PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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2008
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GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.Projekte im Alltag, Alltag in Projekten
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Mey Mark Meyer
Als E-Mail-Programm ist Microsoft Outlook weitverbreitet und auch zur Verwaltung des
Terminkalenders wird Microsofts Groupware-Lösung häufig eingesetzt. Inloox tritt an, die
vorhandene Funktionalität von Outlook für das Projektmanagement zu erweitern. Ablauf,
Ressourcen und Kosten im direkten Umfeld der täglichen Aufgaben und Termine – Outlook/Inloox auf dem Weg zur Schlüsselanwendung für den Projektleiter?
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F ür die Organisation der täglichen Arbeit greifen zahlreiche Anwender auf Outlook zurück. Das Programm beherrscht nicht nur den Umgang mit E-Mails: Mit der vollwertigen Groupware-Lösung kann vielmehr auch der eigene Terminkalender gepflegt werden ebenso wie die aktiven Aufgaben, an denen der Anwender gerade arbeitet. Zudem ermöglicht es ein Adressbuch, die Kontaktdaten von Geschäftspartnern zusammenzuhalten. Bei Verwendung des Exchange-Servers kann all dies im Team erfolgen. Auf diese Weise können mit Outlook beispielsweise Aufgaben an Teammitglieder delegiert und ihr Fortschritt verfolgt werden. Bei der Suche nach einem geeigneten Termin hilft das Programm, indem es freie Zeiten der Teilnehmer aus deren Kalendern übersichtlich zusammenstellt und auf Wunsch direkt Einladungen versendet sowie die Zu- und Absagen verwaltet. Termine, Aufgaben, Kontakte sind also fester Bestandteil von Outlook. Für das tägliche Projektgeschehen mit Terminen, Arbeitspaketen, Ressourcen und Stakeholdern liefert die Software damit bereits in der Grundversion eine Reihe nützlicher Funktionen. Kein Wunder, dass mehrere Softwarehersteller inzwischen die Verbindung ihrer Produkte mit Outlook bzw. dem Exchange-Server ermöglichen oder dies zumindest anstreben. Die IQ Medialab GmbH ist den umgekehrten Weg gegangen. Der Anbieter von Inloox erweitert mit seiner Software die Grundfunktionalität von Microsoft Outlook um Funktionen für das Projektmanagement. Zu diesem Zweck fügt Inloox eine neue Symbolleiste ein, über die der Anwender die Programmfunktionen erreicht. Zudem erweitert die Software die vorhandenen Ansichten von Outlook um eine „Inloox-Ordner“ genannte Projektübersicht. Aus dieser heraus erreicht der Anwender die Projektstammdaten durch einen Mausklick auf das gewünschte Projekt (Abb. 1). Die Stammdaten unterteilt Inloox in die vier Bereiche „Betreuung“, „Planung“, „Vorgänge“, „Budget“. Das Bedienkonzept ist weitgehend intuitiv und die gewohnte Outlook-Umgebung dürfte die Berührungsängste bei Anwendern deutlich verringern. Das kann aber keine Begründung dafür sein, auch zur Version 5.3 noch immer nur ein Handbuch für die Version 4.0 zur Verfügung zu stellen, das zudem funktional orientiert ist und die Planungszusammenhänge nur knapp beschreibt. Der Hersteller hat allerdings eine Aktualisierung und Erweiterung der Hilfe und Dokumentation noch bis zum Erscheinen dieses Beitrags zugesagt. Zusammenspiel von Projektplanung und Terminkalender Einer der ersten Schritte bei der Projektplanung mit Inloox ist die Definition der Projektbeteiligten. Hier wählt der Projektplaner die beteiligten Projektleiter, Teammitglieder und Vertreter des Kunden ebenso aus wie mögliche Partner bei Zulieferern oder sonstige Personen, die Zugriff auf die Projektinformationen bekommen sollen. Inloox greift hierfür auf das Outlook- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2008 32 WISSEN Mey Mark Meyer PM-Software Inloox: Projekte im Alltag, Alltag in Projekten Als E-Mail-Programm ist Microsoft Outlook weitverbreitet und auch zur Verwaltung des Terminkalenders wird Microsofts Groupware-Lösung häufig eingesetzt. Inloox tritt an, die vorhandene Funktionalität von Outlook für das Projektmanagement zu erweitern. Ablauf, Ressourcen und Kosten im direkten Umfeld der täglichen Aufgaben und Termine - Outlook/ Inloox auf dem Weg zur Schlüsselanwendung für den Projektleiter? ■ Microtool richtet die Software inStep zunehmend auf Aspekte des Anforderungsmanagements aus. Die neue Version 4.0 unterstützt die Anforderungsmodellierung mit der UML sowie mit der Business Process Modeling Notation (BPMN). Die Anforderungen können dann in die mit inStep durchgeführte Iterationsplanung übernommen werden. (www.microtool.de) ■ Rillsoft Project ist in Version 2007 v. 4.1 nun auch offiziell für Windows Vista freigegeben. Zu den weiteren Neuerungen zählt unter anderem die Unterstützung einer wochengenauen Planung. (www.rillsoft.de) ■ Die webbasierte Software OnePoint Project hat der Hersteller nun um ein Skillmanagement erweitert. Die optionale Komponente ermöglicht, vorhandene Ressourcen nach ihren Kenntnissen und Fertigkeiten zu bewerten und mit einer Echtzeit-Auslastungsanalyse über alle Projekte zu verknüpfen. (www.onepoint.at) ■ Das in Version 5.1 neu ergänzte Wissensmanagement in der webbasierten Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant ermöglicht die Erstellung von Wissenslandkarten für Unternehmen und zeigt Entwicklungspfade einzelner Projektmitglieder auf. Zudem wurde in der neuen Version unter anderem die Benutzeroberfläche überarbeitet. (www.proventis.net) + + + PM-Software-News + + + PM-Software-News + + + PM_1-08_32-35: Inhalt 21.12.2007 6: 12 Uhr Seite 32 Adressbuch zurück, sofern die Kontaktdaten eine E-Mail- Adresse beinhalten. Sind die beteiligten Personen erst einmal ausgewählt, geht es an die Planung des Projekts. Inloox bietet hierfür einen vernetzten Balkenplan an, in dem die einzelnen Aktivitäten geplant werden können. Der Projektplan setzt sich aus Phasen und Meilensteinen zusammen, die hierarchisch strukturiert werden können. Der Phasenbegriff ist dabei weit gefasst. Wer sein Projekt etwas detaillierter planen möchte, wird nicht umhinkommen, auch parallel laufende Arbeitspakete und Vorgänge als Phasen zu bezeichnen. Für jede dieser Phasen gibt der Planer dann das Datum des Anfangs- und Endtermins ein und weist der Phase eine oder mehrere Ressourcen zu. Dabei bietet Inloox vielfältige Möglichkeiten, um die gewünschten Ressourcen zu benachrichtigen. Dem Projektplaner steht es frei, die Ressource per E-Mail zu informieren oder ihr eine Termin- oder Aufgabenanfrage in Outlook zu senden. Auf diese Weise finden die Mitarbeiter ihre Aktivitäten jeweils direkt in ihren Terminkalendern und To-do-Listen wieder. Neben den Ressourcenkosten, die Inloox in Abhängigkeit von der jeweiligen Tätigkeit berechnet, lassen sich auch sonstige Kosten als Pauschalwert je Phase erfassen. Damit steht eine überschlägliche Projektkalkulation zur Verfügung. Termin- und Ressourcenplanung Auch wenn Inloox keine automatische Terminberechnung unterstützt, kann die Software dennoch Abhängigkeiten als Ende-Anfang-Anordnungsbeziehung verarbeiten. Der Projektplaner muss also die Termine für die einzelnen Phasen selbst eingeben, Inloox signalisiert dann aber etwaige Unstimmigkeiten in der Planung durch kleine Warnzeichen in der Planansicht. So ist zumindest sofort erkennbar, wenn die Auslieferung bereits vor der Fertigstellung erfolgt. Dass die Anordnungsbeziehungen bei der Planung mit Inloox eher eine Nebenrolle spielen, ist wohl auch daran erkennbar, dass bei der Auswahl von Nachfolgern einer Phase alle anderen Phasen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl erscheinen - darunter auch diejenigen, die bereits Vorgänger sind. So liegt denn der Vorteil von Inloox auch weniger in der Unterstützung der Terminberechnung, als vielmehr in der Tatsache, dass die Terminplanung direkt in die Outlook- Kalender des Teams integriert werden kann. Umgekehrt berechnet die Software die Ressourcenauslastung nicht nur aus der Projektplanung, sondern vermag bei der Verwendung des Exchange-Servers auch die Auslastung der Ressourcen aus dem Tagesgeschäft zu berücksichtigen: Der in Outlook eingetragene Seminartermin schmälert also automatisch die verfügbare Kapazität der Ressourcen. Nachdem das Projekt geplant ist und die Ressourcen informiert wurden, kann es mit dem Projekt losgehen. Während der Ausführung wird der Nutzen der engen Verzahnung von Inloox mit Outlook besonders deutlich. Die Projektmitarbeiter arbeiten direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung. Auch die Rückmeldung von Ist- Aufwänden kann auf diesem Weg erfolgen. Zuvor allerdings muss der Anwender erneut Inloox-spezifische Begrifflichkeiten lernen: Vorgänge bezeichnen hier nicht etwa Planungselemente unterhalb der Phasenebene. Der projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2008 l 33 Abb. 1: Der Projektplan mit Inloox - da die gewählten Termine für die Freigabe nicht eingehalten werden können, warnt Inloox mit einem gelben Signal. PM_1-08_32-35: Inhalt 21.12.2007 6: 12 Uhr Seite 33 Begriff steht vielmehr für die Aufwandsbuchungen im Projekt, wird also im Sinne von „Vorfall“ bzw. als „abgeschlossene Aktivität“ verwendet. Solche Vorgänge können zum einen direkt aus dem Inloox-Projektformular über den Reiter Vorgänge erstellt werden (Abb. 1). Interessant ist aber vor allem die Möglichkeit, direkt aus dem Outlook-Kalender eine neue Stundenmeldung zu erzeugen (Abb. 2). Dabei markiert der Anwender zunächst einen Termineintrag im Kalender und klickt dann auf eine Schaltfläche in der Inloox-Symbolleiste. Im nachfolgenden Dialogfenster wählt er das zugehörige Projekt aus. Schließlich lässt sich der Ist-Aufwand noch verändern - für den Fall, dass etwa die für vier Stunden anberaumte Besprechung noch vorbereitenden Aufwand verursacht hat oder die zur Entwicklung reservierte Zeit am Nachmittag nicht ausreichte. In der gleichen Weise lassen sich auch ausgehend von anderen Outlook-Objekten, wie Aufgaben oder E-Mails, Aufwandsbuchungen vornehmen. Ergänzend zu den Outlook-Aufgaben bietet die Software sogenannte „Inloox-Aufgaben“. Werden sie als erledigt markiert, erfährt dies auch der Projektleiter; er kann den Status seines Projekts anpassen. Die erfassten Ist-Stunden bewertet die Software mit den in der Planungsphase festgelegten Stundensätzen. Sofern der Planer auch Kalkulation und Rechnungen erfasst hat, kann Inloox Plan-, Ist-, Budget- und abgerechnete Beträge nach Tätigkeitsgruppen wie Entwicklung oder Beratung ausweisen und damit einen Überblick über die Ertragssituation des Projekts liefern. Dokumente im Blick Um den Umgang mit den oft zahlreichen Dokumenten im Projekt zu vereinfachen, bietet Inloox eine einfache, aber effiziente Dokumentenverwaltung. Sie speichert die Dokumente des Projekts beispielsweise in einem zentralen Ordner auf einem Netzlaufwerk und stellt sie den Projektbeteiligten in einer übersichtlichen Liste zur Verfügung. Gerade bei verteilten Teams besteht aber häufig kein gemeinsamer Zugriff auf zentrale Laufwerke. Für diesen Fall ermöglicht es Inloox, die Daten auf einem Sharepoint-Server zu speichern. Die Dokumente stehen in diesem Fall auch über die Weboberfläche von Sharepoint zur Verfügung. Die Dateiablage eines Pro- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2008 34 WISSEN Abb. 2: Vom Termin zur Aufwandsbuchung sind es nur wenige Klicks. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM-Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, in der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_1-08_32-35: Inhalt 21.12.2007 6: 12 Uhr Seite 34 jekts kann der Administrator wahlweise in verschiedene Unterordner weiter unterteilen. Auch beim Umgang mit den Dokumenten ist Inloox sinnvoll in Outlook integriert. So können etwa E-Mails mit wenigen Klicks in die Dokumentenablage übernommen werden. Wahlweise überträgt Inloox dabei die komplette E-Mail, lediglich den Text ohne Anhänge oder auch nur die Anhänge in die Dokumentenbibliothek. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus E-Mails leicht mit anderen Mitgliedern des Projektteams teilen. Fazit Inloox dürfte seine Stärken insbesondere in Anwendungssituationen ausspielen, in denen mehrere kleine und in sich überschaubare Projekte zu koordinieren sind, beispielsweise in Werbeagenturen, bei Messebauern oder bei Ingenieurdienstleistern. Hier kann die Software durchaus zu einer Schlüsselanwendung für die Projektleiter werden. In komplexeren Projekten wird man auf die fortgeschrittenen Planungs- und Steuerungsfunktionen umfangreicherer Produkte nicht verzichten können. Die Erfassung des Ist-Aufwands erleichtert die Software für Outlook-Verwender deutlich. Wer es zudem regelmäßig mit sich ähnelnden Projekten zu tun hat oder eine individualisierte Auftragsabwicklung betreibt, kann sich Vorlagen erstellen und erhält so ein nützliches Werkzeug, mit dem sich die erforderlichen Projektaktivitäten rasch auf Ressourcen verteilen und in deren Kalender einplanen lassen. Etwas ärgerlich ist der leichtfertige Umgang mit Begriffen wie „Phase“ und „Vorgang“. Im Projektmanagement existieren eingeführte Begriffe und Standards, sodass Softwarehersteller eigentlich nicht jeweils eigene, im Zweifelsfall verwirrende Definitionen zu erfinden bräuchten. Man stelle sich eine Textverarbeitung vor, welche die Begriffe „Absatz“ und „Seite“ neu definiert. Zur Ehrenrettung sei aber gesagt, dass Inloox bei Weitem nicht die einzige Software ist, welche die Standards im Projektmanagement großzügig auslegt. Kontakt: IQ Medialab GmbH, D-80807 München, www.inloox.de, E-Mail: info@inloox.de ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2008 l 35 In Kürze ❑ Add-on für Microsoft Outlook zur Termin- und Ressourcenplanung ❑ Dokumentenmanagement für (Netz-)Laufwerke und Sharepoint-Arbeitsbereiche ❑ Grundlegende Kostenplanung und Kostenverfolgung, Ist-Aufwandsbuchung direkt aus Terminen, Aufgaben und E-Mails heraus möglich ❑ Lauffähig als Einzelplatzlösung oder in den Exchange-Server integrierte Verwendung im Team Anzeige in-Step ® Risikomanagement Änderungsmanagement Qualitätsmanagement Anforderungsmanagement Projektmanagement Prozessmanagement Mit in-Step ® erreichen Sie: Die einfache Einführung von Standards - wie V-Modell ® XT, PRINCE2 ™ & Co. Den durchgängigen Rollout Ihrer individuellen Prozesse - CMMI ® - und SPICE-konform. Die effektive Zusammenarbeit in Ihren Teams - im LAN und Internet. Die schnelle Nachverfolgbarkeit über das gesamte Projekt - Traceability leicht gemacht. making IT better Konfigurationsmanagement microTOOL GmbH Voltastraße 5 13355 Berlin Tel.: +49 30 / 467 08 6-0 Fax: +49 30 / 464 47 14 E-Mail: info@microTOOL.de www.in-Step.de Anzeige PM_1-08_32-35: Inhalt 21.12.2007 6: 12 Uhr Seite 35