement,฀der฀Zugriff฀auf฀die฀Maildatenbank฀und฀der฀Wechsel฀ zwischen฀verschiedenen฀Aufgabenbereichen฀ohne฀den฀Wechsel฀von฀ Datenbanken฀oder฀Dokumenten฀möglich.฀(www.pavone.de) +++฀ PM-Software-News฀ +++฀ PM-Software-News฀ +++ aktuell projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 3/ 20 0 5 43฀฀ rigen Vorgangs anfallen können, visualisiert dieser Kostenplan die Kosten und Erlöse des Projekts in übersichtlicher Form - er lässt sich wahlweise auch mit dem Terminplan kombiniert darstellen (Abb.). Wenn Kosten über den Projektverlauf dargestellt werden sollen, bieten sich Histogramme an. Easyplan ermöglicht hier die Auswahl beliebiger Kostenstrukturelemente zur Darstellung sowohl in Histogrammen (z. B. je Woche oder Monat) als auch in Form kumulierter Werte über die gesamte Projektlaufzeit. Mit Differenzbetrachtungen lassen sich z. B. auch Einnahmen und Ausgaben zur Liquiditätsplanung gegenüberstellen. Der Lieferumfang von Easyplan schließt die Software „Powerdraw“ mit ein. Hiermit lassen sich Vorlagen für den Ausdruck von Projektplänen und -listen an das jeweilige Design des eigenen Unternehmens anpassen. Preislich ordnet sich Easyplan noch im Niedrigpreissegment an. Dies sicher auch deshalb, weil ein erfolgreicher Einsatz von Easyplan in dem einen oder anderen Fall Appetit auf mehr macht und Asta Development mit Powerproject und dem Enterprise-Server auch bei den „Großen“ eine Lösung im Rennen hat. Fazit Easyplan bietet einen preisgünstigen Einstieg in die Anwendung von Projektmanagement-Software. Die Abstammung von Powerproject bedingt eine Abgrenzung, die sich im völligen Verzicht auf Ressourcen-Funktionalität niederschlägt. Sie führt aber auch zu sehr leistungsfähigen Detailfunktionen in den unterstützten Bereichen Termin- und Kostenmanagement. Wer in die Materie einsteigt, eine sorgfältige Termin- und Kostenplanung für seine Projekte erstellt und diese dann noch im Projektverlauf aktuell verfolgt, der hat bereits einen großen Schritt im Hinblick auf die Softwareunterstützung getan. Die geringen Einstiegskosten ermöglichen bei wachsendem Bedarf den Wechsel zu einem leistungsfähigeren Produkt, ohne dass die Erstinvestition zu betrauern wäre. Kontakt: Asta Development GmbH, D-76185 Karlsruhe, www.astadev.de, E-Mail: info@astadev.de ■ + Leistungsfähige Ablauf- und Terminplanung für kleine und mittlere Projekte + Umfangreiche Funktionalität zum Kostenmanagement - Ressourcenmanagement fehlt komplett - Dokumentation beschreibt auch nicht vorhandene Funktionen Stärken/ Schwächen projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 3/ 20 0 5 aktuell 44฀฀ WISSEN Viele Projekte starten heutzutage ad hoc. Entsprechend kommen Mitarbeiter zu einem Projektleitungsmandat häufig zufällig oder auf Zuruf. Die Erwartungshaltung für den frisch gekürten Projektleiter ist jedoch hoch: Von ihm wird ein professionelles Projektmanagement verlangt, das die geforderten Ergebnisse „In Time“ und „In Quality“ liefert. Aber die Frage „Wie genau soll ich das machen? “ wird ganz ihm überlassen. Viele Projektleiter greifen hier auf Microsoft Excel zurück. Aber erst im Projektverlauf zeigen sich die Nachteile von Excel als Projektmanagement-Unterstützung. Vom Frankfurter Beratungsunternehmen Campana & Schott wurde jetzt als Alternative der Microsoft- Project-Zusatz ProjectEasy auf den Markt gebracht. Der Start eines typischen, mit Excel geplanten Projektes sieht fast überall gleich aus: Zunächst werden in einer Tabelle ein paar Aufgabenpakete, Meilensteine und Termine festgehalten. Die fehlende Möglichkeit, Zusammenhänge zwischen Meilensteinen oder Vorgängen abzubilden, erscheint am Anfang noch nicht so problematisch. Gleiches gilt für die Terminberechnung - Zusammenhänge und Termine kennt der Projektleiter schließlich von allen Beteiligten am besten … Im Verlauf des Projektes werden diese Nachteile jedoch schwerwiegender: Hat eine Verzögerung direkte Auswirkungen auf den Projektendtermin? Wird die Bearbeitung anderer Vorgänge hierdurch beeinflusst? Microsoft Excel fehlt für diese Fragen die notwendige Funktionalität. Das Ergebnis: Der Projektleiter muss sich die benötigte Information selbst erarbeiten, die Transparenz und die Unterstützung für das Projekt durch Excel nehmen im Projektverlauf stetig ab. Genau hier setzt ProjectEasy an: ProjectEasy ist ein Zusatz zu MS Project und fokussiert dessen Funktionalität auf das Wesentliche. ProjectEasy stellt nur diejenige Funktionalität zur Verfügung, die zur Bewältigung eines einzelnen Projekts wirklich benötigt wird. Vordefinierte Ansichten zum Planen und Steuern eines Projektes sowie eine projektleiterorientierte Menüstruktur (siehe Abbildung) sollen dem Projektleiter ermöglichen, sofort zu starten und sich ganz auf das eigentliche Projekt (und nicht auf das Tool) zu konzentrieren. So soll das aufwendige Setzen der umfangreichen Grundeinstellungen (Projektkalender, Standardvorgangsart und so weiter) völlig entfallen. Zusätzlich enthält ProjectEasy einen „Best-Practice“- Prozess für das Einzelprojektmanagement. Dabei leitet der Easy-Projektleitfaden den Projektleiter interaktiv durch alle notwendigen Schritte. Die erforderlichen MS-Project-Schritte werden dabei automatisch aufgerufen und sind konsistent am Projektmanagement-Prozess ausgerichtet. Ein auf Knopfdruck erzeugbarer Statusbericht im PowerPoint-Format bietet eine weitere Kernfunktionalität von ProjectEasy. Modular aufgebaut mit einfach hinzufüg- und löschbaren Informationen, historisierten Projektdaten und der Möglichkeit, den Projektstatus subjektiv einzuschätzen, soll der Statusbericht Transparenz im Projektverlauf schaffen und dem Projektleiter die Arbeit erleichtern. Alles in allem wird damit eine einfache Möglichkeit geboten, die gegenüber Excel doch wesentlich besseren Projektplanungs- und Projektcontrollingfunktionen von Microsoft Project zu nutzen, ohne die hohe Komplexität dieses Tools verstehen zu müssen. Weitere Informationen unter www.projecteasy.de beziehungsweise per Mail unter projecteasy@campanaschott.de ProjectEasy฀-฀Sofortunterstützung฀für฀Ad-hoc-Projekte Projektleiterorientierte฀Menüstruktur฀und฀Projektleitfaden฀mit฀Best-Practice- Prozess Reduktion฀der฀Funktionalität: ฀Ausgedünnte฀Menüstruktur฀von฀Project฀Easy Best-Practice-Prozess฀für฀das฀Einzelprojektmanagement aktuell projekt฀ M A N A G E M E NT ฀ 3/ 20 0 5