eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 21/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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2010
213 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Flexibles Multiprojekt-Werkzeug

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2010
Mey Mark Meyer
Mit der neuen Version wechselt der Karlsruher Softwarehersteller Planta den Produktnamen. Aus PPMS wird Planta Project. Der Wechsel weg vom technischen Akronym zum leicht aussprechbaren Namen passt zur wesentlichen Neuerung: Vor allem die Bedienoberfläche der neuen Version bringt erhebliche Verbesserungen. Zusätzlich werkelt in der Software nun eine neue Workflow-Funktionalität, die zunächst den Projektmanagement-Gesamtprozess unterstützt und sukzessive in weiteren Bereichen der Software zum Einsatz kommen soll. Das etablierte Projektmanagement-Werkzeug wurde an dieser Stelle bereits vor rund sechs Jahren betrachtet – Zeit für einen erneuten Blick auf die rundüberholte Software.
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W enn Softwarehersteller ihre Versionsnummer um eine Zehntelstelle erhöhen, dann ist in der Regel eine kleine Verbesserung zu erwarten. Oft handelt es sich um Fehlerkorrekturen oder Abrundungen des bestehenden Funktionsumfangs. Beim Karlsruher Softwarehersteller Planta dagegen war es Tradition, dass neue Hauptversionen in Zehntelschritten nummeriert werden. So gesehen wäre bereits die Version PPMS 3.9 als Nachfolger des Planta Projektmanagementsystems (PPMS) 3.8 interessant gewesen. Dass die Software zum 30-jährigen Jubiläum nunmehr den weniger technisch klingenden Namen Planta Project und die Versionsnummer 390 erhält, lässt die Spannung auf Neuerungen nochmals steigen. Tatsächlich bietet die neue Version eine Fülle an Erweiterungen. Den Schwerpunkt bilden zahlreiche Verbesserungen der Bedienoberfläche, die bis hin zu einem komplett runderneuerten Modul für den Balkenplan reichen. Doch auch methodisch ist Planta Project einen Schritt vorangegangen: Neue Workflow-Funktionen - vorerst vor allem auf der Projektebene - unterstützen die prozessorientierte Abwicklung von Projekten. In der Standardkonfiguration wird beispielsweise eine Prozessvorlage für den PM-Prozess nach DIN 69901 Teil 2 mitgeliefert. Die Projektsteuerung unterstützt nun erweiterte Projektstatusberichte, mit denen auch der jeweils aktuelle Projektplan für spätere Vergleiche archiviert wird. Auch unter der Haube gibt es Neuerungen, deren detaillierte Kenntnisnahme der am Projektmanagement interessierte Leser allerdings getrost seiner IT-Abteilung überlassen kann. Zusammengefasst führen sie vor allem zu mehr Gestaltungsspielraum bei der vereinfachten Konfiguration der Software. Umfassende Funktionalität für Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement Planta Project kommt als umfangreiche Multiprojektmanagement-Software daher, die Standardaufgaben wie die Ermittlung von Ressourcenauslastungen für einzelne Mitarbeiter oder komplette Abteilungen sowie eine Projektkostenplanung ebenso abdeckt wie die Dokumentation von Projektrisiken und der zugehörigen Gegenmaßnahmen. Außergewöhnlich stark sind die Möglichkeiten beim Statusberichtswesen: Projektstatusberichte erfasst der Anwender direkt in der Software. Neben vorberechneten Werten etwa zu aktuellen Istkosten oder den Terminen wichtiger Meilensteine sowie Ampelsignalen können die Statusberichte auch mit manuell erfassten Textkommentaren und persönlichen Einschätzungen („Daumen rauf“/ „Daumen runter“) ergänzt werden. Diese Eingaben lassen sich zwischenspeichern und ändern, solange der Bericht nicht vom Verfasser offiziell freigegeben wird. Nach der Freigabe werden sie änderungssicher archiviert. Da Planta Project in der neuen Version auch die Projektplanung zum Zeitpunkt der Berichtserstellung speichert, lässt sich der aktuelle Projektplan im Balkendiagramm jederzeit mit dem zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt gültigen Stand vergleichen. Auch die Meilenstein-Trendanalysen bauen auf den mit dem Statusbericht gespeicherten Termindaten auf. Flankiert wird Planta Project von der Software Planta Portfolio. Mit dieser Software für das Projektportfoliomanagement kann beispielsweise das PMO die strategi- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2010 34 WISSEN Mey Mark Meyer PM-Software: Planta Project Flexibles Multiprojekt-Werkzeug Mit der neuen Version wechselt der Karlsruher Softwarehersteller Planta den Produktnamen. Aus PPMS wird Planta Project. Der Wechsel weg vom technischen Akronym zum leicht aussprechbaren Namen passt zur wesentlichen Neuerung: Vor allem die Bedienoberfläche der neuen Version bringt erhebliche Verbesserungen. Zusätzlich werkelt in der Software nun eine neue Workflow-Funktionalität, die zunächst den Projektmanagement-Gesamtprozess unterstützt und sukzessive in weiteren Bereichen der Software zum Einsatz kommen soll. Das etablierte Projektmanagement-Werkzeug wurde an dieser Stelle bereits vor rund sechs Jahren betrachtet - Zeit für einen erneuten Blick auf die rundüberholte Software. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Projektmanagement-Software“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@gpm-ipma.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Projektmanagement-Software“ PM_3-2010_1-56: Inhalt 27.05.2010 13: 08 Uhr Seite 34 schen Unternehmensziele einschließlich der operativen Teilziele erfassen und zur Bewertung von Projektideen mittels Scoring-Modellen heranziehen. Zudem stellt Planta Portfolio die Auswirkungen eines gewählten Portfolios auf Budget und Kosten ebenso dar wie die resultierende Auslastung einzelner Ressourcen und Ressourcengruppen. Grundlegend überarbeitete Bedienoberfläche Eine dreißigjährige Produkttradition signalisiert die fundierte Erfahrung eines Softwareherstellers. Sie kann allerdings auch von Nachteil sein, wenn beispielsweise technologische Altlasten in einer Software mitgeführt werprojekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2010 l 35 Abb. 1: Im oberen Fenster präsentiert Planta Project den Terminplan in einer dreiteiligen Ansicht, im unteren Fenster das Phasenmodell. den müssen. In der Vergangenheit war dies bei PPMS deutlich zu beobachten: Eine selbst entwickelte Basis für den Client koppelte die Anwender weitgehend von den Entwicklungen bei den Bedienkonzepten auf der übrigen Desktop-Oberfläche ab. Auch die Bedienung per Tastatur war gewöhnungsbedürftig, wenn etwa F1 nicht die erwartete Online-Hilfe zutage förderte, sondern Detailinformationen zum gerade ausgewählten „Data Item“, welche allenfalls Administratoren während der Arbeiten an der Programmkonfiguration zu schätzen wussten. Bereits mit PPMS 3.8 unternahm Planta große Anstrengungen, um die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung zu erhöhen. Planta Project 390 liefert nun eine Die Projektmanagement-Software RPlan von ACTANO ist weltweit bei über 100.000 Anwendern im Einsatz! Anzeige PM_3-2010_1-56: Inhalt 27.05.2010 13: 08 Uhr Seite 35 nochmals deutlich verbesserte Bedienoberfläche, angefangen bei verständlicheren Icons und frischeren Farben. Zudem ist es nun möglich, Grafiken direkt in die Bedienoberfläche zu integrieren. Dadurch lassen sich Dashboards auflockern und wesentliche Informationen griffig präsentieren. Den Balkenplan (Abb. 1) als die zentrale Ansicht für die Projektplanung stellt Planta Project dreigeteilt dar: Zwei Fensterbereiche enthalten Tabellen, einer das Balkendiagramm. Auf diese Weise kann sich der Anwender im rechten Tabellenbereich in den einzelnen Spalten bewegen, ohne dass die Vorgangsbezeichnung oder andere relevante Spalten im linken Tabellenfenster aus dem Blick geraten. Welche Spalten in den einzelnen Bereichen sichtbar sein sollen, kann in der neuen Version nun auch zeitgemäß über den Rechtsklick auf einen Spaltenkopf ausgewählt werden. Die tabellarische Darstellung gibt die Projektstruktur in softwaretypischer Weise als verschachtelte Liste wieder. Auch unterhalb der Vorgangsebene setzt Planta Project dieses Konzept fort. So stellt die Software die einem Vorgang zugewiesenen Ressourcen, zugehörige offene Punkte oder Informationen zu Anordnungsbeziehungen ebenfalls als untergeordnete Elemente dar. Diese Technik hält einerseits alle relevanten Informationen leicht auffindbar bereit, kann allerdings in komplexen Projektplänen die Übersicht erschweren. Hier bietet die Möglichkeit, sich individuelle Ansichtsfavoriten zu speichern, eine Lösung. Einen Projektstrukturplan in Form eines Organigramms kann sich der Anwender zumindest anzeigen lassen. Administratoren können hier beliebige Informationen einblenden, etwa den Gesamtaufwand der einzelnen Arbeitspakete. Die grafische Darstellung des Balkendiagramms wirkt nun deutlich aufgeräumter, die Vorgänge und vor allem der Verlauf der Anordnungsbeziehungen sind klar erkennbar. Neue Anordnungsbeziehungen zeichnet der Anwender jetzt im Balkenplan, indem er etwa für eine Ende-Anfangs-Folge mit der Maus eine Linie vom Ende des Vorgängers zum Anfang des Nachfolgers zieht. Alternativ klickt er mit der rechten Maustaste in die Vorgangstabelle und tippt erforderliche Angaben wie die Art der Anordnungsbeziehung und etwaige Zeitabstände in einer neuen Zeile ein. Neue Workflows für eine stärkere Prozessorientierung Die wohl wesentliche funktionale Neuerung ist die Workflow-Funktion zur Steuerung von Prozessen. Planta Project unterstützt dabei, Projekte nach individuellen oder an Standardprozesse angelehnten Vorgehensmodellen abzuwickeln. Dazu können Projektphasen und Prozessschritte für verschiedene Projekttypen vorab definiert werden. Für das konkrete Projekt weist der Anwender dann den einzelnen Prozessschritten die Verantwortlichen zu und legt gegebenenfalls Termine fest. Während der Ausführung melden die Verantwortlichen 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2010 36 WISSEN Abb. 2: Die verschiedenen Ansichten - gruppiert auf Karteireitern - lassen sich auf dem Bildschirm flexibel positionieren. Auch bei mehreren Fenstern behält der Anwender so die Übersicht. PM_3-2010_1-56: Inhalt 27.05.2010 13: 08 Uhr Seite 36 dann die Fertigstellung - bei Bedarf wird auch die Freigabe durch den Projektleiter dokumentiert. Wird schließlich eine ganze Phase - etwa die Initialisierung - als abgeschlossen freigegeben, wechselt das Projekt in die nächste Phase. Auf die verschiedenen Ereignisse im Prozessverlauf kann die Software auch automatisch reagieren. So lassen sich beispielsweise automatisiert Benachrichtigungen versenden, wenn eine neue Projektidee erfasst wurde und die kompetente Bewertung der Idee durch das PMO ansteht. Diese Benachrichtigungen erscheinen dann wahlweise direkt bei der Anmeldung am System oder werden per E-Mail versendet. Für weitere typische PM-Workflows, etwa die Behandlung von Änderungsanträgen oder Ressourcenanfragen, findet das neue System derzeit noch keine Anwendung. Dies ist laut Auskunft des Herstellers in den kommenden Monaten geplant. Fazit Mit den Erweiterungen der Oberfläche hat Planta die Software in Sachen Benutzerfreundlichkeit deutlich an das Wettbewerberfeld herangeführt. Die historische Basis ist zwar zu spüren, etwa bei der abseits der neuen Grafiken technisch-datenorientiert wirkenden Optik oder im Reportgenerator. Nach einiger Eingewöhnung ist dieses sehr strukturierte Konzept dann allerdings durchaus effizient. Die entscheidende Stärke der Software liegt in dem hohen Grad, in dem sich das Programm anpassen lässt. Über den Customizer und die proprietäre Makrosprache können Formulare und Ansichten frei definiert und mit unternehmensspezifischer Funktionalität unterlegt werden. Funktional bietet Planta Project einen ausgereiften Leistungsumfang für das Multiprojektmanagement, die Terminplanung dürfte selbst planungsintensive Branchen wie den Maschinen- und Anlagenbau zufriedenstellen. Die nun verfügbaren integrierten grafischen Auswertungen verbessern die bereits zuvor gute Unterstützung für das Portfoliomanagement weiter. Nicht geändert hat sich das branchenuntypische Lizenzmodell. Planta lizenziert die Software nach der Anzahl der mit ihr aktiv verwalteten Vorgänge, während die Anzahl der Benutzer keine Rolle spielt. Dies mag bei den Anwendern der weitverbreiteten Unsitte entgegenwirken, Projekte mit einer Software extrem detailliert zu planen. Die Lizenzkosten dürften sich damit in den meisten Fällen allerdings vergleichsweise schwer im Voraus schätzen lassen. Kontakt: PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH, D-76135 Karlsruhe, E-Mail: planta@planta.de, www.planta.de ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2010 l 37 In Kürze ❑ Planta PPMS unter neuem Namen „Planta Project“ ❑ Weitgehend konfigurierbare, umfassende Multi- PM-Lösung mit Projektportfoliofunktionalität und PSA-Funktionalität (Abrechnung/ Fakturierung) ❑ Leistungsfähige Statusreportfunktion Anzeige Anzeige PM_3-2010_1-56: Inhalt 31.05.2010 6: 31 Uhr Seite 37