eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 21/1

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
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2010
211 Gesellschaft für Projektmanagement

Die Kunst des Projektmanagements. Inspiriert durch den Wandel

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2010
Thor Möller
Wagner, R. (Hrsg.): Die Kunst des Projektmanagements. Inspiriert durch den Wandel. 30 Jahre vorwärts denken. Verlag GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Nürnberg 2009, ISBN 978-3-924841-48-5, 195 S., EUR 32,–
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R oll-Out-Projekte sind häufig schon allein wegen der vielen beteiligten Standorte komplex. Wenn beispielsweise ein Telekommunikationsdienstleister seine Vermittlungsstellen mit neuer Hard- und Software ausstattet, können die jeweils vor Ort auszuführenden Aktivitäten für sich betrachtet durchaus überschaubar sein. Sie sind an den einzelnen Standorten zumeist weitgehend ähnlich. Es ist allerdings eine Herausforderung, den Überblick darüber zu behalten, welche Standorte sich gerade in welchem Bearbeitungsstatus befinden. Die webbasierte Software SiteTracker begrüßt den Anwender mit einer Übersicht seines Projekts. Zwar kann zwischen verschiedenen Projekten gewechselt werden, ein Multiprojektmanagement mit projektübergreifenden Auswertungen erlaubt das Programm allerdings nicht. Bei SiteTracker geht es vor allem darum, die von Subunternehmern durchgeführten Aktivitäten zu koordinieren. In diesem Fall wären etwa Ressourcenauswertungen als typische Multi-PM-Aufgaben auch nicht erforderlich. Entsprechend bietet das Programm keine Funktionen für das Ressourcenmanagement. Am linken Rand des Programmfensters findet der Anwender die Standortstruktur. Der beispielhaft erwähnte Telekommunikationsanbieter wird seine Vermittlungsstellen vielleicht nach Regionen und Vorwahlbereichen strukturieren. Geht es im Projekt dann darum, diese Standorte mit neuer Hardware aufzurüsten, folgt die Projektstruktur dieser Einteilung. Projektakte je Standort Für jeden Standort präsentiert die Software die Projektinformationen auf mehreren Karteiblättern (Abb. 1). Neben einer Statusübersicht für den Standort finden sich hier Termindaten, allgemeine Informationen zum Standort, Systemkonfigurationen und die Dokumentation besonderer Vorfälle im Projektverlauf. Projektrelevante Standortinformationen lassen sich in SiteTracker als sogenannte Serviceprogramme definieren. Hinter der etwas irritierenden Bezeichnung verbirgt sich faktisch ein Formular, dessen Felder zunächst vom Administrator festgelegt werden. Je Standort kann sie der Anwender dann mit den jeweiligen Daten füllen. Auf diese Weise können die Standortinformationen in einem einheitlichen Format erfasst werden. SiteTracker dokumentiert auch eventuelle Änderungen an diesen Daten und kann sogar den jeweiligen Terminplan des Standorts aufgrund der eingegebenen Werte anpassen. Auf diese Weise modifiziert die Information, dass an diesem Standort eine behördliche Genehmigung für die Arbeiten benötigt wird, gegebenenfalls den Terminplan. Standardterminpläne für die Standorte Den Terminplan eines Standorts definiert ein Fachadministrator bei Projektbeginn: Abhängigkeiten, Vorgabedauern etc. werden auf einer gesonderten Administrationsoberfläche festgelegt. In einer der kommenden Versionen soll es möglich sein, hier auch Projektpläne mit MS-Project auszutauschen. Die vom Fachadministrator vordefinierten Terminpläne (mehrere Varianten sind möglich) kann der Anwender dann ggf. für den Standort anpassen, indem er Plan- und Ist-Termine erfasst. Diese Angaben führen dann zur Neuberechnung der Folgeaktivitäten. Die grundlegende Ablauflogik bleibt aber erhalten und ist nur durch den Fachadministrator änderbar. Dies erscheint sinnvoll, da SiteTracker auf die Abwicklung von Projekten abzielt, die weitgehend identische Schritte an jedem Standort erfordern. Auch Unvorhergesehenes findet in SiteTracker seinen Platz: Über den Karteireiter „Vorfälle“ kann der Anwender Störungen bei der Projektabwicklung an einem Standort erfassen, klassifizieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und die Auswirkungen auf Meilensteine im Mey Mark Meyer PM-Software: SiteTracker Spezialist für Roll-Out-Projekte Für Roll-Out-Projekte benötigt man in PM-Software vor allem zwei Funktionen: Kopieren und Einfügen. Auf diese Weise können die an den einzelnen Standorten oft identischen Arbeitsschritte im Projektplan berücksichtigt werden. SiteTracker ist eine auf diesen Projekttyp spezialisierte Software, die dank Terminplanvorlagen ohne „Copy and Paste“ auskommt. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM-Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@GPM-IPMA.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 l 33 PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 33 Abb. 1: Der Status eines Standorts im Überblick; Detailinformationen findet der Anwender hinter den anderen Karteireitern. WISSEN 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 mit ihren Einzelteilen enthalten kann. Ist ein Teil an einem Standort eingebaut, können die allgemeinen Informationen aus dem Teilekatalog um individuelle Daten wie die Seriennummer ergänzt werden. Auch der aktuelle Einbauzustand (etwa „Geplant“, „Geplant und verbaut“, „Verbaut ohne Planung“, …) wird hier dokumentiert. Mit der Suchfunktion des SiteTrackers lässt sich für das defekt gelieferte Teil damit vielleicht eine Lösung finden: Zeigt die Systemkonfiguration, dass an einem weniger neuralgischen Standort ein entsprechendes Bauteil vorhanden ist, obliegt dem Projektleiter die Entscheidung, ob er diesen Standort - böse formuliert - ausschlachten will. Die Software bietet dafür sogar die Funktion „Bauteil tauschen“. Gesamtübersicht auf einen Blick Aus den Termin- und Fertigstellungsinformationen berechnet SiteTracker für einzelne Standorte ebenso wie für jede einzelne Ebene der Standortstruktur die Gesamtfertigstellungsgrade der einzelnen Phasen. Der Fachadmi- Terminplan dokumentieren. Verzögert etwa ein defekt geliefertes Modul die Fertigstellung der Hardwareinstallation, berücksichtigt SiteTracker dies im Terminplan. Wird der Vorfall dann erfreulicherweise früher als geschätzt abgeschlossen, passt die Software die Termine wiederum der geänderten Situation an. Auf ausgefeilte Workflows, die zum Beispiel den Verantwortlichen für einen Vorfall automatisch über Statusänderungen per E-Mail informieren, muss derzeit noch verzichtet werden. Diese Funktion ist für die kommende Version geplant. Systemkonfigurationen und Bauteilliste inklusive Um im vorstehenden Beispiel zu bleiben: Die Lösung im Fall eines defekten Bauteils könnte darin liegen, dieses Bauteil von einem anderen Standort zu beziehen, dessen Ausbau weniger dringlich ist. Mit der Funktion „Systemkonfiguration“ erlaubt es SiteTracker, über alle Teile Buch zu führen, die an einem Standort verbaut oder installiert wurden. Der Anwender greift dazu auf den hinterlegten Teilekatalog zu, der auch komplette Systeme 34 PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 34 In Kürze ❑ Software für Roll-Out-Projekte ❑ Spezialisierung auf die Koordination von Projekten mit vielen, weitgehend identischen Teilprojekten an unterschiedlichen Standorten ❑ Leicht erlernbare Web-Oberfläche für die Projektleiter; Back-End für Fachadministratoren als Windows-Anwendung etwas komplexer projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2010 l 35 im Windenergieanlagenbau oder dem Aufbau von Grenzüberwachungsanlagen international im Einsatz. Dass Ressourcenmanagementfunktionen fehlen, ist angesichts des Einsatzzwecks nachvollziehbar. Funktionen zur Kostenplanung und -steuerung wären eine interessante Erweiterung. Kontakt: Solvum GmbH & Co. KG, D-88048 Friedrichshafen, www.site-tracker.eu ■ nistrator legt dazu fest, welche Gewichtung die einzelnen Aktivitäten einer Phase aufweisen (Abb. 1). Da die Software kein Personalressourcenmanagement unterstützt, spielen Stundenaufwände bei dieser Gewichtung keine Rolle. Fazit SiteTracker konzentriert sich voll und ganz auf die Problemstellung, ähnliche bis identische Teilprojekte an mehreren Projektstandorten zu koordinieren. Das klassische „Einmalprojekt“ lässt sich mit der Software nicht sinnvoll steuern. Dafür spielt das Programm seine Stärken bei entsprechenden Roll-Out-Projekten mit Terminplanvorlagen für die Teilprojekte und einer leicht verständlichen Projektübersicht aus. Wer hier bislang noch versucht, mit Tabellen die Übersicht über den Status der vielen Standorte zu behalten, sollte sich den SiteTracker ansehen. Neben umfangreichen Telekommunikations- Roll-Out-Projekten ist die Software auch bei Projekten Leserbefragung Oktober 2009 ❙ Zunächst die gute Nachricht: Unsere Zeitschrift ist gut bewertet worden. Die weniger gute Botschaft: Von 5.880 Fragebögen kamen nur 110 ausgefüllt zurück. Selbstkritisch müssen wir wohl sagen, dass der Umfang der Fragen vermutlich etwas zu groß war. Hier die wichtigsten Ergebnisse der Auswertung: ❑ 87 Prozent der Leser beurteilen den Umfang der einzelnen Beiträge als richtig. ❑ Die fachliche Kompetenz schätzen rund 97 Prozent mit „voll und ganz“ bzw. „weitgehend“ ein. ❑ Die Gesamtnote „sehr gut“ bzw. „gut“ wird von 92 Prozent vergeben. ❑ Nach der Meinung von etwa 82 Prozent ist der Umfang der einzelnen Beiträge richtig, 16 Prozent halten die Aufsätze allerdings für zu lang. ❑ Ein weiteres Urteil der Befragten muss die Redaktion zum Nachdenken bringen: Immerhin bewerten ca. 21 Prozent den Inhalt als zu theoretisch, 77 Prozent hingegen halten ihn für ausgewogen. Wir hatten gedacht, dass wir durch die Publikation von Checklisten weiter an Praxisnähe gewinnen. Sie werden in der Tat auch von 75 Prozent als nützlich angesehen, wir müssen aber hier wohl noch ein wenig mehr bieten. Vielleicht bringt eine Rubrik etwa mit dem Titel „Wie erstelle ich … (einen PSP, eine Stakeholderanalyse usw.)“ noch etwas mehr an Akzeptanz. ❑ Die Absicht, in Zukunft Originalbeiträge in englischer Sprache zu veröffentlichen, finden nur etwa 50 Prozent gut - das ist kein eindeutiges Votum für unseren Plan. ❑ Die grafische Gestaltung wird von 85 Prozent als angemessen bzw. professionell empfunden. Für Anregungen zur Verbesserung sind wir allerdings immer aufgeschlossen. Die Angaben zu Themen, die nach dem Wunsch der Leser mehr berücksichtigt werden sollen, sind sehr zahlreich, allerdings handelt es sich in den meisten Fällen um Einzelnennungen, sodass ein Trend nicht erkennbar ist. Eine Ausnahme sind die zusammengehörigen Themen „Projektportfoliomanagement“, „Multiprojektmanagement“ und „Project Management Office“, die miteinander zwölfmal aufgeführt werden. Ein Ergebnis, das uns etwas verblüfft, weil wir diesen Gebieten unserer Meinung nach in den letzten Ausgaben schon sehr viel Platz eingeräumt haben Alles in allem können wir aus unserer Sicht mit dem Urteil zufrieden sein, auch wenn wir uns eine weit höhere Antwortquote gewünscht hätten. Die insgesamt positive Bewertung wird uns freilich nicht dazu verleiten, die Hände in den Schoß zu legen. Abschließend möchte ich im Namen des Redaktionsteams allen danken, die sich die Mühe gemacht haben, die Fragebögen auszufüllen. Für die folgenden projektMANAGEMENT-aktuell-Leser hat sich dies besonders gelohnt, da sie als Gewinner der Buchpreise, bestehend aus je drei Exemplaren der Werke „Die Kunst des Projektmanagements. Inspiriert durch den Wandel“, „Angewandte Psychologie für Projektmanager“ und „Projekt als Strategie - Strategie als Projekt“, ausgelost wurden: Stefan Landwehr, Abacus alpha GmbH/ HSL-Beratung, Aidlingen; Rolf Neuhaus, Siemens AG, Erlangen; Reinhard Denk, adidas Group, Hollfeld; Dr. Jürgen Kellner, JWK-Consulting, Hemsbach; Peter Ueberfeldt, stepp process management, Hochheim; Heinz Huber, TNT Express GmbH, Troisdorf, sowie drei weitere Einsender. Heinz Schelle PM_1-2010_1-60: Inhalt 29.01.2010 9: 48 Uhr Seite 35