eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 21/1

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
11
2010
211 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

PRINCE2:2009 – Evolution einer Projektmanagementmethode

11
2010
Oliver Buhr
Die Projektmanagementmethode PRINCE2 wurde mit der Version 2009 der umfangreichsten Überarbeitung ihrer Geschichte unterzogen. Das Ziel des Updates, die Methode noch schlanker, einfacher und effizienter zu gestalten, ist den Autoren eindrucksvoll gelungen. Die Änderung gleicht einem evolutionären Prozess, der die Methode nicht neu erfindet, sondern sie intelligent weiterentwickelt. Das neue PRINCE2-Manual umfasst lediglich 60 Prozent der Seiten seines Vorgängers. Auch die Anzahl der Prozesse wurde von acht auf sieben verkleinert. Inkonsistenzen und unnötige Detaillierungen der Subprozesse wurden bereinigt. Die neue Version verwendet anstatt der 36 Managementprodukte nur noch 26. Dazu wurde auch ein völlig neues Kapitel aufgenommen. Es beschäftigt sich damit, wie PRINCE2 an unterschiedliche Projektumgebungen angepasst werden kann. So wird PRINCE2 noch flexibler.
pm2110030
1. Was ist PRINCE2 PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist eine Best-Practice-Projektmanagementmethode. Sie behandelt Management, Steuerung und Organisation eines Projekts. PRINCE2 ist sehr stark auf den praktischen Einsatz ausgerichtet. Ursprünglich für IT-Projekte vorgesehen, ist PRINCE2 heute universell einsetzbar. Die Methode etabliert ein Projekt im Unternehmen als eine eigenständige Managementumgebung mit definierten Rollen und Prozessen. So wird eine geregelte Steuerbarkeit vom Projektanfang bis -ende erreicht. Mit PRINCE2 gemanagte Projekte haben eine produktbasierte Planung und werden in Managementsowie Technikphasen gegliedert. Es werden klare Entscheidungspunkte für die Fortführung oder Beendigung des Projekts gesetzt. Sämtliche Aktivitäten werden in Prozessen beschrieben, aufgegliedert und an die Bedürfnisse des Projekts angepasst. Die angestrebten Produkte werden mit ihren Anforderungen und Spezifikationen individuell geplant. PRINCE2 hatte seinen Ursprung in einer Initiative der britischen Regierung im Jahr 1989. Mittlerweile ist PRINCE2 in einer angegliederten Organisation namens „Office of Government Commerce“ (OGC) beheimatet und dort eine von mehreren Methoden. Diese haben gemeinsam das Ziel, im öffentlichen Bereich eine verbesserte Effektivität herbeizuführen. Zu den verschwisterten Methoden gehören unter anderem auch ITIL (IT Infrastructure Library) und MSP (Managing Successful Projects). Zur Sicherstellung einer hohen Qualität in der Verbreitung von PRINCE2 in Form von Training und Beratung gibt es ein Regelwerk, das die Akkreditierung von Trainingsorganisationen und die Zertifizierung von Trainern festlegt. Die Administration dieser Prozesse ist an die APM Group, die führende Projektmanagementorganisation in Großbritannien, delegiert worden. Dort erfolgt ebenso die Herausgabe von Examensinhalten für alle PRINCE2-Prüfungen. 2. Veranlassung und Hintergrund für die Version PRINCE2: 2009 Die Arbeiten an PRINCE2: 2009 wurden im Jahr 2007 gestartet. Basierend auf einer Umfrage unter Anwendern von PRINCE2 wurden Qualitätserwartungen an eine Überarbeitung von PRINCE2 formuliert. Zum Optimierungspotenzial gehörte das zu umfangreiche Handbuch, die vermeintlich hohen Dokumentationsanforderungen an ein PRINCE2-Projekt sowie die Detaillierung der Subprozesse. Die Anwender wünschten sich zudem mehr Hilfe für die Anpassung an verschiedene Projektsituationen, weniger Managementprodukte und die Einbeziehung des Mediums Internet durch Online-Hilfen. Vom Eigentümer der Methode, der OGC (Office of Government Commerce), wurden klare Anforderungen an eine Überarbeitung gestellt. Es sollte die Weiterentwicklung des Projektmanagements widerspiegeln, greifbarer werden und weniger bürokratisch erscheinen. Weiterhin war die Vorgabe, PRINCE2 mit den zwischenzeitlich aktualisierten anderen Methoden der OGC, wie zum Beispiel MSP und P3O (Portfolio, Programme and Project Offices), inhaltlich und begrifflich zu harmonisieren. Oliver Buhr Das aktuelle Stichwort: PRINCE2: 2009 - Evolution einer Projektmanagementmethode Mit PRINCE2: 2009 erschien im Juni 2009 eine neue Version der Projektmanagementmethode PRINCE2. Sie stellt die gravierendste Überarbeitung seit der Veröffentlichung im Jahr 1996 dar. Seit dem Herbst ist das neue Handbuch auch in deutscher Sprache erhältlich. Dieser Artikel fasst alle Neuerungen und Überarbeitungen der Best-Practice-Methode zusammen. Der Beitrag erläutert, warum ein Update nötig wurde, welche Vorteile die neue Version für den Anwender bringt und welche Auswirkungen die Überarbeitungen auf die Ausbildung und Schulung von Projektleitern haben. Zu Beginn wird die Methode an sich kurz vorgestellt. Die Projektmanagementmethode PRINCE2 wurde mit der Version 2009 der umfangreichsten Überarbeitung ihrer Geschichte unterzogen. Das Ziel des Updates, die Methode noch schlanker, einfacher und effizienter zu gestalten, ist den Autoren eindrucksvoll gelungen. Die Änderung gleicht einem evolutionären Prozess, der die Methode nicht neu erfindet, sondern sie intelligent weiterentwickelt. Das neue PRINCE2-Manual umfasst lediglich 60 Prozent der Seiten seines Vorgängers. Auch die Anzahl der Prozesse wurde von acht auf sieben verkleinert. Inkonsistenzen und unnötige Detaillierungen der Subprozesse wurden bereinigt. Die neue Version verwendet anstatt der 36 Managementprodukte nur noch 26. Dazu wurde auch ein völlig neues Kapitel aufgenommen. Es beschäftigt sich damit, wie PRINCE2 an unterschiedliche Projektumgebungen angepasst werden kann. So wird PRINCE2 noch flexibler. +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ WISSEN 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 30 PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 30 sind, zusammenfassend darzustellen. Jedes Thema klärt bestimmte Fragestellungen im Projekt: ❑ Business Case - Warum? ❑ Organisation - Wer? ❑ Qualität - Was? ❑ Pläne - Wie, wie viel, wann? ❑ Risiken - Was wenn? ❑ Änderung - Was ist die Auswirkung? ❑ Fortschritt - Wo sind wir jetzt, wo gehen wir hin, sollen wir weitergehen? Die Beschreibung der Themen ist nun praxisbezogener geworden, sie orientiert sich an aktuellen Managementaspekten und wird durch Beispiele aufgelockert. Nützliche Techniken aus aktuellem Projektwissen ergänzen nun die Themen, so zum Beispiel Stakeholder-Management. Das Thema „Risiko“ orientiert sich nun an der OGC-Methode „Management of Risks“ (M_o_R) und wurde komplett neu geschrieben. 3.4 Die Prozesse Das Prozessmodell besteht nunmehr aus sieben Prozessen. Der Prozess „Planen“ wurde als eine Vorgehensweise zur Herstellung eines Planes in das Thema „Pläne“ übernommen. Kritikpunkt bei der bisherigen Version von PRINCE2 war die Detaillierung der Subprozesse. PRINCE2-Anwender werden leicht dazu verleitet, die Subprozesse sequenziell und damit statisch zu durchlaufen. Das neue PRINCE2 beschreibt für jeden Prozess nun Aktivitäten, die in einem Flussdiagramm dargestellt werden. Auf einer weiteren Unterebene werden konkrete projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 l 31 3. Überblick über die Änderungen 3.1 Das Handbuch Das neue PRINCE2-Handbuch ist bedeutend schlanker geworden. Der bisherige Umfang von gut 500 Seiten wurde auf etwa 300 Seiten reduziert. Das PRINCE2- Manual, dessen offizieller englischer Titel „Managing Successful Projects with PRINCE2“ lautet, ist nun ausschließlich auf die Zielgruppe der Projektmanager ausgerichtet. Für Lenkungsausschussmitglieder gibt es ein weiteres Buch mit dem Titel „Directing Successful Projects with PRINCE2“. Das neue Handbuch wartet schon in seiner Struktur mit einigen Änderungen auf. Die bisher in der Einführung textlich beschriebenen Prinzipien guten Projektmanagements haben ein eigenes Kapitel erhalten und sind nun als die „sieben Grundprinzipien“ beschrieben. Der Begriff „Komponenten“ wurde durch „Themen“ ersetzt. Innerhalb der Themen erfolgten Umstrukturierungen, die dazu führten, dass es nun sieben Bereiche sind. Die bisherige Komponente „Konfigurationsmanagement“ ist in das Thema „Änderungen“ integriert worden. Die Techniken sind keine separaten Bestandteile der Methode mehr. Sie sind jedoch nicht weggefallen, sondern wurden in die Themen integriert. So findet sich die produktbasierte Planung im Thema „Pläne“ wieder, der „Änderungssteuerungsansatz“ ist im Thema „Änderungen“ beschrieben. Die Technik der Qualitätsprüfung ist im Thema „Qualität“ aufgenommen worden. Beim Blick auf die Prozesse stellt man fest, dass der Prozess Planen nicht mehr im Prozessmodell beschrieben ist. Auch er ist nicht weggefallen, sondern in das Thema „Pläne“ aufgenommen worden. Schaut man genauer auf die Prozesse, so erkennt man das Fehlen der Subprozesse. Diese sind durch Ablaufdiagramme ersetzt worden. Der Anhang A war bisher ein umfangreiches Kapitel mit über 50 Seiten. Es waren dort 36 Managementprodukte beschrieben. Diese wurden nun entscheidend reduziert. Wir zählen nur noch 26 Managementprodukte. Einige wurden in ihrem Namen geändert. Aus zwei Protokollen wurden „Register“, zwei Pläne sind nun in „Strategien“ umbenannt worden. 3.2 Die Prinzipien PRINCE2 beschreibt im ersten Kapitel des neuen Handbuchs sieben sogenannte Grundprinzipien, die essenziell für gutes Projektmanagement sind. Folgende Prinzipien charakterisieren fortan ein PRINCE2-Projekt durchgängig: ❑ kontinuierliche unternehmerische Rechtfertigung, ❑ klare Rollen und Verantwortlichkeiten, ❑ Produktorientierung, ❑ Lernen aus Erfahrungen, ❑ Management nach dem Ausnahmeprinzip, ❑ Management nach Phasen, ❑ Anpassung an die Projektumgebung. 3.3 Die Themen Ziel der Themen ist es, die wesentlichen inhaltlichen Aspekte, die während eines Projekts zu berücksichtigen in-Step ® Risikomanagement Qualitätsmanagement Projektmanagement Die Lösung für Scrum V-Modell ® XT PRINCE2 ™ Automotive SPICE ™ konformes Vorgehen Eigene Prozesse making IT better Konfigurationsmanagement www.in-Step.de microTOOL GmbH Voltastraße 5 13355 Berlin Germany Tel.: +49 30 / 467 08 6-0 Fax: +49 30 / 464 47 14 E-Mail: info@microTOOL.de für prozessbasiertes Projekt- und Anforderungsmanagement für mehr Qualität: Entwicklungsprojekte einheitlich planen und sicher durchführen Die komplette Infrastruktur für alle Projekte - in LAN und Internet Multiprojektmanagement & Anforderungsmanagement Änderungsmanagement & w o r k s h o p in-Step ® Scrum, V-Modell ® XT, PRINCE2 ™ & Co mit in-Step ® März 2010 Anzeige PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 31 Mey Ma WISSEN 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 4.2 Neues Examen PRINCE2 Practitioner Es wird weiterhin neun Frageblöcke geben. Diese setzen sich aus den sieben Schlüsselthemen sowie zwei Frageblöcken zu den Prozessen zusammen. Jeder Block beinhaltet zwölf Fragen. Somit besteht die Prüfung aus insgesamt 108 Fragen, wobei jede Frage einen Punkt ergibt. Die Prüfungszeit wird auf zwei Stunden und 30 Minuten verkürzt. Zum Bestehen werden 59 Punkte (55 Prozent) benötigt. 5. Resümee Mit der aktuellen Überarbeitung von PRINCE2 ist dem Herausgeber der Methode ein entscheidender Schritt nach vorne gelungen. Alle Vorteile von PRINCE2 sind erhalten geblieben. Dazu sind Aspekte, die in der Methode bisher fehlten und von erfahrenen Trainern in ihren Seminaren mündlich ergänzt wurden, nun berücksichtigt. Inkonsistenzen und unnötige Detaillierungen sind bereinigt worden. Obwohl das neue Buch nur noch 60 Prozent des Umfangs hat, wird nichts vermisst. PRINCE2 wirkt nun aufgeräumter, konkreter und leichter handhabbar. In einer Zeit, in der viele Überarbeitungen nur den Weg der Erweiterung kennen, hat sich PRINCE2 bewusst in die andere Richtung bewegt. Und das zu seinem Vorteil. Es ist nun das, was es von Beginn an sein sollte: ein konkreter Rahmen, der vollständig und prägnant beschreibt, was in einem Projekt wann von wem getan werden soll. ■ Schlagwörter Best Practice, PRINCE2, PRINCE2: 2009, Projektberatung, Projektmanagementmethode, Projektmanagerschulung Kompetenzelemente der NCB 3.0 4.1.6 Projektorganisation, 4.1.9 Projektstrukturen, 4.1.11 Projektphasen, Ablauf und Termine, 4.1.16 Überwachung und Steuerung, Berichtswesen Autor Oliver Buhr ist Geschäftsführer der COPARGO GmbH. Er verfügt über eine mehr als zwanzigjährige Erfahrung in Projekten. Mehrere Jahre war er als Projektingenieur und Projektleiter in der Elektronikentwicklung tätig. Ab 1998 leitete er als Senior-Projektmanager verschiedenste Projekte bei der Fraport AG, dem Betreiber des Frankfurter Flughafens. Dort führte er die Projektmanagementmethode PRINCE2 als einer der ersten in Deutschland ein. COPARGO ist exklusives Beratungsunternehmen für Projektmanagement mit PRINCE2 und Anbieter von PRINCE2- Trainings. Anschrift COPARGO GmbH Hauptstraße 44-46 D-63303 Dreieich Tel.: 0 61 03/ 80 28-405 Fax: 0 61 03/ 80 28-403 E-Mail: info@copargo.de www.copargo.de Maßnahmen innerhalb der Aktivitäten beschrieben. Zu jeder Aktivität in der Prozessbeschreibung gehört eine Matrix, die die Verantwortlichkeiten für jedes Produkt des Prozesses klar definiert. 3.5 Anpassung an die Projektumgebung Ein komplett neues Kapitel blickt über den Tellerrand des Projekts hinaus und beschäftigt sich damit, wie PRINCE2 an unterschiedliche Projektumgebungen angepasst werden kann. Ganz praktisch wird an sieben Beispielen gezeigt, wie die verschiedenen Elemente von PRINCE2 für unterschiedliche Rahmenbedingungen im Unternehmen skaliert werden können. Damit wird die Flexibilität von PRINCE2 greifbar gemacht. 3.6 Die Produkte Die Anzahl der Managementprodukte ist von 36 auf 26 reduziert worden. Diese werden nun klar unterschieden nach Baseline (definierende Dokumente), Aufzeichnungen und Berichten. Einige bisher missverständliche Pläne sind nun in Strategien umbenannt worden, so zum Beispiel die „Qualitätsmanagementstrategie“, die vorher „Projektqualitätsplan“ hieß. Drei der bisherigen Protokolle mit aufzeichnendem Charakter werden nun Register genannt (Qualität, Risiko und Offene Punkte). Die beiden anderen Protokolle behalten ihre Namen. 4. Auswirkungen auf Schulungen und Examen Die Grundlagen der PRINCE2-Schulungen bleiben auch nach dem Update gleich. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Basisausbildung Foundation oder die Fortgeschrittenenkurse Practitioner zu besuchen. Die Trainings einiger deutscher Trainingsanbieter sind bereits auf die neuen Inhalte der Methode umgestellt. Es gibt eine Übergangsfrist bis Ende März 2010. Bis zu diesem Termin ist es möglich, das Examen basierend auf der Handbuchversion von 2005 abzulegen. Eine bereits erworbene PRINCE2-Zertifizierung, egal ob Foundation oder Practitioner, bleibt gültig. Der Practitioner-Status gilt weiterhin für fünf Jahre und muss dann wie bisher rezertifiziert werden, wenn der Status erhalten bleiben soll. Das Foundation-Examen gilt lebenslang. Für bereits zertifizierte Projektmanager bietet es sich an, ein Upgrade-Training zu besuchen. Diese Schulungen vermitteln kompakt die Änderungen der Version PRINCE2: 2009 und bringen sie rasch auf den neuesten Stand. Auch bei den Examina, die im Anschluss an die Trainings stattfinden, wird es einige Änderungen geben: 4.1 Neues Examen PRINCE2 Foundation Die neuen Examina werden die gleiche Anzahl an Fragen haben (75). Es werden in jedes Examen nun jedoch fünf Fragen eingebaut, die nicht gewertet werden. Zum Bestehen müssen 35 Fragen (50 Prozent) korrekt beantwortet sein. Das neue Foundation-Examen wird mehr unterschiedliche Fragetypen beinhalten, um es zukünftig herausfordernder zu gestalten. Testkandidaten, die die Prüfung probeweise beantwortet haben, bezeichnen sie als komplexer, aber geeigneter. 32 PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 32