projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2009 l 41 V erteilte oder virtuelle Teams gehören heute zum Projektalltag. Egal, ob eine Präsentation gemeinsam mit dem Kunden überarbeitet werden soll, Pläne zusammen mit dem Kollegen auf der Baustelle besprochen werden oder der Projektleiter zusammen mit einigen Fachexperten die Auswirkungen eines Änderungsantrags diskutiert: Nicht immer besteht die Möglichkeit, sich dazu in einem Besprechungsraum zusammenzusetzen. Wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten sitzen, stehen häufig nur Internet und Telefon zur Verfügung. Oft artet die Arbeit an Projektdokumenten dann im E-Mail-Ping-Pong aus. In einer einleitenden Telefonkonferenz bespricht das Team die wichtigsten Punkte. Einer der Teilnehmer fasst anschließend die Ergebnisse in einem Protokoll zusammen oder überarbeitet die Planunterlagen entsprechend. Zur Bestätigung bekommen alle Beteiligten dann das Dokument zugeschickt. Im Verlauf der nächsten Tage trudeln nach und nach die Bestätigungen und Korrekturwünsche der Beteiligten ein - typischerweise als „Antwort an alle“. Mit etwas Glück ist der ganze Vorgang nach wenigen Tagen und einigen Erinnerungsmails abgeschlossen. In diesem Szenario tritt Netviewer Meet an, um die Zusammenarbeit verteilter Teams zu unterstützen. Die Software verbindet mehrere Teammitglieder über das Internet miteinander. Ein Anwender übernimmt dabei die Rolle des Präsentators, der den übrigen Teilnehmern den Blick auf seinen Desktop ermöglicht. Virtuelle Versammlung um den PC Eine Netviewer-Sitzung ist leicht gestartet. Der Moderator startet dazu seine Version der Software, die eine sechsstellige Sitzungsnummer generiert. Diese teilt er den anderen Teilnehmern per Telefon oder vorab per Einladungs-E-Mail mit. Optional legt der Moderator ein zusätzliches Sitzungspasswort fest oder nutzt über den Sitzungsplaner feste Einstellungen für den Jour fixe. Alle anderen Teilnehmer starten eine kostenfreie Version der Software, die bei Bedarf auch in wenigen Sekun den aus dem Internet heruntergeladen und direkt gestartet werden kann. Wichtig dabei: Eine Installation ist nicht notwendig. Sobald die Sitzungsnummer eingegeben wurde, verbinden sich die Teilnehmerprogramme mit dem Moderator, der zunächst auch die Rolle des Präsentators wahrnimmt. Sein Desktop erscheint auf den Monitoren der Teilnehmer. Die haben somit das gleiche Bild vor Augen und sehen beispielsweise sofort, welche Notizen der Moderator in seiner geöffneten Textverarbeitung für das Protokoll festhält. Die virtuelle Runde am PC des Moderators funktioniert auch durch Firewalls hindurch zuverlässig. Sofern alle Beteiligten in der Lage sind, mit ihrem Browser auf das Web zuzugreifen, steht der Verbindung der verschiedenen PCs kaum etwas im Wege. Schaltzentrale am Bildschirmrand Sobald eine Netviewer-Sitzung aktiv ist, steht dem Moderator am rechten Bildschirmrand das Control Panel zur Verfügung. Über dieses steuert er die komplette Sitzung (Abb. 1). Sämtliche Funktionen der Software sind übersichtlich in sogenannten Schubladen arrangiert. Mit einem Klick wird das Control Panel zu einem unauffäl- Mey Mark Meyer PM-Software: Netviewer Meet 5 Das Team zu Gast auf dem Desktop Telefonkonferenzen moderieren, Präsentationen über das Internet zeigen oder ganz einfach gemeinsam die Planungsdokumente durchgehen. Netviewer Meet richtet sich an (Projekt-) Teams, die an verschiedenen Orten tätig sind und die Abstimmung untereinander vereinfachen wollen. Statt Dokumente kreuz und quer per E-Mail zu versenden, versammelt sich das Team einfach virtuell via Internet um den PC eines der Teammitglieder und diskutiert die Änderungen live miteinander. Reisekosten und Reisezeiten entfallen, so die Theorie. Doch welchen Nutzen bietet Netviewer im Vergleich zu einer reinen Telefonkonferenz wirklich und kann die Software echte Treffen der Beteiligten ersetzen? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_1-09_1-64: Inhalt 19.12.2008 13: 38 Uhr Seite 41 ligen kleinen Symbol verkleinert, damit der Bildschirm voll genutzt werden kann. Innerhalb des Control Panels bietet Netviewer beispielsweise einen kleinen Bereich für Chats an. Auch eine Schublade für die Dateiübertragung findet sich hier. Zieht ein Teilnehmer eine Datei von seinem PC in die Schublade „Dateitransfer“, steht diese kurz danach auch den anderen Teilnehmern auf ihren PCs zur Verfügung. Moderation leicht gemacht Eine Liste mit allen Teilnehmern der aktuellen Versammlung findet der Moderator in der Schublade „Sitzung“. Neben jedem Namen ist der aktuelle Teilnehmerstatus erkennbar: Ob der betreffende Teilnehmer ein Videobild seiner Webcam überträgt oder über die eingebaute Voice-over-IP-Verbindung eine Sprachverbindung besteht, symbolisieren kleine Icons. Neben VoIP bietet Netviewer auch einen Telefonkonferenzdienst, der in Deutschland mit 14 Cent/ Teilnehmer zu Buche schlägt und über zahlreiche internationale Einwahlnummern verfügt. Nutzt man Voice-over-IP, hilft Netviewer dem Moderator mit Funktionen wie einem per Mausklick erteilten Sprachrecht und der Stummschaltung der anderen Teilnehmer. Aber auch Telefonkonferenzen über das normale Telefonnetz profitieren deutlich von einer parallelen Netviewer-Sitzung. „Wir sollten … Können wir … Ja, bitte? ... Nein, sprechen Sie ruhig erst …“ - das übliche Chaos aus angefangenen Halbsätzen und sich versehentlich ins Wort fallenden Teilnehmern bekommen üblicherweise nur geübte Moderatoren mit einem ebenso geübten Team halbwegs in den Griff. Über die Netviewer-Sitzung melden sich die Gesprächspartner einfach per Klick mit der rechten Maustaste in das Netviewer-Fenster. Der Moderator sieht auf seinem Bildschirm eine kleine Sprechblase mit Namen und kann den Teilnehmer bitten, sich zu äußern. Bei Bedarf lässt sich die Moderationsrolle auch an einen Co-Moderator übertragen. Interaktion Schon die Moderationsfunktionen und die Möglichkeit, das aktuelle Protokoll, die fragliche Präsentation oder die notwendige CAD-Zeichnung direkt auf allen Teilnehmer-PCs im Blick zu haben, erleichtern die Arbeit. In der virtuell um den PC des Moderators versammelten Runde wird aber vielleicht der eine oder andere Teilnehmer auch einmal auf den Monitor zeigen wollen, um zu verdeutlichen, worüber er spricht. Ein Netviewer-Teilnehmer sieht den Bildschirm des Moderators in einem Fenster auf seinem Monitor (Abb. 2). Ein Klick mit der 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2009 42 WISSEN Abb. 1: Word ja, Excel nein - der Moderator hat mit dem Monitor im Control Panel stets im Blick, was die Teilnehmer sehen. In Kürze ❑ Software für das Desktop-Sharing, das heißt die Übertragung des eigenen Bildschirms an einen oder mehrere andere Anwender ❑ Viele nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Rahmen von Telefonkonferenzen oder für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ❑ Einfache und intuitive Bedienung ohne Installationsvorgang PM_1-09_1-64: Inhalt 19.12.2008 13: 38 Uhr Seite 42 linken Maustaste in diesem Fenster lässt auf dem Bildschirm des Moderators einen Zeigepfeil erscheinen, den auch alle anderen Teilnehmer sehen. „Da unten sollten wir das Firmenlogo einbinden“ ist somit eine klare Aussage. Wer mehr möchte, als nur auf einzelne Punkte hinzuweisen, kann sich vom Moderator das Zeigerecht erteilen lassen. Alle Teilnehmer sehen fortan seinen Bildschirm. Wer gerade seinen Bildschirm zeigt, kann zudem einem anderen Teilnehmer ein Fernsteuerrecht einräumen. Damit übergibt er diesem quasi Maus und Tastatur. Langwierige Erklärungen, was gemeint sein könnte, entfallen, wenn der Gesprächspartner die notwendigen Änderungen im Dokument gleich selbst vornehmen kann. Mit der Whiteboard-Funktion lassen sich sogar Freihand-Anmerkungen auf dem übertragenen Bild vornehmen - Unterstreichungen und Kreise verdeutlichen so, was die Teilnehmer meinen. Sicherheit: Ich sehe was, was du nicht siehst Dass andere Projektpartner auf den eigenen PC schauen können, erschreckt auf den ersten Blick. Was passiert, wenn sich genau in diesem Moment das Infofenster des E-Mail-Programms öffnet und ungewollt die Ankunft einer vertraulichen E-Mail verrät? Für diesen Fall bietet die Anwendungssteuerung die Möglichkeit, nur einzelne Programmfenster zu übertragen. Die Taskleiste bleibt damit auf Wunsch ebenso unsichtbar wie die Icons auf dem Desktop oder die kurz zur Recherche geöffnete Kundendatenbank. Was gerade übertragen wird, sieht der Präsentator auf einem kleinen Kontrollmonitor im Control Panel. Ausgesparte Bereiche und Programme stellt die Software allerdings einfach geschwärzt dar. Alternativ schaltet der Präsentator die Übertragung vorübergehend auf Standbild. Alle Teilnehmer sehen erst einmal weiterhin das letzte übertragene Bild. Leider überträgt Netviewer auch dann geschwärzte Flächen, wenn diese am Rand des Bildschirms liegen. Der Anwender sieht dann im Netviewer-Fenster viel schwarze Farbe (Abb. 2), die er nicht ausblenden kann. Dabei könnte die Fläche sinnvoller für eine größere Darstellung der übertragenen Anwendungen genutzt werden. Unschön ist dieses Verhalten vor allem dann, wenn ein Präsentator mit 24 ″ -Breitbild-Monitor und entsprechender Bildschirmauflösung auf einen Teilnehmer mit einem kleinen Notebook-Display und geringer Auflösung trifft. Hier hilft es nichts, nur ein kleineres Fenster zu übertragen, stattdessen muss der Präsentator zuvor seine Bildschirmauflösung entsprechend anpassen. Sicherheit bedeutet aber nicht nur, bestimmte Informationen von der Übertragung auszuschließen. Netviewer lässt sich nahezu jede Aktion auf den PCs der Teilnehmer bestätigen. Ob der Bildschirminhalt beim Wechsel des Zeigerechts übertragen oder ein Fernsteuerrecht eingeräumt wird, hängt immer von der ausdrücklichen Zustimmung des jeweiligen Teilnehmers ab. Weil nur Maus und Tastatur fernbedient werden, projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2009 l 43 Abb. 2: Als Zuschauer sieht man den Bildschirm des Präsentators in beliebiger Größe. PM_1-09_1-64: Inhalt 19.12.2008 13: 38 Uhr Seite 43 ist jede Fernsteuerungsaktion am eigenen Monitor einsehbar. Ein unbemerkter Zugriff auf Teilnehmer-PCs ist somit ausgeschlossen. Selbst wenn Zugriffsrechte zur Fernsteuerung erteilt wurden, übersteuern die eigenen Maus- und Tastatureingaben die Fernsteuerung. Zudem reicht ein Tastendruck aus, um sofort wieder alleine die Macht über den eigenen PC zu haben. Wer Mitarbeiter anderer Unternehmen in eine Netviewer-Sitzung einbinden möchte, muss diese also nur noch dazu bewegen, die Netviewer-Client-Software zu verwenden. Diese ist kostenfrei und wird ohne Installation als kleines Windows-Programm im Arbeitsspeicher gestartet, welches nach der Benutzung einfach wieder gelöscht wird. Dennoch dürften es die Sicherheitsrichtlinien so mancher Unternehmen den Anwendern verbieten, eine aus dem Internet heruntergeladene Windows-EXE-Datei auszuführen. In vielen Unternehmen ist dazu die Freigabe der IT notwendig. Mit einer Reihe von Testaten, unter anderem von diversen Finanzdienstleistern, leistet Netviewer hier Überzeugungsarbeit. Wer die Software im Zusammenspiel mit nur entfernt bekannten Partnern einsetzt, kann bei diesen neben seiner eigenen Reputation also zusätzlich noch die Vertrauenswürdigkeit des Softwareherstellers ins Feld führen. Er versichert den Teilnehmern den Originalzustand der Software mit seiner Signatur. Netviewer vermag auf eine beeindruckende Referenzliste zu verweisen. Dennoch trifft man in der Praxis gelegentlich auf Befürchtungen, die sich nicht mit Argumenten zerstreuen lassen, oder IT-Verantwortliche, die keine Ausnahme für ein Einzelprojekt machen. Eine Browser-Version mit Java-Script, wie sie einzelne Wettbewerber anbieten, oder eine Bilddarstellung im 5-Sekundentakt über reines HTML wäre wünschenswert. Mit ihr könnten Anwender, deren Browser im Firmennetz sehr restriktiv eingestellt ist, zumindest noch den Bildschirm des Präsentators verfolgen. Auf Funktionen wie die Fernsteuerung oder den Chat müssten sie freilich verzichten. Neues Lizenzmodell macht den Einstieg attraktiv Sowohl Moderatoren als auch Teilnehmer benötigen lediglich eine nicht einmal 1 MB große Windows-EXE- Datei, die keiner Installation bedarf. Der Netviewer-Server sorgt dafür, dass sich Moderator und Teilnehmer anhand der Sitzungsnummer finden. Während der Sitzung vermittelt er die verschlüsselten Daten zwischen den Teilnehmern und übernimmt auch die notwendige Vervielfältigung. Für den Präsentator spielt es daher keine Rolle, ob er mit einem oder zehn Teilnehmern zusammenarbeitet. Auch eine langsame Internetverbindung, etwa von unterwegs über UMTS, reicht zur Übermittlung seines Bildschirminhalts aus. Im Herbst hat Netviewer erfreulicherweise auch das Lizenzmodell überarbeitet. Nunmehr stehen die wichtigsten Module ab rund 30 EUR pro Monat für einen Moderator und bis zu zehn Teilnehmer in einer „Personal Edition“ zur Verfügung. Ab 150 EUR im Monat erhält man drei Benutzerlizenzen der „Business Edition“, die auch Co-Moderation, Voice-over-IP, Sitzungsaufzeichnungen sowie erweiterte Administrationsfunktionen bietet. Wer auch den Verbindungsserver auf eigenen Rechnern betreiben will, erhält mit der „Enterprise Edition“ individuelle Lizenzierungsmöglichkeiten. Leider hat sich der Netviewer nun von anderen Wettbewerbern die Unart abgeguckt, beim Beenden des Teilnehmerprogramms für das eigene Produkt zu werben. Für eine Testversion mag das akzeptabel sein. Es ist aber ärgerlich, wenn man als Moderator eine Lizenz erworben hat und Projektpartner dennoch mit Werbung genervt werden. Fazit Ob für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, für Präsentationen via Internet oder als Moderationsunterstützung von Telefonkonferenzen - für die Funktionen von Netviewer finden sich viele Anwendungen im Projektalltag. Netviewer ist einer der Pioniere auf dem Gebiet des Desktop-Sharings, was man der Anwendung im positiven Sinne anmerkt. Die Bedienung ist intuitiv und Teilnehmer einer Sitzung können meist auf eine Einweisung ganz verzichten oder sind zumindest mit der in fünf Minuten durchgelesenen Kurzanleitung als PDF im Bilde. Die Zahl der Anbieter vergleichbarer Produkte nimmt zu, mit dem neuen Lizenzmodell wird die Software aber auch für Gelegenheitsnutzer attraktiv, die bisher eventuell von den recht hohen Einstiegspreisen abgeschreckt wurden. Sie können Telefonkonferenzen effizienter gestalten, Abstimmungsprozesse beschleunigen und sich die eine oder andere Reise sparen. Kontakt: Netviewer AG, D-76133 Karlsruhe, E-Mail: info@netviewer.de, www.netviewer. de 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2009 44 WISSEN ■ Mit Projektrons Version 3.8 der webbasierten Software Projektron BCS entwickelt sich das Produkt weiter zur umfassenden Unternehmenslösung für kleinere Dienstleistungsunternehmen. Neu ist unter anderem die Integration des Ticketsystems, aus dem sich nun direkt Projektaufgaben ableiten lassen. Außerdem hat der Berliner Hersteller seiner Software einen noch einfacher zu bedienenden Berichtsgenerator spendiert. (www.projektron.de) +++ ■ Mit der Version 5.6 von Inloox hat die Münchner IQ Medialab GmbH die neueste Version ihrer Projektmanagementlösung für Microsoft Outlook vorgestellt. Vor allem die Ressourcenübersicht wurde überarbeitet und visualisiert nun auch für größere Teams die Kapazitäten. Dabei greift die Software auf die Verfügbarkeitsinformationen (Frei/ Gebucht/ …) des Exchange Servers zurück. (www.inloox.de) PM-Software-Ticker +++ PM-Software-Ticker PM_1-09_1-64: Inhalt 19.12.2008 13: 38 Uhr Seite 44