22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2008 40 WISSEN auf diese Weise auch Projektideen erfasst und Schritt für Schritt zur Ausführungsentscheidung gebracht werden (Abb. 2). Damit bietet PSNext bereits ein solides Fundament für das Portfoliomanagement und ermöglicht es bereits, verschiedene Szenarien für den Projektverlauf und die Zusammenstellung des Portfolios durchzuspielen. Eine Unterstützung bei der Optimierung des Portfolios nach bestimmten Zielgrößen wie dem Verhältnis von Nutzen und Risiko bei gegebener Ressourcenkapazität und weitere fortgeschrittene Funktionen dürften nicht allzu lange auf sich warten lassen. Fazit Mit der Version 2.5 von PSNext steht eine ausgereifte Multiprojektmanagement-Software zur Verfügung, die bereits über eine Reihe nützlicher Funktionen für das Portfoliomanagement verfügt. Die Datenbank und die Benutzeroberfläche lassen sich leicht anpassen, bis hin zur sehr individuellen Gestaltung der einzelnen Eingabemasken. Viele der Neuerungen in den letzten Jahren lassen erkennen, dass die Software zunehmend auch in größeren Projektumgebungen mit mehreren Tausend Anwendern zum Einsatz kommt. Dennoch scheint der Einsatz auch in kleineren Installationen attraktiv, nicht zuletzt weil das Lizenzmodell keinen Grundpreis pro Server vorsieht, sondern lediglich die von den Anwendern benutzten Register berücksichtigt. Die Bedienung der Software wirkt dabei in weiten Teilen intuitiv. Auch die für die Anpassung der Software notwendigen Kenntnisse sollte sich ein Anwendungsadministrator problemlos aneignen können, sodass ein an die individuellen Anforderungen angepasster Einsatz ohne permanente Anbieterunterstützung möglich ist. Kontakt: Le Bihan Consulting GmbH, D-65232 Taunusstein, www.lebihan.de, E-Mail: info@lebihan.de ■ Abb. 2: Vorabinformation - grundlegende Projektdaten erfasst PSNext mit flexibel definierbaren Informationsfeldern und Rechenregeln. In Kürze ❑ Java-basierte Software, kann im Browser laufen, benötigt aber eine Java-Zusatzinstallation auf dem PC ❑ Modularer Aufbau: Zehn Register funktionieren wie eigenständige kleine Einzelanwendungen ❑ Leistungsfähige Multi-PM-Funktionalität und gute Grundlagen für das Portfoliomanagement ❑ Flexible Anpassung des Datenmodells und der Benutzeroberfläche möglich PM_2-08_37-41: Inhalt 27.02.2008 12: 45 Uhr Seite 40 Die Knowledge Box basiert auf dem MindManager, mit dem schon viele vertraut sind. Mit dieser geschickten Entscheidung ist gewährleistet, dass den meisten Nutzern die Einarbeitung leichtfallen dürfte. Die Box bietet sieben Kompetenzfelder, nämlich ❑ Projekte managen ❑ Moderieren ❑ Präsentieren ❑ Wissen vermitteln ❑ Kreativ sein ❑ Probleme lösen ❑ Entscheiden Sie besteht aus ca. 200 „Compremio-Maps“ (miteinander vernetzten MindManager-Maps) zu den oben angeführten Kernkompetenzen von Projektleiter/ inne/ n und hilft unmittelbar bei allen täglichen Projektanforderungen, ist sofort anwendbar und ermöglicht gleichzeitig schrittweises Lernen, „ohne es zu merken“. Die Knowledge Box enthält das Destillat aus umfangreicher Fachliteratur und lässt natürlich die Möglichkeit zur unternehmensspezifischen und individuellen Anpassung durch den Anwender. Die Grafen bieten gleichzeitig einen Überblick über die Struktur der einzelnen Wissensgebiete durch Hauptäste, Clustering und Unter- Maps und einen Detail-Zugang zu den einzelnen Aspekten (durch Nebenäste). Da es im Rahmen dieser Besprechung unmöglich ist, die ganze Palette von Hilfen auch nur kurz zu erwähnen, seien hier lediglich einige besonders interessante aus dem Bereich „Projekte managen“ aufgeführt. Die Knowledge Box bietet hier u. a. - jeweils in der für MindManager typischen Form - ❑ eine Übersicht über Krisenindikatoren in Projekten, ❑ eine Zusammenstellung der Gründe für Projektfehlschläge, die man beim Start schon als Checkliste benutzen kann, ❑ eine sehr übersichtliche Anleitung für die Erstellung eines Projektauftrags einschließlich eingehender gut strukturierter Ausführungen zur Zielformulierung, ❑ eine ausführliche Hilfestellung für die Stakeholderanalyse, ❑ Assistenz bei der Erstellung von Projektstruktur-, Qualitäts-, Risiko-, Kommunikations-, Einsatzmittel-, Ablauf- und Termin-, Kosten-, Beschaffungs- und Projektabschlussplanung. Der riesige Stoff ist, wie zahlreiche Stichproben zeigen, fachlich einwandfrei und didaktisch sehr gut aufbereitet. Das ganze System ist überaus einfach zu bedienen. Fazit: Wer schnell und ohne lange in Handbüchern blättern zu müssen, sich komprimiert und übersichtlich in ein Gebiet einarbeiten will oder rasch für eine bestimmte Fragestellung Hilfe braucht, ist mit der Knowledge Box gut beraten. Kontakt: Xecon GmbH, Henleinstraße 8, D-85570 Markt Schwaben, Tel.: ++49/ 81 21/ 43 75 35, Fax: ++49/ 81 21/ 43 75 36, E-Mail: info@compremio.de, www.compremio.de projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2008 l 41 Heinz Schelle Project Manager’s Knowledge Box Das ist, um es vorweg zu sagen, nicht die übliche Projektmanagementsoftware, die u. a. bei Termin-, Kosten- und Einsatzmittelplanung unterstützt, sondern wirklich eine Art Wissenstruhe und damit, soweit mir bekannt, bislang einmalig auf dem Markt. Der Autor Joachim Pitzen hat sich intensiv mit den Themen „Projektmanagement“ und „Entscheidungshilfen bei komplexen Problemstellungen“ befasst. Didaktische Unterstützung, die sich im Werk niederschlägt, holte er sich bei Hans-Peter Luz, der umfangreiche Erfahrung mit der Aus- und Weiterbildung von Trainern hat. Abb. 1: Beispiel-Map für das Thema „Projektziele“; © Xecon GmbH 2006-2008 Projektziele Generelles zu "Zielen" gute PROJEKTziele sind darüber hinaus realistisch erreichbar UND anspruchsvoll/ herausfordernd akzeptiert von Führungskräften vom Projektteam vom Projektkunden/ Auftraggeber Projektzielarten Produktziele Steuerungsziele für Rahmenbedingungen Termin Budget Qualität stehen in Konkurrenz = magisches Dreieck "Qualität" ist meist am wenigsten klar Transferziele Akzeptanz fördern Ergebnisse kommunizieren Anwendung anleiten ... Projekterfolg definieren Klären: W as heißt "Projekterfolg" für UNS? jedes Projekt kann durch die Unternehmensleitung zu einem "Erfolg" gemacht werden! mögliche Kriterien Änderungen an Projektzielen minimal mit Auftraggeber abgestimmt (geänderte) Projektziele erreicht Kundenzufriedenheit man kann Projektziele erreichen und der Kunde redet nie wieder mit einem... Folgeaufträge, Referenz... Ressourceneinsatz effektiv effizient möglichst geringe Beeinträchtigung der regulären Unternehmensorganisation ProjektMISSerfolg Planungsfehler Delta zwischen "geplant" und "potenziell erreichbar" zu pessimistisch zu optimistisch tatsächlicher Fehler Delta zwischen "potenziell erreichbar" und "tatsächlich erreicht" wahrgenommener Fehler Delta zwischen "geplant" und "tatsächlich erreicht" Vorgehen Ziele... hierarchisch auflösen als Zielbaum darstellen dient auch der Kommunikation! relativ zueinander gewichten Beispiel Harmonietest durchführen Produktziele paarweise vergleichen z.B. in Matrix eintragen ZielHARMONIE Erreichen von Z1 unterstützt das Erreichen von Z2 ZielINDIFFERENZ Erreichen von Z1 ist unabhängig vom Erreichen von Z2 ZielKONKURRENZ Erreichen von Z1 erschwert / verhindert Erreichen von Z2 bei Risikoplanung berücksichtigen! Sensitivität prüfen wie empfindlich/ robust sind die Ziele gegen Veränderungen der Rahmenbedingungen? "Moving targets" unbedingt vermeiden! stattdessen vollständige Zieldefinition zum Zeitpunkt der Projektfreigabe anschließend "hartes" Änderungsmanagement PM_2-08_37-41: Inhalt 26.02.2008 13: 54 Uhr Seite 41