projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 l 25 Hans Knöpfel, Brigitte Schaden, Werner Schmehr Drei neue deutschsprachige Competence Baselines: Mit der ICB Version 3.0 und untereinander abgestimmt! Die Autoren/ Autorin stellen die drei nationalen Competence Baselines für Deutschland, Österreich und die Schweiz vor, die aus der ICB Version 3.0 abgeleitet wurden, und erläutern für ihr Land die jeweiligen Besonderheiten. Außerdem wird auf die Verwendung für die Zertifizierung eingegangen. 1. Einleitung In projektMANAGEMENT aktuell 4/ 2006 wurde die vorerst in englischer Sprache neu publizierte IPMA Competence Baseline (ICB Version 3.0) kurz vorgestellt. Diese Version kann von der Website www.ipma.ch kostenlos heruntergeladen werden. Weiter wurde ausgeführt, dass die Übersetzungen in die weiteren Sprachen und die Anpassungen an die Kultur und Praxis der einzelnen Länder bereits im Gang sind. Diese Einführung ist inzwischen weit fortgeschritten. Die ICB ist in den Mitgliedsländern der IPMA bei den entsprechenden Gesellschaften in über 20 Sprachen erhältlich. In den nachstehenden Ausführungen werden das Konzept und die Durchführung der deutschsprachigen National Competence Baselines für Österreich, Deutschland und die Schweiz vorgestellt. Die Bezugsquellen dieser Werke sind am Schluss des Artikels angegeben. Den Input für die deutschsprachigen NCBs bildet die ICB Version 3.0 (2006), die von der Delegiertenversammlung der IPMA im März 2006 in Kraft gesetzt und im Juni 2006 publiziert wurde. Diese weitgehend überarbeitete und ergänzte Version ersetzt die Fassung 2.0 (1999), die im Jahr 2001 mit der Version 2.0 b geringfügig geändert worden war. Die ICB Version 3.0 ist das Ergebnis eines Projekts, das in den Jahren 2004 bis 2006 von einer Kerngruppe mit eingehender Mitwirkung der Mitgliedsländer konzipiert und durchgeführt wurde. In der Einleitung zur Swiss NBC wird festgestellt: „Den wichtigsten Beitrag zur ICB Version 3.0 leisteten die IPMA-Mitgliederorganisationen, die beratend unterstützten, sich im Überarbeitungsprojekt nachhaltig engagierten und viele hilfreiche Vorschläge und Argumente für Verbesserungen einbrachten.“ Dabei wurden die Erfahrungen aus der sechsjährigen Verwendung der ICB Version 2.0 sowie die neuen Entwicklungen im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement eingearbeitet. Insbesondere wurden ❑ die Verhaltenskompetenzen (Behavioural Competences) nicht mehr durch acht Aspekte beschrieben, sondern mittels 15 regulärer Kompetenzelemente für Wissen und Erfahrung besser definiert, ❑ die Wechselwirkungen zwischen Stammorganisationen und Projektumfeld und den Projekten (Contextual Competences) sowie allgemein die Programme und Portfolios stärker gewichtet. Im Vorwort der österreichischen NCB wird festgestellt: „Die Projekte haben an Zahl, Komplexität und Vielfältigkeit zugenommen. Die Anforderungen an die Verhaltenskompetenzen von Managern und Teammitgliedern sind ausgeprägter und höher. Umgekehrt stehen wir vor einer starken Tendenz zum Individualismus. Der Bedarf nach einer verständlichen Beschreibung der erforderlichen Kompetenzen zur Leitung von Projekten, Programmen und Projektportfolios in diesem wechselhaften Kontext ist offensichtlich.“ Der Zweck der ICB kann wie folgt zusammengefasst werden: ❑ Sie ist nützlich für das (Self-)Assessement der Kompetenz von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern, Die inhaltlichen und administrativen Grundlagen für die Zertifizierung nach dem international anerkannten IPMA-System wurden in den Jahren 2004 bis 2006 grundlegend überarbeitet und erweitert. Ab 2009 laufen nun die Zertifizierungen auf diesen Grundlagen. Die drei Landesgesellschaften pma, GPM und spm haben die Gelegenheit genutzt, um für die deutschsprachige Fachwelt koordinierte National Competence Baselines zu schaffen! Diese Baselines sind auch der empfohlene Rahmen für die Qualifizierung der Projekt-, Programm- und Portfolioleitenden in der Praxis sowie in der Grundausbildung und Weiterbildung. Zudem dienen sie als Grundstruktur für Handbücher, Vorlagen und Ausbildungsmaterial. Schließlich sind sie ein gemeinsames Referenzsystem für alle Fachleute, die in unserer Fachdisziplin Informationen suchen. Sie dienen somit als Grundlage für eine gemeinsame Fachsprache. +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 25 ❑ kann als Grundlage für die Erstellung von Handbüchern und anderen Standards für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement in der Praxis dienen, ❑ kann als Richtlinie für die Entwicklung und Aktualisierung von Unterrichtsmaterial für die Grundausbildung und die Weiterbildung genutzt werden, ❑ ist zweckmäßig zur Positionierung von Forschungsarbeiten, ❑ passt als gemeinsames Referenzdokument für alle Fachleute, die Informationen über angewandtes Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement suchen, ❑ ist weder ein Lehrbuch noch ein „Kochbuch“. Im Vorwort der deutschen NCB wird festgestellt: „Projektmanagement hat sich in vielen Branchen und Organisationen zur eigenständigen Disziplin und zum Berufsbild entwickelt. Universitäten greifen diese Entwicklung auf und bieten heute auf das Projektmanagement ausgerichtete Diplom- und Masterstudiengänge an.“ Das „Eye of Competence“ stellt die Integration aller PM-Gebiete bei der Bewertung einer bestimmten Situation durch das Auge eines Managers dar. Das Kompetenzauge steht auch für Klarheit und Weitblick. 2. Verfahren Die drei deutschsprachigen Fachgesellschaften pma, GPM und spm haben bei ihren traditionellen Dreiländertreffen Varianten für die Erstellung der deutschsprachigen Competence Baselines diskutiert. Oberstes Ziel war die Verständlichkeit für die Anwender und damit das Optimum an Wirksamkeit und Aufwand. Weiter sollte die Einpassung in die globale Welt der IPMA erreicht werden; Abweichungen von der ICB waren nicht erwünscht. Daraus haben sich folgende Maßnahmen ergeben: ❑ Eine gemeinsame Grundübersetzung der ICB mit günstigen Kosten wird erstellt, ❑ alle Kompetenzelemente der ICB werden übernommen und neue Elemente werden nicht hinzugefügt, ❑ die Kompetenzbereiche und die Kompetenzelemente werden gleich bezeichnet, ❑ die Grundübersetzung wird durch Assessoren an den Sprachgebrauch der Berufspraxis sowie die theoretischen Grundlagen in den einzelnen Ländern angepasst. Damit wurde im Vergleich zu den vorangehenden Versionen der NCB ein sehr großer Schritt in Richtung Harmonisierung, insbesondere einer gemeinsamen Sprache, unternommen. Dieser Schritt öffnet viele Möglichkeiten für den gegenseitig interessanten Gedanken- und Personalaustausch und fördert den Wettbewerb für gute und beste PM-Lösungen in Praxis und Wissenschaft. Gleichzeitig konnten langwierige Terminologiediskussionen bzw. fragwürdige Kompromisse unter dem Zwang für eine gemeinsame deutschsprachige ICB vermieden werden. Diese Bearbeitung wäre zwar durchaus von Nutzen, hätte aber gute Assessoren ebenso wie gute Theoretiker von ihrer wertvollen Mitarbeit abgeschreckt. Sie hätten beim heutigen Stand unserer Fachdisziplin einen großen Zeitaufwand und Zeitverlust für die Einführung der ICB verursacht. 3. Inhalt Folgende hauptsächlich inhaltlichen Herausforderungen waren zu bewältigen: ❑ Bei den beschreibenden Texten war eine wörtliche Übersetzung - auch wegen teilweise umständlich formulierter Originaltexte (Kompromisse) - nicht rasch lesbar bzw. nicht genügend verständlich. ❑ Die möglichen Prozessschritte und die Systematik, wie der Manager vorgehen kann, wenn er zu einer bestimmten Zeit einen Handlungsbedarf beim betreffenden PM-Gebiet feststellt, und mit professionellem Vorgehen zu einem optimalen Ergebnis kommen kann, waren neu. ❑ Die angesprochenen Themenfelder waren auf Vollständigkeit zu prüfen, damit die für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement wichtigen deutsch- und z. T. englischsprachigen Stichworte in der NCB wenigstens einmal (im Text oder in dieser Liste) und in einem geeigneten Kompetenzelement vorkommen. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 26 WISSEN PM-Kontextkompetenzen PM-technische Kompetenzen PM-Verhaltenskompetenzen Abb. 1: Eye of Competence PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 26 ❑ Bei den angemessenen Verhaltensweisen bestand noch relativ wenig Erfahrung, weil die in der vorangehenden Version enthaltenen Muster sich auf Konglomerate von Aspekten bezogen, die nun durch neue, verbindliche Kompetenzelemente ersetzt wurden. Anpassungen der Hauptbeziehungen zwischen den Kompetenzelementen und der Taxonomie sind komplexe Vorhaben. Sie hätten den Rahmen der Anpassung der Grundübersetzung gesprengt. Für eine zukünftige inhaltliche Weiterentwicklung der ICB wird das Feedback der Länder aus der Verwendung und der Detaillierung der Kompetenzelemente, zum Beispiel in Lehrbüchern, Handbüchern, Zertifizierungen, Normen und Forschungsarbeiten, nützlich sein. 4. Länderspezifische Spezialitäten Die österreichische Fachgesellschaft (pma) hat gleichzeitig mit der Erstellung der NCB ihre „pm baseline“ angepasst. Mit diesem Werk, das als PDF-Datei erhältlich ist, werden zusätzliche Erläuterungen zu Begriffen und empfohlene Methoden zur Umsetzung der in der ICB Version 3.0 beschriebenen Kompetenzelemente geliefert. Allerdings ist die Struktur nur indirekt über eine Umsetzungsmatrix mit der ICB verbunden. Weiter wird von pma ein „pm basic-Syllabus“ v1.0, der den Einstieg in das Projektmanagement erleichtert, angeboten. Die deutsche Fachgesellschaft (GPM) hat unter Mitwirkung der Schweizer Fachgesellschaft ein neues Werk von ca. 2.700 Seiten geschaffen, in dem jedes der 46 Kompetenzelemente in einem Kapitel mit einem Grundlagen- und einem Vertiefungsteil eingehend erläutert wird. Die vier Bände erscheinen im Frühjahr 2009 und ergänzen den seit 1991 bestehenden „Projektmanagement-Fachmann“, der letztmals im Jahr 2003 erneuert wurde, sowie das Buch „ProjektManager“ der GPM. Diese Bücher werden als Grundlagen für das revidierte Standardausbildungsmaterial dienen, das die GPM an ihre lizenzierten Trainer abgeben wird. Die Schweizer Fachgesellschaft (spm) hat als Swiss NCB eine schlanke und besser handhabbare Buchfassung erstellt. Die in der Schweiz nicht verwendeten Zertifizierungsoptionen wurden weggelassen und Erklärungen, die aus Sicht der Assessoren nicht prioritär sind, wurden gekürzt. Das Suchen nach Begriffen wurde mit gezielten Stichworten verbessert. Die Beziehungen zu anderen Kompetenzelementen können mit dem Mehrzweck- Buchzeichen rasch gefunden werden. Die Taxonomie wird direkt bei den Kompetenzelementen gezeigt. Die Swiss NCB trägt die Versionsnummer 4.0, weil die Version 3.0 bereits existiert. 5. Verwendung für die Zertifizierung Mit einem zweiten Projekt systematisierte und überarbeitete die IPMA auch die Regulierungen und Richtlinien für die Zertifizierung. Auch hier arbeiteten die nationalen Gesellschaften und Zertifizierungsstellen intensiv mit und brachten ihre Erfahrungen und Erwartungen ein. Die neue Version wurde von der Delegiertenversammlung im März 2007 in Kraft gesetzt. Die jeweils aktuell gültigen Regelungen stehen nicht in der ICB, sondern werden durch die nationalen Zertifizierungsstellen den Assessoren, Bewerbern, Kandidaten projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 l 27 www.schwab-projektmanagement.de schwab@schwab-pm.de Tooleinsatz mit Methode! Schulungen: Kein zeitraubendes Experimentieren mehr. Mit Motivation von Anfang an produktiv arbeiten. Beratungen: Wir helfen Ihnen beim methodischen Aufbau Ihrer Projektpläne. EPM: Installation, Einrichtung und Anpassung des Project Servers an Ihr PM- Anforderungen. Support vor Ort und Remote. Das Buch zum Tooleinsatz im Projektmanagement. Damit Sie das Tool und Ihre Projekte beherrschen und nicht umgekehrt. 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Dies ist für deren Verständnis von Vorteil und eine gute Hilfe für die Selbstbeurteilung sowie die Kompetenzbeurteilung von Vorgesetzten. Die Kompetenzelemente sind die konkrete Basis für das Assessment. Auf sie beziehen sich einzeln oder in Kombination von mehreren Kompetenzelementen ❑ die Fragen der schriftlichen und eventuell mündlichen Prüfung, ❑ die Beobachtungselemente für den Workshop, ❑ die Beschreibungen in den von den Kandidaten verfassten Berichten, ❑ die Fragen im Interview. Die Zertifizierung stützt sich auf konkrete Nachweise, nicht auf vermutete Potenziale. Dafür wird insbesondere die STAR-Methode verwendet: ❑ Zuerst wird eine konkrete Situation im Projekt bzw. Programm oder Portfolio beschrieben. ❑ Dann wird die Aufgabe (Task) des Kandidaten in dieser Situation erfasst. ❑ Weiter wird festgestellt, welche Aktion der Kandidat zur Wahrnehmung seiner Verantwortung aus welchen Gründen unternommen hat. ❑ Schließlich wird ermittelt, zu welchen Resultaten seine Aktionen und andere Einflüsse führten und wie sein Management beurteilt werden kann. Die Art und der Schwierigkeitsgrad der Kompetenzüberprüfung entsprechen den Zertifizierungslevels der IPMA. Die Levels und Anforderungen der IPMA wurden aus typischen Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Anforderungen und aus typischen Rollen in der Praxis des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements definiert. Die gesamten vollständig überarbeiteten und ergänzten Grundlagen für die Zertifizierung gelten für ❑ Österreich für Anmeldungen seit Januar 2009, ❑ Deutschland für Anmeldungen seit Januar 2009, ❑ die Schweiz für alle Zertifikate, die seit Anfang 2009 erteilt werden. Zur Einführung der neuen Regelungen haben die Zertifizierungsstellen ❑ die neue Version der NCB ausgearbeitet und die Bewerber und Ausbildenden rechtzeitig über die neue Version der ICB und der NCB informiert, ❑ die Regulierungen und Richtlinien für die Zertifizierungen angepasst, die Assessoren für deren Anwendung ausgebildet und die potenziellen Bewerber informiert. 6. Bezugsquellen ❑ Österreich: NCB als PDF-Datei von der Website www. p-m-a.at ❑ Deutschland: NCB als PDF-Datei von der Website www.GPM-IPMA.de ❑ Schweiz: Buchbestellung, ISBN 978-3-85928-074-8, über die Website www.vzpm.ch ■ Stichwörter Assessment, ICB, IPMA, Kompetenz, Qualifizierung, Zertifizierung Autor Dr. Hans Knöpfel, Präsident der Swiss Project Management Association (spm), Chairman des IPMA Certification Validation Management Board Anschrift Rosenthaler + Partner AG Baumackerstraße 24, CH-8050 Zürich Tel.: ++ 41/ 44/ 3 13 91 91 E-Mail: kn@rpag.ch Autorin Mag. Brigitte Schaden, Vorstandsvorsitzende von Projekt Management Austria (pma), Vizepräsidentin für Zertifizierung (bis 2008) und Präsidentin der IPMA (ab 2009) Anschrift pma Palais Schlick Türkenstraße 25/ 2/ 21, A-1090 Wien E-Mail: Brigitte.Schaden@p-m-a.at Autor Dipl.-Betriebswirt (FH) Werner Schmehr, Geschäftsführer der Zertifizierungsstelle der GPM (PM-ZERT), Mitglied und stellvertretender Chairman des IPMA Certification Validation Management Board Anschrift PM-ZERT Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. Frankenstraße 152 D-90461 Nürnberg E-Mail: W.Schmehr@GPM-IPMA.de 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 28 WISSEN 0…1 1…2 2…3 3…4 4…5 5…6 6…7 7…8 8…9 9…10 IPMA Level A (7.0) IPMA Level B (6.0) IPMA Level C (4.5) IPMA Level D (4.0) Abb. 2: Normale Wertebereiche der IPMA-Levels PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 28