22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2008 48 WISSEN W er sich die heute verfügbare Projektmanagementsoftware anschaut, findet zweifellos eine ganze Reihe leistungsfähiger Produkte für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke. Bei einer der ersten Aufgaben der Projektplanung bieten die meisten von ihnen allerdings erstaunlich wenig Unterstützung: Die Projektstrukturierung beschränkt sich nicht selten auf das eher lustlos wirkende Einrücken von Vorgängen in der Balkenplanansicht. Kein Wunder also, dass zahlreiche Anwender für diese Aufgabe lieber auf Mindmapping-Programme zurückgreifen. Diese Programme unterstützen nicht nur die Kreativitätstechnik Mindmapping. Der Anwender kann mit ihnen die gewonnenen Strukturen auch jederzeit flexibel neu anordnen und in verschiedenen Darstellungsformen präsentieren. So lassen sich die im Team definierten Arbeitspakete leicht zu einem Projektstrukturplan gliedern und in einer übersichtlichen Baumstruktur visualisieren. Dass sich Mindmapping-Software hervorragend eignet, um die Grundlage für einen Projektplan zu legen, haben auch die Hersteller dieser Softwareprodukte längst erkannt. So bieten sie heute fast durchgängig die Möglichkeit, einzelnen Punkten der Mindmap Ressourcen oder Termine zuzuweisen. Die Daten können schließlich zur Weiterbearbeitung in Projektmanagementsoftware exportiert werden. Hierfür kommt zumeist das Dateiformat von Microsoft Project zur Anwendung, das auch fast jede andere PM-Software einlesen kann. Die Hamburger Matchware GmbH ist mit ihrer Software OpenMind einen Schritt weiter gegangen. Das Programm bietet neben den klassischen Ansichten der Mindmap auch die Möglichkeit, die Aktivitäten als Gantt- Diagramm oder auf einer Zeitleiste darzustellen. Für kleine Projekte kann damit eventuell ganz auf den Einsatz einer Projektmanagementsoftware verzichtet werden. Kreativer Ursprung Die Entwicklung eines Projektplans beginnt in Open- Mind mit einem zentralen Begriff, der in der Mitte der zu entwickelnden Mindmap steht. Um ihn herum werden dann die einzelnen Themenzweige angelegt und nach und nach verfeinert. So könnte ein Zweig für eine Unternehmensgründung „Rechtliches“ lauten und dieser weiter in Gesellschaftsvertrag, Handelsregister und allgemeine Geschäftsbedingungen unterteilt werden. Sofern die Ideen im Brainstorming entwickelt werden, wird man später einige Punkte löschen und andere ergänzen. Zu guter Letzt werden die diversen Aktivitäten dann zu einem Projektstrukturplan gegliedert. Dazu kann man einzelne Punkte ebenso wie ganze Zweige der Mindmap mit der Maus an eine neue Position ziehen. Termin- & Ressourcenplanung Bis zu diesem Punkt bietet OpenMind eine reine Mindmapping-Funktionalität. Am Ende des Brainstormings Mey Mark Meyer PM-Software: OpenMind BE Kreativer Projektmanager für kleine Projekte Viele Anwender von Projektmanagementsoftware erstellen ihren Projektstrukturplan zunächst mit Mindmapping-Software. Anschließend wird der Plan dann exportiert und in einer PM-Software weiter bearbeitet. Bei vielen kleinen Projekten könnten die einzelnen Aktivitäten eigentlich auch gut ohne spezielle PM-Software geplant und überwacht werden. Die Übersicht über die Abhängigkeiten und Termine geht bei Mindmapping-Software allerdings rasch verloren. Mit der OpenMind Business Edition tritt Matchware an, diese Lücke zwischen Mindmapping und Projektmanagementsoftware zu schließen: Die Software beherrscht auch die Terminrechnung sowie die Balkenplandarstellung der Projektaufgaben. Studie zur Akzeptanz von Projektmanagementsoftware Wie erreichen Sie es, dass Ihre Mitarbeiter Ihre PM-Software tatsächlich nutzen? Mit welchen Mitteln lassen sich Mitarbeiter an eine PM-Software heranführen? Die Universität Osnabrück führt derzeit eine umfangreiche Studie zur Akzeptanz von Projektmanagementsoftware durch. Nehmen Sie teil und füllen Sie den Onlinefragebogen unter http: / / umfragen.bow.uni-osnabrueck.de aus. Sie erhalten die Auswertung der Befragung unmittelbar nach dem Abschluss der Studie. PM_3-08_1-8_und_24-72: Inhalt 29.04.2008 12: 26 Uhr Seite 48 und der anschließenden Gliederung steht ein Projektstrukturplan, den OpenMind statt als Mindmap auch als klar gegliedertes Organigramm anzeigen kann. Für die Projektplanung können für die Arbeitspakete dieses Strukturplans nun Termine vergeben und Ressourcen zugewiesen werden. Sowohl bei Terminen als auch bei den Ressourcen ist die Anwendung denkbar simpel: Der Anwender markiert zunächst das betreffende Arbeitspaket und wählt dann am rechten Rand des Programmfensters den Karteireiter „Aufgaben/ Zeitinfo“ aus. Hier kann er Start- und Enddatum sowie eine oder mehrere Ressourcen eintragen. Auf Wunsch zeigt OpenMind diese Angaben direkt im PSP an. Mit farbigen Formatierungen oder kleinen Symbolen lässt sich die Mindmap ergänzen, um beispielsweise Fertigstellungsgrade oder Zuständigkeiten noch deutlicher zu visualisieren. Bei Bedarf fügt der Anwender den einzelnen Arbeitspaketen eine oder mehrere Verknüpfungen auf Dokumente oder Webseiten hinzu. Wer auf diese Weise die Projektplanung vornimmt, stößt allerdings schnell an die Grenzen der Software: Eine Ressourcenauslastung berechnet OpenMind ohnehin nicht und auch bei den Terminen lassen sich auf diese Weise für jedes Arbeitspaket beliebige Daten eingeben. projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2008 l 49 Abb. 1: Ein Klick auf „Projektmanagement ein“ aktiviert OpenMind-Funktionen zur Terminrechnung. Anzeige PM_3-08_1-8_und_24-72: Inhalt 29.04.2008 12: 26 Uhr Seite 49 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2008 50 WISSEN Es bleibt dem Anwender überlassen, dafür zu sorgen, dass der Projektablauf sinnvoll ist. Zwar kann die Software einzelne Arbeitspakete mit Verbindungspfeilen versehen, diese haben jedoch nur nachrichtlichen Wert und beeinflussen in keiner Weise die eingegebenen Termine für die einzelnen Aktivitäten. An dieser Stelle wäre üblicherweise der richtige Punkt, um den um Ressourceninformationen und vereinzelt auch um Terminangaben ergänzten Projektstrukturplan an eine Projektmanagementsoftware zu übergeben. Projektmanagement einschalten In OpenMind besteht jedoch eine Alternative zum Export des Strukturplans. Wer sein Projekt durchgängig in OpenMind planen möchte, dem bietet die Software eine kleine Schaltfläche an, die aus Projektmanagementsicht die Nachbrenner aktiviert. Mit dem Klick auf „Projektmanagement ein“ ändert der Anwender das Verhalten der Software bezüglich der Termine (Abb. 1). Konnte er bis dahin für die Teilaufgaben des Projektstrukturplans noch eigene Terminangaben erfassen, so berechnet OpenMind die Termine für diese „Sammelvorgänge“ nun automatisch in der für Projektmanagementsoftware üblichen Form: Die Teilaufgabe beginnt zum frühesten Starttermin aller untergeordneten Arbeitspakete und endet zu dem Termin, an dem das letzte der untergeordneten Arbeitspakete beendet ist. Die als Zweigverknüpfungen in der Mindmap eingefügten Verbindungen ignoriert die Software bis hierhin aber noch, sie dienen weiterhin nur nachrichtlichen Zwecken. Wer von OpenMind eine echte Terminrechnung erwartet, muss dazu die Ansicht wechseln. Mit der Ansicht „Gantt-Chart“ bietet das Programm eine zwar für PM-Software übliche, für Mindmapping-Software aber höchst ungewöhnliche Darstellungsform. In ihr stellt OpenMind die Projektstruktur eingerückt dar und zeichnet die Balken entsprechend den eingegebenen Terminen. Im Terminplan wird die Struktur des Projekts durch Aufgaben und Sammelaufgaben abgebildet (Abb. 2). Im Gantt-Chart stehen dem OpenMind-Anwender dann die Funktionen zur Verfügung, die er für die Ablaufplanung erwartet: Eventuell zuvor in der Mindmap eingegebene Kalenderdaten werden als Termineinschränkungen erfasst („Start nicht früher als …“). Damit die Software selber rechnet, fügt der Anwender Verknüpfungen über die Funktion „Aufgaben verlinken“ hinzu. OpenMind beherrscht alle vier Typen von Anordnungsbeziehungen und vermag auch Zeitabstände zu Abb. 2: Die Ansicht „Gantt-Chart“ ermöglicht es, kleine Projekte durchgehend in OpenMind zu steuern. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter „PM-Software@GPM-IPMA.de“ melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse „www.PM-Software.info“. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_3-08_1-8_und_24-72: Inhalt 29.04.2008 12: 26 Uhr Seite 50 projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2008 l 51 berücksichtigen. Die Verknüpfungen im Gantt-Chart beeinflussen die Terminrechnungen, doch auch die in der Mindmap erstellten Zweigverknüpfungen vergisst die Software im Gantt-Chart nicht ganz. Sie werden als Büroklammer in einer der ersten Spalten der Balkenplanansicht signalisiert. Ob Balken mit der Maus verschoben, Anordnungsbeziehungen per Doppelklick auf die gezeichnete Verbindungslinie bearbeitet werden oder die Dialogfenster für die Aufgabendetailinformationen Parallelen zu bekannten PM-Produkten aufweisen: Die Bedienung im Gantt- Chart wirkt zumeist intuitiv. Dabei kommt der gegenüber richtigen PM-Software-Produkten reduzierte Funktionsaufwand der Bedienung entgegen. Im Gantt-Chart gibt es beispielsweise nur maximal zwölf Spalten mit Aufgabeninformationen. Wenige Funktionen für Ressourcen & Kosten Auch im Gantt-Chart und nach dem Klick auf „Projektmanagement ein“ bleiben die Funktionen im Bereich Ressourcen- und Kostenmanagement knapp bemessen. Außer der Information, wer an einer Aufgabe arbeitet, stehen dem Anwender keine weiteren Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Eine Auslastungsberechnung wäre in Kleinprojekten sicherlich wenig sinnvoll, da hier in der Regel keine Auslastungsinformationen aus anderen Projekten zur Verfügung stehen und die Tätigkeiten des Tagesgeschäfts oft überwiegen. Attraktiv wäre allerdings eine To-do-Liste für einzelne Ressourcen, welche die Aufgaben, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind, übersichtlich auflistet. Die Filterfunktion von OpenMind reduziert die Aufgabenliste zwar auf Wunsch auf Vorgänge bis zu einer bestimmten Strukturebene - nur die Vorgänge mit einer bestimmten Ressource anzuzeigen unterstützt sie allerdings nicht. Den Plan kann OpenMind aber als HTML-Projektreport exportieren. Auf diese Weise können sich auch Mitarbeiter, welche nicht über die Software verfügen, über den Planungsstand informieren. Im Browser finden sie dann auch eine Liste ihrer eigenen Aktivitäten. Veröffentlicht der Projektleiter die HTML-Übersichten im Intranet, kann er sein Team recht einfach über den aktuellen Planungsstand informieren. Etwas verloren wirkt auch die Möglichkeit, eine Prioritätsziffer für jede Aufgabe festzulegen. Die möglichen Werte von 0 bis 1.000 erinnern an eine Projektmanagementsoftware, die diese Prioritätswerte für den automatischen Kapazitätsabgleich verwendet. Der Wert ist tatsächlich vor allem für den Export zu Microsoft Project gedacht. Ihn benutzt jedoch schon dort meist niemand. Immerhin: Die gewählte Priorität zeigt OpenMind in der Mindmap an - aus Werten ab 650 wird dabei allerdings einheitlich „hoch“. Kosten lassen sich mit OpenMind nicht planen. Zwar schrecken auch viele andere Mindmap-Tools vor diesem Thema zurück, doch bei OpenMind wäre es eine interessante Ergänzung. Wie bei den Terminen könnten Sammelaufgaben automatisch die Summe der darunter liegenden Kosten ausweisen und so bei einer Kostenabschätzung helfen. Angesichts der Tatsache, dass die vorliegende Version 2.0 die erste Version ist, in der Open- Mind die Projektmanagementfunktionalität bietet, wäre dies eine nützliche Option für die Zukunft. Fazit OpenMind bietet hilfreiche Funktionen für die Projektstrukturierung sowie die Termin- und Ablaufplanung. Die Software kann in größeren Projekten keine spezielle Projektmanagementsoftware ersetzen. Dies ist auch nicht das Ziel der Entwickler. Im Vergleich zu anderer Software für das Mindmapping bietet das Programm mit dem Balkendiagramm aber eine sinnvolle Erweiterung, mit der sich kleine Projekte gut planen lassen, ohne auf spezielle Projektmanagementsoftware zuzugreifen. Wo Termine in anderen Produkten nur eingegeben werden können, vermag OpenMind diese mit einer eigenen Terminrechnung zu ermitteln. So behält der Anwender innerhalb einer Software die Übersicht über die Abhängigkeiten und kann dennoch jederzeit von der Flexibilität der Darstellung als Mindmap profitieren. Die mit Projektmanagementfunktionalität ausgestattete Business Edition schlägt mit 349 EUR brutto zu Buche, eine Testversion ist auf der Website des Herstellers verfügbar. Kontakt: MatchWare GmbH, D-20255 Hamburg, www.matchware.com, hamburg@matchware.com ■ ■ In Zusammenarbeit mit der Software one2meet der Karlsruher Netviewer AG ermöglicht Projectplace in der aktuellen Version nun auch Video- und Telefonkonferenzen via Voice-over-IP. Dabei können auch Bildschirminhalte gemeinsam betrachtet und Dokumente im Team bearbeitet werden. Um den Einstieg in die Software weiter zu vereinfachen, hat Projectplace die Oberfläche um ein Video-Tutorial und einen Einstiegsassistenten ergänzt. (www.projectplace.de) ■ Planisware kündigt mit der neuen Version Planisware 5 nicht nur einen deutlichen Versionssprung an, sondern ändert auch die Bezeichnung der bisher als OPX 2 bekannten Software. Die schon bisher sehr leistungsstarke Portfoliomanagementsoftware wurde unter anderem um eine Roadmap-Funktionalität erweitert, welche die Beziehungen zwischen aufeinander aufbauenden Technologien und Projekten verdeutlicht. Zudem sind die Funktionen für die Investitionsplanung nochmals deutlich erweitert worden. Bei der Integration mit SAP spricht der Anbieter gar von einer Out-of-The-Box-Lösung. (www.planisware.com) ■ Mit dem Update 3 zur Version 7.1 seiner webbasierten Software Onepoint Project bietet der Hersteller Onepoint Software GmbH nun auch eine Funktion zum Import und Export von Plänen von und nach Microsoft Project. (www.onepoint.at) + + + PM-Software-Ticker + + + PM-Software-Ticker + + + In Kürze ❑ Mindmapping-Software mit der Möglichkeit, Ausführungstermine und verantwortliche Ressourcen zuzuweisen ❑ Eingebaute Gantt-Chart-Ansicht mit der Möglichkeit, Termine berechnen zu lassen ❑ Geeignet für kleine Einzelprojekte - schließt die Lücke zwischen reiner Mindmapping-Software und spezieller Projektmanagementsoftware PM_3-08_1-8_und_24-72: Inhalt 29.04.2008 12: 26 Uhr Seite 51