eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 18/1

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
31
2007
181 Gesellschaft für Projektmanagement

Portfoliomanagement ist Standard, Wissensmanagement ist im Kommen

31
2007
Frederik Ahlemann
Elisabeth Wieland
Die richtige Software gilt als wichtiger Baustein für ein erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen. Doch die Auswahl eines geeigneten Produkts ist nicht einfach: Weit über 200 Anbieter tummeln sich auf dem internationalen Markt. Die Universität Osnabrück hat zum vierten Mal weltweit führende Projektmanagement-Softwaresysteme anhand von über 100 Kriterien analysiert und miteinander verglichen. Die Studie zeigt: Funktionalitäten zum Portfoliomanagement sind mittlerweile fester Bestandteil der Systeme. Zudem steht bei der Weiterentwicklung von Projektmanagementsoftware vermehrt das Wissensmanagement im Vordergrund.
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53 projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 aktuell Ausrichtung der Studie an aktuellen Marktentwicklungen Das Angebot von Projektmanagementsoftware ist heute vielfältiger denn je. Zum einen hat sich das Leistungsspektrum der Systeme erweitert. So ist die Netzplantechnik heute nur noch eine von vielen Funktionen. Zum anderen hat sich der Adressatenkreis vergrößert. Viele Produkte sprechen mittlerweile alle Projektstakeholder an - nicht nur Projektleiter, sondern auch Projektteams, Lenkungsausschüsse, Projektbüros, Kunden, Lieferanten sowie das Topmanagement. In der mittlerweile vierten Auflage seiner Marktstudie hat das Forschungszentrum für Innovationssysteme in Projekt- und Innovationsnetzwerken (ISPRI) der Universität Osnabrück Multiprojektmanagement-Systeme untersucht. Die Studie „Project Management Software Systems - Requirements, Selection Process and Products“ [1] entstand in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM) und dem „Projekt Magazin“ im Zeitraum von Juli 2005 bis März 2006. Sie basiert auf einer Herstellerbefragung und einer umfassenden Analyse der Systeme. Dabei spielten drei zentrale Fragen eine Rolle: o Welche Projektmanagementprozesse unterstützen die Systeme? o Welche Führungsebenen werden adressiert? o Wie flexibel sind die Systeme an individuelle Anforderungen anpassbar? Durch eine Aktualisierung der Kriterien wurde die Studie an derzeitige Marktentwicklungen angepasst. Hierfür wurde der Bewertungskatalog um wichtige Punkte ergänzt. Beispielsweise erlauben zusätzliche Kriterien nun genauere Aussagen zur Unterstützung des strategischen Projektmanagements. Auch die Gewichtung der Kriterien wurde modifiziert und an typische Anwendungsszenarien angepasst. Somit entsprechen die Produktbewertungen den heute typisch anzutreffenden Einsatzfeldern dieser Softwareklasse. Teilnehmerfeld Die vierte Auflage der Studie behandelt Produkte von insgesamt 33 Anbietern mit hoher Marktrelevanz, gemessen an der Zahl abgesetzter Arbeitsplatzlizenzen. Diese Einschränkung erfolgte auf Basis der Beobachtung, dass besonders anwendende Großunternehmen zunehmend Gewicht auf Investitionssicherheit legen. Kleinstanbieter werden dabei oft als nicht relevant erachtet. Tabelle 1 auf Seite 54 zeigt die evaluierten Hersteller und Softwaresysteme. Die Studie umfasst ein sehr weitreichendes Spektrum an Herstellern von Projektmanagementsoftware. In Bezug auf die Marktabdeckung waren sowohl Unternehmen vertreten, die nur im deutschsprachigen Raum aktiv sind, als auch weltweit agierende Hersteller. Die Spannweite der Produktpalette reichte von spezialisierten Anbietern von Projektmanagementsoftware bis hin zu Unternehmen mit einem breiten Produkt- und Dienstleistungsportfolio, das nicht allein Projektmanagement umfasst (Abb. 1). Aktuelle Trends bei der Entwicklung von Projektmanagementsoftware Anhand der Ergebnisse der Studie lassen sich vor allem drei Entwicklungen auf dem Markt für Projektmanagementsoftware beobachten: 1. Portfoliomanagementfunktionalität ist kein Differenzierungsmerkmal mehr. 2. Funktionen zur Unterstützung des Wissensmanagement gewinnen an Bedeutung. 3. Die Systeme weisen eine zunehmende Prozessorientierung auf. Portfoliomanagement ist Standard, Wissensmanagement ist im Kommen Studie zu Projektmanagementsoftware der Universität Osnabrück Frederik Ahlemann, Elisabeth Wieland Die richtige Software gilt als wichtiger Baustein für ein erfolgreiches Projektmanagement im Unternehmen. Doch die Auswahl eines geeigneten Produkts ist nicht einfach: Weit über 200 Anbieter tummeln sich auf dem internationalen Markt. Die Universität Osnabrück hat zum vierten Mal weltweit führende Projektmanagement-Softwaresysteme anhand von über 100 Kriterien analysiert und miteinander verglichen. Die Studie zeigt: Funktionalitäten zum Portfoliomanagement sind mittlerweile fester Bestandteil der Systeme. Zudem steht bei der Weiterentwicklung von Projektmanagementsoftware vermehrt das Wissensmanagement im Vordergrund. 54 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 Portfoliomanagement entwickelt sich zur Standardfunktionalität Lag anfänglich der Fokus vorwiegend auf Termin- und Ressourcenplanung, setzen Hersteller bei der Entwicklung von Multiprojektmanagement-Software in den letzten Jahren verstärkt ihren Schwerpunkt auf Portfoliomanagement. Mit vielen Systemen lassen sich die Aufgaben der Budgetierung, der Projektpriorisierung und des Performance Measurement realisieren. Auch Vorschläge für ein optimiertes Projektportfolio können berechnet werden - teilweise sogar auf Basis unterschiedlicher Zielgrößen. So ermöglicht die BEN DeliveryEngine des Herstellers Business Engine beispielsweise die Optimierung des Gesamtkapitalwerts eines Projektportfolios oder des strategischen Nutzens. Weitere Anbieter mit entsprechender Funktionalität in diesem Bereich sind zum Beispiel Mercury, Planisware oder PlanView. Die Schwerpunktverschiebung vom Termin- und Ressourcenmanagement hin zu Bereichen wie Portfoliomanagement und Wissensmanagement wird in Abb. 2 verdeutlicht. Seit einiger Zeit schrumpft der Markt für Produkte mit reinem Termin- und Ressourcenmanagement. Dieses gilt mittlerweile als Standardfunktionalität, wie bspw. Microsoft Project zeigt. Verstärkt wird der Trend von kürzeren Projektlaufzeiten insbesondere im IT-Bereich. IT-Projekte weisen nur noch eine durchschnittliche Dauer von knapp sieben Monaten auf. Dabei spielen ausgefeilte Verfahren der Termin-, Ablauf- und Ressourcenplanung eine immer geringere Rolle. Stattdessen wird es zunehmend wichtiger, eine Übereinstimmung von strategischen Zielen und Projektzielen herzustellen. Dies wird durch das Projektportfoliomanagement erreicht. Aus diesem Grund setzen Softwareanbieter zunehmend auf eine entsprechende Produktausrichtung. Zudem sind im Gegensatz zur Einzel- Projektmanagementsoftware nicht mehr allein Projektleiter adressiert. Durch die Abdeckung ganzer Projektportfolios können Hersteller mehr Benutzer ansprechen und somit höhere Absatzzahlen bei Arbeitsplatzlizenzen erzielen. Hersteller Produkt 3pleP Development GmbH 3pleP Project Suite ACOS PM GmbH ACOS PM Software Artemis International Solutions Corporation Artemis 7 Asta Development plc Asta Powerproject Augeo Software B.V. Augeo5 BuildOnline UK BuildOnline - Document management and collaboration Business Engine Business Engine Network (BEN) Business Operation Systems AG Top LogicTM Project Cataligent Projekt GmbH Cat4 CA Inc. Clarity conclude GmbH PKM egip Software AG egip ProcessEngine IBM Corporation IBM Rational Portfolio Manager Information Desire Software GmbH Projectile Integrated Strategic Information Systems Pvt. Ltd. iPlan Mercury Mercury IT Governance Center Metafuse, Inc. Project Insight Microsoft Microsoft Office EPM Solution 2003 microTOOL GmbH in-Step OPUS Gesellschaft für Organisation, Programm und Systementwicklung mbH Klusa parm ag PARM - Project Accounting and Risk Management PAVONE AG PAVONE Project Management Planisware S. A. OPX2 PlanMill Ltd PlanMill PLANTA Projektmanagement- Systeme GmbH PPMS PlanView Inc. PlanView Enterprise PONTE Software & Consulting GmbH PONTE.project Primavera Systems, Inc. Primavera Enterprise Projektron GmbH Projektron BCS PUS Prozess- und Systemtechnik GmbH PQM Scheuring Project Management AG resSolution Sciforma Corporation PS Suite Sciforma Corporation PSNext Welcom Welcom Project Suite Tabelle 1: Hersteller und untersuchte Produkte der Marktstudie 55 projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 aktuell Neuer Fokus liegt auf Wissensmanagement Da Funktionen für das Portfoliomanagement in den vergangenen Jahren zum Standard geworden sind, können sich die Anbieter neuen Entwicklungen zuwenden. Als Trend zeichnet sich hierbei die Konvergenz von Softwarefunktionen und Wissen ab. So kann beobachtet werden, dass die Anbieter ihre Produkte immer seltener als reine Software vertreiben. Vielmehr wird ergänzend Projektmanagementwissen in Form von Vorgehensmodellen, Prozessvorlagen oder auch Methodenbeschreibungen mitgeliefert. Dazu kommen spezielle Wissensmanagement-Tools, die Erfahrungen aus vergangenen Projekten für neue verfügbar machen sollen. Hierbei sind unterschiedliche Schwerpunktsetzungen bei den Herstellern festzustellen. 1. Funktionsorientierter Schwerpunkt: Einige Anbieter widmen sich der Entwicklung von Funktionalitäten im Bereich Wissensmanagement, zum Beispiel durch Wissens- und Kompetenzdatenbanken, WIKIs, Diskussionsforen, Such- und Retrieval-Werkzeuge oder Dokumentenmanagement. Anwender der Software können diese Funktionen nutzen, um ein softwaregestütztes, projektbezogenes Wissensmanagement aufzubauen. Solche Wissensmodule hat u. a. der Hersteller Information Desire Software im Angebot (Abb. 3). 2. Informationsorientierter Schwerpunkt: Hierbei wird das Softwareprodukt um Erfahrungsdaten und Projektmanagement-Fachwissen angereichert. So gibt es beispielsweise Anbieter, die ein Projektmanagementglossar oder Projektmanagement-Methodenbeschreibungen mit ausliefern. Eine häufig anzutreffende Praxis ist die Vorkonfiguration des Systems gemäß etablierten Vorgehensmodellen oder Standards. So unterstützt das Produkt in-Step der Firma microTOOL beispielsweise das V-Modell und auch PRINCE. Andere Unternehmen bieten Produkte, die sogar im Hinblick auf etablierte Prozessstandards wie CMM(I) oder ITIL vorkonfiguriert sind. Entsprechende Bestrebungen gibt es zum Beispiel bei Mercury und auch CA. Prozessorientierung nimmt zu Ein weiterer Trend, der sich bei der Entwicklung von Projektmanagement-Softwaresystemen fortsetzt, ist eine zunehmende Prozessorientierung. Noch Anfang des Jahrzehnts war die Mehrzahl der Systeme eher methoden- und funktionsorientiert. Zwar existierten bereits einige prozessorientierte Projektmanagement-Softwaresysteme. Diese basierten jedoch meist nur auf einer losen Prozesskopplung, zum Beispiel in Form von Benachrichtigungsmechanismen. Unter Verwendung von Workflow-Management-Komponenten erzwingen heutige Systeme die einheitliche Ausführung von Prozessabläufen und ermöglichen somit ein kontinuierliches Prozessmonitoring. Workflow-Design- Tools erlauben entweder grafisch oder skriptbasiert die Definition der Prozesse als Abfolge von einzelnen Prozessschritten mit Entscheidungspunkten sowie notwendigen Input- und Output-Daten. Funktionalitäten in diesem Bereich bieten bspw. die Hersteller Mercury oder Business Engine an (Abb. 4). Zunehmende Marktkonsolidierung Derzeit ist eine Konsolidierung des Markts für Projektmanagementsoftware zu beobachten. Ließen sich vor drei Jahren noch große Entwicklungssprünge feststellen, Vorwiegend national präsente PMS-Anbieter Globale PMS-Anbieter Multi-Produkt- Anbieter (verschiedene IT-Produkte und Dienstleistungen) o Business Operation System AG o PAVONE AG o CA o IBM Corporation o Mercury o Microsoft Einzel-Produkt- Anbieter (nur PMS und entsprechende Dienstleistungen) o 3pleP Development GmbH o ACOS PM GmbH o Cataligent Projekt GmbH o PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH o Artemis International Solutions Corporation o Asta Development plc o Augeo Software o Business Engine o Planisware o Primavera Systems Abb. 1: Spektrum der evaluierten Anbieter von Projektmanagementsoftware (PMS) Zeit 1990 2006 Schwerpunkt in der Produktentwicklung Termin- und Ressourcenmanagement Portfoliomanagement Wissensmanagement/ Prozessorientierung Abb. 2: Zeitliche Schwerpunktverschiebung bei der Entwicklung von Projektmanagementsoftware 56 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 ist nun eher eine Harmonisierung der Funktionalitäten in Bezug auf Angebot und Aufbau zu beobachten. Unternehmen verfeinern und differenzieren ihre Produktfunktionen, anstatt deren Spektrum massiv zu erweitern. In vielen Fällen lässt sich ein Trend zum „Dominant Design“ beobachten, nach dem sich die unterschiedlichen Softwaresysteme allmählich angleichen. Dies ist im Bereich des Termin- und Ressourcenmanagements schon seit Jahren festzustellen. Neu ist diese Entwicklung auch in anderen funktionalen Bereichen. So ähneln sich die Komponenten für das Dokumentenmanagement oder das Managementreporting vieler Hersteller mittlerweile stark. Auch wenn es zahlreiche funktionale Unterschiede im Detail gibt, werden diese Funktionen prinzipiell auf sehr ähnliche Art und Weise dem Benutzer angeboten. Ein Angleichungsprozess zeichnet sich ebenso für den zunehmend reifen Bereich des Projektportfoliomanagements ab. Dennoch bleibt der Konsolidierungsprozess spannend. Am rasch wachsenden Markt für Projektportfoliomanagement-Software versuchen immer mehr Großunternehmen teilzuhaben. Beim Nachzug der großen „Softwareriesen“ im Bereich Portfoliomanagement ist eine systematische Akquisition kleiner Spezialisten zu beobachten. So hat sich bspw. IBM den Anbieter Systemcorp einverleibt, CA akquirierte Niku, während Mercury das Softwareunternehmen Kintana übernommen hat. Allen voran baute Microsoft durch den Kauf des Portfoliomanagementspezialisten UMT die Funktionalität seiner Lösung Microsoft Office Project aus. Dadurch schließt das Unternehmen die Lücke im eigenen Produktportfolio und schließt zu den derzeit führenden Anbietern auf. Kleine Softwareunternehmen haben es somit schwer, sich auf dem Markt für Projektmanagementsoftware zu etablieren. Als langfristig erfolgreich werden sich wohl nur kleine Nischenanbieter erweisen, die gegenüber den Großunternehmen mit ihrer speziellen Produktausrichtung punkten können. Das gilt insbesondere für Systeme zur Abwicklung von Kundenprojekten. Diese verbinden die klassische Auftragsabwicklung und das Customer Relationship Management (CRM) mit Projektmanagementfunktionen. In diesem Segment sind zum Beispiel die Unternehmen 3pleP, Information Desire Software oder Projektron erfolgreich tätig. Fazit Auf dem Markt für Projektmanagementsoftware zeichnet sich eine zweifache Konsolidierung ab: Zum einen darf damit gerechnet werden, dass insbesondere Kleinanbieter, die keine Nische besetzen, verschwinden werden. Gleiches gilt für mittelgroße Anbieter, die als Akquisitionskandidaten für große Player in Frage kommen. Zum anderen harmonisieren und konsolidieren die Hersteller ihre Produktfunktionalitäten. Beide Trends sind für die meisten Anwender positiv zu sehen. Die Marktkonsolidierung sorgt für mehr Transparenz und Investitionssicherheit. Zudem bewirkt die Produktkonsolidierung, dass Mängel und Schwachstellen, die einige Produkte in der Vergangenheit aufwiesen, zunehmend der Vergangenheit angehören. Diese positiven Entwicklungen dürfen aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass Projekt- und Projektportfoliomanagementsysteme komplexe Softwareprodukte sind, deren Auswahl, Einführung und erfolgreicher Betrieb eine Herausforderung darstellen. Auch darf nicht vergessen werden, dass ein solcher Softwareeinsatz nur dann sein ganzes Potenzial entfaltet, wenn die Trägerorganisation eine hohe Projektmanagementkompetenz besitzt. Und zum Aufbau einer solchen gehört viel mehr als nur die geeignete Software. n Literatur [1] Ahlemann, F./ Backhaus, K.: Project Management Software Systems - Requirements, Selection Process and Products. 4th Edition, OXYGON Verlag, München 2006 Schlagwörter Informationssysteme, Projektmanagementsoftware, Projektportfoliomanagement, Prozessorientierung, Softwarefunktionalität, Termin- und Ressourcenmanagement, Wissensmanagement Abb. 3: Intelligente Suchfunktion in Projectile von Information Desire Software Abb. 4: Prozessmodell in der Projektmanagementsoftware Business Engine Network von Business Engine 57 projekt M A N A G E M E NT 1/ 20 07 aktuell Autor Dr. Frederik Ahlemann studierte Wirtschaftsinformatik an der Universität Münster. Seine Promotion erfolgte 2005 an der Universität Osnabrück. Seit 2006 ist Frederik Ahlemann Research Director und Dozent am Lehrstuhl Information Systems 2 an der European Business School in Oestrich-Winkel. Er ist federführend bei der Entwicklung einer DIN-Norm für den Austausch von Projektmanagementdaten. Neben seinen Forschungsaktivitäten im Bereich Projektmanagement berät er Unternehmen bezüglich der Gestaltung von Projektmanagementprozessen und der Auswahl entsprechender Software. Autorin Elisabeth Wieland ist Mitarbeiterin des Forschungszentrums für Informationssysteme in Projekt- und Innovationsnetzwerken (ISPRI) der Universität Osnabrück. Anschrift der Autoren ISPRI - Forschungszentrum für Informationssysteme in Projekt- und Innovationsnetzwerken Lehrstuhl für BWL/ E-Business und Wirtschaftsinformatik Universität Osnabrück Katharinenstraße 1 D-49074 Osnabrück E-Mail: frederik.ahlemann@ispri.de E-Mail: elisabeth.wieland@ispri.de www.smbs.at EIN UNTERNEHMEN VON REPUBLIK ÖSTERREICH • LAND SALZBURG • UNIVERSITÄT SALZBURG AKADEMIE URSTEIN • WÜSTENROT • MALIK MANAGEMENT ZENTRUM ST. GALLEN Beginn: 8. 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