eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 20/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
101
2009
204 Gesellschaft für Projektmanagement

Open-Source-Software für das Einzelprojektmanagement

101
2009
Mey Mark Meyer
Microsoft Project – kostenlos. Mit diesem Slogan wird die lizenzkostenfreie Open-Source-Software OpenProj als Ersatz für die weitverbreitete PM-Software aus Redmond angepriesen. Dass Open-Source-Software kommerziellen Lösungen grundsätzlich mehr als ebenbürtig sein kann, beweisen zahlreiche Programme der unterschiedlichsten Genres. Beispielsweise ist bei Servern, die Internetseiten bereitstellen, die Open-Source-Software „Apache“ Marktführer. Und was darf man von einer kostenfreien PM-Software erwarten?
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projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2009 l 33 W er nur den einen oder anderen kleinen Projektplan erstellen will oder gelegentlich eine Variante seines Projekts terminlich durchspielen möchte, der braucht dafür keine umfangreiche Multiprojektmanagement-Software. In der Praxis kommt in diesen Fällen einfach eine Tabellenkalkulation zum Einsatz. Mancher bringt Excel und Co. sogar dazu, Balkenpläne zu zeichnen. Der Grund dafür sind häufig die Lizenzkosten für eine spezielle Projektmanagement-Software, die eingespart werden sollen. Bei Open-Source-Software steht der Quelltext des Programms jedem zur Einsicht zur Verfügung. Die daraus erzeugten Programme sind in der Regel kostenfrei verfügbar. Sie leistet bereits in vielen Bereichen wertvolle Dienste. So läuft beispielsweise auf Servern, die Internetseiten im WWW bereitstellen, oft Open-Source-Software, und auch für den Desktop-Rechner gibt es leistungsfähige, kostenfreie Office-Pakete. Immer wieder sind es gerade die von einer engagierten Gemeinschaft entwickelten Open-Source-Programme, die frische Ideen in den Markt bringen. OpenProj ist eine Open-Source-Software für das Projektmanagement, welche die Entwickler ausdrücklich als Ersatz für Microsoft Project Standard platzieren. Gemeint ist dabei nicht der Einsatz von OpenProj im Zusammenspiel mit dem Microsoft Project Server. Auf den meisten Arbeitsplatz-PCs werkelt allerdings Microsofts Projektmanagement-Software als Einzelplatzversion ohne jede Serververbindung. Hierfür soll OpenProj eine preisgünstigere Alternative darstellen. Déjà-vu beim Start Gleich nach dem Start der Software bietet sich dem Anwender das für Projektmanagement-Software gewohnte Bild aus Vorgangstabelle und Balkendiagramm (Abb. 1). Die Ansichtsleiste am linken Rand erinnert dann bereits stark an Microsoft Project, wenngleich sich dieses Navigationselement auch noch in der einen oder anderen weiteren PM-Software findet. Doch schon die eingeblendeten Tabellenspalten zeigen, wohin die Reise geht: Indikator, Vorgangsname, Dauer, Anfang, Ende, Vorgänger und Ressourcenname - wer hier als Anwender von MS Project das erste Déjà-vu hat, liegt nicht ganz falsch. Auch im weiteren Umgang mit der Software finden sich immer wieder einzelne - nennen wir es - Zitate des herausgeforderten Originals. So teilt die Zeitskala den Balkenplan in der feinsten Stufe in 2-h-Intervalle und bietet ebenfalls die Drei-Tage-Teilung, die schon im Original nie passen will, weil sich weder Wochen noch Monate durch drei teilen lassen. Wer sich so direkt an ein Vorbild anlehnt und sich selbst als Ersatz empfiehlt, muss sich vergleichen lassen. Aus diesem Grund zieht diese Produktbesprechung ausnahmsweise einmal direkte Vergleiche zwischen zwei Softwareprodukten. Mit dem „Original“ wird sich zudem ein Beitrag in einer der nächsten Ausgaben befassen. Übersichtliche Bedienoberfläche Auf den ersten Blick fällt auf, dass OpenProj mit deutlich weniger Menüfunktionen auskommt als das Vorbild. Mey Mark Meyer PM-Software: OpenProj Open-Source-Software für das Einzelprojektmanagement Microsoft Project - kostenlos. Mit diesem Slogan wird die lizenzkostenfreie Open-Source- Software OpenProj als Ersatz für die weitverbreitete PM-Software aus Redmond angepriesen. Dass Open-Source-Software kommerziellen Lösungen grundsätzlich mehr als ebenbürtig sein kann, beweisen zahlreiche Programme der unterschiedlichsten Genres. Beispielsweise ist bei Servern, die Internetseiten bereitstellen, die Open-Source-Software „Apache“ Marktführer. Und was darf man von einer kostenfreien PM-Software erwarten? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM-Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM-Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_4-09_1-60: Inhalt 01.07.2009 11: 42 Uhr Seite 33 Das ist erfreulich, denn auf diese Weise dürfte es gerade Einsteigern leichterfallen, sich in die Software einzuarbeiten. Dabei ist den Entwicklern allerdings nicht etwa ein ergonomisches Wunder gelungen. Die Ursache für die wenigen Menüpunkte liegt vielmehr ganz banal darin, dass OpenProj bei Weitem nicht alle Funktionen bietet, die Project Standard mitbringt. Beispielsweise ist es nicht möglich, eigene Vorgangsfelder oder Filter zu definieren. Auch weiter gehende Einstellungsmöglichkeiten für das Layout des Balkenplans sucht der Anwender vergeblich. Stattdessen kann er aus 18 vordefinierten Balkentypen die benötigten auswählen. Auf diese Weise blendet er beispielsweise bestimmte Basispläne ein. Auch in diesem Punkt haben die Entwickler keine Experimente gewagt und Liebe zum Originaldetail bewiesen: Elf Basispläne stehen zur Verfügung, mit denen Projektzwischenstände zu Dokumentationszwecken gesichert werden können. Es ist nicht möglich, diesen eigene Namen zuzuweisen. Stattdessen sind sie mit „Basislinie“, „Basislinie1“ … „Basislinie10“ benannt. Wann diese jeweils gespeichert wurden, zeigt OpenProj im Gegensatz zum Vorbild nicht an. Wer genau wissen muss, wann ein Vorgang ursprünglich beginnen sollte, blendet sich dieses Datum als zusätzliche Tabellenspalte ein. Dafür reicht ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Überschrift einer vorhandenen Spalte. Über den Menüpunkt „Kolonne einfügen“ kann dann zum Beispiel die Spalte „Baseline Start“ zusätzlich mit angezeigt werden. Die oft etwas holprigen und unvollständigen Übersetzungen ins Deutsche kann man am besten umgehen, indem konsequent die englische Version genutzt wird. Grafischer Projektstrukturplan im Ansatz Eine positive Überraschung findet sich in der Ansicht „WBS“. Hier stellt OpenProj tatsächlich einen grafischen Projektstrukturplan dar. Mit der Maus können die bereits erfassten Vorgänge sogar sehr einfach umstrukturiert werden. In diesem Punkt bietet OpenProj klar mehr als MS Project. Da aber aus unerfindlichen Gründen der Menüpunkt „Neuer Vorgang“ in der WBS-Ansicht ausgegraut bleibt, ist es nicht möglich, den Projektstrukturplan komplett in dieser Ansicht aufzubauen, um dann anschließend die Ablaufplanung in der Balkenplanansicht fortzuführen. Die an sich wünschenswerte Funktion wirkt damit ein wenig unvollendet. Auch bei der Ansichtsleiste am linken Bildschirmrand sind die Entwickler von OpenProj eigene Wege gegangen. Die oberen acht Symbole in dieser Leiste bieten in gewohnter Weise den direkten Zugriff auf die verfügbaren Ansichten wie den Balkenplan, den Netzplan oder den Ressourceneinsatz pro Vorgang. Die unteren vier Symbole erlauben es mit einem einfachen Klick, das Fenster zu teilen und sich in der unteren Hälfte beispielsweise grafische Kapazitätsbetrachtungen oder Aufwandsganglinien anzeigen zu lassen. Die Auswertungen stellen dabei stets den kompletten Ressourcenpool sowie die gewählte Ressourcenstruktur als Baum dar. Allerdings ist über den Ressourcenbaum keine zusammenfassende Auswertung mehrerer Ressourcen, etwa für alle Mitarbeiter der IT-Abteilung, möglich. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2009 34 WISSEN Abb. 1: Welche Balken im Projektplan auftauchen, wählt der Anwender bei OpenProj direkt aus einem Kontextmenü aus. PM_4-09_1-60: Inhalt 30.06.2009 9: 52 Uhr Seite 34 projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2009 l 35 Ressourcenplanung und Kalkulation Ressourcen unterscheidet OpenProj grundsätzlich in Arbeits- und Materialressourcen. Arbeitsressourcen sind dabei kapazitativ begrenzt, wie etwa Mitarbeiter und Maschinen. Damit ist das Programm auf dem Stand von Project 2003, denn in der neueren Version 2007 vermag Project auch Kostenarten als sogenannte Kostenressourcen zu berücksichtigen. Wer zusätzlich zu Personalkosten auch in OpenProj weitere Kostenarten zur Ermittlung der Herstellkosten seines Projekts verwenden möchte, legt sich beispielsweise eine Materialressource „Reisekosten“ mit der Mengeneinheit „ € “ und Kosten von „einem Euro pro Euro“ an. Auf diese Weise kann der Anwender später einem Vorgang 300 € Reisekosten als Ressource zuweisen. Dank der Möglichkeit, sich die eingesetzten Ressourcen direkt im Balkenplan darstellen zu lassen, entsteht so eine einfache, aber durchaus brauchbare Kalkulation. Irgendwann einmal wird jede Planung zu Papier gebracht. OpenProj druckt den Projektplan jeweils so aus, wie ihn sich der Anwender in der Ansicht am Bildschirm selbst eingestellt hat. Soll beispielsweise die Projektkalkulation ausgedruckt werden, sind zunächst die erforderlichen Spalten für Kosten etc. einzublenden. Schade ist, dass sich diese Tabelleneinstellungen nicht speichern lassen. Eine einmal zusammengestellte Kombination von Spalten, die immer wieder für die Statusbesprechung benötigt wird, wäre dann mit wenigen Klicks eingestellt, anstatt zuvor zahlreiche Spalten ein- und ausblenden zu müssen. Auch wenn es darum ging, den Ausdruck auf das Papier zu verteilen, zeigte sich die Testversion sperrig: Die Option, den gesamten Projektplan auf eine einzige Seite zu verkleinern, blieb standhaft ausgegraut und war nicht verfügbar. Hier half es nur, den Druck mit einem PDF-Drucker auf ein A3-PDF durchzuführen, das groß genug für den Gesamtplan war. Adobes Acrobat Reader ist in der Lage, so ein PDF dann auch verkleinert auf A4 auszugeben. Insgesamt überzeugt die Druckfunktion damit aber nicht. Appetit auf mehr: Projects on Demand OpenProj ist eine kostenlos verfügbare Software. Da mag es auf den ersten Blick unangemessen sein, Kritikpunkte zu sammeln. Nun bedeutet „kostenlos“ allerdings lediglich, dass die Software lizenzkostenfrei zu haben ist. Wie beim Einsatz fast jeder PM-Software entstehen die wahren Kosten im täglichen Betrieb: Hier zeigt sich, welcher Einarbeitungsaufwand zu Beginn erforderlich ist und wie effizient sich Projektmanagementaufgaben tagtäglich mit einer Software umsetzen lassen. Zumindest im kommerziellen Bereich kann Zeit in Geld umgerechnet werden, sodass die Gesamtkosten für eine Software in der Regel stets deutlich über den Lizenzkosten liegen. Projektmanagement • Projektleitung , steuerung Ihr professioneller Partner für ... Planung • Generalplanung Immobilien Due Diligence • Wirtschaftliche Analyse • Termincontrolling • Kostenmanagement • Vertrags , Nachtragsmanagement • Projektkommunikation • SiGeKo Koordination • Bauüberwachung • Architektur • Industrieplanung • Tragwerksplanung • Technische Gebäudeausrüstung • Baugrunderkundung • Brandschutzgutachten • Rechtliche Analyse • Finanzielle Analyse • Steuerliche Analyse • Technische Analyse • Ökologische Analyse Energetische Beratung • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Energieberatung • Energiekonzept • Fördermittel • CO 2 Reduzierung Consulting • Einführung von Projektmanagement Systemen • Bauberatung • Bauabnahmen • Organisationsplanung Training • Projektmanagement Zertifizierung nach IPMA Level D bis Level A, z. B.: • Projektmanagement Fachmann GPM ® (Qualifizierungslehrgang IPMA Level D) S i W k h d C hi • Energieausweis • Energiemanagement • Machbarkeitsstudien • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Seminare, Workshops und Coaching zur Optimierung Ihrer Projektarbeit 0911 35037 0 www.gca consulting.de Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne! Anzeige PM_4-09_1-60: Inhalt 30.06.2009 9: 52 Uhr Seite 35 Nicht zuletzt ist es der Anbieter Serena, der OpenProj offensiv bewirbt: „Microsoft Project - Kostenlos“ heißt es auf der Website und weiter: „OpenProj kann alles, was Project auch kann“. Der Anspruch ist also offenkundig keineswegs, eine reduzierte und einfach zu bedienende Software zu entwickeln, die sich als schlanke Lösung auf das vermeintlich Wesentliche konzentriert. Zudem hätte man mit diesem Ziel - selbst in den USA - den Schwerpunkt wohl auf andere Funktionen setzen müssen als etwa auf Earned Value. Ohne nun Microsofts Softwerker zum Taktgeber für Projektmanagement-Software erklären zu wollen: Zwischen OpenProj und MS Project liegen noch Welten, dies gilt auch und gerade für den Bedienkomfort. Neben Komfortfunktionen wie Kontextmenüs, speicherbaren Tabellen- und Ansichtskonfigurationen fehlen aber auch „echte“ Features. Berechnete Felder, Ampel- Signale und den Austausch mit Excel oder OpenOffice Calc sucht der Anwender vergeblich. Gerade hier toben sich Bastler beim „Plänemalen“ erfahrungsgemäß gerne aus. Der Hersteller Serena hat mit Projects on Demand noch eine webbasierte Mietsoftware für Projektmanagement im Angebot. Auf dieses Produkt soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. Nur so viel sei gesagt, auch bei Projects on Demand zeigt sich Serena selbstbewusst: Die Anwendung ist laut Website das „führende Produkt im Bereich des Projektmanagements“, wenn es darum geht, Software via Web als Dienstleistung zur Verfügung zu stellen. Auch wenn „führend“ vieles bedeuten kann, fällt es bei näherem Blick schwer, das zu glauben. OpenProj ist folglich eher ein Appetithappen, der dem Anwender Lust auf das kostenpflichtige Mehr machen soll. Selbstverständlich ist es legitim, auf Anwender zu setzen, die sich erst einmal eine kostenfreie Software herunterladen und später mehr wollen. Wer nach einer Lösung sucht, sollte sich bei wachsendem Bedarf aber die Mühe machen, eine fundierte Auswahlentscheidung zu treffen, anstatt eine geschenkte Software mal eben kostengünstig zu erweitern. Fazit OpenProj ist für die Planung einzelner, kleinerer Projekte gut geeignet. Der Funktionsumfang und die Bedienung sind solide, wenn auch offenbar weitgehend unter Verzicht auf eigene Ideen entwickelt. Für die Terminberechnung und die Kalkulation von Projekten vermag die Software eine gute Unterstützung zu leisten. Den entscheidenden Vorteil gegenüber einer Tabellenkalkulation, als „Malprogramm“ schnell und effektiv Projektpläne zeichnen zu können, verspielt die eher durchwachsene Druckfunktion ein wenig. Wer sporadisch ein einzelnes Projekt leitet, sich dem Thema „Projektmanagement-Software“ nähert oder mit Projektmanagement in der Aus- und Weiterbildung zu tun hat, findet in dem Programm eine hervorragende Gelegenheit, preisgünstig einzusteigen. Beim produktiven Einsatz in umfangreicheren kommerziellen Projekten sollte überlegt werden, ob nicht eine kommerzielle und komfortablere Lösung Zeit spart. Neben dem herausgeforderten MS Project gibt es ja je nach Bedarf so manche weitere, günstige Einsteigerlösung [1]. Kontakt: OpenProj, http: / / sourceforge.net/ projects/ openproj/ ■ Literatur [1] Meyer, Mey Mark: Alles auf dem Schirm - Programme für das Einzelprojektmanagement. In: c’t magazin für computer und technik, 13/ 2007, S. 158-165 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2009 36 WISSEN In Kürze ❑ Open-Source-Lösung für Einzelprojektmanagement, die lizenzkostenfrei genutzt werden kann ❑ Guter Funktionsumfang für Einzelprojektmanagement; Druckfunktion sehr begrenzt ❑ Interessante Software für die Ausbildung, Kleinprojekte und den Einstieg in computerunterstütztes Projektmanagement ❙ Der Lehrstuhl Projektmanagement der Universität Kassel veranstaltet unter der Leitung von Herrn Prof. Konrad Spang am 2. Oktober dieses Jahres das 4. Kasseler Projektmanagement Symposium mit dem Thema „Mit Qualitätsmanagement zum Projekterfolg im Bau- und Anlagenbau“. Das Thema „Qualität und Qualitätsmanagement“ wird im Vergleich zur stationären Industrie, zum Beispiel dem Automobilbau, in der Bauwirtschaft noch immer stiefmütterlich behandelt. Deshalb wollen wir bei diesem Symposium Möglichkeiten und Potenziale des Qualitätsmanagements und bereits gewonnene Erfahrungen bei der Bauabwicklung vorstellen und diskutieren. Dabei wird auch die Anwendung des Qualitätsmanagements als Erfolgsfaktor beim optimalen Zusammenwirken aller Projektbeteiligten bei komplexen Bauvorhaben einen Schwerpunkt des Symposiums bilden. In diesem Zusammenhang sollen organisationsinterne und organisationsübergreifende Prozesse und Abläufe (z. B. Koordinations-, Informations-, Kommunikations- und Dokumentationsprozesse) bei der Abwicklung von Bauprojekten aus Sicht des Qualitätsmanagements im Vordergrund stehen. Zielgruppen des Symposiums sind insbesondere Vertreter von Bauunternehmen und Ingenieurbüros sowie öffentliche und private Auftraggeberorganisationen aus dem Bau- und Anlagenbau. Das 4. Kasseler Projektmanagement Symposium findet am 2. Oktober 2009 von 9.00 bis 16.30 Uhr im Kongresszentrum LaStrada in der Raiffeisenstraße 10 in Kassel statt. Weitere Informationen zur Veranstaltung erhalten Sie unter www.pm-symposium.de. 4. Kasseler Projektmanagement Symposium 2009 PM_4-09_1-60: Inhalt 30.06.2009 9: 52 Uhr Seite 36