eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 20/2

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
31
2009
202 Gesellschaft für Projektmanagement

Tandem für Projektgedanken

31
2009
Mey Mark Meyer
Mindmapping ist eine wunderbare Möglichkeit, Ideen festzuhalten, ohne sich früh auf starre Strukturen festlegen zu müssen. Passende Software wie der MindManager erlaubt es, die einmal erstellte Mindmap später flexibel neu zu ordnen, zu ergänzen, mit Farben und Symbolen zu versehen oder Projektdokumente einzubinden. Im Zusammenspiel mit der Projektmanagement-Software JCV Gantt Pro berechnet der MindManager sogar Projekttermine oder summiert Aufwandswerte. Die Mindmap als Schaltzentrale im Projekt?
pm2020042
22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 42 WISSEN D as Mindmapping mittels Software bietet gegenüber einem Blatt Papier eine Reihe von Vorteilen. Beispielsweise bleiben auch umfangreiche Mindmaps übersichtlich, weil das Programm für nachträglich eingefügte Zweige problemlos die vorhandenen Einträge verschieben kann und kein Papierformat die Entwicklung der Mindmap in irgendeiner Richtung begrenzt. So entsteht aus einer anfänglichen Aktivitätenliste beispielsweise nach und nach die Projektstruktur mit Teilprojekten und Arbeitspaketen als Zweigen einer Mindmap. Mit einer ganzen Reihe mitgelieferter Symbole und Formatierungsmöglichkeiten kann der Anwender wichtige Dinge hervorheben oder Zweige optisch gruppieren. Sehr nützlich sind auch die möglichen Verbindungslinien zwischen einzelnen Zweigen. Mit ihnen können Zusammenhänge signalisiert und kommentiert werden. Ausführliche Texte zu einem Zweig der Mindmap bringt das Programm in den Zweignotizen unter. Bei einem Brainstorming mag man es als störend empfinden, die ersten Ideen gleich formal in den PC tippen zu müssen. Zumindest für die Besitzer von Tablet PCs bietet der MindManager auch hierfür eine hilfreiche Funktion: Auf diesen speziellen Notebooks, bei denen mit einem speziellen Stift auf dem Bildschirm geschrieben werden kann, erfassen sie ihre Notizen handschriftlich. Mit Stiftgesten wird zudem das Programm gesteuert: Ein gerader Strich nach rechts fügt etwa einen neuen Zweig auf der gleichen Ebene ein, die aktuell markiert ist. Dank dieser Funktion kann das Notebook bei der Arbeit wie ein Notizblock auf dem Schoß ruhen. In gemeinsamer Runde verschanzt sich der Protokollant damit nicht hinter seinem PC und das Team verfolgt die aktuelle Mindmap beispielsweise übersichtlich am Beamer. Damit anschließend nicht alle Notizen nochmals ins Reine geschrieben werden müssen, übernimmt dies die automatische Texterkennung. Sie erkennt erstaunlich zuverlässig auch Handschriften mit Charakter. Gedankenaustausch im Team Um die fertige Mindmap auch mit Partnern austauschen zu können, die nicht selbst über den MindManager verfügen, stehen gleich mehrere Varianten zur Verfügung. So lässt sich das Ergebnis etwa als PDF speichern. Mit der neuen Version 8 hat der Hersteller dieses Format ordentlich aufgewertet. In den bisherigen Versionen diente der eingebaute PDF-Export lediglich dazu, einen digitalen Ausdruck zu erzeugen. Nunmehr erstellt die Software interaktive PDF-Dateien: In ihnen ist es möglich, die Zweige der Karte nach Bedarf ein- und auszublenden - ganz so, als arbeite man mit dem Mind- Manager selbst. Wer anderen die Gelegenheit bieten will, selber Änderungen an der Karte vorzunehmen, der ist mit MindManager Web und Mindjet Connect gut bedient. Bei Ersterem handelt es sich um eine webbasierte Version des MindManagers, welche die wesentlichen Funktionen der Software direkt im Browser anbietet. Mindjet Connect stellt dagegen einen gemeinsamen Arbeitsbereich auf einem Mindjet-Server bereit, in dem über eine Internetverbindung gemeinsam an Mindmaps gearbeitet werden kann. Die Software verwaltet dabei die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Arbeitsbereiche und erlaubt den Benutzern sogar, gleichzeitig Mindmap- Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Die Änderungen der anderen erscheinen dann in Echtzeit in der geöffneten Karte - ebenso wie Hinweise, an welchen Zweigen die Kollegen gerade arbeiten. Wer zeitgleich mit anderen an einer Mindmap arbeiten möchte, dem bietet die Software noch eine dritte Möglichkeit: Unter dem Namen „Instant Meeting“ findet der Anwender leistungsstarke Funktionen, um seinen Desktop den anderen Teilnehmern zu zeigen und ihnen die Tastatur- und Maussteuerung zu überlassen. Dann kann nicht nur gemeinsam mit dem MindManager gearbei- Mey Mark Meyer PM-Software: MindManager 8/ JCV Gantt Pro 3: Tandem für Projektgedanken Mindmapping ist eine wunderbare Möglichkeit, Ideen festzuhalten, ohne sich früh auf starre Strukturen festlegen zu müssen. Passende Software wie der MindManager erlaubt es, die einmal erstellte Mindmap später flexibel neu zu ordnen, zu ergänzen, mit Farben und Symbolen zu versehen oder Projektdokumente einzubinden. Im Zusammenspiel mit der Projektmanagement-Software JCV Gantt Pro berechnet der MindManager sogar Projekttermine oder summiert Aufwandswerte. Die Mindmap als Schaltzentrale im Projekt? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 42 tet werden, sondern auch mit allen anderen Softwareprodukten, die der Anwender installiert hat. Unter der Haube verbirgt sich dabei erkennbar die Software von Netviewer, die in der vergangenen Ausgabe an dieser Stelle besprochen wurde. Aufgabeninformationen als Einstieg in die Projektplanung Für das eigene Projekt kann es bereits hilfreich sein, die einzelnen Aktivitäten übersichtlich in einer Mindmap zu strukturieren. Farbige Kennzeichnungen und die erweiterbare Symbolbibliothek ermöglichen dann eine Projektübersicht auf einen Blick. MindManager bietet darüber hinaus aber noch eine ganze Reihe nützlicher Funktionen für die Projektkoordination. Wenn die Zweige einer Mindmap die Aktivitäten eines Projekts darstellen sollen, blendet sich der Anwender im einfachsten Fall die Aufgabeninformationen des Zweigs ein. Hier verwaltet das Programm Angaben zu Anfangs- und Enddatum, Dauern, Ressourcen und Fertigstellungsgraden. Sogar Abhängigkeiten zwischen den Zweigen können hier definiert werden. Sie erscheinen dann als rote Pfeile in der Mindmap (Abb. 1). Soweit gewünscht, berechnet MindManager die Aufgabeninformationen eines Zweigs auch automatisch aus den untergeordneten Zweigen. Auf diese Weise wird die Mindmap um eine Projektlogik ergänzt: Terminverzögerungen führen automatisch zu einer Neuberechnung der Folgetermine und Fertigstellungsgrade oder Dauern werden automatisch aus untergeordneten Aktivitäten aufsummiert. Alle Aufgaben können zudem auch mit Microsoft Outlook abgeglichen werden. Die wichtigsten Projektdokumente verknüpft der Anwender einfach per Drag & Drop mit den einzelnen Zweigen, sie werden dann direkt in der Mindmap angezeigt und per Doppelklick geöffnet. Gängige Office-Dokumente wie Word- und Excel- Dateien zeigt der MindManager zum Lesen sogar direkt im Programm neben der Mindmap an. Damit lassen sich Kleinprojekte bereits recht effizient dokumentieren. Die Mindmap entwickelt sich zum zentralen Projektportal, in dem die wichtigsten Projektinformationen übersichtlich zusammengetragen und strukturiert werden können. Balkenpläne mit JCV Gantt Pro Die bewährte Darstellungsform des Balkenplans beherrscht der MindManager nicht direkt. Hier kommt JCV Gantt Pro ins Spiel. Die Projektmanagement-Software integriert sich bei der Installation automatisch in den MindManager. Auf einer eigenen Registerkarte in den MindManager-Ribbons stehen dann die Funktionen für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Startet der Anwender von hier aus JCV Gantt Pro, überträgt Mind- Manager die Daten aus der Mindmap in den Projektplan. Später werden die in der Projektmanagement-Software geänderten Daten wieder in die Mindmap übernommen. Es ist oft nicht sinnvoll, wirklich alle Zweige einer Projekt-Mindmap auch in die Terminplanung zu übernehmen. Wer etwa zu einem Vorgang einige ergänzende Anmerkungen als weitere Unterzweige erfasst oder Dokumente anfügt, möchte diese vermutlich nicht als eher verwirrende Zeilen im Balkenplan wiederfinden. Solche Zweige lassen sich daher per Mausklick von der zukünfprojekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 l 43 Abb. 1: Erst sammeln, dann strukturieren und schließlich planen - auch Projektaktivitäten und Dokumente stellt der MindManager übersichtlich zusammen. PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 43 tigen Synchronisation zwischen den beiden Programmen ausnehmen. Ist JCV Gantt Pro erst einmal gestartet, findet sich dort der Projektplan in der üblichen Darstellungsform als Balkenplan (Abb. 2). Auch hier können nun Anordnungsbeziehungen erstellt werden - die aber leider nicht mit den zuvor in der Mindmap erstellten Beziehungen identisch sind. Wer plant, muss sich also entscheiden, ob er seine Abhängigkeiten im MindManager oder in JCV Gantt Pro erstellt. Die Bedienung des Balkenplaners ist nicht unbedingt ergonomisch. Mehrere Aktivitäten markiert man mit der Maus durch Anklicken bei gedrückter Strg-Taste. Das ist unter Windows üblich, das ebenso geläufige Markieren mit den Pfeiltasten bei gedrückter Shift-Taste funktioniert aber beispielsweise nicht. Auch Verknüpfungen lassen sich nicht per Drag & Drop erstellen, sondern nur nach dem vorherigen Markieren der betroffenen Vorgänge und einem anschließenden Klick auf eine entsprechende Schaltfläche in den Menü-Registerkarten des Programms. Abgesehen von diesen Punkten ist das Programm allerdings einfach zu bedienen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass der Funktionsumfang stark begrenzt ist. Nützlich ist JCV Gantt Pro damit eher als Add-On zur Darstellung des Balkenplans und der Terminberechnung für den MindManager. Wer Termine von JCV Gantt berechnen lassen will, sollte allerdings tunlichst auf Verknüpfungen in der Mindmap verzichten - im Test waren die Berechnungen dann zum Teil nicht mehr nachvollziehbar und Aktivitäten blieben trotz geänderter Abhängigkeiten terminlich unverändert. Hier zeigt sich, dass die Synchronisation zwischen zwei Programmen gegenüber einer integrierten Lösung dann doch nur die zweitbeste Variante ist. Neben Terminen kann JCV Gantt Pro auch für die den einzelnen Mindmap-Zweigen zugewiesenen Ressourcen eine tabellarische Auslastungsübersicht berechnen. Diese dürfte freilich nur bei wenigen Einzelprojekten nützlich sein, da eine Multiprojektbetrachtung naturgemäß nicht vorhanden ist. Als Grundlage für eine Kostenberechnung kann die Ressourcentabelle aber vielleicht doch einmal nützliche Dienste erweisen. Fazit Im täglichen Projektgeschäft finden sich bereits zahlreiche Anlässe, bei denen Ideen gesammelt und strukturiert werden müssen. MindManager bietet hier eine ansonsten unerreichte Vielfalt an Funktionen, die dennoch überwiegend intuitiv zu bedienen sind. Für Mindmapping im Allgemeinen ist das Programm damit wohl die erste Wahl. Aus Projektsicht wird das Programm durch die Aufgabeninformationen und die Möglichkeit, Dokumente direkt mit Zweigen der Mindmap zu verknüpfen, interessant. Damit kann sich der Anwender eine übersichtliche Darstellung der einzelnen Aktivitäten im Projekt erstellen. Mit JCV Gantt Pro steht eine Erweiterung zur Verfügung, die immerhin auch klassische Terminpläne als Gantt-Chart erstellen kann. Auch wenn sich dieses Programm und seine Einbindung in den MindManager sicher noch verbessern lässt, erweitert es den MindManager doch in sinnvoller Weise. Mindjet Connect stellt die Web-Version des Mind- Managers sowie gemeinsamen Speicherplatz für Teams im Web bereit und ermöglicht Desktop-Sharing. Wer im Team vor allem alleine an Mindmaps arbeitet und nur gelegentlich via Desktop-Sharing gemeinsam auf die Ergebnisse schauen möchte, der ist vermutlich mit einer Kombination von MindManager und der im letzten Heft besprochenen Netviewer-Software preisgünstiger und flexibler bedient. Bei Mindjet Connect erhalten aber alle Benutzer zugleich den MindManager Web und können somit jederzeit selbst Projektdaten pflegen und Mindmaps erstellen. Kontakt: Mindjet GmbH, D-63755 Alzenau, www.mindjet.de, info@mindjet.de ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2009 44 WISSEN Abb. 2: JCV Gantt Pro bietet Projektmanagement light und integriert sich direkt in den MindManager. In Kürze ❑ Leistungsstarke, aber intuitiv bedienbare Software für das Mindmapping ❑ Als Aufgabenverwaltung im Projekt geeignet ❑ Das Add-On JCV Gantt Pro ermöglicht auch die Ansicht als Balkenplan. PM_2-09_1-60: Inhalt 03.03.2009 11: 05 Uhr Seite 44