projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2009 l 37 T eamplattformen im Internet haben sich inzwischen fest in der Softwarelandschaft etabliert. Viele von ihnen richten sich ausdrücklich an Projektteams und werben damit, die Projektarbeit zu vereinfachen. Zweifellos ist es bereits hilfreich, wenn alle Projektmitarbeiter auf einheitliche Datenbestände zurückgreifen können und Projekttermine, Aufgaben oder der Projektplan jederzeit in aktueller Fassung verfügbar sind. Innerhalb eines Unternehmens ist dies dank zentraler Datei- und Groupware-Server oft ohnehin möglich. Projekte werden allerdings in der Regel in einer temporär begrenzten Projektorganisation abgewickelt. Nicht selten bereitet es da bereits Probleme, die Zusammenarbeit verschiedenster Abteilungen innerhalb eines Unternehmens kurzfristig mit einer geeigneten Arbeitsumgebung zu unterstützen. Spätestens bei der Arbeit mit Projektbeteiligten mehrerer Unternehmen stellt sich die Frage, wie Informationen sinnvoll verteilt werden können. Projectplace gehört zu den etablierten Anbietern webbasierter Teamplattformen. Da es sich um „Software as a Service“ (SaaS) handelt, benötigen Anwender keine eigenen Server. Jeder Anwender erhält vielmehr ein Benutzerkonto bei Projectplace, mit dem er an verschiedenen Projekten teilnehmen und eigene Projekte anlegen kann. Auf seinem eigenen PC benötigt er lediglich einen Webbrowser. Alle Projektdaten liegen verschlüsselt auf den Servern des Softwareanbieters. Aufgaben und Termine koordinieren Alle Funktionen von Projectplace stehen im Webbrowser zur Verfügung. Nach dem Login sieht der Anwender am linken Fensterrand eine Liste seiner Projektarbeitsbereiche sowie die Verknüpfungen zu seinem individuellen Arbeitsbereich. Am oberen Rand der Arbeitsfläche finden sich mehrere Karteireiter, die je nach Arbeitsbereich den Zugriff auf unterschiedliche Funktionen erlauben. So stehen im persönlichen Arbeitsbereich beispielsweise eine individuelle Übersicht mit aktuellen Aufgaben und die Zeiterfassung zur Verfügung. Wählt der Anwender ein konkretes Projekt aus, bietet ihm Projectplace in den Karteireitern die diversen Funktionen für die Projektarbeit an. Dazu gehören unter anderem die Dokumentenablage, eine Liste offener Punkte und eine Aufgabenliste. Für die offenen Punkte sieht Projectplace einen strukturierten Ablauf vor. Sie werden in einem ersten Schritt im Posteingang angelegt. Jedes Projekt erhält eine E-Mail-Adresse, sodass offene Punkte auch automatisch durch eingehende E-Mails erstellt werden können. Auf diese Weise vermag das Projektteam einen gemeinsamen Posteingang zu pflegen und etwa das Projektmarketing zu optimieren. Jeder offene Punkt wird dann in einer Untersuchungsphase genauer bewertet. Nach der Durchführung der erforderlichen Maßnahmen ist die Bearbeitung schließlich abgeschlossen. Die Weiterleitung eines offenen Punktes ist für die Beteiligten in der Historie ebenso wie eine eventuelle Delegation der Zuständigkeiten jederzeit nachvollziehbar. Damit ist immer klar, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein offener Punkt befindet. In der Aufgabenverwaltung erfasst der Projektplaner den Projektplan. Optional kann er einen bereits in Microsoft Project erstellten Projektplan importieren. Jede Aufgabe im Projektplan lässt sich mit Start- und Endzeiten, einem geschätzten Arbeitsaufwand sowie den verantwortlichen Ressourcen planen. Die auf diese Weise mit einer Projektaufgabe beglückten Mitarbeiter finden Mey Mark Meyer PM-Software Projectplace.de: Einen Platz für Projekte immer in der Nähe Seit nunmehr elf Jahren ist Projectplace als Teamplattform für Projekte im Internet aktiv. Die jüngsten Neuerungen betreffen vor allem die einfache Bedienung. Neue Erweiterungen integrieren die Lösung weitgehend in den Arbeitsplatz des Anwenders und lassen die Grenzen zwischen dem PC auf dem Schreibtisch und der Mietsoftware auf den Servern des Softwareanbieters verschwimmen. Wem hilft Projektmanagement via Projectplace? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_3-09_1-64: Inhalt 28.04.2009 10: 48 Uhr Seite 37 diese anschließend in ihrem individuellen Arbeitsbereich in der Zeiterfassung und können dort den Ist-Aufwand und den Fertigstellungsgrad zurückmelden. Über neue Aufgaben werden sie wahlweise auch per E-Mail informiert. Alle Teilnehmer eines Projekts erhalten optional eine Zusammenfassung des Geschehens auf der Projektplattform als Ergebnisbericht per E-Mail. Sie kann wahlweise täglich oder wöchentlich an ausgewählte Teammitglieder versendet werden. In der Praxis erweist sich dies als nützliche Funktion. Auch die Mitarbeiter, die nur seltener auf die Plattform schauen, werden auf diese Weise von geänderten Terminen oder neuen Dokumenten unterrichtet und bleiben auf dem Laufenden. Hilfreich ist auch der jeweils enthaltene Hinweis auf überfällige Termine. Die verzögerte Fertigstellung einer Aufgabe wird so in jedem Ergebnisbericht immer wieder deutlich. Es ist erstaunlich, wie schnell wieder einmal eine Woche herum ist und der Ergebnisbericht alle Teilnehmer an die unerledigte Designstudie erinnert. Wer möchte, kann Projectplace auch veranlassen, in regelmäßigen Intervallen Statusberichte von den einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen einzufordern. Diese erhalten dann jeweils eine kurze Mitteilung mit der Bitte um Rückmeldung eines kurzen Kommentars oder auch der aktuellen Zeiterfassung. Durchdachte Integration mit dem Arbeitsplatz des Anwenders Eine wichtige Funktion webbasierter Projektplattformen ist es, die zu einem Projekt gehörenden Dokumente an einem zentralen Punkt zusammenzuhalten. Projectplace bietet hier eine flexible Dateiablage, die auch mehrere Versionen eines Dokuments im Archiv behalten kann, den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Anwender auf ein Dokument koordiniert und es sogar erlaubt, Dokumente digital zu signieren. Auf diese Weise können etwa Benutzer ihre Zustimmung zu einem Protokoll dokumentieren, sodass dieses digital signiert und freigegeben werden kann. Die Software dokumentiert diese Signaturen und bewahrt die signierte Version in unveränderter Form auf. Mit der aktuellen Version vermag sich Projectplace.de unter Windows weitgehend in den Desktop des Anwenders zu integrieren. Wer ein kleines Plugin herunterlädt, dem stehen der Datei-Upload per Drag & Drop, die „Power-Bar“ und eine direkte Verbindung zwischen Projectplace und Microsoft Office zur Verfügung. Als Voraussetzung für Power-Bar und Office-Integration muss jedoch das kostenlose, aber etwas umfangreichere Microsoft .NET-Framework installiert sein. Für das Plugin entsteht somit unter Umständen also etwas mehr Installationsaufwand, als dies bei der reinen Browser-Anwendung der Fall ist. Dies entspricht einem allgemeinen Trend. Webbasierte Anwendungen handeln sich mit mehr Komfort regelmäßig auch höhere Installationsan- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2009 38 WISSEN In Kürze ❑ Etablierte Arbeitsplattform für Projektmanagementt eams im Internet ❑ Kleine Add-On-Programme erleichtern die tägliche Arbeit ❑ Software as a Service-Lösung (Mietsoftware auf dem Server des Anbieters) Abb. 1: Mit der „Power-Bar“ erhält der Anwender jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Funktionen und Dokumente in Projectplace. PM_3-09_1-64: Inhalt 28.04.2009 10: 48 Uhr Seite 38 forderungen ein und kommen damit den klassischen, auf dem PC installierten Anwendungen einen Schritt entgegen. Umgekehrt reagieren diese mit neuen Konzepten zunehmend auf die Vorteile der Webanwendungen, wie etwa die leichte Verfügbarkeit und Wartung. Sind Framework und Plugin installiert, kann der Anwender fortan Dateien einfach mit der Maus auf einen gewünschten Dateiordner im Browserfenster ziehen. Die Datei wird dann auf den Server übertragen und steht somit allen Teammitgliedern zur Verfügung. Auf Wunsch archiviert Projectplace die verschiedenen Versionen einer Datei automatisch, sodass die Änderungen an einem Dokument jederzeit nachvollzogen werden können. Mit der Power-Bar steht ein sehr nützliches Werkzeug bereit, das den Zugriff auf Projectplace-Projekte deutlich erleichtert. Einmal installiert und gestartet signalisiert ein kleines „P“ am oberen Bildschirmrand die gestartete Power-Bar. Nach einem Klick auf das Symbol erscheint eine kleine Menüleiste, die Zugriff auf wichtige Funktionen bietet. Beispielsweise erreicht der Anwender von hier aus direkt seine Startseite bei Projectplace, eine Liste der zuletzt von ihm benutzten Dokumente oder individuell von ihm angelegte Verknüpfungen zu häufig benötigten Seiten bei Projectplace. So lässt sich etwa die Zeiterfassung leicht erreichbar gestalten. Bei der Arbeit mit Microsoft Office erleichtert das Plugin die Benutzung von Projectplace ebenfalls deutlich. Nun ist es möglich, Dokumente direkt aus Word, Power- Point oder Excel heraus auf dem Projectplace-Server abzulegen. Im Anwendungsmenü der Programme findet sich dazu direkt unter dem Menüpunkt „Speichern unter“ der Menüpunkt „Zu Projectplace hochladen“. Nach dem Aufruf dieser Funktion kann der Anwender eines seiner Projekte sowie einen Ordner in der zugehörigen Dateiablage auswählen und das frisch erstellte Dokument direkt auf Projectplace.de speichern. Durch diese Funktionen ist die Arbeit mit Projektdateien, die auf dem Server liegen, genauso einfach, wie auf dem eigenen Laufwerk. Über die Power-Bar greift der Anwender zunächst auf seine Dokumente zu, öffnet sie direkt in einer Office-Anwendung und speichert sie später in der geänderten Form genauso leicht wieder auf dem Server ab. Projectplace kann das Dokument während der Bearbeitung auf Wunsch für den Zugriff durch andere Teammitglieder sperren, sodass kein Versionsprojekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2009 l 39 2009 ist nicht das Jahr der Krise, sondern das des Wachstums! Sciforma GmbH · Heinrich-Hertz-Straße 2 · D-65232 Taunusstein · Telefon +49 6128 9665-0 · Fax -11 www.sciforma.de · bewerbung.consulting@sciforma.de Zur Verstärkung unseres Teams im Raum Wiesbaden suchen wir weitere Consultants (m/ w) im Bereich IT-Projektmanagement. Unsere Anforderungen an Sie: gerne auch zertifiziert Reisebereitschaft Ihr Aufgabengebiet bei uns: Methodentraining) - Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintritttermins per E-Mail zu. Anzeige chaos entstehen kann. Noch transparenter wäre der Zugriff via WebDAV. Mit dieser Technik können Projektordner auf dem Projectplace-Server wie Netzlaufwerke unter Windows eingebunden werden. Der Unterschied zwischen dem lokalen Dateisystem und den Dateien auf dem Projectplace-Server wäre nahezu komplett ausgeräumt. Hieran wird nach Aussage des Herstellers gearbeitet. Im normalen Lizenzmodell kostet die Teilnahme an einem Projekt monatlich 19,50 EUR pro Anwender für Teams bis zu zehn Mitarbeitern. Bei größeren Teams ermäßigt sich der Preis auf bis zu 16,50 EUR pro Monat und Anwender. Firmen, die eine größere Zahl von Projekten mit Projectplace.de koordinieren möchten, bietet der Softwareanbieter auch die Möglichkeit, eine individuelle Flatrate zu vereinbaren. In diesem Lizenzmodell steht auch eine Multiprojektübersicht zur Verfügung, die auf einen Blick den Status der einzelnen Projekte des Unternehmens zusammenfasst. Zudem besteht damit die Möglichkeit, den Ressourceneinsatz in allen Projekten des Unternehmens sowohl nach Projekten als auch nach Mitarbeitern zusammenzufassen. Fazit Projectplace dürfte vor allem für zwei Zielgruppen interessant sein: Auf der einen Seite bietet die Software eine Rundum-sorglos-Lösung für unternehmensübergreifende Projektgruppen, die rasch und unkompliziert eine zentrale Lösung für ihre Projektkoordination suchen. Hier überzeugt Projectplace mit einer in wenigen Minuten einsatzbereiten Infrastruktur mit Dateiablage, Terminkoordination und Aufgabenverwaltung. Für gelegentliche firmeninterne Projekte in stark wechselnder Besetzung, bei denen es verstärkt auf die Zusammenarbeit im Team ankommt, bietet die Software ebenfalls eine interessante Variante. Die hauseigene IT-Abteilung wird von der Administration entlastet, Teams können ihre Arbeitsumgebung selbstständig leicht anpassen und zumindest die wesentlichen Multiprojektdaten bleiben im Blick. Projektorientierte Unternehmen werden dagegen häufig lieber auf eine unternehmensinterne, integrierte Lösung setzen wollen. Kontakt: Projectplace GmbH, D-60327 Frankfurt, www.projectplace.de, E-Mail: support@projectplace.de PM_3-09_1-64: Inhalt 28.04.2009 10: 48 Uhr Seite 39