eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 21/2

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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2010
212 Gesellschaft für Projektmanagement

Generalüberholtes Standardwerkzeug

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2010
Tamara Lauterbach
Trutz-Sebastian Stephani
Nach rund drei Jahren kommt nun eine neue Version von Microsofts Projektmanagement-Software auf den Markt. In Project 2010 wurden sowohl der Client als auch der Microsoft Project Server grundlegend überarbeitet. Kleine Detailverbesserungen oder fundamentale Neuerungen – auf was dürfen sich die Anwender einstellen?
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I n Microsofts PM-Lösung ist der Project Client das zentrale Werkzeug für Projektleiter. Mit ihm werden Aufgaben, Termine und Ressourcen geplant und gesteuert. Er hat mit der neuen Version eine grundlegende Überarbeitung erfahren. Die komplett neue Oberfläche präsentiert sich mit dem Bedienkonzept der sogenannten Ribbon-Menüführung. Vielen Anwendern wird sie bereits von Office 2007 bekannt sein. Sie erhöht die Übersichtlichkeit deutlich und soll zu einer bedarfsgerechten, kontextsensitiven Menüsteuerung (Abb. 1) führen. Zu begrüßen ist, dass dieser Ansatz auch weitgehend auf den Project Server 2010 angewendet wurde. Anwender, die mit beiden Komponenten arbeiten, profitieren somit endlich von einer deutlich einheitlicher wirkenden Oberfläche. Unterm Strich ist im Vergleich zu früheren Versionen mit einer kürzeren Einarbeitungszeit für Einsteiger und einem geringeren Schulungsaufwand für die neue Version zu rechnen. Auch viele weitere Veränderungen in Project 2010 zielen darauf ab, die Benutzerakzeptanz zu erhöhen. Ein Beispiel ist die neue Zeitachsenansicht (Abb. 2). Mit ihr können Anwender nun Aufgaben und Meilensteine schnell auf einem Zeitstrahl darstellen. Dadurch können auch komplexe Projektpläne reduziert und die wichtigsten Phasen - managementgerecht - aufbereitet werden. Die visuell ansprechende Zeitachsenansicht lässt sich leicht nach Microsoft Outlook oder PowerPoint exportieren. Mühseliges Malen nach Zahlen, etwa die manuelle Kons truktion von Gantt-Diagrammen in PowerPoint für die Präsentationen beim Lenkungsausschuss, entfällt. Vereinfachte Projektplanung Auch die neue vom Anwender kontrollierte Terminplanung soll zu höherer Benutzerfreundlichkeit führen. Mit einer Reihe neuer Detailfunktionen soll eine einfache Projektplanung, ähnlich wie mit Microsoft Excel, ermög- Tamara Lauterbach, Trutz-Sebastian Stephani PM-Software: Microsoft Project 2010 Generalüberholtes Standardwerkzeug Nach rund drei Jahren kommt nun eine neue Version von Microsofts Projektmanagement- Software auf den Markt. In Project 2010 wurden sowohl der Client als auch der Microsoft Project Server grundlegend überarbeitet. Kleine Detailverbesserungen oder fundamentale Neuerungen - auf was dürfen sich die Anwender einstellen? In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Das nächste Treffen der Fachgruppe wird am Donnerstag, dem 27. 5. 2010, in Nürnberg stattfinden. Sie sind herzlich eingeladen. Nähere Informationen zum Termin und zur Fachgruppe erhalten Sie per E-Mail an PM-Software@GPM-IPMA.de. Termin: GPM Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ Anzeige PM_2-2010_1-45: Inhalt 31.03.2010 9: 00 Uhr Seite 31 licht werden, um den Einstieg zu erleichtern. Mit der sogenannten „Manuellen Planung“ kann die interne Berechnungslogik der Software erstmals gezielt für einzelne oder für alle Vorgänge abgeschaltet werden. Der Anwender kann somit selbst entscheiden, ob die Software die Termine von Vorgängen in Abhängigkeit zu Vorgangsbeziehungen, Dauern oder Ressourcenverfügbarkeiten automatisch berechnet oder ob ein Vorgang zunächst unabhängig von diesen Faktoren z. B. auf ein Datum „festgesteckt“ wird. So werden ungeübte Anwender nicht durch anfangs schwer nachvollziehbare Dauer- und Terminverschiebungen aufgrund automatischer Berechnungen irritiert. Außerdem lässt sich hierüber erstmals eine Grobplanung mit ersten Eckdaten im Project Client durchführen. Dabei ist es auch hilfreich, dass für manuell geplante Vorgänge nicht alle Termine und Informationen zu einem Vorgang zwingend angegeben werden müssen. So kann als Dauer beispielsweise auch „Kunden fragen“ eingegeben werden, um direkt im Plan eine Erinnerung für die fällige Nachfrage vorzumerken. Teamplanung ohne Microsoft Project Server Für die Einsatzplanung im Team gibt es in Project 2010 nun den sogenannten Teamplaner. Dahinter verbirgt sich eine gesonderte Ansicht, die den geplanten Ressourceneinsatz bezogen auf das aktuelle Projekt darstellt (Abb. 2). Ein Projektleiter erhält hierüber beispielsweise eine Übersicht über Vorgänge, die zwar prinzipiell einem Teammitglied zugeordnet, aber noch nicht terminiert sind. Der Projektleiter sieht umgekehrt, welche Aufgaben noch gar keiner Person zugeordnet sind. Auch Überlastungen können dank farblicher Hervorhebungen gut erkannt werden. Per Drag & Drop ordnet der Anwender Vorgänge einer bestimmten Ressource zu und verschiebt Ressourcenzuweisungen um Tage oder Wochen. Auf diese Weise vervollständigt er die Planung und löst Einsatzkonflikte. Gerade für kleinere und mittelgroße Projekte ist diese Funktion sehr hilfreich. Aus Expertensicht dürfte bei großen Projekten und entsprechend großen Projektteams die grafische Darstellung jedoch öfter zu unübersichtlich ausfallen. Zukunftssicher: Die Integration mit Microsoft Share- Point Die zweite zentrale Erweiterung des Project Client betrifft die Zusammenarbeit im Team. Was bedeutet dies im Alltag? Projektleiter können nun ihre Projekte vom 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2010 32 WISSEN Abb. 2: Projektplan mit Zeitachsenansicht (oben) und Teamplaneransicht (unten) Abb. 1: Auch in Project erwartet den Anwender nun die aus Office bekannte Ribbon-Menüführung PM_2-2010_1-45: Inhalt 31.03.2010 9: 00 Uhr Seite 32 Project Client direkt mit Aufgabenlisten in SharePoint synchronisieren und ihrem Projektteam zur Verfügung stellen. Microsoft positioniert SharePoint für die kommenden Jahre als technisch fundamentale Basis für die Zusammenarbeit und Informationsorganisation in Unternehmen. Die Aufgabenliste wird in einer erheblich verbesserten Gantt-Diagramm-Ansicht dargestellt, mit der die Pläne auch im Browser bearbeitet werden können. So lassen sich auch ohne den Einsatz des Microsoft Project Servers neue Vorgänge im Web einfügen oder Rückmeldungen zum Fortschritt erfassen. Allerdings ist Vorsicht geboten: Die Share- Point-Synchronisation unterliegt Beschränkungen. Pro Aufgabe kann etwa nur eine Ressource zugewiesen werden. Zudem ist lediglich die Rückmeldung eines prozentualen Fortschrittsgrads möglich. Insgesamt stellt die neue SharePoint-Synchronisation dennoch einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen dar, die auf den Einsatz eines Microsoft Project Servers verzichten möchten, aber Microsoft SharePoint Foundation oder Share-Point Server 2010 einsetzen. Erweiterungen des Project Servers In der Microsoft-Welt bildet der Project Server die Plattform für integriertes Projektmanagement auf Unternehmensebene. Während die Funktionen des Project Client auf das Einzelprojekt ausgelegt sind und in der neuen Version dank SharePoint einen gewissen Grad an Projektzusammenarbeit unterstützen, ist der Project Server für alle Rollen des Projektmanagements ausgelegt: Der Projektleiter kann die Gesamtauslastung seines Projektteams analysieren, während die Ressourcenmanager einen Überblick über die Verfügbarkeiten ihres Personals erhalten und Mitarbeiter aktiv steuern. Projektteammitglieder erhalten eine persönliche Aufgabenübersicht mit umfangreichen Möglichkeiten zur Rückmeldung des Fortschritts sowie einen integrierten Projektarbeitsbereich für die Zusammenarbeit - beispielsweise an gemeinsamen Dokumenten. Manager und Controller erhalten die Möglichkeit, projektübergreifende Auswertungen und Dashboards mit spezifischen Kennzahlen zu erstellen. Die Benutzerführung des neuen Project Servers wurde weitgehend auf die Ribbon-Navigation umgestellt. Beispielweise kann ein im Client erstellter Projektplan nun auch in der Web-App editiert werden, wobei sich die wichtigsten Editierfunktionen aus dem Project Client auch hier wiederfinden. Damit wird die durchgängige Planung und Steuerung eines Projektplans im Web möglich, manche Anwender können dadurch eventuell ganz auf den Project Client verzichten. Dies ist fast schon eine kleine, wenn auch überfällige Revolution: Microsoft ermöglicht jetzt, dass einfache Projekte online und komplett über den Browser geplant werden. Neu ist auch die projektbezogene Berechtigungsvergabe durch den Projektleiter. Im Alltag relevant dürfte in diesem Zusammenhang die neue Vertreterfunktion sein. Ein Mitarbeiter kann, beispielsweise vor Beginn des Urlaubs, seine Rechte auf einen Kollegen übertragen, sodass dieser als Teammitglied stellvertretend den Fortschritt zurückmelden oder als temporärer Projektleiter die Kontrolle über den Projektplan übernehmen kann. Eine Selbstverständlichkeit, sollte man meinen. Bis vor Kurzem waren aber allein für solche Aufgaben gesonderte PMO-Mitarbeiter abgestellt. Eine weitere Funktion, die Projektbeteiligten positiv auffallen wird, ist der überarbeitete Prozess zur Zeiten- und Fortschrittsrückmeldung. Als technische Grundlage für Project Server 2010 wird SharePoint Server 2010 eingesetzt. Damit stehen mächtige Basisfunktionen zur Verfügung, z. B. im Bereich Analyse und Reporting. Versierte Anwender können auch ohne komplexes Customizing bzw. ohne Programmierung per Excel Services ihre eigenen Analysen auf Basis der Projektdaten erstellen. Etablierte Auswertungen können dann mithilfe von Dashboards zu rollenspezifischen Projektcockpits kombiniert werden. Ein Hauptanwendungsgebiet solcher Dashboards wird sicher der Überblick über das Projektportfolio im eigenen Bereich werden. Project Server und Portfolio Server - endlich vereint Seit 2006 bot Microsoft den Project Portfolio Server als eigenständiges Serverprodukt mit optionaler Anbindung an den Project Server an. Mit der Version 2010 wurde die vollständige Integration in den Project Server vollzogen, wodurch endlich ein vollintegriertes Portfoliomanagement unterstützt wird. Auf Einzelprojektebene macht sich dies zunächst durch einen anpassbaren Projektbeantragungsprozess bemerkbar. Jede Projektidee kann anhand ihres Beitrags zu den jeweiligen Unternehmenszielen bewertet werden. Das resultierende Portfolio kann anhand dieses Beitrags und unter Berücksichtigung begrenzter Kostenbudgets und Ressourcenkapazitäten optimiert werden. Grundlage für die strategische Ausrichtung des Projektportfolios ist zunächst die Definition und Gewichtung relevanter Unternehmensziele. Hier bietet Project Server 2010 eine eigene methodische Unterstützung: Mithilfe eines paarweisen Vergleiches werden Ziele in eine Rangfolge gebracht. Es können alternative Zielpriorisierungen gespeichert werden, um abweichende Geschäftsstrategien zu simulieren. PM_2-2010_1-45: Inhalt 31.03.2010 9: 00 Uhr Seite 33 Die Bewertung der Projekte anhand ihres Beitrags zu den einzelnen Unternehmenszielen erfolgt auf einer einheitlichen sechsstufigen Skala. Auf diese Weise wird für jedes Projekt eine Gesamtpriorität berechnet, mit der dann eine beliebige Anzahl an Portfolioauswertungen erstellt werden kann. Wie muss man sich den Prozess dazu denken? Zunächst ist zu definieren, welche (laufenden) Projekte und Projektideen betrachtet werden sollen. Im nächsten Schritt erfolgt die Kostenanalyse des Portfolios, wobei Budgetvorgaben oder mehrere Kostenparameter als Restriktion bei der Optimierung berücksichtigt werden. Einzelne Projekte können zudem manuell in das Portfolio aufgenommen oder aus ihm entfernt werden. Um die unterschiedlichen Szenarien miteinander zu vergleichen, stehen spezielle Analysewerkzeuge zur Verfügung. Im nächsten Schritt der Portfolioplanung erfolgt die Ressourcenanalyse, bei der die verfügbaren Ressourcenkapazitäten analog zur Kostenanalyse (auf frei definierbarer Aggregationsebene) als Nebenbedingung für die Nutzenmaximierung des Projektportfolios dienen. Auch hier sind unterschiedliche Szenarien möglich, bei denen beispielsweise eine Erhöhung der Kapazitäten durch externe Unterstützung angenommen oder der Beginn von Projekten zeitlich verschoben wird. Mit Project Server 2010 verfolgt Microsoft konsequent die Entwicklung hin zu einer einheitlichen Plattform für Projektmanagement im gesamten Unternehmen. So lassen sich beispielweise unterschiedliche Prozesse für unterschiedliche Abteilungen oder Geschäftsbereiche auf einem gemeinsamen System vereinen. Auch bereichsspezifische angepasste Projekttypen, Projektarbeitsbereiche oder Auswertungen sind möglich. Die Möglichkeiten reichen bis hin zur Definition spezifischer Kennzahlen für einzelne Organisationseinheiten auf Projekt- und Vorgangsebene. Fazit Aus Sicht der Autoren lässt der Project Server im Rahmen der Microsoft-Vision für Enterprise Project Management zwar noch Spielraum für kommende Versionen. Potenziale bestehen zum Beispiel im Bereich der Verzahnung von Ressourcenanfrage und Ressourcenzuteilung oder auch im Berechtigungssystem, das dynamischer gestaltet und dezentralisierter gehandhabt werden könnte. Dennoch erwarten wir, dass Microsoft Project 2010 schon kurz nach seinem offiziellen Erscheinen viele Freunde finden wird. Mit der neuen Version hat im Client eine kleine Revolution stattgefunden. Die Entwicklung im Server ist ein wichtiger Evolutionsschritt. So bringt der Client komplett neue Funktionen wie manuell geplante Vorgänge, den Teamplaner und die Zeitachsenansicht mit. Für den Server lässt sich bilanzieren, dass vor allem bereits vorhandene Funktionen integriert und sinnvoll ergänzt wurden. So existierte die Möglichkeit der Portfolioplanung auch in der Vorgängerversion, wenn auch in anderem Gewand. Im Web wurden die Möglichkeiten zur Datenbearbeitung weiterentwickelt und damit für weite Anwendergruppen nutzbar gemacht. Die Nutzung der SharePoint-Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team bietet zukunftsweisende Möglichkeiten. PMO-Mitarbeiter dürften zukünftig weniger Zeit für die Erstellung von Auswertungen und Reports benötigen. Die neue Plattform bietet insgesamt interessante Möglichkeiten, um unternehmensindividuelle, maßgeschneiderte Lösungen umzusetzen. Kontakt: Campana & Schott, project@campana-schott.com, www.campana-schott.com/ de/ ms-project-2010 ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2010 34 WISSEN ❙ Skeptiker hatten im Vorfeld ihre Bedenken angemeldet: „Eine Webkonferenz als Arbeitssitzung mit so vielen Leuten. Das klappt nie! “ Insgesamt haben 18 Personen an der FG-Konferenz teilgenommen, davon sechs nur per Telefon. Er galt, 18 verschiedene IT-Umgebungen in den einzelnen Firmen zu berücksichtigen. Als Konferenzplattform wurde Citrix GoToWebinar ausgewählt. An die Teilnehmer wurden ein Link und die Zugangsdaten vom Moderator per E-Mail verschickt. Die Teilnehmer folgten dem Link, automatisch wurde eine Software in Sekunden installiert und die Meeting-ID abgefragt: Damit waren die Teilnehmer online. Über einen Viewer wurden die Aktivitäten des Moderators verfolgt. Parallel wählten sich die Teilnehmer in die Telefonkonferenz ein. Ein erstes Erfolgsrezept: 1. Die Teilnehmer kennen sich aus mehreren Präsenztreffen 2. Damit rechnen, dass die Technik (noch) nicht bei jedem funktioniert und die Telefonkonferenz getrennt einrichten lassen 3. Gut vorbereitete Präsentation vorher auch per E-Mail verschicken 4. Technische Expertise der GPM Hauptgeschäftsstelle nutzen. Derzeit wird die Kompetenz „WebMeetings“ unter anderem mit diesem Meeting aufgebaut. Die GPM wird in Kürze Lizenzen für eine WebMeeting-Lösung erwerben und dann den Aktiven zur Verfügung stellen 5. Strikte, hoch strukturierte Moderation über klar vorbereitete Themen und eindeutig gestellte Fragen 6. Online-Protokollierung als Zusammenfassung nutzen 7. Die „Nur-Telefonierer“ verbal einbinden Für alle Teilnehmer war es eine positive Überraschung: „Es geht doch! “, „War spannend und hat viel Spaß gemacht, eine neue Arbeitsweise zu erproben! “, „Wir waren sogar fünf Minuten früher fertig als geplant! “ Die Teilnehmer waren sich einig: Klasse durch den Fachgruppenleiter und Moderator Wolfram von Schneyder vorbereitet! Exzellente Disziplin bei den Teilnehmern! Fazit: Die Webkonferenz ist eine Plattform, die die Arbeit der Fachgruppe wesentlich beschleunigen wird. Ohne den erheblichen Reiseaufwand sind weitere effektive Arbeitssitzungen möglich. Dr. Dagmar Börsch, D.Boersch@GPM-IPMA.de Experiment „Webkonferenz“ geglückt: Die GPM Fachgruppe „PMO“ hat die Webkonferenz als Beschleuniger für ihre Arbeit entdeckt PM_2-2010_1-45: Inhalt 31.03.2010 9: 00 Uhr Seite 34