Bereits seit 1996 ist Planisware mit seiner Projektmanagementsoftware OPX2 am Markt vertreten. Ursprünglich war die Software ab 1991 intern für Arianespace entwickelt worden. Aus der anfänglichen Software für Multiprojektmanagement entwickelte Planisware zwischenzeitlich eine umfangreiche, webbasierte Lösung für Projekt- und Projektportfoliomanagement. Sie ist in verschiedenen Editionen für einzelne Branchen wie Pharma, Automotive und IT verfügbar. Mit der neuen Version hat sich Planisware nun zu einem radikalen Schnitt entschlossen: Statt „OPX2 R5“ heißt die Software nun schlicht „Planisware 5“. Der neue Name verdeutlicht den Anspruch, mit der neuen Version eine noch leistungsfähigere, aber zugleich weniger technische Software zu präsentieren. Produktentwicklung im Fokus Mit umfangreichen Funktionen zielt Planisware 5 vor allem auf F&E-Unternehmen, die ihren gesamten Produktentwicklungsprozess in der Software abbilden können. Das beinhaltet den Projektlebensweg von der ersten Idee bis zum - hoffentlich erfolgreichen - Projektabschluss ebenso wie die notwendige Verbindung zwischen den diversen Entwicklungsprojekten, den strategischen Zielen, diversen Programmen und den unterschiedlichen Entwicklungsabteilungen. Mit dem Slogan „Get Innovation to Market“ beschreibt Planisware die Herausforderung, ein Innovations-Lebenszyklus-Management zu gestalten, in dem Portfoliomanagement, Projektmanagement und Ressourcenmanagement integriert sind. Die in diesen Einsatzbereichen häufig anzutreffende arbeitsteilige Projektsteuerung mit einer Vielzahl von Teilprojekten unterstützt Planisware 5 auf verschiedene Weise. So kann der Anwender einzelne Teile seines Projektplans zur Bearbeitung als Arbeitspaket an andere Planer delegieren, indem er die Verantwortlichen einfach im Projektplan einträgt. Mittels sogenannter asynchroner Verknüpfungen definiert er Anordnungsbeziehungen so, dass die Abhängigkeit zwar berücksichtigt und im Konfliktfall signalisiert wird, mögliche Planänderungen in einem Arbeitspaket aber nicht unkontrolliert auf die eigene Gesamtplanung durchschlagen. In der neuen Version kommt mit den sogenannten Liefergegenständen eine weitere Planungsvariante hinzu. Die verschiedenen (Teil-)Projekte werden dazu über Liefer-Meilensteine mittels asynchroner Verknüpfungen verbunden und für die Freigabe der Liefergegenstände im Projektverlauf ein gesonderter Workflow definiert. Ein Anwender mit der neuen Rolle „Delivery Manager“ verwaltet die Liefergegenstände. Renovierte Oberfläche Die Programmoberfläche hat Planisware in der aktuellen Version gründlich überarbeitet. Nach dem Login im Browser findet der Anwender die Programmfunktionen, wie er es von Desktop-Anwendungen gewohnt ist, in einer Menüleiste am oberen Rand. Dort bietet ihm die Software die Module an, die ihm gemäß seiner Rolle zur Verfügung stehen. So erreicht man von hier aus etwa die Initiativen- und Ideen-Verwaltung ebenso wie die Funktionen des Portfoliomanagements, Investitionsszenarien oder aber auch die Funktionen für das operative Geschäft mit Projekten und Arbeitspaketen sowie das Ressourcenmanagement. Innerhalb der Module greift der Anwender über breite Symbolleisten auf die Programmfunktionen zu. Mit ihrer Mischung aus Schaltflächen, Drop-Down-Menüs und Auswahllisten erinnern sie an die „Ribbons“ neuerer Desktop-Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft Word 2007 (Abb. 1). projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2008 l 59 Mey Mark Meyer PM-Software: Planisware 5 Rundgeschliffene High-End-Lösung Bereits OPX R4 verfügte über eine breite Funktionalität für das Projekt- und Projektportfoliomanagement. Die neue Version 5 unter neuem Namen soll vor allem die Bedienung vereinfachen. Gleichzeitig hat der Hersteller Planisware noch einige Funktionen ergänzt. Eine leicht zu bedienende Software, die den gesamten Lebenszyklus der Produktentwicklung abdeckt? Da darf man durchaus gespannt sein. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_5-08_1-2_und_15-80: Inhalt 24.09.2008 12: 00 Uhr Seite 59 An vielen Stellen vermag der Anwender sich seine Benutzeroberfläche nun individuell anzupassen. Dies gilt für Ansichten mit Tabellen wie für grafische Auswertungen. Im Reportgenerator stellt die Software zahlreiche grafische Auswertungen wie beispielsweise Säulen-, Radial- oder Blasendiagramme ebenso wie Zeitverlaufs- und Kreuz-Tabellen zur Verfügung. Was ausgewertet wird, stellt der Anwender mit wenigen Mausklicks zusammen. Einmal konfigurierte Berichte und Ansichten speichert der Anwender dann optional als individuelle Favoriten. Auch Controller dürften mit Planisware 5 auf ihre Kosten kommen: In tabellarischer Form lassen sich geplante oder entstandene Kosten vielfältig gruppieren und analysieren - etwa nach Fiskaljahren, Abteilungen und Kostenarten oder nach Kostenarten und Quartalen. Ideenmanagement und strategische Ausrichtung Neuerungen präsentiert Planisware 5 auch im Bereich des Ideenmanagements. Beim Sammeln von Vorschlägen für neue Aktivitäten unterscheidet die Software nun zwischen Ideen und Initiativen. Wie schon in der Vorversion beginnt der Prozess zunächst mit der Erfassung eines neuen Vorschlags - etwa für ein neues Projekt. Der Anwender beschreibt seinen Vorschlag mit einem kurzen Text und eventuell ergänzenden Dokumenten. Welche Informationen hier im Einzelnen erhoben werden sollen, lässt sich unternehmensspezifisch anpassen. Eine solche Idee kann dann entweder zu einer Initiative werden, der Vorstufe eines neuen Projekts, oder als Änderung eines bestehenden Projekts in diesem als offener Punkt geführt werden. So können alle Beteiligten Vorschläge für neue Initiativen erfassen. Ist erkennbar, dass eine Idee nicht für ein neues Projekt taugt, aber als Ergänzung oder Änderung an einem bestehenden Projekt Sinn ergibt, wird sie eben als offener Punkt in diesem Projekt weitergeführt. Welchen Weg eine Idee oder Initiative im System genau nimmt, bestimmt der Administrator bei der Konfiguration der Software. Mit grafischen Workflow-Editoren und der Möglichkeit, die Dialogfenster flexibel zu gestalten, bietet Planisware 5 hochflexible Möglichkeiten, den besonderen Abläufen und Regeln im Unternehmen Rechnung zu tragen. Von der ersten Einschätzung eines Vorschlags über die Kostenschätzung und die Risikobewertung bis zur Klärung der Frage, aus welchem Budget das alles bezahlt werden soll, unterstützt die Software die Anwender vor allem dadurch, dass die Vorschläge Schritt für Schritt von einem Anwender zum anderen weitergereicht werden. Zu jedem Zeitpunkt stellt die Software dar, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Idee oder Initiative gerade befindet. Die prinzipbedingte Herausforderung: Wer die leistungsstarken Möglichkeiten effektiv nutzen will, muss sich über seine Prozesse schon im Klaren sein. Zwar wird die Software mit durchaus sinnvollen Vorgaben ausgeliefert, in dieser Leistungsklasse ist Customizing allerdings produktunabhängig etwas, um das man für eine wirklich sinnvolle Nutzung nicht herumkommt. Zu diesem Anpassungsaufwand zählen sicherlich auch die Bewertungskriterien für Projektideen. Sie können als Checklisten in der Software verfügbar gemacht werden, mit denen jede Initiative geprüft und bewertet werden muss. So ist gewährleistet, dass die Vorschläge nach einheitlichen Kriterien bewertet werden und es etwa nur Initiativen mit gewissen Mindestanforderungen in die Liste potenzieller Projekte schaffen. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2008 60 WISSEN Abb. 1: Aus seiner Projektliste wählt der Anwender zunächst die zu bearbeitenden Projekte aus. Anschließend zeigt Planisware 5 sie gemeinsam im Balkenplan an. PM_5-08_1-2_und_15-80: Inhalt 24.09.2008 12: 00 Uhr Seite 60 Portfoliobewertung und -planung Um aus dieser Liste möglicher Projekte diejenigen auszuwählen, die durchgeführt werden sollen, stellt Planisware 5 eine Reihe von Funktionen zur Entscheidungsunterstützung bereit. Klassisch dürften die vielfältigen Bubble-Charts sein, mit denen sich die verschiedenen laufenden und potenziellen Projekte visualisieren lassen. Mittels Investitionsszenarien gruppiert der Anwender zunächst Projekte in unterschiedlichen Kombinationen, um diese dann miteinander zu vergleichen. Beispielsweise kann er ein Bubble-Chart für den Barwert der laufenden Projekte, ihren strategischen Nutzen und die mit den Projekten verbundene Risikobewertung erstellen. In dieses blendet der Anwender die Projekte eines Investitionsszenarios auf einen Schlag zusätzlich ein, indem er das Szenario in einer Auswahlliste anwählt. Die Auswirkung auf das Portfolio wird so direkt sichtbar. Weitere Entscheidungshilfen bieten die Efficient-Frontier-Auswertungen, bei denen beispielsweise die erwartete Rendite des Projektportfolios unter Begrenzung der Gesamtinvestition optimiert werden kann. Wenngleich wohl niemand einer Software die endgültige Entscheidung über die Auswahl der Projekte überlassen möchte, bieten diese Funktionen eine hilfreiche Unterstützung für projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2008 l 61 Abb. 2: Auf einen Blick: Die Projektübersicht zeigt den Stand des Projekts im Vorgehensmodell ebenso an wie aktuelle Kennzahlen mit Trendindikatoren und grafische Auswertungen. www.rillsoft.de Download 30-Tage-Vollversion Rillsoft GmbH • Unterer Ezachweg 55 • 71229 Leonberg Tel.: 07152-395745 • Fax: 07152-395744 • E-Mail: info@rillsoft.de Projektmanagement Software - Terminplanung - Ressourcenmanagement - Kapazitätsplanung - Personaleinsatzplanung - Projektportfolio - Integrierter Report-Generator - Terminplanung - Ressourcenmanagement - Kapazitätsplanung - Personaleinsatzplanung - Projektportfolio - Integrierter Report-Generator Anzeige PM_5-08_1-2_und_15-80: Inhalt 24.09.2008 12: 00 Uhr Seite 61 die sachlich fundierte Projektauswahl - so die denn gewollt ist. In die gleiche Richtung schlägt die in der aktuellen Version neu hinzugekommene Sensitivitätsanalyse. Sie liefert Hinweise auf begrenzende Faktoren für den Portfolionutzen. Der Ablauf bei der Portfoliobewertung kann somit beispielsweise wie folgt aussehen: Alle Projekte werden zunächst individuell nach den in der Software hinterlegten Bewertungskriterien bewertet. Das Programm errechnet für jedes Projekt eine Punktzahl. Um ein Portfolio zu erstellen, dessen Projekte in der Summe eine möglichst hohe Gesamtpunktzahl bei gegebenem Investitionsvolumen aufweisen, liefert die Efficient-Frontier- Analyse wertvolle Hinweise. Schließlich gibt die Sensitivitätsanalyse Auskunft, auf welche anderen begrenzenden Faktoren, beispielsweise die zugrunde gelegte Risikobereitschaft oder die verfügbaren Ressourcen einzelner Abteilungen, zuerst geschaut werden sollte, wenn man das Portfolio weiter optimieren möchte. In dem Einsatzfeld großer Produktentwicklungsvorhaben mit hohem Investitionsrisiko, auf das Planisware 5 abzielt, ergibt diese formale und sorgfältige Projektauswahl durchaus Sinn. Multiprojektmanagement Ist die Entscheidung gefallen, welche Projekte ausgeführt werden sollen, gilt es, diese auch umzusetzen. Eine gute Übersicht über die Projektlandschaft kann sich der Anwender auch mittels individuell entworfener Kennzahlen verschaffen. In Planisware 5 stellt er sich dazu zunächst seine favorisierten Kennzahlen (Key Performance Indicators - KPI) zusammen. Fortan ermittelt die Software diese Werte für einzelne oder mehrere Projekte automatisch und archiviert sie regelmäßig. Die Kennzahlen stehen damit ebenso wie ihr zeitlicher Verlauf jederzeit für Auswertungen, etwa den Projektstatusbericht oder die Abteilungsübersicht zur Verfügung. Dank kleiner Trendsymbole ist auch bei Stichtagswerten leicht erkennbar, wohin die Reise geht. Das klassische Spielfeld des Projektmanagers, den Balkenplan, hat Planisware in der neuen Version überarbeitet. Von der Planungsfunktionalität her blieben hier schon in der Vorversion faktisch keine Wünsche offen. Aus einer Übersicht seiner Projekte wählt der Anwender diejenigen aus, die er im Balkenplan gleichzeitig sehen und bearbeiten möchte - so lassen sich auch Abhängigkeiten zwischen den Projekten leicht analysieren. In Planisware 5 erhält der Planer bei Schätzungen nun nicht mehr nur Unterstützung durch parametrische Schätzverfahren. Er kann auch auf Analogien zurückgreifen. Sofern die entsprechenden Projekte und Vorgänge kategorisiert wurden, stellt ihm die Software beispielsweise ähnliche Aktivitäten aus anderen Projekten mit ihren Dauern oder den benötigten Ressourcenaufwänden als Anhaltspunkt zusammen. Ein flexibles Regelwerk bestimmt, wie die Software den Analogieschluss konkret vornimmt. Ebenfalls neu ist eine Reihe grafischer Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen Version 5 aufwarten kann. Mit wenigen Klicks erreicht der Benutzer direkt aus dem Balkenplan heraus das Dialogfenster für die Diagrammeigenschaften. In diesem ändert er das Erscheinungsbild des Balkenplans - etwa die Farben, Symbole, Sortierungen oder Filter - nach Wunsch ab. Anschließend lassen sich die Einstellungen auf Wunsch als individueller Stil speichern, der zukünftig mit einem einzigen Klick wiederhergestellt werden kann. Auf diese Weise ist ein Meilensteinplan ebenso rasch erstellt wie eine Übersicht über die Eckdaten aller Teilprojekte. Grundsätzlich waren diese Anpassungen zwar auch schon mit der Vorversion möglich, hier musste allerdings in der Regel der Administrator zur speziellen Customizing-Anwendung greifen, um das Layout zu verändern. Mit der neuen Version erledigen fortgeschrittene Anwender dies nun direkt im Web-Client. Ebenso leicht passen diese übrigens auch tabellarische Listen ihren Bedürfnissen an und erstellen eigene berechnete Felder und Indikatorsymbole wie beispielsweise Ampeln. Ressourcen und die Matrix Im Balkenplan stellt der Planisware-Anwender auch seinen Ressourcenbedarf zusammen. Hierfür trägt er in der Ansicht „Aufwände nach Ressourcen“ etwa den Bedarf in Personentagen in verschiedenen Spalten für jede Abteilung des Unternehmens ein. In der Praxis von Entwicklungsprojekten muss der Projektleiter diesen Bedarf allerdings erst einmal mit vielen Beteiligten abstimmen. So müssen eventuell Abteilungsleiter für Hard- oder Softwareentwicklung oder Laborleiter ihren Segen geben. Die Planungen sind daher zunächst erst einmal unverbindliche Überlegungen des Projektplaners. Erst durch das Absenden der Planung als Ressourcenanforderungen wird die Planung offiziell und die Ressourcenverantwortlichen, beispielsweise Abteilungsleiter, werden informiert. Im Modul „Ressourcen“ zeigt Planisware 5 diesem Ressourcenverantwortlichen die eingegangenen Anforderungen in einem geteilten Fenster: In der oberen Hälfte finden sich die Ressourcenanforderungen in einem Balkenplan. Den Status der jeweiligen Anfrage (z. B. „Eingeplant“, „Abgelehnt“) kennzeichnet die Software mit verschiedenen Balkenformaten. Darunter zeigt die Software die verfügbaren Ressourcen mit ihren Auslastungen an. Indem der Anwender eine Anforderung mit der Maus auf eine Ressource zieht, nimmt er eine Zuweisung vor. Alternativ öffnet ein Doppelklick auf eine Anforderung ein Dialogfenster, in dem alle Werte exakt eingegeben werden können. So sind auch Zuweisungen möglich, die etwa hinsichtlich des Gesamtaufwands oder des Zeitraums von der ursprünglichen Anforderung abweichen. Projekt- und Ressourcenplanung müssen somit nicht zwangsläufig übereinstimmen. Alle Beteiligten erhalten aber klare Auswertungen zum Anfragestatus. So wird deutlich, an welchen Stellen Konflikte auftreten und Diskussionsbedarf existiert. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2008 62 WISSEN ( & ' & 0 978 In Kürze ❑ Webbasierte High-End-Lösung für Projekt- und Projektportfoliomanagement ❑ Schwerpunkt auf der Unterstützung von Produktentwicklungsprozessen ❑ Branchenspezifische Editionen mit vorbereiteten Prozessen für Pharma, Automotive und IT PM_5-08_1-2_und_15-80: Inhalt 24.09.2008 12: 00 Uhr Seite 62 Systemvoraussetzungen Planisware 5 läuft als dreischichtige Anwendung auf den gängigen Windows-Betriebssystemen für Server und Arbeitsplatzrechner ebenso wie unter Linux und Unix - auch Mac OS X kommt als Client-Betriebssystem infrage. Beim Webserver besteht die Wahl zwischen IIS, Apache oder iPlanet. Dank AJAX kommt der Browser ohne Plug-In aus. Die alternativ mögliche Variante als Java-Applet ist weiterhin verfügbar. Als Datenbank können Oracle ab Version 8 und der Microsoft SQL Server ab Version 2000 SP2 zum Einsatz kommen. Das Lizenzmodell, das mit einem hohen fünfstelligen Grundbetrag für die Serverkomponente und vergleichsweise moderaten Beträgen je Benutzer daherkommt, legt bereits die Nutzung in größeren Projektumgebungen nahe. Fazit Die Vereinfachungen in der Bedienung scheinen auf den ersten Blick vor allem Administratoren zu entlasten. Allerdings können dadurch auch fortgeschrittene Anwender die Software in weiten Teilen ihrem individuellen Bedarf entsprechend anpassen. In der Praxis fehlt Administratoren nicht selten die Zeit, kurzfristig auf die Wünsche einzelner Nutzer eingehen zu können. Wenn Anwender also selbstständig ihren Informationsbedarf decken können oder eine größere Anzahl von „Power- Usern“ helfend bereitsteht, bietet die neue Flexibilität für alle Beteiligten Vorteile. Das dürfte die Akzeptanz der Software im Einsatz ebenso fördern wie die aufgeräumt wirkende Benutzeroberfläche. Täuschen darf man sich dennoch nicht. Der Leistungsumfang der Software ist bereits im Standard enorm und die vielfältigen Möglichkeiten, die das Programm zur individuellen Anpassung bietet, erfordern nicht nur die fundierte Qualifikation der Anwender und Administratoren, sondern vor allem auch klar definierte PM-Prozesse und PM-Methoden, welche die Software unterstützen kann. Mit Planisware 5 steht aber nun eine neue Version zur Verfügung, die im Rahmen dieser eher grundsätzlichen Einschränkung mit sinnvollen Vorkonfigurationen einen deutlichen Schritt in Richtung „schnell einsatzbereit“ geht. Damit bleibt mehr Zeit, um sich auf die fachlichen Fragen zu konzentrieren, die mit der Einführung einer solch umfangreichen Software regelmäßig einhergehen. Viele der neuen Funktionen weisen den Weg in Richtung der Bereiche „F&E“ sowie „Produktentwicklung“, auf die Planisware abzielt. Kontakt: PWD GmbH, 80331 München, www.planisware.com, E-Mail: info@planisware.com ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2008 l 63 Anzeige ! " # $ % & ' ( ) # $ * + & ' & ' ,- - - ! ./ ! ! & ' " & ' # & 0 1 0 2 34 1 54678 978 77 : 7; <5 5= 1 - > 978 77 : 7; : 65 1 ; ? @ # 1 ! ! ! # # ! ■ ConAktiv bietet mit AGENTUR light eine neue Software an, die speziell für die kleineren Projekte und Aufträge in Agenturen konzipiert ist. Die Software ist als ASP-Lösung (gemietet und auf den Servern des Anbieters laufend) verfügbar und deckt neben Projektplanung auch Angebotserstellung, Zeiterfassung und Fakturierung ab. (www.conaktiv.de) ■ Planta hat die Version 3.8.0.3 seiner Multiprojektmanagement-Software PPMS veröffentlicht. Insbesondere die Vernetzung zwischen PLANTA Portfoliomanagement (PPPM), PLANTA Projektmanagement (PPMS) und PLANTA Professional Services Automation (PPSA) steht in diesem Release im Vordergrund. Ein weiterer Schwerpunkt des neuen Releases ist die erweiterte Controlling-Funktionalität zwischen Portfolio- und Projektmanagement. Projektstatusberichte, Projektinfoboard, Projektcockpit und Projektdatenblatt wurden ausgebaut und überarbeitet. (www.planta.de) ■ Microtool hat die SCRUM-Edition der Software inStep veröffentlicht. Das Werkzeug unterstützt die Planung von Releases und Sprints (Iterationen) eines Scrum-Projekts. Die neue inStep-Edition enthält für alle Beteiligten eines Scrum-Projekts - den Product Owner, den Scrum Master und das Team - rollenspezifische Werkzeugfunktionen. (www.microtool.de) ■ Mindjet bietet mit Mindjet Connect eine Erweiterung des Mind Managers an. Mit dieser Software bietet Mindjet eine Plattform, auf der Teams Mindmaps gemeinsam über das Internet im Team bearbeiten. Die Software kann auf monatlicher Basis gemietet werden. (www.mindjet.de) + + + PM-Software-Ticker + + + PM-Software-Ticker + + + PM_5-08_1-2_und_15-80: Inhalt 24.09.2008 12: 00 Uhr Seite 63