eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 19/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
101
2008
194 Gesellschaft für Projektmanagement

Projekte und laufender Betrieb im Blick

101
2008
Constantin Hupka
Mey Mark Meyer
Häufig entwickeln sich PM-Software-Produkte von einer anfänglich kleinen Einzelplatzlösung über die Multiprojektmanagement-Software zum Werkzeug für das Portfoliomanagement. Clarity war dagegen von vornherein vor allem für die projektübergreifende Planung konzipiert. Bei der weiteren Entwicklung setzt der Hersteller Computer Associates darauf, mit der Software zunehmend die alltägliche Arbeit der Anwender mit abzudecken. Die kommen vor allem aus dem IT-Sektor, und so bietet das Programm von der Helpdesk-Anbindung über die Berücksichtigung mehrerer Abteilungen als Projektsponsoren bis hin zur internen Leistungsverrechnung von Produkten und Dienstleistungen eine Menge, was geplagten IT-Abteilungen die Arbeit erleichtern kann.
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projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2008 l 31 In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ Vor drei Jahren wurde an dieser Stelle die Version 7.5 von Nikus Multi-PM- und Portfoliomanagement-Software Clarity besprochen. Der Hersteller hatte sich seinerzeit gerade von der Weiterentwicklung der eigenen Softwarelösung für das Management von Einzelprojekten, der „Open Workbench“, verabschiedet. Zukünftig, so hieß es damals, wolle man verstärkt auf Clarity als Werkzeug für das Mehrprojektmanagement setzen. Inzwischen hat Computer Associates das Unternehmen Niku übernommen und verantwortet seit Ende 2005 die Weiterentwicklung der Software. Die Entwicklung von Clarity trägt dabei dem allgemeinen Trend Rechnung, Projektmanagement nicht mehr als alleinstehendes Thema zur optimalen Planung und Durchführung von einzelnen Projekten zu betrachten. Vielmehr wird die gesamte Projektlandschaft, das Projektportfolio, berücksichtigt und auch die Aktivitäten des Tagesgeschäfts integriert. Clarity, seit der Übernahme durch Computer Associates verstärkt auf die Belange von IT-Projekten ausgerichtet, trägt diesem Umstand etwa durch die Integration von Helpdesk-Systemen, das Service-Management oder die Abbildung einer Anbieter-/ Kundenbeziehung zwischen Abteilungen Rechnung. Der Anwender startet Clarity in seinem Web-Browser. Nach dem Login findet er die für ihn verfügbaren Menüpunkte am linken Rand des Fensters untereinander aufgelistet. Der Arbeitsbereich auf der rechten Seite unterteilt sich zumeist in weitere Karteireiter. Auf den einzelnen Karteireitern finden sich dann die sogenannten Portlets. Dies sind kleine Bereiche, in denen Informationen dargestellt werden und die der Anwender flexibel auf seinem Bildschirm arrangieren kann. Die ab Werk vorhandenen Portlets erweitert und ergänzt ein Administrator bei Bedarf über einfache Datenabfragen oder je nach Anwendungsfall auch mit umfangreicher Java-Programmierung. Auf diese Weise können Administratoren eine nahezu unbegrenzte Auswahl von Informationselementen bereitstellen und dabei auch Informationen aus anderen Software-Systemen integrieren. Projektportfolios im Blick Clarity zielt eher auf die Verwaltung des Projektportfolios als auf das Management einzelner Projekte - den klassischen Software-Funktionen für das Portfoliomanagement, etwa der Erfassung und Bewertung von Projektideen, kommt damit eine besondere Bedeutung zu. Die wichtigsten Informationen zu neuen Projektideen erfasst der Anwender zunächst in einer Eingabemaske. Mit einem Klick auf „Absenden“ reicht er schließlich seine Projektidee ein und löst damit einen zu den eingegebenen Daten passenden Bewertungs- und Geneh- Constantin Hupka, Mey Mark Meyer PM-Software: Clarity 8.1 Projekte und laufenden Betrieb im Blick Häufig entwickeln sich PM-Software-Produkte von einer anfänglich kleinen Einzelplatzlösung über die Multiprojektmanagement-Software zum Werkzeug für das Portfoliomanagement. Clarity war dagegen von vornherein vor allem für die projektübergreifende Planung konzipiert. Bei der weiteren Entwicklung setzt der Hersteller Computer Associates darauf, mit der Software zunehmend die alltägliche Arbeit der Anwender mit abzudecken. Die kommen vor allem aus dem IT-Sektor, und so bietet das Programm von der Helpdesk-Anbindung über die Berücksichtigung mehrerer Abteilungen als Projektsponsoren bis hin zur internen Leistungsverrechnung von Produkten und Dienstleistungen eine Menge, was geplagten IT-Abteilungen die Arbeit erleichtern kann. PM_4-08_1-60: Inhalt 26.06.2008 9: 25 Uhr Seite 31 migungsprozess aus. Projektmitarbeiter dürften etwa die Eigenschaft „Fast Track“ lieben, mit der sich der gesamte Genehmigungsprozess auf einen Schlag überspringen lässt. In der Praxis wird das PMO dies wohl leider nur ausgewählten Mitarbeitern erlauben. Die im Genehmigungsprozess notwendigen Schritte, wie Bewertungen und Priorisierungen, kann Clarity auf Wunsch auch automatisiert anhand vorab definierter Kriterien vornehmen. Alternativ werden die verantwortlichen Mitarbeiter im Zuge des Prozesses zu gegebener Zeit benachrichtigt. Wer also die Risiken einer Projektidee zu bewerten hat, erfährt dies wahlweise per E-Mail oder bei der nächsten Anmeldung im System. Alle Prozesse stellt Clarity übersichtlich als Flussdiagramm dar; Farben verdeutlichen den jeweiligen Ausführungsstatus der einzelnen Schritte. Mit einem Blick verschafft sich der Anwender damit Klarheit, wo eine Idee derzeit im Genehmigungsprozess steckt. Clarity ermöglicht bereits eine sehr flexible Prozessgestaltung. Wem das nicht reicht, der nutzt die möglichen Übergabepunkte an externe Prozessmanagementsysteme wie beispielsweise das ARIS-Toolset. Unter dem Oberbegriff „Demand Management“ fasst Clarity sowohl die Projektideen als auch kleinere Vorfälle („Incidents“) zusammen. Bei den Incidents kann es sich beispielsweise um Hilfeanfragen an die Anwenderunterstützung - sogenannte Helpdesk-Tickets - handeln. Clarity selbst bietet ein grundlegendes Modul für die Handhabung von Helpdesk-Anfragen, bindet aber auch Produkte anderer Anbieter ein. Auf diese Weise integriert Clarity alle Anforderungen an die IT-Abteilung. Sowohl die Aufwandsrückmeldungen der Ressourcen aus den Projekten als auch die Stunden, die im Zuge des Tagesgeschäfts geleistet wurden, können in einem System verfolgt werden. Im Vergleich zur Clarity-Version 7.5 wurden die Portfoliofunktionalitäten wie die Priorisierung und die Analyse verschiedener Szenarien inzwischen massiv erweitert. Der Benutzer hat nun beispielsweise die Möglichkeit, eine Priorisierung nicht nur auf Projekte, sondern bereits auch auf Ideen anwenden zu können. Neue Filtermöglichkeiten und die direkte Gegenüberstellung verschiedener Szenarien in einer Ansicht (Abb. 1) erlauben es, die Auswirkungen verschiedener Szenarien bequem miteinander zu vergleichen. Interne und externe Projektplanung Die Projektplanung unter Verwendung von Clarity beginnt für einen Projektleiter auf der Übersichtsseite seines Projekts. Hier werden grundlegende Informationen wie die Ecktermine, eine kurze Projektbeschreibung oder der Projektname gepflegt. Von dieser Seite eröffnen sich dem Anwender dann weitere Funktionen wie die Planung des Projektablaufs, der Ressourcen oder der Kosten. Bei der Ressourcenplanung beginnt der Anwender zunächst damit, das Projektteam zusammenzustellen. Hier werden Ressourcen oder Rollen in einer Tabelle jeweils für einen Zeitraum dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Dies kann prozentual auch absolut in beliebiger Granularität für einzelne Zeitfenster erfolgen. So kann ein Abteilungsleiter etwa 80 Entwicklertage für September 2008 einplanen oder Herrn Mustermann zu 50 Prozent im Oktober dem Projekt zur Verfügung stellen. Alternativ kann in Clarity auch ein Anforderungsprozess genutzt werden. In diesem Fall fordert etwa der Projektleiter bestimmte Rollen wie Softwareentwickler oder gezielt namentliche Ressourcen für sein Projekt an. Die 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2008 32 WISSEN Abb. 1: Verschiedene Projektkombinationen vergleicht Clarity übersichtlich nebeneinander PM_4-08_1-60: Inhalt 26.06.2008 9: 25 Uhr Seite 32 Anforderung wird dann vom jeweils zuständigen Verantwortlichen bearbeitet und mit Ressourcen ausgefüllt. In letzter Instanz akzeptiert dann der betroffene Projektleiter die zugeordnete Ressource oder weist sie zurück. Sofern er sie akzeptiert hat, weist er sie anschließend gegebenenfalls noch einzelnen Vorgängen im Projektplan zu. Um die benötigten Ressourcen abzuschätzen, kann der Projektleiter zunächst auch eine Planung auf Vorgangsebene vornehmen und die resultierenden Ressourcenbedarfe anschließend automatisch aus dieser Planung generieren lassen. Unternehmen, die bei der Projektplanung mehr auf die Ressourcenkosten als auf die Kapazitäten schauen, bietet Clarity eine weitere Planungsmöglichkeit mittels eines Kostenplans. Dieser zeigt den Bedarf je Kostenart und Periode - etwa die benötigten EUR 30.000 für externe Beratungsleistungen im zweiten Quartal des Jahres oder EUR 80.000 an Personalkosten im März. Die Planung ist unabhängig von der Ressourcenplanung möglich, mit wenigen Mausklicks kann der Anwender allerdings die aus der Ressourcenplanung resultierenden Kosten in seinen Kostenplan übernehmen. Mit der Version 8.1 bietet Clarity eine deutlich überarbeitete, grafische Gantt-Darstellung mit Verknüpfungen direkt im Browser. Diese eigentlich selbstverständliche Funktion mag auf den ersten Blick als Neuerung verwundern. Clarity bietet als interne Projektplanung jedoch vor allem tabellarische Planungshilfen wie vorstehend beschrieben. Wer detailliert und grafisch ein Projekt planen möchte, der kann dies extern mittels Microsoft Project oder der Open Workbench tun. Letztere projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2008 l 33 Abb. 2: Im Projekt-Dashboard stellt sich der Anwender seine Projektübersicht individuell aus einzelnen Portlets zusammen Die Projektmanagement-Software RPlan von ACTANO ist weltweit bei über 87.500 Anwendern im Einsatz. Kooperatives Projektmanagement Messbare Erfolge! mit RPlan Lernen Sie RPlan kennen in einem unserer kostenlosen Webinare. Weitere Info und Anmeldung unter www.actano.de/ webinare . Nächster Termin: 20. August 2008 „Erfolgreiches Projektmanagement mit RPlan“ Anzeige PM_4-08_1-60: Inhalt 26.06.2008 9: 25 Uhr Seite 33 wurde allerdings in den vergangenen Jahren kaum noch weiterentwickelt. Clarity fungiert bei dieser externen Einzelprojektplanung als die zentrale Datenbasis für alle Projekt- und Ressourcendaten. Für die Dauer der Bearbeitung in MS Project sperrt Clarity das Projekt. In MS Project arbeitet der Anwender dann wie gewohnt mit Vorgängen, Verknüpfungen und den Ressourcen aus dem Clarity- Ressourcenpool. Alle relevanten Daten für die weitere Planung wie die Verfügbarkeit je Ressource oder ggf. vorhandene Informationen zu Urlaubs- oder Abwesenheitstagen werden dabei durch Clarity im Kalender von MS Project mit hinterlegt. Für den schnellen Überblick über das Projekt findet der Anwender mit dem Project-Dashboard eine Zusammenstellung der wichtigsten Projektdaten (Abb. 2). Diese kann sich jeder Anwender bei Bedarf auch individuell zusammenstellen, indem er aus den angebotenen Informationsblöcken („Portlets“) selbst auswählt. Grafische Auswertungen, Ampeldarstellungen oder tabellarische Auflistungen sind nur einige der Möglichkeiten, wie Projektinformationen präsentiert werden können. Services - Integration des Alltags IT-Abteilungen wickeln in der Regel nicht nur Projekte ab, sondern sind insbesondere auch mit der Wartung und dem Betrieb laufender Anwendungen befasst. Eine der wesentlichen Neuerungen in Clarity 8.1 ist die Abbildung und Verfolgung der von der IT-Abteilung zur Verfügung gestellten Leistungen, sogenannter Services. Mit Clarity erfasst der Anwender alles, was für einen Service notwendig ist. Dies können komplette Projekte, Hardware oder andere Anlagegüter sein. Die für den Betrieb benötigten Ressourcen werden ebenso abgedeckt, wie eventuell als Voraussetzung notwendige andere Services. Wird den Abteilungen des Unternehmens beispielsweise ein neuer E-Mail-Service angeboten, so ermöglicht es Clarity nicht nur, das Projekt zur anfänglichen Einrichtung der erforderlichen Systeme zu berücksichtigen. Auch die benötigten Ressourcen für die Anwenderunterstützung im laufenden Betrieb, Hardware-Investitionen, Software-Lizenzen und den notwendigen Backup- Service für die Datensicherheit plant der Anwender in der Software. Auf diese Weise stellt er ein Komplettpaket zusammen, dessen Ressourcenbedarfe und Kosten über das anfängliche Projekt hinaus auch nach dem Projektabschluss im laufenden Betrieb transparent bleiben. Gerade in IT-Abteilungen beansprucht der laufende Betrieb der Systeme die Mitarbeiter in besonderer Weise. Anwenderunterstützung, das Beheben von Fehlern oder die Umsetzung kleinerer Änderungen binden Ressourcen, die für neue Projekte nicht zur Verfügung stehen. Diesem Umstand trägt das Servicemanagement Rechnung. Für die Verwaltung der Services stellt Clarity die Rolle des Business Relationship Managers zur Verfügung. Ihm obliegt es, den Kontakt der IT-Abteilung zu den „Kunden“ - also den Leistungsempfängern - zu koordinieren. Clarity ermöglicht es ihm, die Leistungsverrechnung vorzunehmen oder die für die Abrechnung erforderlichen Daten zur Abrechnung an eine andere Software, beispielsweise SAP R/ 3, zu übergeben. Auf dem Weg zum integrierten Enterprise-IT-Management steuert Computer Associates nun darüber hinaus für die kommenden Versionen die Verbindung mit einer Configuration Management Database an, welche die IT-Landschaft mit ihren internen und externen Abhängigkeiten abbildet. Auch die sogenannten „Departments“ sind eine Neuerung der Version 8.1 - sie bieten die Möglichkeit, eine organisatorische Abteilung oder eine Kostenstelle als Erbringer und Empfänger von Leistungen im System abzubilden. In Kombination mit den Services ist damit eine interne verursachergerechte Weiterverrechnung von IT-Leistungen möglich. Diese werden zunächst als Service zusammengestellt und kalkuliert. Anschließend wird festgelegt, welche Abteilung den Service erbringt und welche Abteilungen ihn nutzen. Als Abteilungsverantwortlicher einer Abteilung erhält der Anwender dadurch einen Überblick über die Leistungs- und Kostensituation seiner Abteilung, die nicht nur die eigenen Projekte, sondern auch den IT-Alltag widerspiegelt. Schließlich verfügen Departments auch über eigene Budgets und können somit auch in der Budgetplanung eines Projekts zur anteiligen Finanzierung herangezogen werden. Issues, Risiken und Change Requests Zur vollständigen Verfolgung von Projekten gehört neben der eigentlichen Projekt- und Ressourcenplanung auch die Erfassung und Verfolgung von Risiken und kleineren Änderungswünschen an bestehenden Anwendungen oder Projekten („Change Requests“). An dieser Stelle zeigt sich ebenfalls die starke Verflechtung der einzelnen Teilfunktionalitäten. So ist es beispielsweise möglich, Change Requests direkt mit Vorgängen im Projektplan des jeweiligen Projekts zu verknüpfen. In Verbindung mit der Prozess-Engine von Clarity ergibt sich hier eine Vielzahl von möglichen Nutzungsszenarien. Unternehmensspezifische Abläufe, beispielsweise zur Bewertung und Verfolgung eines Risikos, können hier ebenso individuell abgebildet werden wie Genehmigungsverfahren für Änderungsanträge. Hierzu passt, dass das Rechtesystem in der aktuellen Version 8.1 erweitert worden ist. Nun lassen sich auch die Zugriffsrechte für einzelne Datenfelder setzen, sie können zudem auch phasenabhängig gesteuert werden. Auf diese Weise könnte dem Projektmanager beispielsweise in der Ideen- und Planungsphase die Eingabe der Projektsponsoren erlaubt werden. Sobald es freige- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2008 34 WISSEN In Kürze ❑ Umfassende Lösung für das Projektportfolio- und Multiprojektmanagement vor allem für IT-Projekte ❑ Servicemanagement zur Abbildung, Planung und Abrechnung von IT-Dienstleistungen zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen ❑ Grundlegende Funktionen für das Einzelprojektmanagement, alternativ Anbindung an Microsoft Project PM_4-08_1-60: Inhalt 26.06.2008 9: 25 Uhr Seite 34 geben wurde, benötigt er dann für Änderungen die Unterstützung des PMO. Änderungen an Budgetwerten im Zuge eines Änderungsantrags lassen sich ebenfalls auf bestimmte Anwender einschränken. Systemvoraussetzungen Als dreischichtige Web-Anwendung erfordert Clarity auf der Anwenderseite lediglich einen aktuellen Web- Browser sowie eine Java VM ab Version 1.5. Als Anwendungsserver kommen BEA WebLogic oder IBM WebSphere auf Windows, AIX, Solaris oder HP-UX in Frage. Flexibel ist Clarity auch bei der Wahl der Datenbank - sowohl Microsofts SQL Server als auch Oracle- Datenbanken oder IBM DB2 können zum Einsatz kommen. Fazit Clarity bietet eine umfangreiche Funktionalität für das Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement und unterstützt gleichzeitig das Alltagsgeschäft von IT-Abteilungen. Wer sein individuelles Projekt detailliert planen möchte, muss auf die Open Workbench oder Microsoft Project zurückgreifen, für die Clarity entsprechende Schnittstellen anbietet. Die zunehmende Integration des Alltagsgeschäfts - insbesondere für IT-Abteilungen - unterstreicht den Anspruch des Anbieters, mit Clarity eine einheitliche Lösung für nahezu alle Belange des IT-Managements zu liefern. Verglichen mit der Version 7.5 hat sich mit der Version 8.1 vor allem im Bereich der Bedienungsfreundlichkeit und der Anpassbarkeit an die eigenen Unternehmensanforderungen einiges geändert. Viele (kleine) grafische Anpassungen haben zu einem stimmigen und funktionalen Layout geführt. Durch eine erhöhte Granularität auf der technischen Seite im Hintergrund ist eine detailliertere Anpassung der Berechtigungen und der Oberflächen je Benutzer möglich geworden. Kontakt: CA Deutschland GmbH, D-64297 Darmstadt, E-Mail: cainfo.germany@ca.com, www.ca.com/ de ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2008 l 35 ■ Mindjet stellt seiner Software MindManager ein Partnerprodukt für das Projektmanagement an die Seite. JCVGantt übernimmt Mindmaps zur weiteren Bearbeitung als Projektplan, berechnet Termine und stellt die Abläufe als Balkenplan dar. Das Werkzeug eignet sich vor allem für kleinere Projektpläne. Durch das Zusammenspiel mit MindManager können Daten aus Projektplänen jederzeit auch wieder als Mindmap präsentiert und bearbeitet werden. (www.mindjet.de) ■ Mit der Version 5.0 von project2web überarbeitete NEUSTA seine webbasierte Projektmanagementsoftware unter anderem bei der Darstellung des Projektplans, der nun interaktiv im Gantt-Diagramm bearbeitet werden kann. Zur Planung kleinerer Aufträge neben dem Projektgeschehen bietet die Software zudem eine digitale Magnettafel, mit der sich Aktivitäten planen lassen. Mitarbeiter können Rückmeldungen auch direkt über ihr Mobiltelefon vornehmen. (www.neusta.de) ■ Projectron BCS verfügt in der aktuellen Version nun auch über ein Modul zur Angebotsstellung. Die insbesondere für projektorientiert arbeitende Dienstleister geeignete Software erlaubt damit die Projektabwicklung vom Angebot bis zur Fakturierung in einer Lösung. (www.projektron.de) + + + PM-Software-Ticker + + + PM-Software-Ticker + + + Anzeige PM_4-08_1-60: Inhalt 26.06.2008 9: 25 Uhr Seite 35