48 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 07 N icht in jeder Projektumgebung lässt sich das Projektportfolio nach strategischen oder sonstigen Kriterien aktiv gestalten, indem etwa aus einer Vielzahl möglicher Projekte die angesichts der vorhandenen Ressourcen optimale Kombination ausgewählt wird. Auftragsorientierte Unternehmen, beispielsweise Dienstleister, werden häufig mit der Situation konfrontiert, die übernommenen Projekte durchgängig von der Angebotsphase bis zur Abrechnung planen, verwalten und steuern zu müssen. Ob ein Projekt durchgeführt wird, ist dabei zumeist eine Frage der Rentabilität des einzelnen Projekts und nicht des Gesamtportfolios: Bei der Auftragsannahme ist zumeist nicht bekannt, welche weiteren Aufträge das Unternehmen zukünftig noch bekommen wird. Projectile unterstützt die ganzheitliche Betrachtung der Projekte von der Angebotsbis zur Abrechnungsphase. Die webbasierte Software bietet dabei weit mehr als die üblichen Funktionen zur Unterstützung des Projektmanagements, insbesondere die Kostenfunktionalität ist umfassend. Grobplanung zur Angebotserstellung Bereits bei der Anbahnung möglicher Kundenkontakte unterstützt Projectile durch das integrierte Customer Relationship Management (CRM). Durch dieses hat der Anwender die Kundendaten ebenso im Blick wie die Historie der bisherigen Kundenkontakte. Ausgehend von Kundenanfragen plant der Anwender die Projekte - eine solche Grobplanung bildet die Grundlage für das Angebot. Für die Ablauf- und Terminplanung steht dabei eine weitreichende Funktionalität zur Verfügung (Abb.). Diese reicht von der flexiblen Strukturierung des Projekts und der Aufteilung in Teilprojekte bis zu Anordnungsbeziehungen unter Berücksichtigung minimaler und maximaler Zeitabstände. Wahlweise greift der Benutzer beim Erstellen seiner Pläne auf zuvor gespeicherte Vorlagen zurück, sodass sich häufig wiederkehrende Projektbestandteile rasch planen lassen. Projectiles Skillmanagement erlaubt es dem Anwender, zunächst nur die für einen Vorgang benötigten Anforderungen an die Ressourcen zu definieren - etwa besondere Kenntnisse in der Softwareentwicklung oder die Qualifikation als Projektleiter. Zu einem späteren Zeitpunkt - etwa nach der erfolgten Auftragserteilung - präzisiert der Anwender dann diese Auswahl, indem er aus einer Liste der infrage kommenden Ressourcen eine geeignete Person auswählt. Projectile unterstützt ihn dabei, indem die Software nur die im fraglichen Zeitraum verfügbaren Mitarbeiter, welche die erforderlichen Qualifikationen besitzen, anzeigt. Außer Fähigkeiten können auch weitere Eigenschaften der Ressourcen, wie beispielsweise die Zugehörigkeit zu Abteilungen oder einem Unternehmensstandort, als Anforderung an die noch zu benennenden Ressourcen eines Vorgangs festgelegt werden. Im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung vermag Projectile auch die Urlaube der Mitarbeiter zu verwalten. Workflows ermöglichen es, Urlaubsanträge nicht nur durch die Vorgesetzten der Stammorganisation genehmigen zu lassen, sondern auch die Zustimmung der jeweiligen Projektleiter zur Voraussetzung für erholsame Tage in der Sonne zu machen. PM-Software: Projectile Projektmanagement & mehr Mey Mark Meyer Bevor ein Projekt geplant und gesteuert werden kann, muss häufig erst einmal der zugehörige Auftrag eingeworben werden. Projectile unterstützt neben der Ausführungsplanung und Projektverfolgung auch das Erstellen von Angeboten und die Abrechnung der Leistungen bis zur Rechnungsstellung. Mit zahlreichen weiteren Funktionen bietet die Software eine umfassende Lösung, die insbesondere Dienstleister bei der projektorientierten Auftragsabwicklung unterstützt. o Das webbasierte Multiprojektmanagement-System CoP.Track ist in der Version 3.2 um Bereichsstrukturen erweitert worden. Neue Rollen wie Bereichs-/ Ressourcenmanager erweitern die Planungsmöglichkeiten. Ebenfalls neu sind erweiterte Auslastungs-Darstellungen für die Projekt-Ressourcen und eine LDAP-Anbindung. (www.s-m-c.de) o Der neue Urlaubsmanager von Projektron 6.0 beinhaltet die Verwaltung von Urlaubsansprüchen, einen Genehmigungsworkflow und die Auswertung der Urlaubskonten. Urlaubs- und Projektaktivitäten werden in einer einheitlichen Oberfläche verwaltet. (www.projektron.de) o TPG The Project Group präsentiert mit TPG Resource Planning ein neues Add-In-Produkt zu Microsoft Project. Es ermöglicht die grafische Darstellung und Bearbeitung der Ressourcenzuordnung in Projektportfolios. Zeitaufwendiges Hin-und-her-Schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Project entfällt. (www.theprojectgroup.de) Sie sind Softwareanbieter? Senden Sie Ihre Produkt-News an pm-software@GPM-IPMA.de. +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++ 49 projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 07 aktuell Kosten: Vom Angebot zur Abrechnung Das sehr umfangreiche Kostenmanagement ist ein hervorstechendes Merkmal der Software. In vielen Projekten stellen die aus dem Ressourceneinsatz resultierenden Personalkosten den größten Teil der Projektkosten dar. Die fakturierbaren Stundensätze unterscheidet Projectile sowohl nach Mitarbeitern als auch nach Tätigkeiten. Mit der Software lassen sich zudem beliebige Kostenarten einplanen, sie bietet sogar die Möglichkeit, im Zuge des Projekts an den Kunden gelieferte Produkte mit ihren Einkaufs- und Verkaufspreisen in einer Datenbank vorzuhalten und für die Angebotsgestaltung zu verwenden. Auch die Kostenerfassung zeigt, dass die Software ein umfassendes Verständnis der Projektaufgaben verkörpert: So dürfte etwa die Reisekostenabrechnung mit Berücksichtigung der gesetzlichen Pauschalen und Abrechnungsregeln zumindest in kleinen bis mittleren Unternehmen keinerlei Wünsche offenlassen. Angesichts der vielfältigen Funktionen für das Kostenmanagement verwundert es nicht, dass Schnittstellen zu ERP- und Buchhal- Darstellung des Ablaufplans in Projectile Holen Sie sich frischen Wind an Bord: Projektmanagement-Software RPlan von ACTANO. Jetzt: Release RPlan 9.0 ACTANO GmbH www.actano.de • info@actano.de voll auf Kurs Anzeige 50 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 07 tungssystemen und bei Projectile eine bedeutende Rolle spielen. Aus der ersten Projektplanung heraus generiert der Anwender bei Bedarf ein Angebot, das gegebenenfalls in mehreren Verhandlungsrunden nachgebessert werden kann. Ist der Auftrag gewonnen, kann die zur Kalkulation verwendete Projektplanung als konkrete Ausführungsplanung detailliert werden. Wer keine externen Aufträge bearbeitet, wird auf die Angebotserstellung verzichten und direkt mit der Planung der durchzuführenden Projekte beginnen. Als Alternative bietet sich die Erfassung von Projektideen in der Software an. Projectile unterstützt die anschließende Bewertung der Idee durch flexibel gestaltbare Workflows. Auf diese Weise kann auch für interne Projekte systematisch eine Entscheidung über die Durchführung gefällt werden. Den Vergleich unterschiedlicher Projektalternativen einschließlich ihrer Auswirkung auf die Ressourcenkapazitäten unterstützt Projectile noch nicht - hier kündigt der Hersteller allerdings Neuerungen für den weiteren Verlauf des Jahres an. Für die Verfolgung des aktuellen Projektstatus steht neben der Möglichkeit, eingehende Rechnungen in der Software zu erfassen oder aus führenden Systemen zur Kostenverfolgung zu übernehmen, der TimeTracker für die Rückmeldung geleisteter Stunden durch die Mitarbeiter zur Verfügung. Zusätzlich können die Mitarbeiter Schätzungen für die verbleibende Restarbeit abgeben und somit den Fortschrittsgrad für ihre Aktivitäten dokumentieren. Um dem Projektteam die erforderlichen Dokumente ebenfalls innerhalb der Software bereitzustellen, bietet sich das integrierte Dokumentenmanagement-System an. Es speichert die Dokumente auf dem Server - mit einem Mausklick in der Benutzeroberfläche sind sie damit von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar. Abhängig von der verwendeten Datenbank können die Dokumente auch direkt in der Datenbank gespeichert werden. Risiko- und Wissensmanagement Neben den beschriebenen Funktionen verfügt Projectile über zusätzliche Module für das Risikomanagement und das Wissensmanagement. Ersteres erlaubt etwa die Beschreibung der Projektrisiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und der potenziellen Schadenshöhe. Neben der Festlegung der für die Beobachtung eines Risikos verantwortlichen Person können Indikatoren definiert werden, anhand deren sich der Eintritt eines Risikos frühzeitig erkennen lässt. Für das Wissensmanagement bietet Projectile einen sogenannten „Infomarktplatz“. Auf diesem virtuellen Marktplatz finden die Anwender zu verschiedenen Schlagworten Informationen - Anleitungen ebenso wie direkte Querverweise auf entsprechende Programmpunkte der Software. Jeder Anwender kann die Beiträge des Infomarktplatzes um eigene Ausführungen ergänzen. Die Software protokolliert auch, welche Themen die Benutzer häufig in Verbindung mit anderen Artikeln aufrufen. Auf dieser Basis empfiehlt sie den Anwendern anschließend Artikel, die sie eventuell ebenfalls interessieren könnten. Projectile bringt damit die technischen Voraussetzungen mit, um eine Wissensdatenbank aufzubauen. Die Mitglieder des Projektteams dazu zu bewegen, ihr implizites Wissen ausdrücklich in der Software zu erfassen, bleibt - wie bei jeder Software - die eigentliche Herausforderung für die Projekt- und Unternehmensleitung. Wer das Ergebnis seiner Planungen und die aktuellen Projektstände auswerten möchte, dem steht das Berichtswesen in Projectile mit einer Vielzahl vorgefertigter Berichte, etwa der Earned-Value-Analyse oder verschiedenen Auswertungen zur Ressourcenauslastung zur Verfügung. Zusätzlich sind individuelle Berichte möglich. Hierfür kommt eine eigene, stark an SQL angelehnte Abfragesprache zur Anwendung. Dies ermöglicht den Einsatz von Formeln für individuelle Kennzahlen. Die so erstellten Berichte können bei Bedarf auch automatisch erstellt werden - etwa bei bestimmten Ereignissen oder in regelmäßigen Abständen. Als webbasierte Software setzt Projectile am Arbeitsplatz der Anwender lediglich einen Browser voraus. Wahlweise kommt JavaScript zum Einsatz. Der Verzicht auf JavaScript ist zwar möglich und erlaubt den Betrieb unter Einsatz reinen HTMLs beispielsweise aus Sicherheitsgründen. Die Anwender müssen in diesem Fall jedoch auch von interaktiven Elementen in der Benutzungsoberfläche Abschied nehmen. Diese Oberfläche ist recht nüchtern gestaltet. Sie erfordert eine gründliche Einarbeitung, anschließend unterstützt sie den Anwender jedoch mit einheitlichen Strukturen und wiederkehrenden Bedienungsabläufen effektiv bei der täglichen Arbeit. Der Projectile-Server läuft als Java-Servlet unter allen gängigen Serverbetriebssystemen und kann sowohl auf Open-Source-Produkte als auch auf zahlreiche kommerzielle Applikationsserver und Datenbanken zurückgreifen. o Webbasierte Software für die Planung, Steuerung und Analyse von Projekten in Multiprojektumgebungen o Umfangreiche Kostenfunktionalität bis hin zum Angebotsmanagement und zur Abrechnung/ Rechnungsstellung von Projektleistungen o Modularer Aufbau, unter anderem mit Modulen zum Risiko-, Qualitäts- und Wissensmanagement In Kürze In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM- Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM- Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM- Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ 5 projekt M A N A G E M E NT 2/ 20 07 aktuell Fazit Projectile bietet ausgereifte Funktionen für die Kernaufgaben der Projektplanung und -steuerung. Die Software verfolgt allerdings einen deutlich weiter gehenden Ansatz, der auch die Vorbereitung des Projekts in der Angebotsphase sowie die Abrechnung der Leistungen berücksichtigt. Die umfangreiche Kostenfunktionalität ist ein herausragendes Merkmal der Software. Module für das Risiko-, Qualitäts- und Wissensmanagement erweitern die Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung sinnvoll. Man merkt dem Programm an, dass die Erfahrungen der Entwickler in der Dienstleistungsbranche, insbesondere der Softwarebranche, an vielen Stellen in das Produkt eingeflossen sind. Für interne Projekte wären einige Erweiterungen im Portfoliomanagement denkbar. Kontakt: Information Desire Software GmbH, D-55120 Mainz, www.infodesire.com, mail@infodesire. com n making IT better in-Step ® Risikomanagement Änderungsmanagement Qualitätsmanagement Anforderungsmanagement Projektmanagement Prozessmanagement Konfigurationsmanagement microTOOL GmbH Voltastraße 5 13355 Berlin Tel.: +49 30 / 467 08 6-0 Fax: +49 30 / 464 47 14 E-Mail: info@microTOOL.de www.microTOOL.de Mit in-Step ® erreichen Sie: Die einfache Einführung von Standards - wie V-Modell ® XT, PRINCE2 ™ & Co. Den durchgängigen Rollout Ihrer individuellen Prozesse - CMMI ® - und SPICE-konform. Die effektive Zusammenarbeit in Ihren Teams - im LAN und Internet. Die schnelle Nachverfolgbarkeit über das gesamte Projekt - Traceability leicht gemacht. Anzeige ... einfach anpassungsfähig Projektmanagement Software ... � � Fon : 07 21/ 95 25 0 w w w. A S TA d e v. d e Bild: Photocase Anzeige Wer für sein Unternehmen eine geeignete Software sucht, der wird früher oder später mit einer Anzahl von Anbietern in Kontakt treten, um nähere Informationen über deren Produkte zu bekommen. Häufig erfolgt dies zunächst im Rahmen einer Ausschreibung, in der die eigenen Bedarfe beschrieben werden und auf die hin der Anbieter ein auf diesen Anforderungen basierendes Angebot erstellt. Wie beschreibt man die eigenen Anforderungen an eine neue PM-Software am besten? Die Fachgruppe „PM-Software“ hat zur Beantwortung dieser Frage die Perspektive gewechselt: In einer schriftlichen Kurzumfrage gaben 27 Anbieter von PM-Software Auskunft darüber, welche Qualität die bei ihnen eingehenden Ausschreibungen haben und welche Informationen sie häufig vermissen. Außerdem beantworteten sie die Frage, welche Eigenschaften eine „perfekte“ Ausschreibung auszeichnen, die ihnen ein optimal an die Kundenanforderungen angepasstes Angebot ermöglicht. Das Ergebnis zeigt, dass in Ausschreibungen häufig wichtige Angaben fehlen. Vor allem bei der Beschreibung des geplanten Einsatzumfelds und der durch die Software zu unterstützenden Prozesse fehlen den Befragten für das Bearbeiten der Anfragen oft fundierte Angaben. Ausführlich werden dagegen offenbar die gewünschten Funktionen beschrieben - tendenziell allerdings in einer nicht ausreichenden Qualität zur Abgabe eines präzisen Angebots. Wenig präzise Angaben finden sich auch zur Projektplanung der bevorstehenden Auswahl und Implementierung (beispielsweise zur Terminplanung). Die vollständige Auswertung der Befragung steht als PDF zum Download zur Verfügung. Sie finden den Link auf der Website der Fachgruppe: http: / / pma0207.pm-software.info. Die „perfekte“ Ausschreibung - Umfrage der Fachgruppe „PM-Software“ unter Softwareanbietern