eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 17/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
91
2006
173 Gesellschaft für Projektmanagement

Neues im Multiprojektmanagement

91
2006
Mey Mark Meyer
Die Anzahl individuell entwickelter Softwarelösungen zur Unterstützung des Projektmanagements ist kaum abzuschätzen. Viele dieser Lösungen stehen im Funktionsumfang den am Markt verfügbaren Standardprodukten in nichts nach. Mit Collinor IRP fand eine dieser Lösungen den Weg von der Individuallösung zur vermarkteten Standardsoftware. Ist eine ursprünglich auf einen begrenzten Anwenderkreis ausgerichtete Software in der Lage, das Projektmanagement auch in anderen Organisationen zu unterstützen?
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47 projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 6 aktuell C ollinor IRP wurde ursprünglich von der Collogia Unternehmensberatung im Kundenauftrag konzipiert. Ende 2005 hat das Unternehmen die Entwicklung und den Vertrieb der Software in einer eigenen Gesellschaft ausgegründet, um die Weiterentwicklung zu forcieren. Bereits heute kann sie einen wertvollen Beitrag zur Unterstützung des Mehrprojektmanagements leisten. Die Software ist modular organisiert. Die einzelnen Module gruppieren sich um das Management- und das Projektportal. Während das Projektportal die Arbeitsoberfläche für den Projektleiter darstellt, stellt das Managementportal vornehmlich Berichte und tabellarische Auswertungen für das Management bereit. Weitere Module decken das Ressourcen-, Anfragen- und Ideenmanagement, das Timesheet (Rückmeldung von Arbeitsaufwänden) ebenso ab wie die Modellierung unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse oder das Dokumentenmanagement. Das Berichtswesen wird durch umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung individueller Benachrichtigungen ergänzt. Projekt- & Managementportal Collinors Anwendungsoberfläche wird in beiden Portalen durch eine horizontale Dreiteilung in der oberen Fensterhälfte charakterisiert. Sie stellt je nach Ansicht unterschiedliche Strukturelemente der Projektumgebung dar; grundsätzlich filtert eine weiter links stehende Struktur die rechts von ihr aufgeführten Daten. Wird beispielsweise in der linken Liste eine bestimmte Person oder Abteilung ausgewählt, führt die mittlere Spalte nur noch die Projekte auf, denen die betreffende Person (Abteilung) zugeordnet wurde (Abb. auf S. 48). Das Projektportal stellt den Arbeitsplatz des Projektleiters dar. Die verfügbaren Funktionen zur Projektplanung und -steuerung gruppieren sich um die Darstellung der Ablauf- und Terminplanung als vernetztes Balkendiagramm. Ausgehend von dieser Darstellung sind die Detaildaten der einzelnen Projekte und Vor- PM-Software: Collinor IRP Neues im Multiprojektmanagement Mey Mark Meyer Die Anzahl individuell entwickelter Softwarelösungen zur Unterstützung des Projektmanagements ist kaum abzuschätzen. Viele dieser Lösungen stehen im Funktionsumfang den am Markt verfügbaren Standardprodukten in nichts nach. Mit Collinor IRP fand eine dieser Lösungen den Weg von der Individuallösung zur vermarkteten Standardsoftware. Ist eine ursprünglich auf einen begrenzten Anwenderkreis ausgerichtete Software in der Lage, das Projektmanagement auch in anderen Organisationen zu unterstützen? gänge zugänglich. Das Ressourcenmanagement erlaubt die Zusammenstellung von Projektteams unter Berücksichtigung etwaiger Genehmigungsinstanzen wie der betroffenen Linienabteilungsleiter. Die Zuweisung von Ressourcen zu Vorgängen lässt sich mit frei definierbaren Verteilungsfunktionen und Limitierungen bedarfsgerecht planen. Dadurch kann eine maximale Zahl von Stunden pro Tag ebenso berücksichtigt werden wie eine minimale Anzahl. Auf dieselbe Weise können auch Sachmittel bis auf Vorgangsebene zugeordnet werden. Während das Projektportal die aktive Arbeit am Projekt unterstützt, bietet das Managementportal vornehmlich die zusammenfassende, berichtende Projektübersicht. Es liefert den Verantwortlichen in der Linie ebenso wie dem Programm-Manager eine Übersicht über seine Projekte und deren Meilensteine. Neben den Termininformationen gibt das Portal Auskunft über Kosten und Budget - ausstehende Bestellungen können bei Bedarf im In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mey Mark Meyer, dem Leiter der GPM- Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM-Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internet-Seite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ 48 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 6 Obligo berücksichtigt werden, um das tatsächlich verbleibende Projektbudget abzubilden. Art und Umfang der Kontenstruktur sind dabei frei definierbar und können mit einem führenden ERP-System (z. B. SAP) abgeglichen werden. Über das vollständig webbasierte Timesheet-Modul erhalten die Mitarbeiter einen Überblick über die verplanten Tätigkeiten und melden die angefallenen Stunden an das System zurück. Auch Linientätigkeiten oder Urlaub können als nicht projektbezogene Aufwände gemeldet werden. Sämtliche Auswertungen des Managementportals können wahlweise mit den aktuellen Daten oder auf der Basis der an festgelegten Stichtagen archivierten Projektstände vorgenommen werden. Projektideen erfassen und bewerten Bereits vor der Entscheidung über die Durchführung eines Projekts kann die Projektidee oder -anfrage in Collinor erfasst und analysiert werden. Einheitliche Bewertungskriterien zum Beispiel auf der Basis des Projektbeitrags zur Erreichung strategischer Unternehmensziele sind ebenso möglich wie die Berücksichtigung von Projektpriorisierungen. So können zum Beispiel in Abhängigkeit von der Projektgröße individuelle Genehmigungsverfahren durchgeführt werden. Damit die erfassten Ideen und Projektanfragen auch den in der Organisation für sie vorgesehenen Weg nehmen, bietet Collinor eine umfangreiche Unterstützung zur Abbildung individueller Prozesse. Mit der Modellierungskomponente lassen sich die erforderlichen Abläufe grafisch als Flussdiagramme entwickeln. Die so definierten Prozesse dienen anschließend beispielsweise zur Anpassung von Projektvorlagen an konkrete Projekte. Die Vorlagen vereinfachen dabei das Anlegen neuer Projekte und stellen sicher, dass sämtliche wesentlichen Aspekte eines neuen Projekts im Zuge der Projektplanung berücksichtigt werden. Parameter ermöglichen die Anpassung der Vorlage an ein konkretes Projekt durch die einfache Angabe der für das Projekt gültigen Werte. Auf diese Weise ist es möglich, komplette Teilprojekte abhängig von Variablen in das Projekt zu integrieren. Zudem lassen sich sämtliche Vorlagen mit Bedingungen ausstatten, die beispielsweise den Start einzelner Vorgänge erst nach der Zuordnung von Ressourcen oder dem Vorliegen bestimmter Dokumente wie einer Zielvereinbarung, eines Projektauftrags oder der Stakeholder-Analyse erlauben. Über die Definition von Vorlagen und Geschäftsprozessen vermag ein Project Management Office den Projektleitern ausgereifte Planungshilfen bereitzustellen, die Erfahrungen vorhergegangener Projekte aufgreifen. Diese Betrachtung von Projekten als angepasste Standardprozesse setzt jedoch voraus, dass die Projekte des Unternehmens weitgehend einheitliche Merkmale aufweisen. n Die Version 3.0 von Rillsoft importiert nun auch Projektdaten aus Microsoft Project und erlaubt den Import von Ausschreibungen im GAEB-Format, um daraus Projektpläne erstellen zu können. Daneben wurde die Berichtsfunktionalität überarbeitet. (www.rillsoft.de) n inStep unterstützt PRINCE2 und stellt für die Planung von PRINCE2™-Projekten einen Projektplanungsassistenten zur Verfügung. Dieser garantiert zum einen den kontrollierten und organisierten Start der Projekte. Durch automatisierte Prozessschritte, die die Delegation, die Kommunikation und die Autorisierung im Projektverlauf sicherstellen, wird zum anderen die effektive Durchführung bis zum erfolgreichen Projektende unterstützt. (www.microtool.de) +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++ Das Collinor-IRP-Projektportal 49 projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 0 6 aktuell Eskalationen Neben dem Berichtswesen verfügt Collinor über eine bemerkenswerte Funktion zur Festlegung des eigenen Informationsbedarfs: Ob regelmäßiger Bericht oder Warnmeldung beim Erreichen bestimmter Grenzwerte - über die so genannten Eskalationen veranlasst die Software automatisch die unterschiedlichsten Aktionen in Abhängigkeit vom Projektstatus. Ermöglicht wird diese Flexibilität durch eine Kombination aus einem grafischem Editor für Entscheidungsnetze und einer Script-Programmierung. Diese Funktion dient dabei nicht direkt dem Projektleiter oder Linienmanager, sie ermöglicht der IT-Abteilung oder dem Project Management Office jedoch, die Software schnell und effizient an die unternehmens- oder projektspezifischen Informationsbedarfe anzupassen, ohne eigens auf Unterstützung durch den Hersteller zurückgreifen zu müssen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Berichte erstellen und per E-Mail versenden, sobald bestimmte Bedingungen im Projekt erfüllt sind. Denkbar ist nahezu jede Automation im Projektablauf: So kann beispielsweise schon frühzeitig überwacht werden, ob dem verfügbaren Budget für externe Ressourcen in den nächsten acht Wochen eine Überschreitung droht. Jede im System verfügbare Information - wie Fertigstellungsgrad, Kosten oder Zeitüberschreitung - kann zur Berurteilung dieses Risikos herangezogen werden. Collinor IRP lässt sich weitgehend in vorhandene ERP-Systeme integrieren. Vor allem zu SAP verfügt die Software über umfangreiche Schnittstellen. So lassen sich etwa die Ist-Stunden der Mitarbeiter über das Timesheet erfassen, zu SAP exportieren und die Gesamtkosten mit Einzelnachweis und Kostenträger zurückgeben. Auch Bestellprozesse werden im Zusammenspiel mit dem ERP-System unterstützt. Dadurch liegen beim System alle erforderlichen Daten für eine vollständige innerbetriebliche Leistungsverrechnung vor. Collinor IRP basiert auf einer mehrschichtigen Anwendungsarchitektur mit Applikation, Web- und Datenbankserver und setzt Windows 2000/ 2003 als Server sowie eine der gängigen Datenbanken voraus. Fazit Die Leistungsfähigkeit bringt es mit sich, dass Collinor IRP nicht eben intuitiv zu bedienen ist, was durch die mehrfach unterteilte und stark auf Tabellen und Karteireiter setzende Oberfläche bestärkt wird. Wer die zu Grunde liegende PM-Methodik beherrscht, vermag diese Oberfläche nach einiger Einarbeitung effizient zu nutzen. Die Anpassbarkeit der Software ermöglicht es, nicht benötigte Funktionen oder Informationen auszublenden und damit die Bedienung zu vereinfachen. Dennoch dürfte Collinor schon wegen der Ausrichtung auf Multiprojektmanagement vornehmlich für Fortgeschrittene interessant sein. An der einen oder anderen Stelle erkennt man die vom speziellen zum allgemeinen PM gewachsene Struktur der Software - durch die hohe Flexibilität der Software werden Einschränkungen in der Anwendung jedoch vermieden und das Projektmanagement beliebiger Organisationen wird - vor allem bei Projekten mit hohem Ähnlichkeitsfaktor - unterstützt. Kontakt: Collinor Software GmbH, D-50678 Köln, www.collinor.de, E-Mail: info@collinor.de n o Collinor IRP - PM-Software mit umfangreicher Unterstützung für Multiprojektumgebungen und vereinzelten Funktionen zum Portfoliomanagement o Starke Ausrichtung auf Standard-Projektprozesse mit Unterstützung für die Individualisierung anhand konkreter Projekte o Berichtswesen wird durch ausführliche Funktionen zur Definition von Benachrichtigungen und Warnwerten ergänzt In Kürze Anzeige