49 projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 07 aktuell S eit geraumer Zeit ist die Software-Welt um eine Abkürzung reicher, die zunehmend an Bedeutung gewinnt: „AJAX“ bedeutet mitnichten reinliches Programmieren, sondern steht für „Asynchronous JavaScript and XML“. Übersetzt für Projektmanagementbedarfe bedeutet dies: Webbasierte PM-Software sollte schneller werden, da anstelle kompletter Webseiten nur noch die Informationen vom Server nachgeladen werden, die gerade benötigt werden. Die Software reagiert also schneller und interaktiver - im Idealfall verwischen die Grenzen zwischen Browseranwendung und „normaler“ Desktopanwendung. Mehr als Design: Die Oberfläche In der Version 6 von Projektron BCS hat der Hersteller dieses Konzept erstmals umgesetzt. Das Ergebnis bemerken Anwender beispielsweise bei der Navigation in umfangreicheren Projektstrukturen: Webanwendungen laden hier in der Regel die gesamte Struktur neu, wenn eine neue Ebene des Strukturbaums geöffnet wird - beispielsweise um die einzelnen Arbeitspakete eines Teilprojekts anzuzeigen. Projektron BCS 6 überträgt dagegen nur die zusätzlich anzuzeigenden Arbeitspakete. Auch darüber hinaus haben die Entwickler der neuen Version besonderes Augenmerk auf die Oberfläche gelegt. Nicht nur das Design wurde grundlegend überarbeitet und ist nun leicht an unternehmensspezifischen Vorgaben auszurichten. Auch das Bedienkonzept, etwa die Menüführung ist deutlich gestrafft und vereinheitlicht worden. An vielen Stellen erleichtern Kontextmenüs („rechte Maustaste“) die Bedienung. Listen von Dokumenten oder Ressourcen können mit wenigen Klicks angepasst werden und als persönliche Standards oder Vorlagen für bestimmte Auswertungen definiert werden. Administratoren sind zudem in der Lage, diese Standards für alle Anwender oder auch bestimmte Rollen vorzudefinieren. Ein neues Projektboard als Einstiegsübersicht informiert den Benutzer über die für ihn wesentlichen Informationen zu seinen Projekten. Auch hier ist die Anpassung an individuelle Vorlieben leicht möglich. Schließlich versetzt die Lesezeichenfunktion den Anwender in die Lage, sich nahezu jede Ansicht inklusive individueller Einstellungen zu merken und per Mausklick aus der Startübersicht heraus verfügbar zu machen. PM-Software: Projektron BCS Ergonomie und Performance Mey Mark Meyer Weboberflächen für Projektmanagementsoftware haben den Ruf, ergonomisch hinter den „klassischen“ Softwareanwendungen zurückzubleiben. Für zahlreiche alltägliche Aufgaben - beispielsweise E-Mail oder Kalender - existieren allerdings bereits Browser-Lösungen, die den Vergleich mit Desktopanwendungen nicht zu scheuen brauchen. Projektron BCS geht in der Version 6 mit einer rundum überarbeiteten Benutzeroberfläche an den Start, um dem Anwender die Bedienung zu erleichtern. Vermag das Konzept zu überzeugen? ACTANO Inhouse Messe München, 20. September 2007 Info unter www.actano.de Durchgängiges und aktuelles Informationsnetzwerk im komplexen Multiprojektumfeld mit der Projektmanagementsoftware RPlan von ACTANO. Wir vernetzen Menschen, Prozesse und Unternehmen. ziel sicher Anzeige PM_3_07.indd 49 23.06.2007 18: 44: 27 Uhr 50 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 07 Tagesgeschäft: Urlaub, Spesen und Termine So wichtig die Oberfläche für die Akzeptanz einer Software bei den Anwendern ist - die Software muss zunächst einmal die funktionalen Anforderungen des Anwenders erfüllen. Aufwand und Nutzen bei der Verwendung der Software sollten im Idealfall für jeden einzelnen Anwender in einem optimalen Verhältnis stehen. Projektmitarbeitern, welche die Software beispielsweise zur Rückmeldung von Ist- und Rest-Stunden verwenden oder ihre eigenen Aktivitäten planen, bietet Projektron auch im Tagesgeschäft Unterstützung: Die Software vermag den Antragsprozess für Urlaube abzuwickeln, hilft bei der Terminplanung und bietet ein grundlegendes Modul zur Abrechnung von Reisespesen. Die Urlaubsplanung sowie die Planung von „Linienaktivitäten“ ermöglicht es den Projektplanern, die tatsächliche Verfügbarkeit der Ressourcen für ihr Projekt besser einzuschätzen (Abb. 1). Projektron BCS bietet die Möglichkeit, das gesamte Antragsverfahren in der Software zu erfassen. Auf diese Weise werden eventuell noch auf Papier vorhandene Abläufe effizienter und es wird ein Anreiz geschaffen, Urlaubsdaten auch in der Projektmanagementsoftware zu pflegen. Zudem lässt sich der Workflow zur Genehmigung des Urlaubs so einrichten, dass neben den Vorgesetzten oder der Personalabteilung auch die betroffenen Projektleiter über Urlaubspläne explizit informiert werden. Auch wenn diese Information eigentlich direkt zwischen den Projektbeteiligten fließen sollte, bietet sich hier die Möglichkeit, die Information zu dokumentieren. Mit den E-Mail- und Kalenderfunktionen erlaubt die Software, auch diese zentralen Arbeitsmittel zu integrieren. Um hier nicht eine weitere, isolierte Lösung zu schaffen, bindet sich Projektron in vorhandene Systeme ein. Insbesondere ist auch eine Synchronisation der Terminplanung mit Microsofts Exchange-Server möglich. Eine solche Schnittstelle ist für etliche Anwender eine notwen- Abb. 1: Bei der Ressourcenauslastung berücksichtigt Projektron wahlweise auch Grundlasten, Urlaub und Krankheit sowie projektunabhängige Einzeltermine. n The Project Group stellt mit dem Add-on TPG TimeSheetExpander eine Erweiterung der Rückmeldefunktion von Microsoft Project vor. Diese erlaubt es, Ist-Zeiten detaillierter anzugeben und mit Kommentaren zu ergänzen. Auf diese Weise lassen sich genauere Leistungsnachweise - etwa im Dienstleistungsbereich - führen. (www. theprojectgroup.de) n Cando Projects stellt das neue Release 3.1 seiner Multiprojektmanagement-Software Cando vor. Die neue Version bietet Videos für den erleichterten Einstieg, Kapazitätsanalysen für Abteilungen sowie eine erweiterte Internationalisierung. (www.candoprojects.com) n Die SimproQ Software GmbH stellt das Dokumentenmanagementsystem TeamproQ in der Version 1.0 vor. Die Software verfügt zusätzlich über eine Forenfunktion und wurde mit der Zielsetzung einer kurzen Einarbeitungszeit von wenigen Minuten konzipiert. (www. teamproq.de) Sie sind Softwareanbieter? Senden Sie Ihre Produkt-News an pm-software@GPM-IPMA.de. +++ PM-Software-News +++ PM-Software-News +++ PM_3_07.indd 50 23.06.2007 18: 44: 28 Uhr 51 projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 07 aktuell dige Voraussetzung dafür, die eingebaute Kalenderfunktion einer Projektmanagementsoftware aktiv zu nutzen. Microsofts Outlook ist in vielen Firmen als Standard für die Terminplanung gesetzt und bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit Handheld-Terminplanern und Smartphones. Niemand pflegt gerne seine Termine doppelt. Dank der Schnittstelle ist dies bei Projektron BCS nur noch für externe Teammitglieder notwendig, die im Gegenzug von den Vereinfachungen beispielsweise beim Finden gemeinsamer Termine profitieren. Der Datenaustausch mit PDAs kann in der aktuellen Version alternativ auch über eine Schnittstelle im i-cal-Format erfolgen. Eine Anbindung an Lotus Notes ist für die Version 6.4 angekündigt. Die Reisekostenabrechnung in BCS bietet die Möglichkeit, auch projektbezogene Reisen komplett in der Software abzurechnen. Wenngleich sie nicht den Funktionsumfang spezialisierter Systeme aufweist, genügt sie in der Mehrzahl der Fälle sicherlich den Anforderungen. Auslandspauschalen oder Kilometergeld lassen sich ebenso ermitteln und abrechnen wie beleghafte Spesen. Auch an dieser Stelle unterstützt ein Workflow die Spesenprüfung und -freigabe. Ein Nachrichtenüberblick, Wiedervorlagen, Kontaktadressen sowie eine Notizfunktion runden die Funktionalität für die tägliche Arbeitsorganisation ab. Projektplanung und -steuerung Trotz der zahlreichen Module für das Tagesgeschäft liegt der Schwerpunkt der Software in der Unterstützung für das Einzel- und Multiprojektmanagement. Projektron unterstützt die Projektplanung und -steuerung in Multiprojektumgebungen. In der neuesten Version 6.2 gibt es erste Ansätze für Funktionen des Portfoliomanagements, die weiter ausgebaut werden sollen. Bei der Erstellung neuer Projekte kann sich der Anwender durch den Projektassistenten unterstützen lassen. Dieser erfragt in mehreren Einzelschritten die benötigten Informationen - etwa das Projektteam, die Zuordnung zu Kostenstellen etc. - und bietet dabei an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, auf vorhandene Vorlagen zurückzugreifen. So kann beispielsweise eine vorhandene Projektstruktur aus Teilprojekten, Arbeitspaketen und Vorgängen als Ausgangsbasis für ein neues Projekt wiederverwendet werden. Der Benutzer wählt dazu einfach die benötigten Elemente einer PSP-Vorlage mit der Maus aus und erstellt auf diese Weise in kurzer Zeit eine erste Version seines Projektplans, die er anschließend individuell anpasst. In Verbindung mit dem Rechtekonzept ist es möglich, einzelne Teilprojekte oder Arbeitspakete an andere Planer zu delegieren und diese mit der Verfeinerung der Planung für die entsprechenden Aktivitäten zu betrauen. Oberhalb der Projektebene erlaubt Projektron die Strukturierung der einzelnen Projekte in beliebiger Tiefe - etwa nach Abteilungen oder Projektgruppen. Dabei ist jedoch keine Mehrfachzuordnung eines Projekts möglich - die Lage in der Organisationsstruktur muss also eindeutig sein. Für die Ablaufplanung bietet Projektron das Gantt- Diagramm, in dem sich Vorgänge auch grafisch bearbeiten lassen. Die aktuelle Planung ist dabei mit beliebigen zuvor gespeicherten Referenzplänen vergleichbar. Nicht jede Projektaktivität bedarf allerdings einer dezidierten Planung im Projektplan. Mittels Checklisten ist es möglich, einzelne Vorgänge unterhalb der Ebene des Projektplans weiter zu unterteilen. Diese Einzelaufgaben eines Vorgangs erscheinen damit nicht im Projektplan. Sie werden im späteren Projektverlauf nur noch abgehakt. Generell melden die Ressourcen ihre Fortschritte im Zuge der Zeiterfassung. Sowohl der zurückmeldende Mitarbeiter als auch der Projektleiter kann dazu eine Abschätzung des Restaufwands angeben, aus der die Software den Projektfortschritt ableitet. Für die Zeiterfassung bietet Projektron BCS eine Reihe von alternativen Möglichkeiten von der direkten Buchung auf einzelne Vorgänge über die „Schnellbuchen“ genannte Ver- Wolf Prozessmanagement-Training GmbH · Buchenstr. 4 A · 85716 Unterschleißheim Telefon 089/ 310 79 92 · Telefax 089/ 310 48 52 · projektdienstleister@wolf-pmt.de www.wolf-pmt.de Linie KOMPASS Linie PROMOD Linie PROJEKT Linie LOTSE stemmen Linie SUPPORT Linie KREATIV Kreativität entwickeln Anzeige Anzeige PM_3_07.indd 51 23.06.2007 18: 44: 29 Uhr 52 WISSEN aktuell projekt M A N A G E M E NT 3/ 20 07 teilung der Ist-Arbeitszeit bis hin zur Stoppuhr-Zeiterfassung. Letztere ist sicherlich der von Projektron angestrebten Integration der Software in die Tagesaktivitäten geschuldet; entsprechende Funktionen sind beispielsweise für Mitarbeiter des technischen Supports interessant. Neben der Rückmeldung auf Projektaktivitäten erlaubt Projektron auch das Buchen auf Linientätigkeiten sowie die Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Mitarbeiterdaten verwaltet Projektron BCS ebenfalls in einer hierarchischen Liste, die der Unternehmensstruktur angepasst werden kann. Auf der Grundlage dieser Struktur erfolgen Auswertungen der Auslastung einzelner Mitarbeiter oder ihrer Abteilungen. Übersichten über die zugeordneten Projekte und Aufgaben sowie die angefallenen Ist-Stunden der Ressourcen erreicht der Anwender ebenfalls über diese Liste. Eine kalendarische Darstellung beantwortet die Frage „Wer arbeitet wann an welchen Aufgaben? “ in übersichtlicher Form. Neben der Ermittlung von Ressourcenkosten beherrscht Projektron die Unterscheidung weiterer Kostenarten und kann diese nach Kostenstellen differenzieren sowie unterschiedlichen Kostenträgern zuordnen. Der Stand des Projektes wird in Kosten- und Aufwandsansichten dargestellt, die in Tabellen- oder Diagrammform aufgerufen werden können. Außer den Onlineübersichten können auch Berichte im PDF-Format erzeugt werden. Diese lassen sich leicht per Mail versenden oder auf jedem Drucker im gleichen Layout ausdruo Webbasierte Lösung für auftragsorientiertes Multiprojektmanagement o Unterstützung der täglichen Arbeitsorganisation durch Teamfunktionen, Urlaubsverwaltung und Spesenabrechnung o Fakturierung der erbrachten Leistungen o Grundlegend erneuerte Benutzeroberfläche in der aktuellen Version 6 In Kürze cken. Die Probleme, die beim direkten Ausdruck von Seiten im Browser auftreten können, entfallen. Sämtliche Kosten lassen sich fakturieren - dies ist vor allem für Dienstleister wie zum Beispiel Beratungsunternehmen interessant. Aus dem Projektaufwand, vereinbarten Festpreisen, Produktartikeln oder sonstigen Sachkosten erstellt Projektron dann direkt die Rechnung. Die Daten kann der Anwender aber auch in ein vorhandenes System zur Fakturierung übernehmen. Hier existieren realisierte Schnittstellen zu verschiedenen Produkten, wie SAP, Navision, Sage KHK Office Line und DATEV. Zusammenarbeit und Organisation Als webbasierte Software eignet sich Projektron grundsätzlich gut, die Zusammenarbeit verteilter Teams auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu unterstützen. Zentrale Dateiablagen helfen hier, allen Mitarbeitern die Projektdaten in einer einheitlichen Ablagestruktur zur Verfügung zu stellen. Neben der browserbasierten Dateiablage erlaubt Projektron BCS zusätzlich einen Zugriff über das WebDAV-Protokoll. Dieses Übertragungsverfahren ermöglicht es, Dateiablagen nahtlos als Ordner in das Windows-Dateisystem zu integrieren und aus für Web- DAV optimierten Anwendungen direkt auf diese zuzugreifen. Neben der Versionierung unterschiedlicher Bearbeitungsstände vermag Projektron auch Dateien zu sperren, um ein paralleles Bearbeiten durch unterschiedliche Mitarbeiter zu unterbinden. Ergänzend zur hier beschriebenen Funktionalität verfügt Projektron BCS auch über Funktionen zum Risiko-, Vertrags- und Qualitätsmanagement. Über ein integriertes Ticketsystem werden Kundenanfragen zu den Projekten bearbeitet. Fazit Projektron BCS verbindet die Planung und Steuerung von Multiprojektumgebungen mit den Tagesaktivitäten der Projektbeteiligten. Die Möglichkeit, Leistungen zu fakturieren, macht die Software für projektorientierte Dienstleister interessant - hier wäre eine weitergehende Unterstützung der Angebotsphase noch wünschenswert. Mit der grundlegend in Hinblick auf Technologie und Benutzerführung überarbeiteten Oberfläche punktet die Software beim ersten Eindruck ebenso wie bei der täglichen Anwendung. Für das Portfoliomanagement existieren erste Ansätze, zukünftige Versionen werden hier vermutlich mehr anbieten können. Die Lizenzpreise sind von der Rolle des Anwenders und damit vom Funktionsumfang abhängig. Für einen Projektleiter sind beispielsweise 450 EUR zu kalkulieren, eine rückmeldende Ressource, die ihre eigenen Aktivitäten verwaltet, schlägt mit 200 EUR zu Buche. Die Lizenzierung erfolgt nach der Anzahl der jeweils innerhalb von 24 Stunden angemeldeten Benutzer, was höhere Lizenzzahlen voraussetzt als die Lizenzierung nach gleichzeitig aktiven Nutzern, aber günstiger ist als namentliche Lizenzen. n Kontakt: Projektron GmbH, D-10961 Berlin, E-Mail: claudia.kedor@projektron.de, http: / / www.projektron.de In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM- Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM- Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM- Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_3_07.indd 52 23.06.2007 18: 44: 29 Uhr