50 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 J e mehr Funktionen eine Software aufweist, desto eher wird der Anwender in der Lage sein, die für seine Projektsituation ideale, individuelle Lösung mit dem Programm zu realisieren. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Komplexität des Werkzeugs und der Lernaufwand. Rillsoft Project zielt auf eine einfache, intuitive Bedienung mit einem reduzierten Funktionsumfang. Die Software zielt damit exakt auf jene Umgebungen, in denen Projektmanagement ohne spezielle Softwareunterstützung mühsam wäre, in denen umfangreiche Multiprojektmanagementsysteme aber überdimensioniert sind. Zu den Grundfunktionen von Rillsoft Project zählt die Ablauf- und Terminplanung, die durch eine überraschend leistungsfähige Ressourcenplanung ergänzt wird. Eine einfache Kostenfunktionalität rundet das Produkt ab. Effiziente Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche ist grundsätzlich in zwei Teile aufgeteilt. Im oberen Teil finden sich die Projektansichten, der untere stellt zusätzliche Detailinformationen dar und ermöglicht die Änderung dieser Werte. Der Anwender kann zwischen den verschiedenen Ansichten schnell durch einen einfachen Klick auf einen am unteren Rand platzierten Karteireiter wechseln. Der etwas umständlichere Weg über eines der Pull-down-Menüs ist zwar ebenfalls möglich, aber entbehrlich. Dies ist erfreulich angesichts der Tatsache, dass das entsprechende Ansichtsmenü mit über dreißig Einträgen wohl als eines der längsten Pull-down-Menüs auf dem Markt gelten kann. Auch der Detailbereich ist in verschiedene Karteireiter unterteilt (Abb.). Hier finden sich beispielsweise Details zu den Kosten und Terminen ausgewählter Vorgänge oder Angaben zu den für die Vorgänge eingeplanten Mitarbeitern. Insgesamt hinterlässt die Benutzeroberfläche einen guten, effizienten Eindruck, auch wenn die Bedienung nicht immer intuitiv ist und Anwendern mit einer Vorliebe für die Verwendung der Maus eher entgegenkommt als Tastaturliebhabern. Das Löschen einer Ressourcenzuordnung erfolgt beispielsweise durch Doppelklick auf die zugeordnete Ressource und nicht durch einen Druck auf die Entfernen-Taste. Vorgänge kann der Anwender löschen, indem er sie mit Hilfe der Maus bei gedrückter rechter Maustaste einfach durchstreicht. Hilfetexte, Menüs und Fehlermeldungen der deutschen Version könnten allerdings vereinzelt von einer sprachlichen Überarbeitung profitieren. Ablauf- und Terminplanung Für die Ablauf- und Terminplanung bietet Rillsoft Project 2006 neben der Balkenplan-Ansicht auch eine Ansicht als Netzplan sowie eine „Balkennetzplan“ genannte Ansicht, in der die Vorgänge des Netzplans auf einer horizontalen Zeitskala angeordnet werden. Diese Mischansicht aus Balken- und Netzplan stellt dabei die einzelnen Balken nebeneinander dar und verzichtet auf die Tabelle mit Vorgangsinformationen. Zur Strukturierung von Projekten kennt die Software Vorgänge, Meilensteine und Teilprojekte. Auf intuitive Weise markiert der Benutzer Vorgänge mit der Maus, um sie anschließend zu PM-Software: Rillsoft Project 2006 Schlanker Projekthelfer Mey Mark Meyer Immer mehr Softwareprodukte verschreiben sich den ganz großen Projektumgebungen. Für kleine, einfache Projektumgebungen sind sie inzwischen überdimensioniert. Auch Rillsoft Project hat seinen Funktionsumfang in den vergangenen Jahren systematisch ausgeweitet - dennoch zielt es mit einem einfachen, aber effektiven Funktionsumfang auf kleine bis mittlere Projektumgebungen. Dabei bietet es im Bereich des Ressourcenmanagements durchaus Möglichkeiten, die man bei manchem größeren Wettbewerber noch schmerzlich vermisst. Für wen eignet sich Rillsoft Project? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM- Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM- Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM- Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ 5 projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 aktuell einem Teilprojekt zusammenzufassen. Interessant ist die Möglichkeit, ein Teilprojekt zeitlich zu fixieren: Rillsoft Project verändert die zeitliche Lage dann nicht mehr, stellt aber eventuell aus der Ablauflogik folgende Terminüberschreitungen grafisch dar. In der Grundeinstellung arbeitet die Software tagesgenau - optional kann auch stundengenau (theoretisch auch minutengenau) geplant werden. Verknüpfungen lassen sich sowohl mit der Maus als auch durch Eingabe in der Tabelle erstellen. Bei der tabellarischen Eingabe beziehen sich die Angaben jeweils auf die Nummer des Nachfolgers im Projektstrukturplan, der Blick auf die Vorgänger ist dagegen nicht möglich. Ressourcen: Rollen, Teams und Mitarbeiter Während manches Einsteigerprogramm komplett auf ein Ressourcenmanagement verzichtet, bietet Rillsoft Project in dieser Disziplin sogar deutlich mehr als nur die einfache Zuordnung von Ressourcen. Die Software erlaubt es, Ressourcen zu Teams zusammenzufassen oder ihnen Rollen zuzuweisen. Eine Ressource kann dabei mehrere Rollen wahrnehmen und zu mehreren Teams gehören. Arbeitszeiten definiert der Anwender pro Team oder auch individuell je Mitarbeiter in einer übersichtlichen Ansicht des Jahreskalenders. Bei der Zuordnung von Ressourcen hat der Anwender die Wahl: Zum einen ist ihm die direkte Zuweisung einzelner Personen zu einem Vorgang möglich. Alternativ kann auch nur das erforderliche Team oder die benötigte Rolle spezifiziert werden. Dies ermöglicht es gerade bei längerfristigen Projekten, die Planung im Sinne eines phasenorientierten Vorgehens schrittweise zu präzisieren. In der Praxis erleichtert dies auch den Kapazitätsabgleich, da für die in weiterer Zukunft liegenden Aktivitäten nur ein Abgleich auf Rollen-(Qualifikations-) oder Teamebene erfolgen muss. Ein personengebundener Abgleich erfolgt dann nur für die mehr oder weniger kurzfristig bevorstehenden Vorgänge. Bei der Präzisierung der Ressourcenzuordnung unterstützt Rillsoft Project durch eine Filterung, bei der dem Anwender nur die Ressourcen angeboten werden, die dem zuvor bestimmten Team angehören oder die gewünschte Rolle wahrnehmen können. Gleichzeitig informiert das Programm über die Verfügbarkeit der entsprechenden Mitarbeiter in dem in Frage kommenden Zeitraum. Auf Wunsch nimmt die Software diese Präzisierung der Zuordnung auch automatisch für alle oder ausgewählte Rollen und Vorgänge unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter vor. Für die Auswertung der Ressourcensituation bietet die Software vor allem tabellarische Übersichten, welche die Anzahl benötigter Mitarbeiter zum Beispiel tage- oder wochenweise aufsummieren und auch die Zugehörigkeit zu Teams oder die zugewiesenen Rollen berücksichtigen. Überlastungen werden farblich markiert. Die ebenfalls verfügbaren Ressourcenhistogramme stellen dem Bedarf dagegen keine Kapazitätsganglinie gegenüber. Die im Herbst 2006 im Beta-Test befindliche neueste Version von Rillsoft Project verfügt über eine weitere Ansicht: Der Kapazitätsplan stellt nicht nur die Anzahl der jeweils erforderlichen Personenstunden und -tage für Rillsoft Project ordnet Ansichten und Detailinformationen auf schnell erreichbaren Karteireitern an 52 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 Mitarbeiter, Teams oder Rollen dar, sondern weist zudem auch die Über- oder Unterdeckung im Vergleich zu der verfügbaren Kapazität aus. Für das projektübergreifende Management steht ein Ressourcenpool zur Verfügung. Rillsoft Project arbeitet dateibasiert und benötigt damit auch in Mehrbenutzerumgebungen keine Datenbank, sondern lediglich zentrale Laufwerke. Für eine schlanke Lösung ist diese Architektur sinnvoll, vereinfacht sie doch die Administration der Anwendung deutlich. Die höhere Flexibilität und Leistungsfähigkeit einer Datenbank werden von Rillsoft Project derzeit nicht benötigt. Zusätzlich zu den Kosten für die eingesetzten Mitarbeiter, Maschinen oder Materialien können für jeden Vorgang fixe Kosten berücksichtigt werden. Zudem ist das Programm in der Lage, Zahlungen einschließlich einer Zahlungsfrist zu erfassen. Wenngleich nicht nach unterschiedlichen Kostenarten unterschieden wird, ist Rillsoft Project damit in der Lage, eine einfache Mittelabflussplanung einschließlich einer Cashflow-Betrachtung durchzuführen. Die Kostensummenlinien visualisiert die Software wahlweise auch direkt in Verbindung mit dem Balkenplan. Auf diese Weise lassen sich Zusammenhänge zwischen Zahlungen und Projektfortschritt leicht erkennen. Zum Vergleich unterschiedlicher Planversionen kann der Anwender auf eine beliebige Anzahl von Referenzplänen zurückgreifen, die sich unter aussagekräftigen Namen speichern lassen. Wird der aktuelle Planungsstand mit einem solchen Referenzplan verglichen, stellt Rillsoft Project nicht nur die Vorgangsbalken beider Planungsstände nebeneinander dar, sondern markiert auch in der Datentabelle jeweils die abweichenden Daten und gibt die Werte für beide Versionen an. Unterschiede zwischen den beiden Planungsständen werden so schnell sichtbar. Für das Projektberichtswesen stellt die Software vordefinierte Berichte (etwa für die eingesetzten Ressourcen oder den Projektablaufplan) zur Verfügung, die sich nur in geringem Umfang anpassen lassen. Die Druckvorschau findet sich etwas versteckt in der Liste der möglichen Drucker. In der „Professional“-Version kann der Anwender die verfügbaren Berichte mit einem Berichtsgenerator anpassen und eigene Berichte erstellen. Drei Lizenzversionen Rillsoft bietet seine Software in drei verschiedenen Versionen an, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Die „Professional“-Version mit dem vollen Funktionsumfang schlägt als Einzellizenz mit 698,- EUR netto zu Buche. Wer auf den Berichtsdesigner, die Verwendung von Maschinen und die automatische Zuordnung von Ressourcen verzichten kann, greift zur „Standard“-Version für 437,- EUR netto. Für eine reine Ablauf- und Terminplanung ist die „Light“-Version für 84,- EUR ausreichend. Fazit Rillsoft Project 2006 bietet Unterstützung für die Projektplanung und -steuerung in einer einfachen Form und ist leicht erlernbar. Die Einfachheit der Software bringt es mit sich, dass die individuellen Anpassungsmöglichkeiten begrenzt sind. Für Projektumgebungen, in denen Projektverantwortliche jeweils mehrere Projekte planen und steuern sowie den Fortschritt dieser Projekte selbst in der Software erfassen, ist Rillsoft Project ein interessantes Produkt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Projektverantwortlichen eine fundierte Unterstützung bei der Ressourcenplanung benötigen. Kleinere und mittlere Unternehmen, insbesondere Ingenieurbüros mit interner Personalplanung, dürften typische Anwender der Software sein. Nach einem ungeschriebenen Gesetz der Softwarebranche erfordern neue Versionen neue Funktionen - Projektmanagementsoftware wächst häufig auch mit dem methodischen Wachstum der Kunden. Die Umsetzung einer einfachen Lösung für das Ablauf- und Terminmanagement ist vergleichsweise einfach zu realisieren. Die von Rillsoft Project gebotenen Möglichkeiten im Bereich der Ressourcenplanung gehen bereits einen deutlichen Schritt weiter im „Reifeprozess“ einer Softwareanwendung zur Projektplanung und -steuerung. Es steht also zu erwarten, dass auch Rillsoft Project in der Zukunft wächst und sich mehr und mehr in Richtung Multiprojektmanagement entwickelt. Anhand der im Internet angebotenen Demoversion (30-Tage-Testversion) kann sich jeder Interessent leicht selbst ein Bild von der Benutzung der Software machen. Die Einarbeitung wird durch eine Reihe von Videos erleichtert, die mit der Software zusammen installiert werden und die wesentlichen Arbeitstechniken anschaulich präsentieren. Kontakt: Rillsoft GmbH, D-71229 Leonberg, E-Mail: info@rillsoft.de, www.rillsoft.de n o Planungs- und Steuerungssoftware für kleine und mittlere Projekte o Fortgeschrittene Funktionen zur Ressourcenplanung mit Teams und Rollen (Qualifikationen) o Schlanke Lösung, die rasch erlernbar, aber auch nur bedingt anpassbar ist In Kürze n Die Groupware-Lösung Teamspace bietet mit der neuen Version 4.5 um bis zu 60 Prozent reduzierte Preise für projektbezogene Teamumgebungen. Teamspace bietet neben einer gemeinsamen Dateiablage unter anderem einen Kalender, der sich mit einem eventuell verwendeten Kalender in Microsoft Outlook synchronisieren lässt. (www. teamspace.de) n Mit der Version 6.0 bietet Projektron seine webbasierte Multiprojekt- und Portfoliomanagement-Software nun mit einer überarbeiteten Oberfläche an. Die neue Oberfläche ermöglicht interaktives Arbeiten im Webbrowser wie zum Beispiel Drag&Drop. Durch die Verwendung der AJAX-Technologie ist die Bedienung auch bei geringen Bandbreiten deutlich beschleunigt worden. (www.projektron.de) Sie sind Softwareanbieter? Senden Sie Ihre Produkt-News an pmsoftware@GPM-IPMA.de. +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++